Human Resource Management Human Resource Information System HR-AUDIT M-12 Tony Soebijono

HRIS, adalah metoda yang terintegrasi untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisis dan mengontrol aliran informasi tentang SDM keseluruh organisasi.

Attributes of a good HRIS Sebuah HRIS yang baik adalah yang dapat menyajikan informasi-informasi yang memenuhi ketentuan sbb: Timely: up-to-date Accurate: can be relied Concise: short and clear Relevant: what is needed Complete: partial information may lead to disastrous Kekurangan dari karateristik tersebut diatas akan berpengaruh pada manfaat HRIS dalam pelaksanaan proses pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pengelolaan SDM.

Attributes of a good HRIS An effective HR must be able to produce several important reports and forecasts needed in HRM decisions: Routine Reports: HR data, compiled and summarized on a scheduled basis. Weekly and monthly status reports on manpower are some of the reports generated from HRIS. Exception Reports: highlight variations in operations that are serious enough to require attention. Examples of exception reports are medical and sick leave reports. These reports assist HR manager in taking necessary action to reduce absenteeism. On Demand Reports: generated based on a special and specific request. Example of these reports are employees’ training and development data which is used to identify potential candidates for promotion. Forecast Reports: based on predictions about the future. For example, forecasting the future manpower requirements by generating the future employee retirement status reports.

Audit ? Jenis-jenis audit? audit keuangan (financial audit)  General Accepted Accounting Principle audit kepatutan (compliance audit)  ISO audit operasional (operational audit)  COBIT, ITIL, dll Tony Soebijono

Definisi Suatu daftar periksa untuk menilai seluruh aspek dari manajemen sumber daya manusia dalam suatu perusahaan HR Audit adalah proses evaluasi atas berbagai aktivitas manajemen SDM yang bertujuan memperbaiki aktivitas-aktivitas tersebut. HR Audit memberikan umpan balik mengenai seberapa baik para manajer menjalankan tugas-tugas yang terkait dengan pengelolaan SDM. Tony Soebijono

HR Audit HR audit dimaksudkan sebagai ‘quality control check’ secara menyeluruh atas aktifitas-aktifitas pengelolaan SDM di suatu perusahaan atau salah satu unit kerjanya untuk mendapatkan gambaran sejauh mana dukungan aktifitas-aktifitas tersebut pada pelaksanaan strategi organisasi HR audit mencakup 3 (tiga) aspek utama  Pelaksanaan fungsi-fungsi HRM, HRD, dan HRIS  Pemenuhan/ ketaatan terhadap ketentuan, kebijakan dan prosedur HRM  Kepuasan dan tanggapan pegawai.

Lingkup Audit SDM Audit SDM merupakan kontrol kualitas secara menyeluruh atas berbagai aktivitas pengelolaan SDM dalam perusahaan dan bagaimana aktivitas-aktivitas tersebut mendukung strategi perusahaan. Audit SDM mencakup: Audit Strategi Perusahaan Audit Fungsi SDM Audit Kepatuhan Manajerial Audit Kepuasan Karyawan Tony Soebijono

Checklist Audit SDM (David Stevens) Struktur Organisasi Uraian / Deskripsi posisi Rencana keberhasilan manajemen Kebijakan rekruitmen Prosedur rekruitmen Program perkenalan Penilaian kinerja Penilaian potensi individu Perencanaan jenjang karier Program pelatihan Administrasi kompensasi Fungsi departemen SDM Perencanaan manusia Catatan pribadi Relevansi aplikasi komputer Pemahaman iklim organisasi Pembagian informasi dengan karyawan Desain pekerjaan Hubungan industrial Kesehatan karyawan Keamanan karyawan Pelayanan karyawan Pengumpulan angka statistik Praktek pengunduran diri Dokumentasi / formulir Keamanan Interaksi sosial Tony Soebijono

Manfaat HR Audit Menemukan masalah-masalah personalia yang penting. Memastikan kepatuhan yang tinggi terhadap persyaratan legal. Mengurangi biaya-biaya SDM melalui prosedur personalia yang lebih efektif. Menciptakan penerimaan yang lebih besar akan perubahan-perubahan yang diperlukan dalam departemen SDM. Memberikan tinjauan yang seksama atas sistem informasi departemen SDM. Mengidentifikasi kontribusi departemen SDM bagi organisasi. Meningkatkan citra profesional departemen SDM. Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih tinggi di kalangan karyawan departemen SDM Memperjelas tugas dan tanggung jawab departemen SDM. Mendorong keseragaman kebijakan-kebijakan dan praktik-praktik personalia Tony Soebijono

