SISTIM AKUNTANSI UTANG BAB X SISTIM AKUNTANSI UTANG

SISTIM RETUR PEMBELIAN Merupakan sistim akuntansi yang digunakan untuk melaksanakan transaksi pengembalian barang kepada pemasok dan pencatatan pengurangan utang.

FUNGSI YANG TERKAIT Fungsi pembelian, bertanggung jawab untuk mengeluarkan memo debet untuk retur pembelian Fungsi gudang , bertanggung jawab menyerahkan barang ke fungsi pengirman seperti yang tercantum dlm debet memo yang dibuat fungsi pembelian Fungsi pengiriman ,bertanggung jawab untuk mengirim kembali barang kpd pemasok sesuai perintah retur pembelian dalam memo debet Fungsi akuntansi,bertanggung jawab untuk mencatat : Transaksi retur pembelian dlm jurnal retur pembelian atau jurnal umum Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian , dalam kartu persediaan Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip buku kas keluar yang belum dibayar atau dlm kartu utang

DOKUMEN YANG DIGUNAKAN Memo Debet, merupakan formulir yang diisi fungsi pembelian yg memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yg telah dibeli, dan bagi fungsi akuntansi untuk mendebet rekening utang. Laporan Pengiriman Barang, dibuat oleh fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis dan kuantitas barang yang dikirim kembali kpd pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dlm memo debet dari fungsi pembelian.

CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN Jurnal retur pembelian atau jurnal umum, digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan yang mengurangi jumlah persediaan dan utang. Kartu Persediaan, digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena kembalinya barang yg telah dibeli. Kartu utang, dlm sistim retur kartu utang dipergunakan untuk mencatat berkurangnya utang kpd debitur akibat dikembalikannya barang.

JARINGAN PROSEDUR YANG MEMBENTUK SISTIM Prosedur perintah retur pembelian, retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian kpd fungsi pengiriman untuk mengirim kembali barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Prosedur pengiriman barang , fungsi pengiriman mengirimkan barang kpd pemasok sesuai perintah retur pembelian yang tercantum dlm memo debet dan membuat laporan pengiriman barang Prosedur pencatatan utang , fungsi akuntansi memeriksa dokumen –dokumen ( memo debet dan laporan pengiriman barang ) mdan mencatat berkurangnya utang dlm kartu utang atau mengarsip memo debet sbg pengurang utang.

UNSUR PENGENDALIAN INTERN Organisasi Sistim otorisasi dan prosedur pencatatan Praktek yang sehat

Organisasi Pemisahan fungsi pembelian dan fungsi akuntansi ( penjelasan sama dg sisti akuntansi pembelia ) Transaksi dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu unit organisasi., yaitu fungsi pembelian , fungsi pengiriman , fungsi pencatat utang dan fungsi akuntansi yang lain

Sistim otorisasi dan prosedur pencatatan Memo debet untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian dengan membubuhkan tanda tangan pada memo debet Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman, shg dapat menjadi dokumen pendukung yang sahih dalam pencatatan berkurangnya utang dan persediaan. Pencatan akuntansi harus didasarkan pada dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap ( memo debet dan laporan pengiriman barang ), yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang Pencatatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang , dengan membubuhkan tanda tangan dan tanggal pencatatan dalam dokumen.

Praktek yang sehat Penggunaan formulir bernomer urut tercetak, dan penggunaannya dapat dipertanggung jawabkan oleh fungsi yang bersangkutan ( fungsi pembelian dan fungsi pengiriman Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodic direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar

PROSEDUR PENCATATAN UTANG Ada dua metode pencatatan utang : Account Payable Procedure, Voucher Payable Procedure

Account Payable Procedure Account Payable Procedure, catatan utang berupa kartu utang yang diselenggarakan untuk tiap kreditur, yang memperlihatkan catatan mengenai nomer faktur, jml utang, jml pembayaran dan saldo utang.

Account Payable Procedure Dokumen yang digunakan : Faktur dari pemasok Kuitansi tanda terima uang yang ditanda tangani oleh pemasok atau tembusan surat pemberitahuan ( remittance advice ) yg dikirim pemasok yang berisi keterangan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan

Account Payable Procedure Catatan akuntansi yang digunakan: Kartu utang untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur Jurnal pembelian , digunakan untuk mencatat transaksi pembelian Jurnal pengeluaran kas, digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas lain.

