AUDIT SISTEM KEPASTIAN MUTU

DEFINISI : Menurut The International Standard For Terminology in Quality Management, ISO 8402: “Audit mutu merupakan suatu pengujian yang sistematis dan independent untuk menentukan apakah aktivitas mutu dan hasil sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah pengaturan yang direncanakan tersebut diimplemantasikan secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan.”

TIPE AUDIT : Tipe audit dapat dibedakan tergantung dari pada obyek dan tujuan audit : Internal dan Eksternal Tergantung pada siapa auditornya; audit eksternal dilakukan oleh orang luar terhadap perusahaan. Hasil audit sering dibagi oleh perusahaan yang diaudit dan pelanggan yang melakukan audit. Sistem, Produk, Proses, Lokasi, dan Organisasional Audit ini mensyaratkan keahlian teknologi auditor.

TIPE AUDIT : Garis dasar (baseline) dan reguler Baseline audit, biasanya lebih menyeluruh dan intensif. Regular audit, dapat diperluas dengan audit khusus atau audit ad hoc dengan alasan kerusakan yang banyak, perubahan-perubahan, dan ketersediaan sumber daya. Khusus dan komprehensif Audit khusus (special audits), adalah terbatas. Audit komprehensif (comprehensive audits), mencakup area-2 lain seperti akuntansi, operasi, pemasaran.

Pemisahan : Klien, Auditor & Auditee Klien; yaitu manajer senior menyewa seorang auditor eksternal yang diakreditasi untuk mengaudit sistem mutu seorang pemasok. Auditor; merencanakan dan melakukan audit dan melaporkan kepada klien. Auditee; adalah orang yang bertanggung jawab untuk area yang diaudit dan memberikan akses terhadap bukti yang diperlukan oleh auditor.

Hubungan & Fungsi yang ditimbulkan dalam audit : Auditor Pengesahan Audit Pertanggung jawaban Klien Auditee

Seorang auditor harus : Mentaati persyaratan-2, yaitu standar audit, dan berkomunikasi dan mengklarifikasi ini dengan mitra audit yang lain. Merencanakan dan melaksanakan penugasan audit dengan baik. Mencatat observasi dan melaporkan. Memverifikasi tindakan korektif Mengamankan dokumen audit memelihara kerahasiaan Bekerjasama dengan auditor yang memimpin.

Lead auditor harus : Membantu dalam menetapkan rencana audit Mewakili tim audit Menyampaikan laporan audit

Peranan klien adalah : Menentukan kebutuhan untuk suatu audit dan memprakarsai audit Menerima laporan audit Menentukan tindak lanjut audit

Auditee harus : Memberitahu staff mengenai audit memberikan dukungan dan sumber lain untuk auditor memberikan akses terhadap fasilitas dan material pembuktian Bekerjasama dengan auditor Melakukan tindakan korektif.

Manfaat Audit Mutu : Menilai ketaatan terhadap prosedur pengendalian mutu dan standar program mutu. Menilai proses pengambilan keputusan untuk keabsahan Menilai karakteristik mutu dari produk serta proses yang berkaitan dengan spesifikasi dari pelanggan atau pendesain melalui pengendalian dari inspeksi reguler. Memperbaiki efektivitas dari program manajemen mutu Mengeksplorasi penyebab kerusakan, keluhan pelanggan, dan masalah lain.

Manfaat Audit Mutu : Memperoleh sertifikasi formal dari program manajemen mutu Mengarahkan dan memotivasi staf dalam masalah mutu, menunjukkan perhatian manajemen untuk mutu, dan menciptakan kesadaran mutu. Menunjukkan perhatian manajemen untuk mutu terhadap pemasok atau pelanggan serta memperoleh perlindungan terhadap tuntutan liabilitas produk (product Liability Claims) Memperkenalkan suatu formalitas yang perlu dan konsistensi dalam program mutu usaha yang kecil Melakukan pelatihan dan memberikan pengetahuan teknis.

