The Sales/Collection Business Process Chapter 6 The Sales/Collection Business Process

Chapter Objectives Identifikasi karakteristik dari proses bisnis penjualan/pengumpulan tradisional dan hubungan dengan aplikasi IT. Menguraikan kelemahan dari proses bisnis penjualan/pengumpulan tradisional dan arsitektur aplikasi IT. Mengembangkan model REAL dari proses bisnis penjualan/pengumpulan. Menyarankan cara untuk memperbaiki proses penjualan/pengumpulan dan aplikasi IT

Tujuan Proses Penjualan / Pengumpulan Proses Penjualan / Pengumpulan adalah satu rangkaian kejadian operasi, itu :: Secara bersama-sama berfungsi untuk menarik pelanggan, Membantu konsumen memilih barang dan jasa, Mengirim barang dan jasa yang diminta, dan Mengumpulkan pembayaran untuk barang dan jasa Proses itu perlu : Memperkecil jumlah waktu antara pemilihan produk dan jasa dan pengumpulan secara tunai. Memperkecil jumlah dari tunai yang tidak dikumpulkan dari konsumen untuk menyediakan banrang dan jasa. Struktur kualitas produk dan harga untuk menyeimbangkan nilai konsumen dan profitabilitas organisasi.

Intisari proses penjualan/ pengumpulan tradisional Dalam proses penjualan / pengumpulan, menggunakan kertas seperti makna dasar untuk menangkap dan menyimpan data bisnis dan mengkomunikasikan informasi untuk informasi konsumen seperti jejak audit untuk mendokumentasikan proses. Untuk menyimpan data duplikasi sebagai data diproses ke barbagai bagian departemen (e.g., Departement order penjualan, Departemen pengiriman, Departemen penagihan, dan Depertemen pergudangan). Untuk mengkomunikasikan otorisasi antara departemen dan untuk pihak ekternal. File dari sumber dokumnen dan jurnal disebut file transaksi sedangkan file induk termasuk buku besar pembantu, buku besar, dan kontrol rekening digunakan oleh unit – unit di dalam departemen akuntansi (seperti, piutang usaha, pengendalian persediaan, dan buku besar).

Menerima Pesanan Pesanan pelanggan pada umumnya termasuk data tentang pelanggan, dimana untuk pengiriman barang, dan jangka waktu pembayaran. Perusahaan menerima pesanan dan memeriksa file pelanggan untuk melihat apakah pelangan baru atau pelanggan yang sudah ada. Biasanya, pesanan pelangan ini di salin kembali oleh perusahaan kedalam dokumen pesanan penjualan - sales order document. Salinan dari pesanan penjualan pada akhirnya boleh digunakan sebagai faktur penjualan - sales invoice. Mempunyai data pesanan sudah dinomori dalam dokumen internal membantu perusahaan meletakan data pesanan dan menghindari kehilangan pesanan. Ini adalah penting, karena dokumen yang hilang memberikan isyarat transaksi tidak terpenuhi atau tidak diotorisasi.

Pesanan Penjualan Pesanan pejualan mempunyai banyak salinan : Suatu salinan dari pesanan dikirim kepada departeman kredit untuk persetujuan. Slip pengambilan atau dokumen permintaan stok, kepada bagian gudang memberika hak pergudangan untuk menarik barang dan memindahkan ke area pengiriman. Slip pengepakan dikirimkan kepada bagian pengiriman untuk menyampaikan bahwa yang yang akan datang dari bagian pergudangan. Dua salinan pesanan penjualan dikirimkan Bagian penangihan untuk menginformasikan mereka dari penjualan dan dan digunakan dqalam faktur pelanggan setelah barang dikirim. Salinan pesanan penjualan (salinan persetujuan dari bagian kredit) disimpan di dalam bagian pesanan penjualan dengan dokumen pesanan konsumen untuk membuat file aktivitas pesanan konsumen. File pesanan konsumen ditata berurutan menurut alfabet (mendorong didalam alokasi informasi berdasarkan nama konsumen). Akhirnya, suatu salinan dari pesanan penjualan dapat dikirim kepada konsumen untuk mengakui adanya akseptasi dari pesanan mereka.