Account Payable Procedure Prosedur pencatatan utang Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian Informasi dalam jurnal pembelian kmd diposting ke dalam kartu utang yang diselenggarakan untuk setiap kreditur. Cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan pembayaran utang di posting ke dalam kartu utang.

Voucher Payable Procedure Dlm metode ini pencatatan utang hanya melalui dua tahap, yaitu; Pencatatan utang dlm register kas keluar ( voucher register ) jurnal pengeluaran kas, bahkan dlm prosedur pencatatan utang tertentu (one-time voucher ), hanya dilakukan dlm satu tahap saja

Voucher Payable Procedure Dokumen yang digunakan: Bukti Kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar dan cek ( voucher atau voucher check ) Bukti kas keluar mempunyai 3 fungsi : Sebagai perintak pd kasa unt mengeluarkan uang sejumlah yg tercantum Sbg pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan pembayaran Sebagai dasar untuk pencatatan utang dan persediaan

Voucher Payable Procedure Catatan akuntansi yg digunakan Register bukti kas keluar (voucher register) Register cek ( check register )

Voucher Payable Procedure Prosedur pencatatan utang dg voucher payable prosedur ada dua pencatatan : One-Time Voucher Procedures Built up Voucher Procedures

Voucher Payable Procedure - One-Time Voucher Procedures (Setiap faktur dari pemasok dibuatkan satuset voucher rangkap 3) Dibagi menjadi dua : One time voucher procedures dg dasar tunai ( cash Basis )( gmbr. 10.8 ) dg dasar waktu ( accrual basis )( gmbr. 10.9 )

Voucher Payable Procedure One time voucher procedures dg dasar tunai ( cash Basis ) Faktur yg diterima oleh fungsi akuntansi dr pemasok disimpan dlm arsip sementara menurut tgl jatuh tempo , pada saat jatuh tempo fungsi aakuntanssi membuat bukti kas keluar dan mencatat dlm jurnal pengeluaaran kas ( gmbr. 10.8 )

Voucher Payable Procedure One time voucher procedures dg dasar waktu ( accrual basis ) Faktur diterima oleh bagian utang dr pemasok langsung dibuaatkan bukti kas keluar,kmd transaksi pembelian dicatat dlm register bukti kas keluar. Pada saat bukti kas keluar jatuh tempo, dikirim ke kasir sbg dasr pembuatan cek yg akan dibayarkan pada pemasok. Pembuatan cek dicatat dlm jurnal pengeluaran kas. ( gmbr. 10.9 )

Voucher Payable Procedure Built up Voucher Procedures (Satu set voucher dapat digunakan untuk menampung lebih dari satu faktur dari pemasok) Faktur yg diterima dr pemasok oleh fungsi akuntansi dicatat dlm bukti kas keluar, kmd dilampiri dg fakturnya unt disimpan sementara dlm arsip menurut abjad. Apabilla diterima faktur dari pemasok yg sama bukti kas keluar diambil dr arsip untuk diisi informasi dari faktur yg baru diterima, kmd dikembalikan pd arsip bukti kas yg belum dibayar( mrp catatan utang ). Pada akhir bulan atau pada sat jatuh tempo bukti kas keluar diambil dr arsip dan dicatat oleh fungsi akuntansi ke dlm register bukti kas keluar, kmd diserahkan ke fungsimkeuangan unt dibuatkan cek . Kmd cek dicatat dlm register cek dan bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dikembalikan ke fungsi akuntansi unt disimpan sbg arsip bukti kas keluar yg telah dibayar.

Voucher Payable Procedure Built up Voucher Procedures (Satu set voucher dapat digunakan untuk menampung lebih dari satu faktur dari pemasok) Faktur yg diterima dr pemasok oleh fungsi akuntansi dicatat dlm bukti kas keluar, kmd dilampiri dg fakturnya unt disimpan sementara dlm arsip menurut abjad. Apabilla diterima faktur dari pemasok yg sama bukti kas keluar diambil dr arsip untuk diisi informasi dari faktur yg baru diterima, kmd dikembalikan pd arsip bukti kas yg belum dibayar( mrp catatan utang ). Pada akhir bulan atau pada sat jatuh tempo bukti kas keluar diambil dr arsip dan dicatat oleh fungsi akuntansi ke dlm register bukti kas keluar, kmd diserahkan ke fungsimkeuangan unt dibuatkan cek . Kmd cek dicatat dlm register cek dan bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dikembalikan ke fungsi akuntansi unt disimpan sbg arsip bukti kas keluar yg telah dibayar.

