PENDATAAN ULANG PEGAWAI NEGERI SIPIL PUPNS PENDATAAN ULANG PEGAWAI NEGERI SIPIL 2003

Sistem Informasi Kepegawaian Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil Melalui Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil 1 Juli - 31 Juli 2003

Organisasi PUPNS Tahun 2003 I. STEERING COMMITEE 1. PENGARAH : MENKO KESRA MENPAN 2. KETUA : KEPALA BKN 3. WAKIL KETUA : WAKIL KEPALA BKN 4. ANGGOTA : ESELON I DI BKN ESELON I INSTANSI TERKAIT DIREKTUR UTAMA ASKES DIREKTUR UTAMA TASPEN SEKRETARIAT BAPERTARUM

Organisasi PUPNS Tahun 2003 II. ORGANIZING COMMITEE BKN PUSAT 1. KETUA 2. WAKIL KETUA I 3. WAKIL KETUA II 4. ANGGOTA - BIRO METODOLOGI DAN PERENCANAAN - BIRO HUMAS DAN SOSIALISASI - BIRO PENGOLAHAN DATA - BIRO SEKRETARIAT - DIREKTUR dan KEPALA BIRO DI INSTANSI TERKAIT KANREG BKN 1. KETUA 2. ANGGOTA

LATAR BELAKANG 1. Telah terjadi perubahan manajemen kepegawaian dengan keluarnya : - UU No. 43 Tahun 1999 - UU No. 22 Tahun 1999 - PP No. 96 Tahun 2000 - PP No. 84 Tahun 2001 - PP No. 8 Tahun 2003 - PP No. 9 Tahun 2003

LATAR BELAKANG (lanjutan) 2. Pidato Ibu Presiden Republik Indonesia dalam Sidang Tahunan MPR 1 Agustus 2002, “Reformasi Kepegawaian Dalam rangka Mewujudkan Pemerintahan yg. Baik” 3. Untuk penyusunan formasi PNS diperlukan standar kompetensi, dan analisis jabatan 4. Adanya perubahan dan penggabungan serta prengalihan beberapa instansi sehingga Nomor induk Pegawai (NIP) tidak unik lagi di masing-masing instansi

Tujuan : Membangun dan mengembangkan sistem informasi managemen kepegawaian a, yang mendukung sistem manajemen PNS yang rasional & pengembangan Sumber Daya Manusia di Bidang Aparatur Negara. Mewujudkan data kepegawaian yang mutakir disetiap instansi pusat maupun daerah yang terintegrasi secara nasional dalam Sistem Informasi Kepegawaian Mewujudkan identitas tunggal (multi guna) yang mendukung pembinaan dan kesejahteraan PNS secara nasionalUntuk bahan dalam penyusunan standar kompetensi dan klasifikasi jabatan Menyediakan Informasi PNS yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan dan kesejahteraan PNS

Rencana Sistem Informasi Kepegawaian Yang Akan Direalisasikan Pada Tahun 2003 - 2006 Kanreg BKN I s/d IX Biro Keuangan Biro Kepegawaian Biro Perlengkapan Biro Umum PD PAK I & PD PAK II Pelayanan PUBLIK SESMA ON ON Dit. Renprog Dit. SDM Dit.Std. Jabatan & Formasi Puslitbang Pusdiklat Deputi BANGPEG ON ON ON Pengadaan Kepangkatan Pensiun Deputi DAKATSI DATABASE Kepegawaian Nasioal (Hasil PUPNS) DATABASE Transaksi DATABASE Publik ON Instansi Pusat ON Dit. Jab. Karier Dit. Kompensasi Dit. Rek. & Penilaian Kinerja Dit. Hukum dan Per-UUt Deputi BINKA ON ON ON ON Deputi I N K A PD & PAK I PD & PAK II Keterangan: SESMA = Sekretaris Utama BANGPEG = Pengembangan Kepegawaian DAKATSI = Pengadaan Kepangkatan Pensiun BINKA = Bina Kinerja dan Per-UU an INKA = Informasi Kepegawaian DALPEG = Pengendalian Kepegawaian BKD Prop/ Kab/Kota ON ASKES, BAPERTARUM, TASPEN Dit. Dalpeg I Dit. Dalpeg II Dit. Dalpeg III Dit. Dalpeg IV Deputi DALPEG