Memenuhi Pesanan Bagian pergudangan tidak dapat bertindak tanpa otorisasi dari bagian pesanan penjualan. dalam form slip pengambilan atau dokumen permintaan stok. Personal pergudangan mengambil barang (mencatat setiap stok keluar atau permasalahan lain dalam slip pengambilan) dan memindahkan barang ke area pengiriman. (jika perlu, dokumen salinan pesanan di buat untuk jenis stok keluar.) Buku besar pembantu persediaan gudang selalu diperbaharui untuk mencerminkan barangyang keluar dari persediaan. Dalam sistem akuntansi tradisional, masing-masing departemen boleh menyimpan catatan persediaan. Pencatatan persediaan terpisah tidak terdapat dalam Exhibits 6-1 and 6-2.

Pengiriman Produk Bagian pengiriman membandingkan slip pengambilan (dari bagian penjualan) dengan slip pengambilan dan barang-barang untuk dikirim. Mereka mengepak barang dan memilih pengangkutan; mereka mempersiapkan surat jalan (menguraikan kemasan yang diterima dari pengiriman, pengangkutan, rute, dan informasi konsumen), menyimpan salinan di dalam bagian pengiriman, dan mengirimkan salinan kepada konsumen. Personal pengiriman mepersipakan nota pengiriman untuk memberitahukan bahwa barang telah dikirimkan. Slip pengepakan dimasukan ke dalam kemasan barang. Salinan nota pengiriman is dikirim kepada bagian penagihan sebagai pemberihatuan kebutuhan untuk penagihan konsumen. Dokumen didalam file aktivitas pengiriman pada umumnya dipesan sesuai nomor untuk mengizinkan pengecekan kelengkapan untuk identifikasi dokumen yang hilang atau dokumen yang sudah out of order.

Menagih Konsumen Ata pemberitahuan pengiriman, Bagian penagihan menarik dan meninjau ulang pesanan penjualan dari file sementara untuk memastikan produk harus sudah dikirim. Mereka selalu mennijau ulang nota pengiriman untuk memverifikasi bahwa barang sudah dikirim dan bahwa transaksi didefinisikansebagai suatu penjualan untuk maksud akuntansi. Bagian penagihan mempersiapkan faktur penjualan dengan menambahkan harga untuk menemukan data dalam dokumen pesanan penjualan . Salinan faktur penjualan bertindak sebagai sumber dokumen untuk merekam transaksi di dalam jurnal pernjualan. Jumlah total dari kelompok faktur penjualan untuk jangka waktu tertentu dijumlahkan untuk mengkalkulasi mengendalikan jumlah keseluruhan. Pengendalian jumlah keseluruhan digunakan untuk mempersiapkan jurnal dokumen bukti transaksi Jurnal dokumen bukti transaksi dikirim kepada bagian buku besar untuk di tempatkan kepada buku besar Suatu salinan dari faktur penjualan dikirim kepada pelanggan (sebagai tagihan). Suatu salinan dari faktur penjualan dikirim kepada Departemen Piutang Usaha untuk direkam di dalam buku besar pembantu piutang usaha, dan slip penangihan atau slip pengemasan dikirim kepada pengendalian persediaan untuk membaharui buku besar pembantu persediaan

Proses – Proses Informasi Bagian piutang usaha menggunakan salinan faktur penjualan untuk merekam jumlah faktur di dalam rekening konsumen ke dalam buku besar pembantu piutang usaha . Bagian pengendalian persediaan kurangi saldo inventory di dalam buku besar pembantu persediaan (Perusahaan menggunkan sistem persediaan terus menerus) dan tugaskan menjual barang kepada harga pokok penjualan. Bagian Buku Besar menggunakan jurnal bukti transaksi untuk merekam total penjualan sebagai debet kepada Piutang Usaha dan sebagai kredit untuk penjualan di dalam buku besar.