DISTRIBUSI PEMBELIAN Distribusi yg menyangkut peringkasan pendebetan yg timbul dari transaksi pembelian dan pembayaranya unt penyusunan laporan dan pencatatan dlm jurnal

METODE DISTRIBUSI PEMBELIAN METODE JURNAL BERKOLOM Distrbusi debit dari transaksi pembelian dpt dilakukan dengan menggunakan : Jurnal Pengeluaran Kas, hrs disediakan kolom-2 unt menampung klasifikasi pokok yg diinginkan Jurnal Pembelian, Register Bukti Kas Keluar ( voucher Register ),

METODE DISTRIBUSI PEMBELIAN Jurnal Pengeluaran Kas, hrs disediakan kolom-2 unt menampung klasifikasi pokok yg diinginkan Ada 2 prosedur distribusi : Atas dasar tunai ( cash basis ), faktur dicatat dlm jurnal penglrn kas pada saat faktur tsb dibayar Atas dasar waktu ( accrual basis ) Pada akhir bulan dibuat rekapitulasi biaya dari arsip faktur yg blm terbayar Atas dsr rekap dibuat jurnal umum dg debet biaya dan kredit utang dagang Jurnal tsb kmd dibalik pd awal bulan ( gmb.10.12 )

METODE DISTRIBUSI PEMBELIAN Jurnal Pembelian, hrs dibentuk kolom-2 unt distribusi debet dari transaksi pembelian, dan jurnal ini mendistribusikan pendebetan dg dasar waktu ( accruel basis ) karena faktur dicatat dlm jurnal pada saat telah disetujui unt dibayar tdk menunggu saat jatuh tempo. ( gmb. 10.14 )

METODE DISTRIBUSI PEMBELIAN Register Bukti Kas Keluar ( voucher Register ),disini disediakan kolom-2 sesuai dg klasifikasi pokok biaya dan persediaan. Setiap akhir bulan, dibuat rekapitulasi dari tiap kolom tsb, kmd diposting ke rekening buku besar ybs. Dari rekening ini kmd dibuat laporan yg dikehendaki ( gmb. 10.15 )

METODE DISTRIBUSI PEMBELIAN METODE REKENING BERKOLOM Distribusi pendebetan dari transaksi pembelian dpt dilakukan dg menggunakan rekening berkolom, dan sumber informasi unt posting ke rekening berkolom adl register bukti kas keluar ( gmb. 10.17 )

METODE DISTRIBUSI PEMBELIAN METODE REKENING TUNGGAL Distribusi pendebetan yg timbul dari transaksi pembelian dilakukan melalui prosedur sbb ini : Faktur yg telah disetujui unt dibayar disortasi menurut klasifikasi yg dikehendaki ( misalnya menurut departemen ) Dari faktur yg disortasi tsb dibuat pre- list tape Faktur tsb kmd diposting ke dlm rekening yg bersangkutan. Rupiah yg diposting dijumlah dan diposting ke rekening kontrol ybs dlm buku besar, dan dicocokkan dg pre- list tape Laporan dibuat berdasarkan informasi yg terkumpul dlm

METODE DISTRIBUSI PEMBELIAN METODE TICKET TUNGGAL Berdasar BKK yg berupa media campuran dibuat ticket tunggal untk setiap unsure klasifikasi yg tercantum didalamnya Ticket tunggal direkap dan hsl rekap dipakai sbg dasar posting kedlm rekening kontrol ybs dlm buku besar Ticket tunggal diarsip menurut nmr rekening dlm klasifikasi Arsip ticket tunggal dibuat rekap , dan hslnya di catat dlm summary strip yg berfungsi sbg laporan akhir bulan ( gmb.10.20 )

METODE DISTRIBUSI PEMBELIAN METODE DISTRIBUSI DENGAN KOMPUTER Pendebetan yg timbul dr transaksi pembelian dg menggunakan komputer dilakukan dg: memberi kode transaksi yg terjadi sesuai dg klasifikasi yg diinginkan Setelah diberikode dg benar, proses sortasi dilakukan komputer melalui program