A. Permintaan Rutin

A. Permintaan Rutin Tutup dengan : Mulai dengan permintaan Berikan rincian dan alasan yang perlu Akhiri dengan penutup yang tulus dan permintaan akan tindakan spesifik. Permintaan akan tanggapan spesifik Ekspresi penghargaan Tutup dengan : Informasi mengenai cara menghubungi Anda.

Permintaan Rutin untuk pihak internal adalah MEMO Memo mempunyai beberapa kelebihan, yaitu Memberikan suatu catatan permanen Menghemat waktu dan pertanyaan Menunjukkan apa yang benar-benar diinginkan untuk dilakukan

Permintaan Rutin untuk pihak eksternal : berita tentang pemesanan barang dan penerima kwitansi pemesanan dianggap jenis pesan rutin yang paling sederhana. a. teknologi a. Pesanan b. Klaim (aduan), b. ekonomi • Jelaskan masalah dan berikan rincian • Berikan informasi pendukung • Minta tindakan spesifik C.

Permintaan Rutin untuk pihak eksternal : C. Permintaan dan persetujuan kredit rutin, Anda mungkin akan menelepon perusahaan menanyakan aplikasi kredit atau menulis surat sesederhana ini : a. teknologi Kami bermaksud untuk membuka rekening kredit dengan perusahaan Anda. Tolong kirimkan formulir aplikasi, dan beri tahu kami referensi apa yang Anda perlukan. b. ekonomi d. Menyetujui permintaan kredit rutin Mulai surat Anda dengan memberi informasi pembaca bahwa aplikasinya untuk mendapatkan kredit disetujui. Di bagian tengah sertakan pernyataan yg cukup lengkap mengenai pengaturan kredit, dan tutup dengan dengan nada sopan menunjukkan perhatian kepada manfaat yang diperoleh pelanggan. Contoh

Contoh a. teknologi b. ekonomi Selamat ! Aplikasi kredit Anda kepada Jake’s Building Center telah disetujui dengan kredit sebesar $ 3.000 tersedia bagi Anda. Gunakan kartu terlampir apabila Anda berbelanja di salah satu dari tiga Jake’s Building Center. Dengan kartu ini, Anda dapat membeli peralatan, perlengkapan cat, aneka keperluan pemipaan dan listrik, produk untuk berkebun dan banyak lagi yang lain. Tagihan dikirimkan tanggal 20 setiap bulan serta daftar setiap barang yang dibeli, jumlah barang yang harus dibayar, dan pembayaran bulanan. Bila Anda membayar seluruh tagihan tanggal 15 bulan berikutnya, tidak ada bunga yang dikenakan. Bila Anda bermaksud membayar lebih kecil dari tagihan, bunga akan dihitung bulanan sebesar 1,5 persen sisa kredit dan akan ditambahkan pada tagihan Anda bulan berikutnya. Jake’s Building Center terletak di Murphysboro Pinknevyville dan Carbondale dengan gratis ongkos kirim ke alamat dalam jarak 50 mil dari setiap toko. Datanglah ke toko kami jika Anda memerlukan segala sesuatu untuk membangun, memperbaiki atau merenovasi rumah atau kantor Anda. Pertimbangkan mutu tinggi dari barang-barang kami dan harganya yang rendah jika Anda membeli salah satu dari lini produk andalan kami. Kunjungi kami untuk proyek pembangunan Anda berikutnya. b. ekonomi

Permintaan Rutin untuk pihak eksternal : e. Rekomendasi dan permintaan referensi selalu minta ijin sebelum Anda menggunakan nama seseorang sebagai referensi.

B. Berita Baik (Good News) 1. Berita baik mengenai pekerjaan Selamat datang ke Lake Valley Rehabilitation Center. Sejumlah pelamar yang sangat baik telah diwawancarai, tetapi latar belakang pendidikan dan pengalaman di Memorial Hospital mmebuat Anda orang terbaik untuk mendapat posisi koordinator catatan medis. Seperti yang telah kita diskusikan, gaji Anda $26.200 setahun, kami ingin Anda mulai bekerja hari Senin, 1 Februari. Datanglah ke kantor saya jam 8.00. Saya akan memberikan orientasi mendalam tentang Lake Valley dan mendiskusikan berbagai tunjangan perusahaan yang tersedia bagi Anda. Anda dapat juga menandatangani semua dokumen yang berkaitan dengan pekerjaan. Setelah makan siang, Vanessa Jackson akan membawa Anda ke bagian catatan medis dan membantu Anda memulai pekerjaan di Lake Valley Rehabilitation Center. Saya menunggu bertemu dengan Anda pagi hari tanggal 1 Februari.

