KOORDINASI DAN RANCANGAN ORGANISASI PERTEMUAN 8

Koordinasi Proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada: persyaratan bentuk dan komunikasi tugas-tugas yang dilakukan. tingkat ketergantungan berbagai sub unit yang melaksanakan tugas tersebut.

Apabila tugas-tugas tersebut memerlukan arus informasi antar unit, maka diperlukan tingkat koordinasi yang tinggi, tetapi apabila tidak ada manfaat maka pekerjaan tersebut lebih baik diselesaikan antar anggota unit-unit lainnya.

Koordinasi yang tinggi akan bermanfaat bagi: pekerjaan yang tidak rutin dan tidak dapat diperkirakan sebelumnya, pekerjaan dengan faktor-faktor lingkungan yang cepat berubah, pekerjaan yang mempunyai tingkat ketergantungan yang tinggi. perusahaan yang menetapkan sasaran prestasi yang tinggi.

Menurut James D. Thompson ada tiga bentuk ketergantungan antara unit-unit: 1.Ketergantungan yang dikelompokkan (pooled interdependence), terjadi apabila unit-unit organisasi tidak tergantung satu sama lain untuk melaksanakan pekerjaan sehari-hari tetapi saling tergantung pada prestasi dari setiap unit bagi tercapainya tujuan akhir.

2. Ketergantungan sekuensial (sequntial interdependence), suatu unit organisasi harus melaksanakan aktivitas terlebih dahulu sebelum unit-unit selanjutnya dapat bertindak. 3. Ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence), melibatkan hubungan timbal balik antara sejumlah unit.

Perbedaan orientasi terhadap tujuan tertentu. Perbedaan sikap dan gaya kerja yang cenderung timbul antara karyawan dan departemen: Perbedaan orientasi terhadap tujuan tertentu. Perbedaan orientasi waktu. Perbedaan orientasi antar pribadi. Perbedaan formalitas struktur.

Tiga pendekatan untuk melaksanakan koordinasi yang efektif: 1. Teknik manajemen dasar, untuk menanggulangi masalah organisasi dengan tuntutan koordinasi yang sederhana untuk mencapai pengendalian. a. Hirarki manajerial, rantai komando organisasi menyatakan adanya hubungan di antara para anggota dan unit-unit yang mereka awasi.

b. Aturan dan prosedur, dirancang untuk menangani kejadian yang rutin. c. Rencana dan tujuan, akan terkoordinasi apabila semua unit mencurahkan usahanya kepada target yang sama dalam cakupan luas.

2. Meningkatkan potensi koordinasi, dapat ditingkatkan dari dua arah: a. Sistem informasi vertikal, merupakan cara untuk menyampaikan data dari tingkat atas ke tingkat bawah organisasi. b. Hubungan lateral, memungkinkan pertukaran informasi dan pengambilan keputusan pada tingkat yang benar-benar membutuhkan informasi.

Jenis hubungan lateral: - kontak langsung. - peran penghubung terbatas (boundary spanning roles). Komite dan satuan tugas. - peran pengintegrasi. - peran penghubung manajerial. (managerial linking roles) - organisasi matriks.

3. Mengurangi kebutuhan akan koordinasi. Menurut Galbraith ada dua cara untuk mengurangi kebutuhan akan koordinasi: a. Penyediaan sumber daya cadangan (tambahan). b. Pembentukan unit yang independen.

Pertimbangan utama dalam memilih pendekatan terbaik untuk koordinasi adalah dengan membandingkan kapasitas organisasi dengan kebutuhannya akan koordinasi.

Rentang Manajemen (span of management), jumlah bawahan yang melapor langsung kepada manajer tertentu.

Ada dua hal yang menyebabkan rentang yang sesuai menjadi penting: rentang manajemen bisa mempengaruhi efisiensi manajer dan keefektifan manajer bawahannya. ada hubungan antara rentang manajemen pada seluruh organisasi dengan struktur organisasi.

Rentang manajemen yang sempit menyebabkan struktur organisasi yang tinggi, sedangkan rentang yang lebar lebih sedikit tingkatan manajemen. Keduanya berpengaruh terhadap keefektifan manajer pada setiap tingkat.

Menurut Lockheed ada tujuh faktor yang mempengaruhi pemilihan rentang yang sesuai: Kesamaan fungsi yang disupervisi. Jarak geografis dari fungsi yang disupervisi. Kerumitan fungsi yang disupervisi. Pengarahan dan pengendalian yang diperlukan bawahan. Koordinasi yang diperlukan supervisor. Perencanaan yang diperlukan supervisor. Bantuan yang diterima supervisor.