TAHAPAN KEGIATAN Tahun 2003 * Rekonsiliasi Data BKN Pusat & KANREG * Rekonsiliasi Data BKN Pusat & Instansi Pusat * Inventarisasi Software dan Hardware di Kanreg BKN * Pelaporan Hasil Rekonsiliasi Data ( Juni 2003 ) * Pendataan Ulang PNS ( PU-PNS ) * Inventarisasi Sistem Aplikasi di Kanreg BKN * Pengolahan Data Pokok ( ± 38 Elemen ) * Pembuatan Web Site di BKN Pusat * Pembangunan Sistem Informasi Mangemen Kepegawaian * Deseminasi Data kepada Stakeholder (ASKES, Bapertarum, TASPEN, DJA, dan lain-lain)

TAHAPAN KEGIATAN ( Lanjutan ) Tahun 2004 * Pembangunan Web Site di Kanreg BKN * Pengolahan Lanjutan PUPNS ( Data Suplemen) * Pengembangan Sistem Aplikasi BKN Pusat * Pengembangan Sistem Informasi * Pengembangan Sistem Aplikasi di Kanreg BKN * Pembangunan Sistem Aplikasi dengan Stakeholder * Pengalihan TAKAH PNS Daerah ke Kanreg BKN * Penataan Software dan Hardware Kanreg BKN * Pelatihan / Penataran SDM Pranata Komputer * Pengembangan Infrastruktur

TAHAPAN KEGIATAN ( Lanjutan ) Tahun 2005 * Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian * Pengembangan Sistem Aplikasi BKN Pusat * Pengembangan Sistem Aplikasi Kanreg BKN * Pengintegrasian Sistem Aplikasi dengan Stakeholder * Pengembangan Situs BKN * Evaluasi dan Monitoring Sistem * Pengembangan aplikasi di website masing-masing Kanreg * Pengembangan Database Historical Data PNS di BKN Pusat * Pengembangan infrastruktur di BKN Pusat dan Kanreg

TAHAPAN KEGIATAN ( Lanjutan ) Tahun 2006 * Pengembangan Hasil Evaluasi Sistem * Evaluasi Sistem Situs BKN * Penyempurnaan Sistem Aplikasi Penyesuaian Perkembangan Teknologi Informasi * Pengembangan Sistem Aplikasi dengan Stakeholder * Pengembangan Situs BKN * Evaluasi dan Monitoring Sistem * Pembangunan Database Historical Data PNS

GAMBARAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN S.D TAHUN 2006 MARET S/D JUNI 2003 EXISTING SYSTEM MAINFRAME BULL-SA SIMKRI PRESIDEN WEBSITE BKN DPX 20 BKN PUSAT INFORMASI DAN LAPORAN Download DATA AWAL REKON SILIASI DATA REKONSILIASI Kirim 10 ELEMEN DATA UPDATING KANREG BKN INSTANSI PUSAT KANREG BKN PD PAK I & II Mutasi Okt 2002 s.d Juni 2003

DIAGRAM KEGIATAN REKONSILIASI DATA Laporan Ke Presiden Data Base Rekonsiliasi Data PNS (Server) Ya 72 elemen Matching Match? Tidak Data Base PUPNS Data Kanreg & Inst. Pusat Print Listing 10 elemen Di entry di Ditlahta (perbaikan) Cek Takah Situs BKN