Penerimaan pembayaran Dalam posisi ini, perusahaan menunggu konsumen untuk pembayaran . Sering kali faktur penjualan termasuk satu halaman tambahan untuk dikembalikan sebagai pembayaran, menghubungi penasihat pengiriman uang, mendaftar nama konsumen , nomor rekening, dan nilainya. Secara umum, dua orang ditugaskan untuk membuka pos untuk mengurangi penipuan karyawan atau pencurian. . Karyawan mendokumentasikan pembayaran-pembayaran dengan perlengkapan suatu daftar sejumlah pengiriman uang bahwa daftar sumber dari setiap cek dan jumlah nya. Jumlah dari cek itu dibandingkan dengan jumlah pada keterangan pengiriman uang untuk memverifikasi persamaan mereka dan cek adalah terbatas dikuasakan "karena deposito saja ".”.

Proses – Proses Informasi Suatu salinan dari daftar sejumlah pengiriman uang dikirim, beserta cek-cek, kepada personil di dalam Departemen Penerima Kas.. Suatu slip deposito disiapkan untuk menyimpan cek kedalambank. Daftar sejumlah pengiriman uang digunakan sebagai sumber dokumen untuk merekam penerimaan tunai di dalam jurnal penerima kas. Jumlah keseluruhan itu digunakan untuk mempersiapkan jurnal bukti transaksi yang dikirim kepada Departemen Buku Besar untuk diperbaharui (peningkatan) Rekening kas Buku Besar dan (pengurangan) Rekening Kontrol buku besar piutang usaha. Sejumlah keterangan pengiriman uang dikirim kepada Departemen Piutang Usaha di mana buku besar pembantu pelanggan diperbaharui untuk mencerminkan pembayaran. keterangan pengiriman uang ditempatkan di dalam file pelanggan untuk mendokumentasikan pembayaran pelanggan. Suatu salinan dari daftar sejumlah pengiriman uang juga dikirim kepada audit untuk mendamaikan total pengiriman uang untuk hari itu kepada jumlah deposit bank (yang direkam di suatu slip deposito yang disahkan diperoleh dari bank)

Contoh Alur Data Yang Dihubungkan dengan Proses Penjualan / Pengumpulan Pesanan konsumen Pesanan penjualan Slip pengambilan Slip pengepakan Surat jalan/Nota pengiriman Faktur penjualan (Tagihan) Keterangan pengiriman uang Slip deposit Cek konsumen Pesanan penjualan terbuka Faktur penjualan terbuka

Traditional, Manual Sales/Collection Process - Part 1 Order Credit Manager Billing Customer Sales Order C Customer Order Customer Order E Hold Until Shipped Shipping Notice S/O copies Prepare Sales Orders Approve Credit S/O copy acknowledge- ment 6 Match Copies / Extend Prices Prepare Invoice Approved S/O D Sales Order Goods, Pkg slip 3, Bill of lading 1&2 Sales Journal F I G C Release all S/O copies after credit approval Dr/Cr to G/L A= Alphabetic C= Chronological N= Numerical Invoice B A A Sales Order #2 & Customer Order H .

Traditional, Manual Sales/Collection Process - Part 1 Inventory Accounts General Control Warehouse Shipping Receivable Ledger B I H A F Dr/Cr to G/L Accts Rec Invoice copy Packing Slip S/O Copy Picking Slip S/O Shipping Notice Post to A/R sub ledger Post to General Ledger Prepare Shipping Docu- ments Post to inv. records Release Goods General Ledger A/R sub ledger Bill of Lading Goods, Pkg slip 3, Bill of lading 1&2 Picking Slip S/O Inventory Sub. Ledger Shipping Notice Bill of Lading 3 Ship documents & goods D N E .