2. Berita baik mengenai produk Contohnya sebuah surat yang menawarkan program diskon baru kepada toko yang membeli produk dalam jumlah besar. Surat dimulai dengan menyoroti berita, di bagian tengah diiisi dengan rincian program diskon, dan ditutup dengan sedikit informasi penjualan tambahan dan ramalan meyakinkan mengenai hubungan bisnis yang menguntungkan.

C. Pesan Berniat Baik (Good Will) Niat baik adalah perasaan positif yang mendorong orang untuk mempertahankan hubungan bisnis. Perusahaan dapat meningkatkan hubungannya dengan konsumen dan relasi bisnis lain dengan mengirimkan pesan yang bersifat kekeluargaan. Ucapan Selamat (Congratulations) Ucapan selamta dilakukan untuk memberikan ucapan selamat kepada perusahaan atau individu yang berhasil meraih suatu penghargaan tertentu.

2. Penghargaan (Messages of appreciation) Dalam perusahaan adalah penting untuk mmeperhatikan apa yang telah diberikan karyawan secara individual terhadap perusahaan. Siapa pun yang secara khusus membantu Anda atau organisasi Anda harus menerima ucapan terima kasih secara tertulis. Di bawah ini contoh penghargaan yang ditujukan kepada pemasok : 1. Terima kasih karena mengirimkan suku cadang AC via kiriman semalam. Anda memungkinkan kami memuaskan kebutuhan dua orang pelanggan yang menjadi amat tidak sabar dengan panas. 2. Terima kasih khusus kepada Susan Brown yang pertama kali menerima telepon dari kami dan tidak pernah berkaa ”Itu tidak dapat kami lakukan.” Inisiatifnya atas nama kami amat kami hargai.

3. Bela Sungkawa (Condolence) Ucapan duka cita menunjukkan perhatian terhadap perusahaan atau individu yang menerimanya. Penyusunan ucapan duka cita dimulai dengan pernyataan kalimat yang menunjukkan rasa simpati. Di bagian tengah, sebutkan sifat baik atau kontribusi positif / hikmah yang dapat diambil. Kemudian ditutup dengan harapan, seperti referensi untuk masa depan yang lebih cerah.

BAD NEWS DAN PESAN PERSUASIF A. MEMILIH PENDEKATAN ORGANISASIONAL Menggunakan Rencana Menggunakan Rencana Tidak Langsung Langsung Penyangga Mulai dengan pernyataan netral atau positif BeritaBuruk Nyatakan berita buruk di depan Alasan Secara logis, netral dan singkat jelaskan alasan berita buruk. Alasan Jelaskan alasan berita buruk. Tawarkan beberapa alternatif bila memang ada Berita Buruk Nyatakan berita buruk dg jelas dan singkat. Tekankan berita baik apapun kurangi tekanan berita buruk Penutup Positif Tutup dengan pernyataan positif, sesuatu yang bermaksud untuk menenangkan pembaca. Penutup Positif Tutup dengan pernyataan positif, menyenangkan melihat ke depan.

1. Menggunakan Rencana Tidak Langsung - Kapan kita menggunakan pendekatan langsung ?? Gunakan pendekatan langsung bila penerima secara emosional terlibat atau akan merasa tidak senang dengan berita buruk. Penyangga, adalah pembuka netral untuk berita buruk. Alasan, kemukakan alasan untuk menunjukkan bahwa keputusan Anda masuk akal dan adil. Hindari meminta maaf saat memberikan alasan. c. Berita buruk, Teknik untuk mengatakan ”tidak” dan sehalus mungkin, yaitu : sisipkan berita buruk di tengah paragraf Gunakan pernyataan yang berbentuk pengandaian (bila atau kalau)

Hindari pernyataan kasar yg kemungkinan menyebabkan sakit hati dan marah SEBAGAI GANTI INI GUNAKAN INI Kami harus menolak lamaran Anda Posisi ini sudah terisi. Kami harus menolak usulan Anda Kami telah menerima usulan dari AAA Buildirs Kami tidak dapat menyetujui Silakan membayar tagihan permintaan perpanjangan kredit Anda sebelum tanggal 14 Januari

Menawarkan saran tindakan d. Penutup yang positif, penutup yang membangkitkan semangat dan positif : Membina niat baik, Menawarkan saran tindakan Memberi pandangan ke masa depan.