HR Audit (fungsi perencanaan) Lingkup : Untuk meyakini bahwa sistem dan prosedur pengembangan sumber daya manusia (HRD) telah selaras (diselaraskan) dengan sistem dan prosedur Manajemen sumber daya manusia (HRM) dalam upaya untuk meningkatkan kompentensi, kepercayaan diri dan standar kinerja pegawai.  Organisasi/ Job design Perhatikan bagaimana pekerjaan, kewenangan dan sistem-sistem pelaksanaannya di organisir dan di integrasikan diantara unit-unit kerja dan tugas-tugas individual  HR Planning Jabarkan Kebutuhan pokok SDM, Strategi dan filosofi perusahaan  Sistem pengelolaan Kinerja Yakini bahwa tujuan (individual) pegawai dan tujuan organisasi saling menunjang  Seleksi Sesuaikan antara kebutuhan karir dan kapabilitas pegawai dengan tugas dan jenjang karir yang ada.

HR Audit (fungsi pengembangan) Lingkup: Untuk meyakini bahwa program training dan development, pengembangan organisasi serta pengembangan karir telah terintegrasi untuk meningkatkan efektifitas kerja individual, kelompok dan organisasi  Training & development identifikasikan dan yakini bahwa perencanaan T & D bertujuan untuk meningkatkan kompetensi pokok, yang memungkinkan para pegawai dapat melaksanakan tugas-tugasnya saat ini maupun yang akan datang  Pengembangan organisasi Yakini bahwa hubungan antar unit kerja dan antar anggota satu unit kerja ada pada kondisi yang kondusif/ sehat, serta saling membantu memulai dan mengendalikan perubahan.  Pengembangan karir Pastikan terdapat keselarasan antara individual career planning dan organization career management processes untuk mendapatkan manfaat yang optimal baik bagi pegawai maupun perusahaan.

HR Audit (fungsi renumerasi) Lingkup: Untuk meyakini bahwa fungsi-fungsi pokok HRIS telah menjadi faktor yang dapat menunjang langkah-langkah pencapaian fungsi HRD dan HRM, dan indikator-indikator performansinya tetap terjaga sehingga dapat bermanfaat dalam pelaksanaan analisis cost and benefit dalam pengelolaan HR  Compensation & benefits Yakini bahwa pola kompensasi dan benefit telah adil dan konsisten  Employee assistance Dapatkan data tentang personal problem solving dan konseling atas nama salah seorang pegawai  Union/ labor relations Yakini bahwa hubungnan antara Serikat buruh dan manajemen perusahaan adalah hubungan yang sehat  HR research and information systems Yakini bahwa HRIS yang ada dapat menyajikan informasi manajerial dengan tepat waktu, dan indikator-indikator performansi fungsi HR-nya juga akurat.

Memanfaatkan Temuan Audit Untuk mengidentifikasi tipe tindakan korektif yang diperlukan Metode Untuk Menganalisa Temuan Membandingkan program SDM dengan organisasi Berdasar audit dari beberapa sumber otoritas Mempercayai suatu ratio atau rata rata staf SDM dengan total Menggunakan audit ketaatan untuk mengukur aktifitas SDM apakah sesuai dengan kebijakan, prosedur dan peraturan Mengelola departemen SDM berdasarkan sasaran Menyiapkan Laporan dan Rekomendasi: Laporan hasil temuan, evaluasi dan rekomendasi untuk memperbaiki kekurangan dan kelemahan program SDM Tony Soebijono

Metode Riset SDM Wawancara Survei Analisis historis Informasi eksternal Eksperimen SDM Audit internasional

Kecenderungan bahwa HR information technology ditangani oleh ahli-ahli teknologi informasi, bukan oleh HR specialists, adalah salah satu alasan mengapa sistem ini gagal memenuhi kebutuhan. Karena penekanannya terlalu banyak pada sisi teknologinya, sedang kebutuhan yang sifatnya HR-based agak terabaikan.

Thank U