Traditional, Manual Sales/Collection Process - Part 2 Mail Room Cash Receipts Accounts Receivable General Ledger Customer Controller Bank In Batches Mail Check and RA Remittance Advice D B C Cheques Remittance Advices Deposit Slip & Checks Dr/Cr to G/L Remittance List Created A Post to A/R sub ledger Bank Validates Deposit Post to General Ledger Remittance List 2 Remittance List 1 A Remittance List 1 A/R sub ledger Validated Deposit Slip Compare Batch of Checks General Ledger Remittance List 2 A Batch of Checks Remittance Advices Prepare deposit slip Post to Cash Rec. Journal C Remittance Lists and Deposit Slips Remittance Advice Remittance Lists A= Alphabetic C= Chronological N= Numerical Checks and Deposit Slip Cash Receipts Journal N B Dr/Cr to G/L . D C General Ledger

Intisari Proses Penjualan / Pengumpulan tradisional yang di otomatisaikan Otorisasi-Otorisasi dan akses data dapat disediakan melalui layar komputer ada potensi untuk menurunkan sejumlah kertas Kertas penjualan dan jurnal-jurnal penerima kas di suatu sistim yang manual telah secara phisik diubah kepada file transaksi disk atau tape. Persediaan kertas dan buku besar pembantu piutang usaha dan buku besar kertas telah diupgrade kepada file induk disk atau tape. Masukan pada umumnya datang dari suatu print out dokumen (lambang dokumen) dan mengalami satu atau lebih proses-proses. Proses-proses (yang diwakili oleh segiempat panjang) data gudang di dalam file-file (lambang tape atau disk) atau mempersiapkan data dalam form suatu laporan (juga suatu simbol dokumen).

Intisari Proses Penjualan / Pengumpulan tradisional yang di otomatisaikan Masing-masing program dapat termasuk tampilan untuk mengumpulkan data, edit memeriksa data dimasukkan, perintah untuk memproses dan menyimpan data, prosedur-prosedur keamanan (seperti, pembatasan mengakses via kata sandi atau ID pemakai ), dan langkah-langkah untuk membangitkan dan mempertunjukkan keluaran. Untuk memahami file-file dan penggunaan mereka, adalah penting untuk mempertimbangkan isi-isi mereka (tata letak rekam). Kenali hubungan antara dokumen dan file-file menggunakan masukan dan file-file dan menhhasilkan dokumen sebagai keluaran. Dokumen masukan dan file-file harus berisi data yang menghasilkan keluaran yang diinginkan

Flowchart Proses Penjualan / Pengumpulan Tradisional di otomatisasikan – Pencatatan pesanan Customer master file From customer or salesperson Edit order, preform credit check & check inventory Customer’s order Enter order via terminal Performed by sales order clerk Merchandise inventory master file Customer’s order Exception and error display Orders Print order documents Picking list To warehouse Acknowledgement To customer Sales Order Orders Open sales order file

Flowchart Proses Penjualan / Pengumpulan Tradisional di otomatisasikan – Pengiriman From warehouse Performed by shipping clerk Picking list (amended) Enter data concerning goods delivered to shipping Picking list (amended) Exception and error display Shipping file Edit data concerning picked goods Shipping file Print shipping documents Shipping reference file Packing slip Pack goods with packing slip enclosed & ship To carrier and customer Performed by shipping clerk Bill of lading To billing Shipping notice

Flowchart Proses Penjualan / Pengumpulan Tradisional di otomatisasikan - Penagihan From shipping Shipping notices Performed by billing clerk Prepare batch total Enter batch total & select prices Batch total Shipping notices Exception and error display Customer order 1 Customer billing data Edit billing data Customer master file Pricing ref. file Open sales order file Billing file Prepare invoices & update files A/R master file Merch. Inv. master file General ledger file Sales history file Invoice register To billing Printed at end of day To customers Sales invoice 1 File Performed by accounts receivable clerk Open sales invoice file A/R summary Compare to batch totals of invoices Invoice batch totals

