SURAT-MENYURAT DINAS

Hakikat Surat Surat: sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis Surat tetap dibutuhkan meskipun sudah ada alat komunikasi yang canggih, seperti telepon dan radio. Peran surat sebagai sarana komunikasi tertulis tidak tergantikan oleh munculnya peralatan yang canggih.

SURAT DINAS ALAT UNTUK MENYAMPAIKAN ATAU MEMINTA INFORMASI TERTULIS KEPADA PIHAK LAIN BERKAITAN DENGAN URUSAN KEDINASAN

Kelebihan surat sebagai bukti autentik; penyampaian informasi lebih formal; jangkauannya lebih luas dan fleksibel karena dapat dikirimkan ke berbagai pelosok

Fungsi Surat : sebagai tanda bukti tertulis; sebagai alat pengikat; sebagai alat untuk mewakili perseorangan atau organisasi; sebagai pedoman dasar untuk bertindak; sebagai keterangan yang dapat memberi rasa aman dalam melakukan aktivitas; sebagai bukti historis

Penggolongan Surat Berdasarkan bentuknya, surat dibedakan atas: bentuk lurus penuh (full block style); bentuk lurus (block style); bentuk setengah lurus (semi block style); bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style); bentuk lekuk (indented style); bentuk dinas Indonesia lama (official style); bentuk dinas Indonesia Baru (new official style).

KEPALA SURAT Bentuk Lurus penuh LOGO Tanggal : Nomor : Lampiran: Hal : Yth. ………………………… ……………………………….. Salam Pembuka, ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… …… Paragraf Pembuka ………………………………………………. ………………………………………………………Paragraf Isi ………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup ………………………………………………………………….. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial Bentuk Lurus penuh

KEPALA SURAT Bentuk Lurus LOGO Tanggal Nomor : Lampiran: Hal : Yth. ………………………… ……………………………….. Salam Pembuka, ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… Paragraf Pembuka ……………………………………………….. …………………………………………………Paragraf Isi ……………………………………………………………… ……………………………………………… Paragraf Penutup …………………………………………………….. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial

KEPALA SURAT Bentuk Setengah Lurus LOGO Tanggal Nomor : Lampiran: Hal : Yth. ………………………… ……………………………….. Salam Pembuka, …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………… …………………Paragraf Pembuka ……………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………Paragraf Isi ..……………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup ………………………………………………………………….. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial

Bentuk Paragraf Menggantung KEPALA SURAT LOGO Bentuk Paragraf Menggantung Tanggal Nomor : Lampiran: Hal : Yth. ………………………… ……………………………….. Salam Pembuka, ..……….………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………Paragraf Pembuka ………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………Paragraf Isi ………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………….. ……………..…………………………………………………………………………………………………………………… ……………………Paragraf Penutup ………………………………………… Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial

KEPALA SURAT Bentuk Bertakuk LOGO Tanggal Nomor : Lampiran: Hal : Yth……. ………………………… ……………………………….. ………………………….. Salam Pembuka, …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Pembuka ………………………………………………… ……………………………………Paragraf Isi ……………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup ………………………………………………….. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial

Berdasarkan isinya, surat dibedakan atas: surat pribadi surat pribadi nonformal (misal: surat antarteman, surat untuk orang tua) surat pribadi formal (missal: surat lamaran pekerjaan, surat kuasa, surat perjanjian kontrak) surat dinas surat keterangan surat jalan surat kelakuan baik surat izin dll. surat niaga surat penawaran surat pemesanan barang surat pengiriman surat penagihan dll  

Teknik Penyusunan Surat menetapkan dahulu maksud surat: apa yang akan diberitahukan, ditanyakan, diminta, atau disampaikan kepada pihak penerima surat; menyelesaikan pokok-pokok persoalan satu per satu secara teratur dan hanya mengungkapkan satu gagasan pokok untuk setiap alinea; menghindari penggunaan singkatan dan akronim, kecuali yang sudah lazim; memperhatikan bentuk surat dan cara penulisannya sesuai dengan ketentuan; memperhatikan penulisan ejaan dan penggunaan tanda baca pada kalimat sesuai dengan kaidah.