JULI S/D DESEMBER 2003 BKN PUSAT KANREG BKN MAINFRAME BULL-SA SIMKRI DATA SIMKRI Mutasi Juni s.d Nop 2003 SUPLEMENT DEVELOP MENT PUBLIK DOMAIN DOK PU-PNS BKN PUSAT DATA PUPNS PD PAK I & II Install SISTEM APLIKASI PUPNS GABUNG DATA PUPNS GABUNGAN UPDATING & MATCHING DATA HASIL PUPNS DATA REKONSILIASI Kirim Install INTEGRASI KANREG BKN DATA PUPNS DATA KANREG KANREG BKN UPDATING MUTASI KANREG BKN Mutasi Juni s.d Nop 2003

TAHUN 2004 SERVER DELL & COMPAQ PD PAK I DAN PD PAK II SERVER DELL & COMPAQ WEBSITE BKN WEBSITE KANREG SUPLEMENT APLIKASI UPDATING, HISTORIS + SUPLEMEN APLIKASI PENGEM BANGAN SITUS BKN PUSAT GABUNG UPDATING PU-PNS APLIKASI INTEGRASI APLIKASI INTEGRASI INSTANSI PUSAT INSTANSI DAERAH (BKD) DATABASE PNS APLIKASI KEPEG. APLIKASI BACKUP DATA APLIKASI KEPEG. APLIKASI STATISTIK KANREG DATA KANREG SUPLEMENT KANREG BKN PUSAT DAN KANREG BKN KANREG BKN APLIKASI KEPEG. STAKEHOLDER

TAHUN 2005 SERVER DELL & COMPAQ INSTANSI PUSAT DAN DAERAH SERVER DELL & COMPAQ SITUS BKN APLIKASI KEPEG. PENGEM BANGAN SITUS DATA SUPLEMEN PENGEM BANGAN APLIKASI INSTANSI DAERAH (BKD) DATABASE HISTORICAL DATABASE PNS APLIKASI KEPEG. APLIKASI STATISTIK PEMELI HARAAN & SOSIALI SASI INSTANSI TERTENTU KANREG BKN DAN INSTANSI BKN PUSAT DAN KANREG BKN

Permasalahan Saat ini Terdapat 1.700.000 Mutasi Peremajaan PNS Yang Belum Ditangani Masih tersisa data pengangkatan PNS yang baru tahun 2001 – 2002 sebanyak 40.000 masih dalam proses perekaman data. Terdapat perbedaan data elemen antara BKN Pusat dan Kanreg yang cukup signifikan.

Kegiatan-kegiatan PUPNS Rekonsiliasi data Pusat dan Kanreg Pengiriman formulir ke Instansi Pusat Pengiriman formulir ke BKD Prop/Kab/Kota Pelatihan tata cara pengisian Formulir PUPNS Sosialisasi Kegiatan PUPNS Pelaksanaan PUPNS Pelatihan tata cara pengolahan dan instalasi program di Kanreg BKN Pengiriman kembali formulir Ke Kanreg BKN/ BKN Pusat Pengolahan data PUPNS Membangun sistem data base Kepegawaian Nasional Pembuatan Laporan Hasil PUPNS

Jadwal Pelaksanaan PUPNS No. KEGIATAN JADWAL 1 Rekonsiliasi Maret I – Mei IV 2 Perencanaan Kuesioner, Pedoman Pengisian dan Petunjuk Teknis Maret I – April I Kakanreg 3 Pembuatan Sistem Pengolahan dan Program /Program Maret I – Juni IV 4 Sosialisasi Kegiatan PUPNS April II – Juli II 5 Pelatihan Pengisian PUPNS April IV – Juni IV 6 Laporan Rekonsiliasi Juli II 7 Pelaksanaan PUPNS 1 Juli – 31 Juli 2003 8 Pelatihan Pengolahan di Kanreg BKN Juli II – Agustus I 9 Pengolahan PUPNS ( BKN Pusat dan Kanreg BKN ) Agustus I – Nop II 10 Laporan awal Data Pokok PUPNS Nopember III-IV 11 Laporan Lengkap Hasil PUPNS Desember III

