DASAR-DASAR MANAJEMEN RS Topik 12 MEDIA PENGAMBILAN KEPUTUSAN

RAPAT SEBAGAI MEDIA PENGAMBILAN KEPUTUSAN Kedudukan rapat : di AS, para manajer menggunakan 10 – 50 % waktu kerjanya untuk rapat, namun 90 % penyelenggaraan rapat tidak efektif Penyebab utama : rapat kurang persiapan dan tidak memerlukan rapat

RAPAT SEBAGAI MEDIA PENGAMBILAN KEPUTUSAN Penyebab lainnya : Diadakan mendadak sehingga banyak peserta membatalkan acara lain Menunggu lama karena waktu rapat tidak ditepati Pemimpin rapat mendominasi pembicaraan

KAPAN PERLU RAPAT ? Masalah yang akan dipecahkan memerlukan waktu segera untuk dipecahkan Materi yang dibicarakan bersifat rahasia dan tidak mungkin disampaikan melalui saluran administrasi Materi pembicaraan memerlukan sumbangan pikiran dari peserta rapat

KAPAN PERLU RAPAT ? Peserta rapat mempunyai pengetahuan dan pengalaman yang tidak mungkin dimanfaatkan melalui saluran administrasi Peserta rapat mengetahui peran yang diharapkan darinya mengapa diundang mengikuti rapat

PERSIAPAN RAPAT Agenda rapat : Banyak atau sedikitnya agenda rapat tergantung banyaknya materi dan alokasi waktu rapat Working paper : Apakah perlu? dibuat sendiri atau orang lain? dibuat seseorang atau tim? perlukah informasi tambahan? kepada siapa didistribusikan?

PERSIAPAN RAPAT Jumlah peserta rapat : Terlalu banyak menyebabkan partisipasi tidak merata, terlalu sedikit menyebabkan banyak yang tidak terwakili Peralatan rapat  Luas ruangan, tata ruang, atribut rapat (papan nama, palu sidan, dsb), sound system, audio visual aids, penerangan, pendingin udara, dsb

PELAKSANAAN RAPAT Kiat rapat yang sukses harus memperhatikan larangan di bawah ini Jangan mengadakan rapat secara mendadak Jangan merahasiakan tujuan rapat Jangan menghabiskan waktu untuk membaca working paper yang telah dibagikan

PELAKSANAAN RAPAT Jangan membicarakan pengalaman yang tidak berhubungan dengan materi rapat Jangan menanyakan sesuatu yang tidak berhubungan dengan materi rapat Jangan menjawab pertanyaan yang diajukan sendiri

PELAKSANAAN RAPAT Jangan mendominasi pembicaraan Jangan membiarkan peserta berdebat tentang hal yang tidak berhubungan dengan materi rapat Jangan mengatakan bahwa perbedaan pendapat tidak ada jika peserta sedang berbeda pendapat,mereka akan berdebat dengan kita

PELAKSANAAN RAPAT Jangan menghalangi pendekatan baru yang membantu kekurang mampuan kita Jangan merubah keputusan yang telah ditetapkan tanpa memberi tahu peserta

ISTILAH PENTING DALAM RAPAT Deadlock : Rapat buntu Scorsing : Rapat dihentikan sementara Lobying : Dengar pendapat di luar rapat Ketukan palu : Satu kali, dua kali, tiga kali dan berkali-kali

INTERUPSI Interupsi point of order : Ada penyimpangan Interupsi point of clerification : Ada perbedaan pendapat Interupsi point of information : Ada informasi penting Interupsi point of personnal priveledge: Ada hal yang menyinggung masalah pribadi

KEUNTUNGAN RAPAT Masalah lebih jelas karena diketahui melalui diskusi Masalah dipecahkan oleh banyak buah pikiran dan keahlian Memangkas saluran administratif yang tersumbat dengan bertemu dalam forum Melibatkan partisipasi peserta sehingga meningkatkan penerimaan dan pelaksanaan keputusan yang lebih baik

KEUNTUNGAN RAPAT Melatih untuk melaksakanan keputusan secara bertanggung jawab Berlatih menerima pendapat orang lain yang kebih baik Belajar cara berpikir orang lain dan menempatkan diri dalam posisi orang yang menghadapi masalah

KERUGIAN RAPAT Hasil rapat lebih rendah dibanding waktu untuk rapat, banyak pembicaraan di luar materi Hasil rapat tidak bermutu, penuh protokoler, menonjolkan pribadi Cenderung sebagai sarana mengelakkan tanggung jawab

KERUGIAN RAPAT Sering dipakai untuk kepentingan pribadi, menyerang atasan Tidak mengetahui materi rapat, tidak ada persiapan Tidak berani dan tidak mampu berbicara di forum