2. Menggunakan Rencana Langsung Gunakan rencana langsung, bila : 1. Atasan Anda lebih menyukai pesan internal segera disampaikan. 2. Penerima pesan selama ini mempunyai hubungan positif atau hubungan baik dengan komunikator. 3. Pesan negatif relatif ringan dan tidak melibatkan masalah individu.

JL. Dr. Sutomo Nomor 2 Yogyakarta B. BAD NEWS 1. Menolak undangan dan permintaan bantuan Bacalah contoh surat yang menolak permintaan bantuan PT.CITRA NIAGA JL. Dr. Sutomo Nomor 2 Yogyakarta Kepada Yth. Ibu Sri Ekanti Ketua Panitia Lomba Lukis dan mewarnai Jl. Palagan Tentara Pelajar No. 1 Dengan hormat, Lomba yang akan Saudara diadakan untuk anak-anak Play Group, Taman Kanak-Kanak dan Sekolah Dasar tersebut tampaknya menarik dan memberikan kegiatan yang positif. Namun demikian, sebagaimana Saudara ketahui, perusahaan kami adalah perusahaan bisnis dengan bidang usaha perdagangan farmasi dan obat-obatan. Dengan demikian lomba tersebut kurang mengena bagi perusahaan kami. Untuk itu kami menyesal tidak dapat membantu Saudara. Kami doakan semoga lomba yang akan Saudara adakan berlangsung dengan sukses. Hormat kami, Ttd Bintang Dini Hari Direktur

Ketika menolak melakukan penyesuaian : B. BAD NEWS 2. Menolak Penyesuaian Untuk Klaim dan Penyesuaian Ketika menyampaikan berita buruk kepada pelamar pekerjaan, ingat tiga prinsip : Ketika menolak melakukan penyesuaian : - Tunjukkan pengertian atas keluhan - Jelaskan penolakan Anda - Sarankan tindakan alternatif. Tetapi kadang-kadang surat penolakan untuk klaim dan penyesuaian menggunakan pendekatan langsung, seperti pada contoh surat PT. MARGONO

B. BAD NEWS 3. Menolak lamaran pekerjaan Mulai dengan rencana langsung Nyatakan dengan jelas mengapa pelamar tidak dipilih Tutup dengan mengajukan alternatif Lihat contoh gambar 8.7 Surat menolak lamaran pekerjaan

Permintaan persuasif menghadapi masalah : C. PESAN PERSUASIF Persuasif adalah proses mengubah sikap orang atau mempengaruhi tindakan mereka. Permintaan persuasif menghadapi masalah : Permintaan ini sering tidak menawarkan sesuatu yang berwujud sebagai imbalan Banyak permintaan yang saling bersaing 1. Merencanakan pesan persuasif a. Memilih pendekatan organisasional Gunakan pendekatan tak langsung kalau penerima akan bereaksi negatif / tidak menguntungkan terhadap pesan Anda. Gunakan pendekatan langsung, kalau pesan Anda panjang atau rumit, atau kalau pembaca lebih menyukai keterusterangan. b. Struktur /organisasi pesan persuasif Pesan/permintaan persuasif biasanya disusun dengan menggunakan struktur pengorganisasian secara induktif atau dengan struktur AIDA (Attention, Interest, Desire dan Action). - Attention (perhatian) Mendapat perhatian pembaca dengan manfaat yang benar-benar menarik atau bernilai. - Interest (minat) Membangun minat pembaca dengan menjelaskan manfaat lebih dan menarik logika atau emosinya. - Desire (keinginan) Membangun keinginan dengan menunjukkan bagaimana tawaran Anda dapat membantu pembaca. - Action (tindakan) Memberikan imbauan tindakan yang kuat dan sederhana serta menyediakan cara mudah bagi pembaca untuk mengambil langkah berikutnya. Lihat contoh 9.3 (HOST MARRIOT SERVICES) surat persuasif menggunakan rancangan AIDA

2. Jenis Pesan Persuasif a. Permintaan persuasif untuk tindakan Dalam menyusun pesan persuasif untuk tindakan perlu diperhatikan beberapa hal berikut : Tekankan manfaat yang diperoleh dengan memenuhi permintaan Buat permintaan yang reasonable Lihat contoh surat PT. CEMANI b. Klaim persuasif dan permintaan untuk penyesuaian Bahan kunci dari klaim persuasif adalah kaji ulang yang lengkap dan spesifik fakta serta nada percaya diri dan positif. Bicarakan hanya keluhan yang Anda alami, bukan mengenai masalah lain yang berkaitan dengan produk serupa atau keluhan lain mengenai perusahaan. Lihat contoh pesan persuasif untuk klaim dan penyesuaian (PT. TINTA OFFSET).