PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI Disusun Oleh : Tiara Putri F. Raditho Rahadianiza Evi Izzatun N. Eva Siska Dewi Moh. Sofyan Syahirul Imam

engertian Organisasi Pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan, rumah sakit, perwakilan pemerintah atau suatu perkumpulan olahraga. Pengertian kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi di alokasikan dan ditugaskan diantara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien.

Pengertian Pengorganisasian Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam macam pengertian, yaitu: Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yanga peling efektif sumberdaya-sumberdaya keuangan Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, dimana setiap pengelompokkan diikuti dengan penugasan seorag manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok. Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dan para karyawan. Cara dalam mana para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.

Pengorganisasian merupakansuatu proses untuk merancang struktur formal,mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.

Proses Pengorganisasian Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logik dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

Aspek-aspek penting organisasi dan proses pengorganisasian Pembagian kerja Departementalisasi Bagan organisasi formal Rantai perintah dan kesatuan perintah Tingkat-tingkat hirarki manajemen Saluran komunikasi Penggunaan komite Rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yang tidak dapat dihindarkan.

Definisi Struktur Organisasi Struktur organisasi (disain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola.

Faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi : Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya. Teknologi yang digunakan Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi Ukuran organisasi

Unsur-unsur struktur organisasi Spesialisasi kegiatan berkenan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi suatu satuan kerja Standardisasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedur yang digunakan untuk menjamin terlaksanakannya kegiatan seperti yang direncanakan Koordinasi kegiatan, menunjukkan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan kerja dalam organisasi Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang menunjukkan lokasi(letak) kekuasaan pembuatan keputusan Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja

Bagan Organisasi Formal Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama struktur organisasi : Pembagian kerja Manajer dan bawahan atau rantai pemerintah Tipe pekerjaan yang dilaksanakan Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan Tingkatan manajemen

Keuntungan dan kelemahan badan organisasi Keuntungannya : bahwa karyawan dan lain-lain diberi gambaran bagaimananaorganisasi disusun. Manajer, bawahan dan tanggung jawab digambarkan dengan jelas. Kelemahan : masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukkan

Bentuk-bentuk Bagan Organisasi Henry G. Hodges mengemukakan empat bagan organisasi, yaitu : Bentuk piramid Bentuk vertikal Bentuk horizontal Bentuk lingkaran

Departementalisasi adalah proses penetuan cara bagaimana kegiatan-kegiatan dikelompokkan

Departementalisasi Fungsional Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi.

Bagan organisasi fungsional pada tingkatan manajemen puncak suatu perusahaan manufacturing Presiden Direktur Manajer Produksi Manajer Pemasaran Manajer Keuangan Manajer Personalia

Keuntungan pendekatan fungsional Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi Memusatkan keahlian organisasi Memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi

Kelemahan struktur fungsional Dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi Menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan Memberiakan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan Hana memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya Menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif

Departementalisasi Divisional Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar : Dasar produk setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan Dasar Wilayah pengelompokkan kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya Dasar Langganan Pengelompokkan kegiatan-kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk atau jasa tertentu d) Dasar proses/peralatan pengelompokkan kegiatan-kegiatanatas dasar proses atau peralatan produksi

Kebaikan struktur divisional Meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang cepat Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas Merumuskan tanggung jawab secara jela dan memusatkan perhatian pada pertanggung jawaban atas prestasi kerja Membebaskan para kepala eksekutif untukpembuatan keputusan strategik lebih luas dan memungkinkan konsentrasi penuh pada tugas-tugas Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik

Kelemahan struktur divisional Menyebabkan berkembangnya persaingan ‘dysfunctional’ potensial antar sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas-tugas dan prioritas Masalah seberapa besar delegasi wewenang yang diberikan kepada manajer-manajer divisi Masalah kebijksanaan dalam alokasi sumberdaya dandistribusi biaya-biaya overhead perusahaan Dapat menimbulkan tidak konsistennya kebijaksanaan antara divisi-divisi Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu

Organisasi Proyek dan Matriks Bentuk organisasi proyek dan matriks adalah tipe departementalisasi campuran. Struktur proyek dan matriks ini bermaksud untuk mengombinasikan kebaikan-kebaikan kedua tipe disain fungsioonal dan divisional dengan menghindarkan kekurangan-kekurangannya.