Syarat surat yang baik Ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik Disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku dalam penyusunan surat. Disusun secara sederhana dan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele dapat menjemukan pembacanya. Disusun secara jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki oleh penulis. Mencerminkan sikap yang adab dan sopan. Bersih dan rapi.

Kriteria Surat yang Efektif dan Efisien jelas: tidak terdapat kata-kata yang terselubung atau meragukan tepat: yang dikemukakan adalah fakta yang benar dan disampaikan secara objektif singkat dan lugas: tidak berbelit-belit sehingga mengaburkan permasalahan tuntas: informasi disampaikan secara lengkap sopan: memilih kata-kata yang baik dan tidak menyinggung pihak lain estetis: menggunakan bentuk kertas, tulisan, dan tata letak yang diserasikan dengan surat.

Bahasa Surat Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami, surat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis. Jelas  jika isi atau informasi yang disampaikan mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas dan eksplisit. Lugas jika kata-kata yang digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan, tidak berbunga-bunga atau berbasa-basi Komunikatif jika mudah dipahami dan mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya.

Bagian-bagian Surat Kepala surat/kop surat 9. Paragraf isi Tanggal surat 10. Paragraf penutup Nomor surat 11. Salam penutup Lampiran 12. Tanda tangan Hal/pokok surat 13. Nama jelas Alamat yang dituju 14. Nama jabatan Salam pembuka 15. Tembusan Paragraf pembuka 16. Inisial

Kepala Surat/Kop Surat Fungsi: memberikan informasi kepada penerima surat mengenai nama, alamat, nomor telepon, faksimile, dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi pengirim surat. sebagai sarana untuk memperkenalkan atau mempromosikan instansi pengirim surat.

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI Contoh Kepala Surat BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI Jalan Bina Warga 2, Kalibata Raya, Jakarta Telepon (021) 79190864, 791960885, 79182720 Faksimile (021) 79190868

Tanggal Surat Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas. Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang waktu penulisan surat itu. Contoh (yang tidak tepat): Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2009 Bandung, 31-04-2009 24 Des ’08 Contoh (yang tepat): 25 Juni 2009 31 April 2009 24 Desember 2008

Lampiran Digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat. Jika tidak ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan. Contoh penulisan yang tidak tepat: Lampiran: 5 (lima) lembar Lampiran: Satu (1) berkas Lampiran: - Contoh penulisan yang tepat: Lampiran: Lima lembar Lampiran: Satu berkas

Hal Surat/Pokok Surat Fungsi: 1) Memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat. 2) Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat. Contoh penulisan yang tidak tepat: Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas tanggal 5 Juli 2008 Contoh penulisan yang tepat: Hal: Undangan

Alamat yang Dituju Berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat. Unsur alamat hendaknya ditulis lengkap tidak disingkat. Contoh penulisan yang tidak tepat: Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa Jln. Daksinapati Barat IV Rawamangun JAKARTA Contoh penulisan yang tepat: Yth. Kepala Pusat Bahasa Jalan Daksinapati Barat IV Jakarta 13220

Salam Pembuka Sebagai tanda hormat penulis surat kepada penerima surat Penanda surat yang sopan dan beradab Dapat diibaratkan sebagai “ketukan pintu” atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain. Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan margin kiri. Misalnya: Dengan hormat, Bapak … yang terhormat Salam sejahtera, Assalamualaikum wr.wb.

Paragraf Pembuka Bagian ini berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang ditulis. Fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan. Misalnya: Sehubungan dengan surat Saudara No.05/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2008, kami beri tahukan hal-hal berikut. Kami beri tahukan bahwa… Surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2008, sudah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu, kami beri tahukan bahwa…

4) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 12 Desember 2009, Nomor 1415/K2/2009, tentang syarat-syarat sayembara, kami beritahukan hal-hal berikut. 5) Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu, bersama ini kami sampaikan kepada Saudara daftar buku terbitan kami tahun 2009. 6) Berkenaan dengan surat Saudara tanggal 10 Agustus 2009, Nomor 162/TU/K/2009, tentang penyuluhan kesehatan, kami beritahukan bahwa …. 7) Sehubungan dengan pertanyaan Anda tentang arti kata bina graha melalui surat tanggal 9 Desember 2009, kami berikan jawaban sebagai berikut.