Flowchart Proses Penjualan / Pengumpulan Tradisional di otomatisasikan – Mail Room From customer Performed by mail room clerk Batch total Remittance advices Checks Endorse checks & prepare batch total Enter cash receipts & batch total Edit receipts data, list errors & write to receipts file Customer A/R file Error & exception display Open sales invoice file Remittance advices Separate checks & remittance advices To accounts receivable To cashier Checks Exception & summary report To accounts receivable Program compares computed totals from processed batch with precomputed batch totals Remittance list Compare batch totals & print remittance list Cash receipts file

Flowchart Proses Penjualan / Pengumpulan Tradisional di otomatisasikan - Kasir From mail room Performed by cashier Checks Remittance list Compare Remittance list C/R file Checks To bank Fromother sources Add new check data to file & print outputs Cash receipts file Enter data from checks To accounts receivable To accounting manager Cash receipts listing Deposit slip

Flowchart Proses Penjualan / Pengumpulan Tradisional di otomatisasikan – Piutang Usaha From mail room Performed by accounts receivable clerk Exception & summary report Remittance advices Remittance list Compare & make corrections & reconciliations Customer reference files Batch total From cashier Edit change data Error & exception display Open sales invoice file Enter changes Cash receipts file Exception & summary report Remittance advices Remittance list Update files & print analyses Customer A/R file Updating errors report Compare, reconcile, adjust To managers (and summary files) A/R summary GL trans. summary file File

Kritikan – Kritikan Aplikasi IT Tradisional Sistem Ganda Proses penjualan / koleksi sudah membantu anda mengenali sejumlah besar Tentang aplikasi-aplikasi dan yang ada pada setiap bidang fungsional, termasuk produksi, pemasaran, dan keuangan . Subset dari Proses Masing-masing dari aplikasi-aplikasi IT tradisional menangkap, penyimpanan dan proses data tentang subset dari kejadian. Tidak satu pun dari aplikasi-aplikasi menyediakan suatu organisasi pandangan yang seluruh dari proses ini. Pemprosesan yang salah waktu sistim tidak menangkap data di dalam waktu nyata, jumlah penting tentang keterlambatan pemrosesan muncul

Kritikan – Kritikan Aplikasi IT Tradisional Karakteristik Terbatas Sistem akuntansi yang tradisional menangkap hanya terbatasi pada karakteristik sekitar kejadian (seperti, tanggal, rekening, dan jumlah). Menangkap hanya dibatasi pada karakteristik yang membatasi jenis-jenis informasi para akuntan yang dapat menyediakan kepada informasi pelanggan . Tingkat Pengumpulan Data menyimpan di dalam sistem akuntansi tradisional pada umumnya sangat meringkas . Satu Pandangan sistem akuntansi tradisional membatasi para pemakai kepada hanya satu pandangan dari business? panfangan keuangan

Kesempatan Untuk memperbaiki Proses 3 peluang untuk akuntansi dan IT profesional untuk meningkatkan nilai mereka : Gambarkan aturan-aturan untuk membentuk proses-proses bisnis. Lekatkan aplikasi IT di dalam proses-proses bisnis untuk mengendalikan proses dan untuk menangkap dan menyimpan perincian data di dalam waktu nyata Sediakan informasi bermanfaat untuk pembuat keputusan untuk merencanakan, melaksanakan, pengendalian, atau mengevaluasi organisasi . Mengerti dan mendefinisikan suatu proses bisnis termasuk : Gambarkan masing-masing peristiwa, apa yang mencetuskan peristiwa, dan aturan bisnis yang dihubungkan dengan peristiwa. Mengidentifikasi risiko bisnis yang dihubungkan dengan masing-masing peristiwa