Struktur organisasi proyek : departementalisasi menyangkut pembentukan timtim, spesialis yang diperlukan untuk mencapi suatu tujuan khusus. Struktur organisasi matriks : departementalisasi matriks adaah sama dengan departementalisasi proyek dengan satu perbedaan pokok. Dalam struktur matriks, para karyawan mempunyai dua atasan sehingga mereka ada dibawah dua wewenang

Davis dan Lawrence menguraikan empat tahap perkembangan matriks: Tahap I : piramid tradisional, dimana pemerintah dipersatukan pada tingkat atas Tahapa II : hamparan sementara, dimana tim-tim proyek diciptakan hanya untuk kebutuhan khusus dan mendesak Tahap III : hamparan tetap, dimana tim-tim proyek dilanjutkan untuk maksud-maksud yang terus menerus Tahap IV : suatu matriks dewasa, dimana kedua dimensi struktur telah tetap dan seimbang, dengan kekuasaan yang seimbang dipegang baik oleh manajer fungsional ataupun manajer proyek.

Kebaikan organisasi matriks: Memaksimukan efisiensi penggunaan manajer-manajer fungsional Mengebangkan keterampilan-keterampilan karyawan dan merupakan tempat latihan yang baik bagi manajer-manajer strategik Melibatkan, memotivasi dan menantang karyawan serta memperluas pandangan manajemen menengah terhadap masalah-masalah strategik perusahaan Memberikan fleksibilitas kepada organisasi dan membantu perkembangan kreativitas serta melipat gandakan sumber-sumber yang beraneka ragam Menstimulasi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan yang bermacam-macam dengan orientasi proyek Membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan

Kelemahan Organisasi Matriks : Pertanggung jawaban ganda dapat menciptakan kebingungan dan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang kontradiktif Sangat memerlukan koordinasi horizontal dan vertikal Memerlukan lebih banyak keterampilan-keterampilan antar pribadi Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan dari pada kegiatan Mengandung risiko timbulnya perasaan anarki Sangat mahal untuk diimplementasikan

Kelompok-kelompok Kerja Formal Organisasi Kesatuan tugas khusus Panitia Dewan atau komisi

Kesatuan tugas khusus (task forces) : dibentuk untuk menangani suatu masala atau tugas khusus. Kesatuannya ini keberadaannya hanya sampai tugas diselesaikan atau masalah dipecahkan. Kelompok tugas meliputi para wakil (pembuat keputusan) dari satuan-satuan organisasi, ditambah para ahli yang secara teknis diperlukan untuk menangani masalah atau tugas. Panitia tetap (standing committees) dan panitia Ad hoc. Panitia tetap : adalah bagian tetap dari struktur suatu organisasi yang dibentuk guna menangani tugas yang terus menerus ada dalam organisasi, seperti panitia anggaran, panitia pengembangan produk baru, panitia pembelian, dan sebagainya. Panitia Ad hoc : mempunyai fungsi yang serupa dengan panitia tetap, hanya tidak bersifat tetap.

Tiga Fungsi Dasar Panitia Tujuan dibentuknya panitia manajemen terutama adalah untuk mengkoordinasikan dan mempertukarkan informasi, memberi saran manajemen puncak, atau bahkan membuat keputusan-keputusan sendiri Tiga Fungsi Dasar Panitia No. Tujuan panitia Sifat Contoh 1 Pengkoordinasian Memungkinkan komunikasi, integrasi berbagai departemen dan kegiatan-kegiatan yang saling berhubungan Panitia perencanaan produk baru 2 Pemberian saran Memberikan saran atau membuat rekomendasi bagi manajemen Panitia anggaran Senat fakultas Dewan penasehat 3 Pemuatan keputusan Membuat keputusan-keputusan dan mengamati pelaksanaannya Dewan direktur perusahaan Panitia dana bank Panitia pelaksanaan kompensasi

