BAGIAN SURAT DAN FUNGSINYA By : Teguh Widodo, S.Sos 2007 @
Setelah mempelajari bab ini, mahasiswa diharapkan akan dapat: TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah mempelajari bab ini, mahasiswa diharapkan akan dapat: Menjelaskan bagian-bagian surat Menjelaskan fungsi bagian surat
BAGIAN SURAT 1
Bagian-bagian surat meliputi: Kepala surat (Kop) Nomor Surat (Nomor verbal) Tanggal, bulan, tahun surat Lampiran Hal atau perihal Alamat surat (Alamat dalam) Salam pembuka Isi Surat (Tubuh surat) Salam penutup Nama organisasi (Perusahaan) Nama terang dan tanda tangan penganggung jawab surat Tembusan Inisial/kaki surat
STRUKTUR BAGIAN – BAGIAN SURAT 1 2 4 5 3 b 6 7 c 8 9 10 d 11 12 Keterangan: Kepala surat c. Isi surat (tubuh surat) Pembukaan d. Penutup
1 FUNGSI BAGIAN SURAT Kepala Surat (Kop), Fungsinya: Supaya mudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut.
2 FUNGSI BAGIAN SURAT Nomor Surat, Fungsinya: Mempermudah pengaturan dan penyimpanannya sebagai arsip. Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan surat menyurat Memudahkan mencari surat itu kembali jika diperlukan Memudahkan petugas kearsipan dalam mengklasifikasikan penyimpanan surat. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu.
3 4 FUNGSI BAGIAN SURAT Tanggal surat, Fungsinya: Untuk mengetahui kapan surat tersebut dibuat 4 Lampiran, Fungsinya: Untuk mengetahui ada tidaknya lampiran yang ikut disertakan bersama surat tersebut
to be continued