Pengelolaan Sistem Informasi STANDART OPERASI PROSEDUR (SOP)

LATAR BELAKANG : Setiap pekerjaan yang dapat menimbulkan resiko harus dilakukan dengan prosedur yang ketat dan tetap untuk meniadakan atau mengurangi resiko/kesalahan Apabila pilot tidak melaksanakan pekerjaan sesuai dengan aturan, maka pesawat akan jatuh dan banyak penumpang menjadi korban. Bila dokter tidak melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur, maka pasien dapat meninggal atau cacat. Bila pemadam kebakaran tidak menjalankan tugasnya sesuai dengan prosedur, maka dapat menimbulkan banyak korban jiwa dan materi. Pelayanan juga mengandung resiko (mendapat komplain dari masyarakat) jadi harus memiliki prosedur yang jelas.

SOP DIKENAL JUGA DENGAN NAMA PROTAP MERUPAKAN SALAH SATU POIN PENTING DALAM PELAKSANAAN PELAYANAN PUBLIK MERUPAKAN CERMIN KESUNGGUHAN DAN ITIKAD BAIK SATUAN KERJA PEMERINTAH DAERAH (SKPD) DALAM MELAYANI MASYARAKAT.

PENGERTIAN SOP : PROSEDUR/TATA CARA KERJA/TATA URUTAN PELAKSANAAN KERJA YANG SUDAH DITETAPKAN DENGAN STANDART TERTENTU. DOKUMEN TERTULIS YANG MEMUAT PROSEDUR KERJA SECARA RINCI, TAHAP DEMI TAHAP DAN SISTEMATIS. TATACARA ATAU TAHAPAN YANG DIBAKUKAN DAN YANG HARUS DIALUI UNTUK MENYELESAIKAN SUATU PROSES KERJA TERTENTU

STANDART KATA KUNCI SESUATU YANG DIBAKUKAN HARAPAN YANG SPESIFIK DERAJAT TERBAIK SESUATU YANG DIBAKUKAN HARAPAN YANG SPESIFIK PATOKAN PENCAPAIAN BERBASIS PADA TINGKAT  PEDOMAN ATAU MODEL

TUJUAN SOP: MENJAGA KONSISTENSI DAN TINGKAT KINERJA PETUGAS ATAU TIM DALAM ORGANISASI ATAU UNIT. MENGETAHUI DENGAN JELAS PERAN DAN FUNGSI TIAP-TIAP POSISI DALAM ORGANISASI MEMPERJELAS ALUR TUGAS, WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB DARI PETUGAS TERKAIT. MELINDUNGI ORGANISASI DAN STAF DARI MALPRAKTEK ATAU KESALAHAN ADMINISTRASI LAINNYA. MENGHINDARI KEGAGALAN/KESALAHAN, KERAGUAN, DUPLIKASI DAN TIDAK EFISIENSI

FUNGSI SOP : MEMPERLANCAR TUGAS PETUGAS /TIM. SEBAGAI DASAR HUKUM BILA TERJADI PENYIMPANGAN. MENGETAHUI DENGAN JELAS HAMBATAN-HAMBATANNYA DAN MUDAH DILACAK. MENGARAHKAN PETUGAS UNTUK SAMA-SAMA DISIPLIN DALAM BEKERJA. SEBAGAI PEDOMAN DALAM MELAKSANAKAN PEKERJAAN RUTIN.

PRINSIP-PRINSIP SOP : Harus ada pada setiap kegiatan pelayanan Bisa berubah sesuai dengan perubahan standar profesi  atau perkembangan iptek serta peraturan yang berlaku. Memuat segala indikasi dan syarat-syarat yang harus dipenuhi pada setiap upaya,  disamping tahapan-tahapan yang harus dilalui setiap kegiatan pelayanan Harus didokumentasikan

JENIS DAN RUANG LINGKUP SOP: SOP PELAYANAN PROFESI : SOP YANG BERKAITAN DENGAN ASPEK KEILMUAN : SOP MENGENAI PROSES KERJA DIAGNOSTIK DAN TERAPI, PENELITIAN, DSB. SOP YANG BERKAITAN DENGAN ASPEK MANAJERIAL : SOP KEWENANGAN. SOP PELAYANAN TEKNIS DAN ADMINISTRASI SOP PELAYANAN SOP PELAPORAN SOP PERENCANAAN PROGRAM

FORMAT SOP: Sederhana: disusun bila suatu pekerjaan hanya terdapat serangkaian langkah-langkah pendek, singkat dan tidak rinci Hirarki : disusun bila suatu pekerjaan terdapat langkah-langkah yang lebih rinci, panjang, dan banyak keputusan-keputusan yang harus dilakukan. Grafis: prosedur grafis biasanya dilengkapi dengan gambar, foto atau diagram sebagai ilustrasi. Flowcharts atau diagram alur: dapat menggambarkan dengan jelas hubungan antara langkah-langkah kerja baik secara fisik maupun logis

CONTOH SOP SEDERHANA SOP PENERIMAAN SURAT/SURAT MASUK : PETUGAS MENERIMA SURAT/SURAT MASUK PETUGAS MENCATAT DALAM BUKU EKSPEDISI PETUGAS MENDISTRIBUSIKAN SURAT PADA BAGIAN YANG DITUJU