Pelaksanaan PUPNS PUPNS merupakan langkah awal bagi pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian Nasional Cakupan PUPNS adalah seluruh PNS baik di Pusat, Daerah maupun Luar Negeri PUPNS akan dilaksanakan pada 1 Juli – 31 Juli 2003 oleh seluruh PNS (dalam dan luar negeri) Seluruh instansi pemerintah ikut bertanggung jawab dalam kelancaran pelaksanaan PUPNS

Pelaksanaan PUPNS (lanjutan) Atasan bertanggung jawab terhadap kebenaran dan keakuratan data bawahannya PUPNS dilakukan guna mendapatkan data PNS yang akurat pada kondisi 1 April 2003 Langkah lanjutan akan dilakukan dengan bekerja sama dengan Instansi Pusat, Pemerintah Prop/Kab/Kota dan para stake holder lainnya

Rekonsiliasi Data Data BKN Pusat dan Kantor Regional I s.d Kantor Regional IX BKN Pusat dengan Instansi Pusat BKN Pusat dengan stake holder (taspen, Bapertarum, Askes, Asabri, dll)

Hasil Rekonsiliasi Data Jumlah Nama Tmp Tgl Agama Jns. Lahir Kelamin 1 Kanreg I Yogyakarta 113,209 88,426 - 36,550 2 Kanreg II Surabaya 100,238 35,449 18,956 49,608 17,720 5,060 3 Kanreg III Bandung 28,688 18,086 23,471 9,774 23,470 23,597 4 Kanreg IV Makasar 5,831 1,006 623 4,481 765 633 5 Kanreg V Jakarta 459 300 62 90 16 6 Kanreg VI Medan 3,844 176 196 3,154 105 600 7 Kanreg VII Palembang 8 Kanreg VIII Banjarmasin 10,957 2,481 4,951 3,958 1,950 597 9 Kanreg IX Jayapura 263,226 145,924 48,259 107,615 44,015 30,503 JUMLAH Data yang Berbeda Asal Data No

Pelatihan bagi para Penatar TOT akan dilaksanakan oleh BKN Pusat dengan peserta pelatihan : Calon Instruktur dari BKN Calon Instruktur dari Biro Kepegawaian Dep / LPND instansi Pusat BKD Propinsi DKI Jakarta Pelatihan akan diselenggarakan pada Minggu I Mei 2003 di BKN

Pelatihan di Instansi Pusat Pelatihan di instansi pusat diselenggarakan oleh Biro Kepegawaian di masing-masing instansi, dengan peserta tatar : Staf Biro Kepegawaian Staf Biro Kepegawaian Direktorat Jendral di Masing- masing Departemen Pelatihan dilaksanakan mulai Mei s.d Juni Biaya Penyelenggaraan pelatihan ditanggung oleh masing-masing instansi

Pelatihan di Kanreg BKN Pelatihan di Kanreg BKN diselenggarakan oleh Kanreg BKN, dengan peserta tatar : BKD Propinsi, Kabupaten & Kota Kanreg BKN Instansi vertikal di Daerah Diselenggarakan Minggu ke II Mei 2003 Biaya Penyelenggaraan Pelatihan disediakan dari Proyek PUPNS tahun 2003 Biaya akomodasi, transport & lumpsum menjadi tanggung jawab pemerintah Prop/Kab/Kota

Pelatihan di Pem. Prop/Kab/Kota Pelatihan di BKD Prop/Kab/Kota diselenggarakan oleh masing-masing BKD Prop/Kab/Kota, dengan peserta tatar : Staf BKD Prop/Kab/Kota Unit Kepeg. Dinas, Badan, Kantor atau organisasi Pemerintah Prop/Kab/Kota lainnya Unit kepegawaian Instansi vertikal di Prop/Kab/Kota Unit kepeg. UPT Pusat di Propinsi Diselenggarakan Minggu ke IV Mei s.d Juni 2003 Biaya akomodasi, transport & lumpsum menjadi tanggung jawab pemerintah Prop/Kab/Kota