Dewan dan komisi : dewan (boards) dibentuk dari individu-individu yang dipilih atau ditugaskan untuk mengelola suatu organisasi masyarakat atau swasta. Kegunaan Panitia Keputusan-keputusan dengan kualitas lebih baik Meningkatan penerimaan Memperbaiki koordinasi Tempat latihan bagi manajer Penyebaran kekuasaan Menghindarkan konsekuensi-konsekuensi yang tidak menyenangkan Kerugian Panitia Pemborosan waktu dan uang Dominasi individu Adanya persetujuan dan kompromi terlebih dahulu Kurangnya taggung jawab

Organisasi Informal Organisasi informal memainkan peranan penting dalam dinamika perilaku organisasi. Perbedaan pokok antara organisasi formal dan informal adalah bahwa organisasi formal mempunyai tujuan, struktur dan pola hubungan kerja yang teratur melalui manajemen, orgaanisasi informal berdiri di ats struktur yang tidak jelas, fleksibel, sukar didefinisikan, keanggotaanya sulit ditentukan dan pola huungan diantara para anggota tanpa tujuan yang khusus.

Argyris mengemukakan 4 bidang utama dimana organisasi formal dan informal berbeda : Hubungan-hubungan antar pribadi. Dalam organisasi formal hubungan-hubungan diatara orang-orang digambarkan jelas, sedangkan dalam hubungan-hubungan informal sangat tergantung pada kebutuhan-kebutuhan mereka. Kepemimpinan. Para pemimpin dirancang dan ditentukan dalam formal serta muncul dan dipilih dalam informal. Pengendalian prilaku. Organisasi formal mengendalikan perilaku karyawan melalui penghargaan dan hukuman, sedangkan kelompok-kelompok informal mangendalikan pada anggota dengan pemenuhan kebutuhan Ketergantungan. Karena kapasitas pemimpin formal terletak pada penghargaan dan hukuman, bawahan-bawahan lebih tergantung dari pada para anggota suatu kelompok informal.

Alasan utama terbentuknya orgaisasi informal adalah untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan manusiawi (human needs) yang tidak sepenuhnya dapat dipuaskan oleh organisasi formal, sepeti kebutuhan-kebutuhan sosial, rasa memiliki dan pengenalah diri, pengetahuan tentang perilaku yang diterima, perhatian, pelestarian nilai-nilai budaya, bantuan dalam pencapaian tujuan, kesempatan berpengaruh dan berkreasi, dan kebutuhan akan informasi serta berkmunikasi.

Fungsi-fungsi yang dilaksanakan kelompok Informal Menetapkan, memperkuat dan meneruskan norma-norma dan nilai-nilai sosial-budaya penting para anggota kelompok. Memberikan dukungan terhadap tujuan organisasi dan bantuan terhadap pelaksanaan tugas manajer Menstimulasi komunikasi efektif dan dinamik sebagai alat komunikasi tambahan. Memberikan kepuasan dan status sosil kepada para anggota yang tidak dapat diberikan oleh organisasi formal

Masalah-masalah yang diciptakan oleh kelompok infomal : Menciptakan konflik Mendorong penolakan terhadap perubahan Menghidupkan dan menyebarkan desas-desus Mengembangkan keseragaman diantara para anggota Pembatasan pelaksanaan kegiatan

Sikap Manajemen terhadap Organisasi Informal Memahami Mencari penyesuaian Melakukan kerjasama yang saling menguntungkan dengan kelompok-kelompok informal Manajemen organisasi informal lebih memusatkan perhatian untuk memelihara kesatuan untuk pencapaian tujuan organisasi, dan organisasi informal memberikan kepaduan, kerjasama, dan kepuasan sosial bagi para anggota organisasi.

THANK YOU