Mutu = Ukuran relatif dari ke “ baik” an / bagus Sebuah produk / jasa yang baik / bagus memenuhi kepuasan pelanggan: Mutu rancangan / quality of design yaitu tampilannya / Feature Mutu kesesuaian / quality of conformance yaitu fungsinya

Biaya mutu : Biaya pencegahan (prevention cost) Biaya penilaian (appraisal cost) Biaya kegagalan internal (internal failure cost) Biaya kegagalan eksternal (external failure cost)

ISO 10011 menggaris bawahi maksud dan tujuan dari audit sbb : Menentukan ketidak sesuaian Menentukan efektivitas sistem mutu Memberikan peluang untuk perbaikan sistem mutu Memenuhi persyaratan peraturan Memudahkan registrasi / pendaftaran atas sistem mutu Menilai pemasok dan memverifikasi sistem mutu pemasok Menilai dan memverifikasi sistem mutu perusahaan sendiri.

Berbagai pihak berkepentingan terhadap hasil audit dengan berbagai kepentingan & tujuan: Perusahaan (manajemen puncak), untuk menilai seberapa mampu jajaran dibawahnya mengimplementasikan sistem manajemen kualitas yg telah disepakati & menjadi panduan operasional perusahaan dalam mencapai tingkat kualitas yg telah ditetapkan. Pelanggan, untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dikonsumsi/digunakan telah sesuai dengan standar kualitas yang disyaratkan.

Pemerintah, untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dihasilkan & dilepas ke pasar telah sesuai dg standar kualitas yang telah ditetapkan pemerintah & aman untuk dikonsumsi/digunakan oleh konsumen. Asosiasi, untuk mendapatkan informasi tentang bagaimana perusahaan yang menjadi anggotanya mengelola manajemen kualitasnya sehingga mampu menghasilkan produk sesuai dengan yg disyaratkan pelanggannya. Lembaga sertifikasi, untuk menilai kemampuan perusahaan dalam menerapkan sistem kepastian kualitas yg telah ditetapkan oleh lembaga sertifikasi, sehingga bisa diambil tindak lanjut dari keberadaan sertifikasi yang telah diberikan.

Prinsip audit mutu : Auditor harus berkualifikasi dan independen. Maksud dan tujuan dari audit harus diklarifikasikan dan disetujui. Audit harus direncanakan dan dipersiapkan secara memadai. Orang yang bertanggung jawab atas aktivitas yang akan diaudit harus secara baik dan diberitahukan sebelum dan sesudah audit. Rencana audit dan laporan akhir harus tertulis. Auditor harus menindaklanjuti (mengaudit kembali) tindakan perbaikan.

Prinsip audit mutu : Penilaian terhadap standar harus obyektif, faktual dan apabila mungkin kuantitatif. Audit harus tidak terlalu mengganggu operasi yang berjalan. Frekuensi audit harus bervariasi dengan kebutuhan aktual dan demikian juga intensitas dan luas dari audit. Kertas kerja dan dokumen-2 lain dari audit harus disimpan dalam bentuk yang baik dan teratur. Uji petik untuk mengumpulkan bukti harus tidak memihak dan dapat dipercaya (sampel yang cukup besar).

Langkah-2 Audit mengadopsi PDSA (Plan-Do-Study-Act) : Perencanaan audit Pelaksanaan audit Mempelajari hasil audit Tindakan perbaikan

Mengimplementasikan rencana & tindakan Standarisasi Review kemajuan Identifikasi Tujuan : Siapa Apa Dimana Kapan Mengapa Bagaimana Menetapkan ukuran kinerja Menetapkan anggota tim ACT PLAN STUDY DO Respon terhadap kesimpulan auditor Mengembangkan rencana tindakan Merumuskan & mendokumentasikan tindakan korektif Melakukan rapat perkenalan Diskusi ruang lingkup Rancangan jadwal audit Wawancara Investigasi Evaluasi Melakukan rapat penutup Ringkasan hasil Dokumen Mempersiapkan laporan akhir

Klausul 4 tentang Sistem Manajemen Kualitas. Lima klausul dari ISO 9001: 2001 memberi rujukan tentang sistem kepastian kualitas yg meliputi : Klausul 4 tentang Sistem Manajemen Kualitas. Klausul 5 tentang Tanggung Jawab Manajemen Klausul 6 tentang Manajemen Sumber Daya Klausul 7 tentang Realisasi Produk Klausul 8 tentang Pengukuran, Analisis, dan peningkatan