Manager cari informasi GKM NGELABA Disusun Oleh : Muhammad Afandi Direktur Utama manager Cari Duit Dhita Deliarwan Manager cari informasi Chintya Komala Sari Manager Coret-Coret Nisa Afina Sri Wahyuningsih ManagerFoto-foto

Jadwal Rencana No. Kegiatan Minggu I Minggu II Minggu III I II III IV 1 Menentukan Tema & Judul 2 Menganalisa Penyebab 3 Menguji & Menetapkan Penyebab Dominan 4 Membuat Rencana & Melaksanakan Perbaikan 5 Meneliti Hasil 6 Membuat Standar Baru 7 Mengumpulkan Data Baru & Menentukan Rencana Berikutnya

Aliran Proses

Dokumentasi Awal

Menentukan Tema & Judul Invetarisasi Masalah Stratifikasi Masalah No Masalah 1 Penjaga kesekretariatan kurang ramah. 2 Tempat antri yang tidak teratur. 3 Kurang tersedianya media informasi bila ada info penting. 4 Kurangnya jumlah penjaga yang stand by di loket. 5 Sedikit loket yang tersedia 6 Jam kerja yang tidak menentu 7 Kurangnya Kejelasan Job desk penjaga 8 Kurang banyak tersedia tempat duduk yang ada 9 Penjaga kesekretariatan yang kurang tanggap No. Penyebab Data 1. Penjaga Kesekretariatan kurang ramah IIIII IIIII IIIII 2. Tempat Antrian yang tidak teratur IIIII IIII 3. Kurang tersedianya media informasi IIIII IIIII IIIII II 4. Kurangnya jumlah penjaga yang stanby IIIII I 5. Jam kerja tidak menentu IIIII IIIII III 6. Lain-lain IIIII

Penetapan Tema No. Penyebab Data % komparatif % kumulatif 1. Penjaga Kesekretariatan kurang ramah IIIII IIIII IIIII 23,08 2. Tempat Antrian yang tidak teratur IIIII IIII 13,85 36,92 3. Kurang tersedianya media informasi IIIII IIIII IIIII II 26,15 63,08 4. Kurangnya jumlah penjaga yang stanby IIIII I 9,23 72,31 5. Jam kerja tidak menentu IIIII IIIII III 20,00 92,31 6. Lain-lain IIIII 7,69 100,00 Peningkatan kualitas pelayanan Kesekretarian di media informasi

Fishbone Diagram

Penetapan Penyebab Dominan (NGT) No Penyebab Afandi Chintya Dhita Nisa Sri Total Rank 1. Jarang dibersihkan 3 2 1 4 11 5 2. Kurangnya lahan mading 10 6 3. Petugas kurang disiplin 29 4. Kurangnya jadwal pergantian informasi 24 5. Isi mading tidak memenuhi kriteria perkuliahan 15 6. Minimnya jumlah mading yang tersedia 12

Penetapan Penyebab Dominan (PIE CHART) No F-1 Akibat F-2 F-3 F-4 F-5 1 Petugas kurang diidplin Waktu penggantian informasi tidak menentu Kurangnya lahan Area madding sempit Jarang dibersihkan Banyak terdapat informasi-informasi yang sudah lama Minimnya jumlah madding yang tersedia Tidak ada mading informasi untuk masing-masing jurusan Kurangnya jadwal penggantian informasi secara berkala Informasi tidak ter-update 2 Kurangnyya informasi terbaru kotor Isi mading tidak memenuhi criteria perkuliahan Informasi tidak tepat sasaran 

Rencana Perbaikan No Faktor Why What Where When Who How How Much 1 Petugas kurang disiplin Kurangnya kesadaran diri dari masing-masing petugas Kurang ketatnya pengaturan jadwal antar karyawan Ketidak disiplinan spesifikasi jobdesc antar karyawan Sistem manajemen pada karyawan di sekretariatan Pelaksanaan program kerja ke sekretariatan Petugas sekretariatan Jam kerja tidak optimal Manajemen waktu antar petugas tidak baik 1/3 jam kerja (setiap 1/3 jam kerja akan ngerasa jenuh dan melakukan kegiatan non-produktif 2 Kurangnya lahan Lahan mading yang disediakan oleh kesekretariatan tidak mencukupi Jumlah area mading kesekretariatan Area di depan kesekretariatan Setiap semester (sejak kesekretariatan dibangun) Kesekretariatan divisi humas - Informasi yang dapat disediakan oleh kesekretariatan menjadi kurang optimal - Tida ada spesifikasi mading untuk masing-masing jurusan. - Semenjak mading disediakan/ dibuat tidak mengalami perubahan 3 Jarang dibersihkan Tidak terdapat jadwal piket untuk petugas kesekretariatan Tidak ada jadwal pemeriksaan secara berkala pada sekretarian Area mading Area loket kesekretariatan Area mading dan area loket kesekretariatan Untuk mading per minggu/sekali Untuk loket per up date informasi Petugas kesekretarian dan petugas kebersihan kampus. Banyaknya pamflet-pamflet berisi informasi yang sudah usang masih terpampang di mading dan loket kesekretariatn sehingga mengurangi lahan mading yang tersedia untuk info selanjutnya. Setiap ada up date-an informasi 4 Minimnya jumlah mading yang tersedia Karena sebagai fungsi utamanya bahwa sebagian besar informasi dari kesekretariatan akan dicantumkan di mading, sehingga dengan jumlah mading yang sedikit akan mempengaruhi banyaknya informasi yang bisa disampaikan dan tidak dapat dilakukan spesifikasi informasi per jurusan di mading. Jumlah mading Yang ada hanya 1 buah Area depan kesekretariatan Sejak mading kesekretariatan dibuat Petugas kesekretariatan divisi humas Menumpuknya pamflet-pamflet info yang tertempel di mading dan tidak terdapat spesifikasi jenis informasi (akademik,iklan,proker,jurusan,dll) yang tertempel di mading setiap periode pergantian semester. 5. Kurangnya jadwal penggantian informasi secara berkala Tidak adanya spesifikasi pembagian jadwal penggantian informasi secara berkala informasi Di mading dan loket kesekretariatan Setiap pergantian kepengurusan Petugas kesekretariatn Terbengkalainya informasi-informasi yang tercantum di mading sehingga tidak ada kejelasan antara info yang up date dan yang tidak Setiap minggu 6. Isi mading tidak memenuhi kriteria perkuliahan Tidak terdapat aturan baku mengenai pengisian mading Informasi yang menjadi isi dalam mading Dalam area mading Sejak mading diadakan Banyaknya informasi-informasi yang diluar sasaran perkuliahan Setiap periode pengisian mading