CONTOH SPOP HIRARKHI: SOP SURAT MASUK PETUGAS MENERIMA SURAT MASUK PETUGAS MENCATAT DALAM BUKU EKSPEDISI PETUGAS MENYERAHKAN SURAT KEPADA SEKRETARIS DI BAGIAN SEKRETARIS AKAN MEMBUKA SURAT DAN MENGKLASIFIKASIKAN ISI SURAT UNTUK SURAT TERTUTUP SEKRETARIS TIDAK BERHAK MEMBUKA MENDISTRIBUSIKAN SURAT PADA YANG BERKEPENTINGAN

SOP GRAFIS: SOP SURAT MASUK :

SOP FLOWCHARTS: SOP SURAT MASUK MENERIMA SURAT MENGKLASIFIKASIKAN MENCATAT MENDISTRIBUSIKAN

SOP MENURUT TEKNOLOGI YG DIGUNAKAN : MANUAL SOP: DILAKUKAN SECARA MANUAL CONTOH: PENYERAHAN SURAT PELANGGARAN LALU LINTAS, SIDANG PENGADILAN, PENGURUSAN IJIN, DSB. COMPUTERISASI: ONLINE/ MENGGUNAKAN SISTEM SOFTWARE UNTUK MENGATUR ALUR KERJA CONTOH: SISTEM OPERATOR TELEPON, HOTLINE, RESERVASI PENERBANGAN/HOTEL, PEMBAYARAN VIA CREDIT CARD, DSB SEMI KOMPUTERISASI : CAMPURAN ANTARA MANUAL DAN COMPUTERIZED CONTOH: PELAYANAN KTP/SIM/STNK.

TAHAP-TAHAP PENYUSUNAN SOP PELAYANAN : MERUMUSKAN TUJUAN PROTAP MENENTUKAN KEBIJAKAN-KEBIJAKAN YANG BERKAITAN DENGAN SOP/PROTAP: MENTERJEMAHKANPOLICY/KEBIJAKAN DENGAN MAKSUD UNTUK : TERJAMINNYA SUATU KEGIATAN PELAYANAN DAN MEMBUAT STANDAR KINERJA MEMBUAT ALIRAN PROSES MENYUSUN PROSEDUR ATAU PELAKSANAAN KEGIATAN

SIAPA YANG HARUS MENYUSUN SOP ? SOP BUKAN PRODUK INDIVIDU TAPI TIM/KELOMPOK YANG MEWAKILI LEMBAGA DIBUAT OLEH MEREKA YANG MEMILIKI PENGETAHUAN DAN KETRAMPILAN YANG CUKUP DALAM BIDANG PEKERJAAN DI LINGKUNGANNYA. SOP DIBUAT UNTUK LINGKUNGAN KERJA TERTENTU. SOP YANG DIBUAT DI SUATU LEMBAGA AKAN BERBEDA DENGAN SOP DI LEMBAGA LAIN

SOP PELAYANAN KTP SURAT PENGANTAR RT/RW KELURAHAN KSK FORMULIR KTP MEMBAYAR ADM KECAMATAN PEMBAYARAN LEGALISASI FOTO RETRIBUSI PENGAMBILAN KTP

SOP PELAYANAN SURAT PENGANTAR RT/RW MENGISI FORM MENUNJUKKAN KSK PEMBERIAN STAMPEL RT PEMBERIAN STEMPEL RW

SOP PELAYANAN FORMULIR KTP DI KELURAHAN PENGANTAR RT/RW MENGISI FORM MENUNJUKKAN KSK MENGISI FORM PEMBAYARAN RETRIBUSI PEMBERIAN STEMPEL

SOP PELAYANAN KTP DI KECAMATAN FORMULIR DARI KELURAHAN LOKET PENERIMA MEMBAYAR LEGALISASI RETRIBUSI FOTO PENGAMBILAN KTP

YANG HARUS DIPERHATIKAN : SOP HARUS DITULIS DAN MENJELASKAN SECARA SINGKAT LANGKAH DEMI LANGKAH. TAMPILAN SOP HARUS MUDAH DIBACA DAN DIMENGERTI DENGAN CEPAT. GUNAKAN KATA KERJA DALAM KALIMAT AKTIF BUKAN KALIMAT PASIF. SOP HARUS TETAP MUTAKHIR (UP-TO-DATE), HARUS DIEVALUASI SECARA PERIODIK. DISARANKAN DITINJAU MINIMAL SETIAP SATU TAHUN SEKALI, UNTUK BIDANG KESEHATAN (CLINIC) MINIMAL18 BULAN SEKALI.

HAMBATAN PELAYANAN: SOP TIDAK DIDOKUMENTASIKAN/DISAMPAIKAN KEPADA MASYARAKAT(HANYA DIKETAHUI PIHAK INTERNAL) SOP TIDAK JELAS/TIDAK MUDAH DIPAHAMI PETUGAS/PEJABAT BERWENANG KURANG DISIPLIN: MENINGGALKAN TEMPAT PADA JAM KERJA BERISTIRAHAT TERLALAU LAMA LAMBAT DALAM MELAYANI(TIDAK ADA TARGET WAKTU) ORIENTASI KEWENANGAN YANG TIDAK JELAS, KHUSUSNYA PADA SITUASI TERTENTU: CUTI SAKIT TIDAK MASUK MENDADAK IJIN LIBUR LEBARAN