Perhatikan kalimat berikut ini (salah) Menurut rencana, dalam pertemuan itu akan dihadiri oleh para Kepala Bagian. Membalas surat Bapak Nomor …, tanggal …, tentang …, kami menaggapinya sebagai berikut. Menunjuk surat Anda Nomor …, tanggal …, tentang …, kami beritahukan bahwa …. Menjawab surat Anda Nomor …, tanggal …, tentang ..., penjelasan kami adalah sebagai berikut. Bersama ini kami mengundang Saudara dalam rapat yang akan dilaksanakan ….

Paragraf Isi Merupakan bagian inti dari sebuah surat. Berisi pokok persoalan yang ingin disampaikan. Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi yang positif sesuai dengan harapan penulis surat. Paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan satu masalah. Jika ada dua masalah atau lebih, masing-masing hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang berbeda.

Paragraf Penutup Merupakan bagian akhir dari sebuah surat. Berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai. Biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih. Misalnya: Atas permintaan Saudara, kami ucapkan terima kasih. Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih. Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan terima kasih. Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.

Contoh yang Tidak Tepat Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih. Demikian atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih. Demikian harap maklum, dan atas perhatian dan kerja samanya, diucapkan terima kasih. Harap maklum adanya. Demikianlah harap menjadikan periksa. Demikian kami haturkan dan terima kasih.

Salam Penutup Dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Salam ini dapat diibaratkan sebagai “ucapan permisi” atau “pamitan” setelah seseorang bertemu atau berkomunikasi dengan baik. Fungsinya antara lain: menunjukkan rasa hormatdan keakraban pengirim dan penerima surat. Misalnya: Salam kami, Hormat kami, Salam takzim, Wasalam,

Tanda Tangan Merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Untuk surat-surat dinas di Indonesia, tanda tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian. Tanda tangan Prof. Dr.M. Barokah, M.Si. NIP 132061473 Rektor Tanda tangan Drs. Burhanuddin Kepala

Nama, Jabatan, dan NIP Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan, tepatnya sejajar di bawah salam penutup. Nama penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital, bukan kapital seluruhnya. Nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung ataupun digarisbawahi. Nomor induk pegawai (NIP) dapat pula disertakan di bawah nama penanda tangan surat. Misalnya: (tanda tangan) Drs. Hasibuan, M.Si. NIP 010345687 atau: (Tanda tangan) Dr. Awaluddin, M.Hum. Kepala

Tembusan Berfungsi untuk memberitahukan kpd penerima bhw surat yg sama juga dikirimkan kpd pihak lain yg dipandang perlu mengetahui isi surat tsb. Jika tdak ada yg diberi tembusan, kata “tembusan” tdk perlu dicantumkan. Jika yg diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dgn nomor urut. Jika yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perlu dicantumkan. Misalnya: Tembusan: Direktur Jederal Pembangunan Daerah Kepala Biro Organisasi Kepala Biro Keuangan Contoh yang tidak tepat: Tembusan Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan) Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan Arsip

Inisial Inisial adalah tanda tangan atau kode pengenal yg berupa singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat sehingga—jika terjadi kekeliruan dalam surat itu—pimpinan dng mudah dapat mengecek dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki. Penempatan inisial di bawah tembusan (jika surat yang bersangkutan ada tembusannya). Misalnya: AM/ra

Buatlah konsep surat dengan ketentuan sebagai berikut. LATIHAN Buatlah konsep surat dengan ketentuan sebagai berikut. 1. Surat ditujukan kepada Kepala Pusat Bahasa, Kementerian Pendidikan Nasional, dengan alamat Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangun, Jakarta Timur. 2. Isi surat adalah permintaan tenaga pengajar untuk kegiatan pelatihan bahasa Indonesia bagi karyawan di lingkungan kita. SEBUTKAN PULA JUMLAH PESERTA 3. Kegiatan dilaksanakan selama empat hari di kantor kita juga. 4. Di dalam surat juga disebutkan perlengkapan yang disiapkan panitia untuk kegiatan tersebut.