MANAJEMEN PERUBAHAN BIROKRASI PUBLIK DI INDONSIA

DAMPAK PERKEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI Business and Organization Strategy Organization Design and Structure Business Process and Operating Procedures Social Life and Life Style The New Generation: C-Gen.

THE CONTIGENCY THEORY OF ORGANIZATIONS Contingency theory states that in order to manage its environment effectively, an organization should be designed to fit with its environment. A poor fit between organization design and environment leads to failure, a close fit leads to success. Pijakan dasar untuk MANAJEMEN PERUBAHAN

REFORMASI BIROKRASI : MANAJEMEN PERUBAHAN ORGANISASI PEMERINTAHAN REFORMASI BIROKRASI GELOMBANG I (2004 – 2009) REFORMASI BIROKRASI GELOMBANG II (2010 – 2014) TINGKAT PELAKSANAAN: INSTANSIONAL TINGKAT PELAKSANAAN: NASIONAL DAN INSTANSIONAL SASARAN: TERWUJUDNYA TATA KELOLA PEMERINTAHAN YANG BAIK SASARAN: PEMERINTAHAN YANG BERSIH DAN BEBAS KKN 2. PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK 3. MENINGKATNYA KAPABILITAS DAN AKUNTABILITAS KINERJA BIROKRASI AREA/BIDANG PERUBAHAN : ORGANISASI / LEMBAGA BUDAYA ORGANISASI KETATALAKSANAAN REGULASI – DEREGULASI SDM AREA/ BIDANG PERUBAHAN: ORGANISASI TATA LAKSANA PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN SDM APARATUR PENGAWASAN AKUNTABILITAS PELAYANAN PUBLIK PARADIGMA DAN BUDAYA KERJA APARATUR

REFORMASI BIROKRASI GELOMBANG KEDUA (2010 – 2014) PROGRAM HASIL YANG DIHARAPKAN TERBANGUNNYA ORGANISASI YANG TEPAT FUNGSI DAN TEPAT UKURAN 1. PENATAAN DAN PENGUATAN ORGANISASI TERBANGUNNYA SISTEM , PROSES DAN PROSEDUR KERJA YANG JELAS, EFEKTIF, EFISIEN , TERUKUR DAN SESUAI GOOD GOVERNANCE 2. PENATAAN TATA LAKSANA 3. PENATAAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN REGULASI YANG LEBIH TERTIB, TIDAK TUMPANG TINDIH DAN KONDUSIF TERWUJUDNYA KEMAMPUAN LEMBAGA DALAM MEMBERIKAN PELAYANAN PRIMA 4. PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK TERBANGUNNYA KUALITAS SDM APARATUR BERINTEGRITAS, PROFESIONAL , MODERN, DAN SEJAHTERA 5. PARADIGMA DAN BUDAYA KERJA APARATUR 6. TRANSFORMASI BUDAYA/ PERUBAHAN ADANYA PERUBAHAN MIND SET DAN CULTURE SET, SERTA TERBANGUNNYA BIROKRASI DENGAN INTEGRITAS DAN KINERJA TINGGI 7. PENGUATAN PENGAWASAN MENINGKATNYA PENYELENGGARAAN FUNGSI BIROKRASI YANG BERSIH & BEBAS KKN 8. PENGUATAN AKUNTABILITAS KINERJA MENINGKATKAN KAPASITAS DAN AKUNTABILITAS KINERJA BIROKRASI

KONDISI SAAT INI Pemerintah sudah memiliki suatu kerangka besar manajemen perubahan organisasi pemerintahan yang dikenal dengan Reformasi Birokrasi sejak tahun 2007. Tetapi masih belum banyak kemajuan yang berarti yang bisa dirasakan oleh masyarakat. Dari hasil evaluasi Reformasi Birokrasi gelombang pertama, diperoleh beberapa kesimpulan faktor-faktor yang menjadi penghambat : Pemahaman mengenai desain organisasi oleh aparat masih rendah. Perumusan strategi manajemen perubahan yang belum holistik. Penurunan (cascading) strategi manajemen perubahan belum sepenuhnya dilakukan. Instrumen perubahan yang belum dipahami dan disusun sepenuhnya. Filosofi / konsep kepemimpinan yang belum terformulasi dengan baik.

COCOK UNTUK ORGANISASI Professional bureaucracy DESAIN ORGANISASI DESAIN ORGANISASI CIRI KHAS COCOK UNTUK ORGANISASI Machine bureaucracy Keteraturan sangat tinggi, keputusan dibuat terpusat, tidak ada kewenangan (diskresi), organisasi berjalan seperti mesin, pekerja adalah buruh / rutin Pabrik (manufaktur), militer (organisasi yang sifatnya komando) Professional bureaucracy Keteraturan tetap tinggi, tetapi sudah ada pendelegasian keputusan, ada diskresi, pekerja adalah profesional, dan adanya jabatan fungsional. Lembaga pemerintahan, kepolisian, perusahaan pelayaran, penerbangan Adhocracy Keteraturan seperlunya saja, lebih mengutamakan kedewasaan pegawai, diskresi sangat tinggi, pekerja adalah fungsional profesional tingkat tinggi. Perguruan tinggi (kampus), kantor konsultan, lembaga penelitian, rumah sakit

Kepentingan (Stakeholders) MODEL GENERIK DESAIN ORGANISASI Lingkungan Organisasi Harapan Pemangku Kepentingan (Stakeholders) STRATEGI SISTEM STRUKTUR Organisasi Berkinerja Tinggi BUDAYA MANUSIA