Arsitektur Baru Untuk Mendukung Proses penjualan / Pengumpulan Organisasi-organisasi dapat dengan mantap memperbaiki proses-proses dengan mengikuti hanya satu prinsip yang sederhana: : Lekatkan IT ke dalam proses bisnis maka data peristiwa bisnis direkam dan aturan peristiwa/proses dieksekusi sebagai masing-masing peristiwa terjadi. Kerangka analisis REAL membantu di dalam meneliti kejadian bisnis dengan penyoroti apa (sumber daya terlibat pada peristiwa ), bagaimana (agen-agen internal dan eksternal), di mana (lokasi) dari setiap peristiwa. Kejadian, agen-agen, dan sumber daya terlibat dalam proses penjualan / pengumpulan akan berubah sedikit banyak dari organisasi ke organisasi.

Menyediakan Ukuran Yang Bermanfaat Pada Proses Bisnis Penjualan / Pengumpulan Top Management Top manajemen terutama tertarik akan informasi ringkasan untuk usaha-usaha penjualan dari seluruh usaha perusahaan : Pangsa pasar dari produk-produk perusahaan dibandingkan dengan pangsa pasar dari pesaing-pesaing. Trend di dalam penjualan tahun ini dibandingkan dengan tahun lalu. . Bertukar waktu di dalam indikator ekonomi kunci dibandingkan untuk berubah di dalam penjualan organisasi , penyisihan dan return penjualan dan uncollectibe accounts.

Menyediakan Ukuran Yang Bermanfaat Pada Proses Bisnis Penjualan / Pengumpulan Pemasaran Informasi relevan untuk memasarkan termasuk: Jumlah dan lokasi persediaan dalam persediaan. Acuan Konsumen dan perubahan-perubahan kepada prioritas-prioritas. Memberi beban kepada hasil masing-masing produk dan untuk menyediakan masing-masing servis. Aktivitas dan sukses dari tiap penjual. Kuantitas dan harga masing-masing produk yang dijual oleh penjual, oleh jenis pelanggan, dan are geografis. Informasi terperinci tentang produk-produk pesaing, jasa, strategi penetapan harga, dan kampanye iklan . .

Menyediakan Ukuran Yang Bermanfaat Pada Proses Bisnis Penjualan / Pengumpulan Sumber Daya Manusia perlukan informasi tenaga kerja untuk menentukan kebutuhan kekuatan pekerja , mengatur penjadualan karyawan, konpensasi karyawan, dan melakukan evaluasi kinerja karyawan. . Produksi Untuk memelihara penyimpanan persediaan dalam persediaan dan meningkatkan kualitas produk.

Menyediakan Ukuran Yang Bermanfaat Pada Proses Bisnis Penjualan / Pengumpulan Akuntansi dan Keuangan Orang-orang keuangan harus menyediakan: Manajemen dan analisa strategis. Mengukur kendali manajemen bahwa tindakan kepada strategi korporasi. Harga manajemen adalah difokuskan kedepan. Efektif & efisien manajemen pada proses-proses keuangan. Dukung untuk proses-proses bisnis inti.

Christopher, Inc. Sales/Collection REAL Model Call on Customer Pick/Pack Inventory Places Order Ship Order Collect Payment Cash Salesperson Order Clerk Shipping Clerk Warehouse Cashier Carrier Bank (0,*) (1,1) (1,*)

Contoh Peristiwa Proses Penjualan / Pengumpulan Peristiwa pemasaran Peristiwa pesanan konsumen Peritiwa pemindahan barang dari gudang ke pengiriman Peritiwa pengirimam barang atau menyediakan jasa Peritiwa penerimaan pembayaran konsumen Peristiwa penyisihan dana dan penarimaan return Peristiw penghapusan sangsi piutang

Proses Penjualan / Pengumpulan Contoh Informasi Palanggan Top Management Marketing Accounting Finance Production Customers

Christopher, Inc. Sales/Collection Process

Christopher, Inc. Sales/Collection Process