Diselenggarakan Minggu ke II Juni 2003 Pelatihan di Dinas, Badan, Kantor atau organ Pemerintah Prop/Kab/Kota lainnya dan instansi vertikal, UPT Pelatihan di Dinas, Badan, Kantor atau organ Pemerintah Prop/Kab/Kota lainnya dan instansi vertikal, UPT diselenggarakan oleh masing-masing Dinas, Badan, Kantor atau organ Pemerintah Prop/Kab/Kota lainnya dan instansi vertikal, UPT Diselenggarakan Minggu ke II Juni 2003

ALUR PELATIHAN PENGISIAN FORMULIR BKN TIM PUPNS INSTRUKTUR INSTANSI PUSAT INSTRUKTUR BKN INSTRUKTUR PROP INSTRUKTUR KANREG BKN INSTRUKTUR KAB/KOTA INSTRUKTUR UNIT KERJA INSTANSI PUSAT INSTRUKTUR DINAS, BADAN, KANTOR, INSTANSI VERTIKAL PROP INSTRUKTUR DINAS, BADAN, KANTOR, INSTANSI VERTIKAL, UPT SUPERVISI UNIT KERJA INSTANSI PUSAT SUPERVISI UNIT KERJA PROPINSI SUPERVISI UNIT KERJA KAB/KOTA BIMBINGAN BIMBINGAN BIMBINGAN PNS PNS PNS

Pengiriman kembali formulir Bagi instansi Pusat, formulir dikembalikan ke BKN Pusat Bagi Dinas, Badan, Kantor atau organ Pemerintah Prop/Kab/Kota formulir dikembalikan ke Kanreg BKN (sesuai dg wilayah kewenangannya) melalui BKD Prop/Kab/Kota kecuali yang ditentukan khusus. Instansi vertikal Pusat di Prop/Kab/Kota & UPT Instansi Pusat, formulir dikirimkan ke Instansinya di Pusat dan selanjutnya dikirimkan ke BKN Pusat Bagi Prop/Kab/Kota formulir dikembalikan ke Kanreg BKN (sesuai dg wilayah kewenangannya) melalui BKD Prop/Kab/Kota kecuali yang ditentukan khusus.

ALUR DISTRIBUSI DAN PENARIKAN FORMULIR BKN PUSAT KANREG BKN BIRO KEPEGAWAIAN BKD PROP INS. VERTIKAL DI PROPINSI BKD KAB/KOTA UNIT ESELON I, II DINAS, BADAN, KANTOR BAG. KEPEGAWAIAN DINAS, BADAN, KANTOR, UPT UNIT SATUAN KERJA UNIT SATUAN KERJA UNIT KERJA UNIT SATUAN KERJA PNS PNS PNS PNS

Pengolahan Data Pengolahan dilakukan dua tahap yaitu data pokok diolah tahun 2003 dan data suplemen diolah tahun anggaran 2004 Pengolahan data dilakukan secara desentralisasi, program pengolahan dibuat di Pusat dan diinstal di Kanreg Pembagian tugas pengolahan sebagai berikut: Bagi Instansi Pusat dan BKD tertentu akan diolah di BKN Pusat Bagi BKD Prop/Kab/Kota kecuali yang ditentukan khusus pengolahannya akan dilakukan oleh Kanreg BKN sesuai dengan wilayah kewenangnnya.

BUTIR-BUTIR PENEGASAN Kegiatan PUPNS adalah kegiatan Nasional yang menjadi tanggung jawab kita bersama sehingga hasilnya dapat digunakan oleh Pemerintah untuk kepentingan kita bersama pula Kita wajib menyadari bahwa pemerintahan yang baik sangat tergantung kepada PNS yang menjalankan pemerintahan tersebut, oleh karena itu data PNS perlu akurat dan uptodate Jadwal waktu yang sudah disusun harus kita taati bersama sehingga hasil PUPNS dapat disajikan tepat waktu Anggaran PUPNS terbatas, oleh karenanya diharapkan partisipasi masing-masing instansi di unitnya sangat kami harapkan.

SEKIAN DAN TERIMA KASIH