MODEL GENERIK DESAIN ORGANISASI Menunjukkan bagaimana organisasi merumuskan visi, misi, dan strategi untuk mewujudkannya STRATEGI STRUKTUR Menunjukkan bagaimana suatu struktur organisasi didesain untuk mengelola relasi antar unit didalamnya SISTEM Sistem, kebijakan dan prosedur kerja dan dan dukungan teknologi yang dijalankan oleh organisasi BUDAYA Nilai, norma dan kultur yang dianut bersama dan tercermin dalam perilaku para anggota organisasi MANUSIA Kualitas kompetensi dan komposisi demografis para anggota organisasi

JADI MANAJEMEN PERUBAHAN ORGANISASI … … berarti memanajemeni : STRATEGI STRUKTUR SISTEM MANUSIA BUDAYA yang terdapat di dalam organisasi, apakah sudah sesuai dengan : perkembangan lingkungan yang semakin kompleks harapan para pemangku kepentingan.

SKEMA PERUBAHAN ORGANISASI KEKUATAN PENDORONG (DRIVING FORCE) KEKUATAN PENGHALANG (RESISTING FORCE) GERAKAN PERUBAHAN KONDISI AWAL KONDISI DIINGINKAN (Sumber : Marchewka, “IT Project Management”, 2006, ISBN : 0471392030)

SABAR DULU YAAA……… ADA YANG MAU LEWAT …..

ANDA INGIN GANTENG ?

… karena organisasi pemerintahan memiliki ciri sebagai berikut : MENGAPA MANAJEMEN PERUBAHAN PADA ORGANISASI PEMERINTAH LEBIH SULIT DILAKUKAN? … karena organisasi pemerintahan memiliki ciri sebagai berikut : Sangat terikat dengan regulasi / peraturan. Merupakan konsensus politik / kesepakatan. Masa kepemimpinan pendek. Terlalu banyak yang dituntut oleh stakeholders.

APAKAH YANG BISA DILAKUKAN OLEH TEKNOLOGI INFORMASI? STRATEGI  systems for service excellence? STRUKTUR  systems to create lean structure? SISTEM  on-demand organization? MANUSIA  integrated HRIS? BUDAYA  systems create service culture?

PERAN STRATEGIS TIM TEKNOLOGI INFORMASI DALAM ORGANISASI Membutuhkan / memfasilitasi CHANGE AGENT TIM TEKNOLOGI INFORMASI YANG UNGGUL KEUNGGULAN ORGANISASI VALUE CREATION (Model ini merupakan hasil sintesis dari berbagai sumber)

PERAN TIM TEKNOLOGI INFORMASI : DAHULU DAN SEKARANG ASPEK DAHULU SEKARANG Fokus perhatian tugas Sekedar mengotomasikan proses bisnis yang ada Menciptakan nilai tambah (value creation) untuk keunggulan organisasi Peran di dalam organisasi Sebagai penunjang kegiatan utama (support)  Sekumpulan teknisi Embedded di dalam core business organisasi (strategic)  Change agents Kompetensi yang dimiliki Cenderung bertindak sebagai teknisi (technology-oriented) Cenderung bertindak sebagai ujung tombak solusi bisnis (business-oriented) Isu utama yang dibahas How to computerize the process to make it more efficient? How to align the IT to organization strategy to make it more effective? (Tabel ini merupakan hasil sintesis dari berbagai sumber)

Tugas pokok Divisi Propam Polri : BAGAIMANA TEKNOLOGI INFORMASI MENGUBAH BUDAYA ORGANISASI? (Contoh Divisi Propam Polri) Tugas pokok Divisi Propam Polri : Pengamanan internal Investigasi oknum polisi nakal Menindak oknum polisi nakal Melakukan pengadilan profesi oknum polisi nakal Melakukan pembinaan profesi kepolisian

SISTEM INFORMASI PELAYANAN PENGADUAN MASYARAKAT Memuat berbagai kasus yang dibuat oknum polisi nakal. Masyarakat bisa mengadu dengan cara : Datang langsung ke Pusat Pelayanan Pengaduan Propam Polri. Mengirimkan pengaduan melalui website Propam dan e-mail. Mengirimkan sms ke nomor pengaduan Propam Polri. Sistem ini sudah terhubung ke seluruh kantor Polda di Indonesia. Bisa dilihat status penyelesaian perkara melalui website. Sudah banyak oknum polisi yang ditindak selama kurun waktu 2010 – 2011 karena pengaduan masyarakat melalui sistem informasi ini. Polisi sekarang lebih hati-hati jika berhadapan dengan masyarakat.

SISTEM INFORMASI CATATAN PERSONEL POLISI YANG BERMASALAH Selama ini catatan personel berbentuk dokumen kertas sehingga seringkali catatan personel bermasalah hilang, sehingga banyak kejadian polisi yang bermasalah tetapi mendapatkan promosi karena catatan kasusnya hilang. Menimbulkan sikap skeptis di kalangan anggota Polri, di mana personel bermasalah pun bisa saja mendapatkan promosi karena datanya “hilang”. Dengan sistem ini, semua data tersimpan secara terpusat dan hanya pejabat Polri yang memiliki akses tertentu yang bisa melakukan pengubahan data. Saat ini masih berstatus pilot project, dan baru online untuk Mabes Polri, Polda Metro Jaya, Polda Riau, serta Polda Sumatera Utara. Tetapi gaung dari sistem ini sudah besar, sehingga menimbulkan paradigma baru bagi personel Polri untuk hati-hati melanggar disiplin dan hukum.