Melaksanakan Perbaikan faktor yang diperbaiki Petugas Kurang Disiplin, kurangnya lahan yang tersedia, jarangnya mading dibersihkan, jumlah mading yang tersedia, kurangnya jadwal informasi secara berkala dan isi mading tidak memenuhi kriteria perkuliahan, Sasaran /tujuan perbaikan Media Informasi Kesekretariatan FT UNTIRTA Usulan perbaikan Peningkatan perbaikan kualitas dan kesadaran diri terhadap pekerjaan dengan cara diberikan penyuluhan Penyusunan ulang jadwal karyawan secara terperinci agar jelas dan tidak terjadi penyimpangan Jobdesk. Memaksimalkan area yang tersedia seoptimal mungkin dengan mebersihkan pamflet informasi yang sekiranya sudah tidak penting. Pembuatan jadwal piket untuk petugas kesekretariatan agar petugas menjadi lebih tertib dan disiplin akan tugasnya masing – masing. Diterapkan peraturan penggunaan lahan mading, agar fungsi mading yang terdapat pada kesekretariatan sesuai dengan konten yang diharapkan dengan cara melarang pamflet – pamflet non akademik dipasang di area mading sekretariat. Lokasi perbaikan Mading Kesekretariatan Pelaksanaan (Periode Kegiatan) Juni 2011 Pelaksana Perbaikan Petugas Sekretariat dan Team NGELABA Cara pelaksanaan Penyuluhan dan memonitoring Usulan Perbaikan Secara Berkala.

Meneliti hasil Dampak positif dari usulan perbaikan untuk kesekretariatan adalah terkoordinirnya spesifikasi area mading untuk setiap jurusan, pengelolaan mading menjadi lebih optimal. Lahan-lahan tidak terisi oleh informasi yang tidak jelas sasaran objektifnya, dibuatnya jadwal penggantian informasi secara periodik, dan isi mading sesuai dengan silabus perkuliahan.

Pareto Perbaikan

Dampak Perbaikan Dampak Positif Terkonsepnya mading-mading pada setiap jurusan sehingga tidak tercampurnya informasi-informasi terbaru. Dampak Negatif Dana yang dikeluarkan tidak sedikit, sehingga harus ada dari pihak kampus yang mengatur dana, luas lahan sekertariatan menjadi sempit.

Standarisasi Standarisasi Prosedur Peningkatan perbaikan kualitas dan kesadaran diri terhadap pekerjaan dengan cara diberikan penyuluhan. Penyusunan ulang jadwal karyawan secara terperinci agar jelas dan tidak terjadi penyimpangan Jobdesk. Memaksimalkan area yang tersedia seoptimal mungkin dengan mebersihkan pamflet informasi yang sekiranya sudah tidak penting. Pembuatan jadwal piket untuk petugas kesekretariatan agar petugas menjadi lebih tertib dan disiplin akan tugasnya masing – masing. Diterapkan peraturan penggunaan lahan mading, agar fungsi mading yang terdapat pada kesekretariatan sesuai dengan konten yang diharapkan dengan cara melarang pamflet – pamflet non akademik dipasang di area mading sekretariat. Standar Hasil Peningkatan perbaikan kualitas. Terdapat susunan jadwal karyawan. Memaksimalkan area yang tersedia secara optimal. Terdapat spesifikasi mading dengan jumlah area mading yang sesuai.

Manfaat GKM Dengan penelitian GKM ini didapatkan manfaat mading kesekretariatan menyiadakan lahan mading yang cukup sehingga informasi yang disediakan dapat maksimalkan untuk seluruh mahasiswa.

SEKIAN dan Terimakasih NGELABA Team SEKIAN dan Terimakasih