Flowcharting and Data Flow Diagrams Analisa Proses Bisnis Disampaikan oleh Julius Nursyamsi

Sasaran Objektivitas dari materi ini adalah untuk memperkenalkan anda pada dua jenis alat dokumentasi : Flowcharts Data Flow Diagrams Anda harus mampu untuk : Mengerti dan mempersiapkan uraian dari diagram alur – flowchart pada isitem informasi dan prosedur yang digunakan dalam sistem Mengerti dan mempersiapkan penggambaran data diagram arus secara logika dari sistem

Tujuan dan Uraian dari Flowcharts Penggambaran dengan nyata dokumen sistem informasi Ringkasan halaman secara naratif Fokus kepada aspek fisik dari aliran informasi Jenis dari flowcharts Sistem flowchart menunjukkan seluruh konfigurasi sistem, termasuk dokumen, aliran data, dan proses-proses Prosedur/dokumen flowcharts menunjukan kreasi, aliran, dan tujuan dokumen dan prosedur pelaksanaan Perangkat keras flowcharts menunjukan konfigurasi perangkat keras Program flowcharts menunjukan secara logika dan memproses langjkah-langkah dari program komputer

Elemen Dasar dari sistem/dokumen Flowcharts Boleh mengambarkan buatan tangan atau dengan suatu cetakan - template Paket software - Visio, PowerPoint, Designer Tiga unsur-unsur grafik secara sederhana dapat dikombinasikan dalam berbagai jenis fisik aliran informasi dan Simbol Garis alur Area dari tanggung jawab Cashier Dept A Bank

Document Flow in a Manual System Employee involved Accounting department in the transaction Record transaction journal entry Transaction Journal Start General Ledger Prepare source document Post Journal entries to sub.ledger Adjust and close ledger Prepare financial statements Recorded document 3 Source Document 1 2 3 Trial Balance Financial Statements Subsidiary Ledger N Customer N= numeric Investors/ Creditors N

Sales/Collection Document Flowchart Sales Clerk Start Prepare Sales Invoice 1 2 3 N Customer Check customer credit Cash Receipts Clerk Remittance advice 1 2 3 N Customer From Payment Endorse check prepare remittance Accounts Receivable Clerk Transaction Journal N Accounts Receivable Ledger 1 2 Invoice Remittance Advice Record transaction and update ledger N= numeric

Flowchart Symbols: Documents Invoice (A) Single Document Ledger (B) Non-Processed Document 1 2 3 4 Shipping Receipt (C) Overlapping symbols- same document Sales Invoice 4 (D) Two overlapping symbols - same document Sales Order 3 Invoice 2 (E) Two overlapping symbols - different documents

Flowchart Symbols (A) On-line Manual Device (B) Terminal Display (C) I/O (Input/Output) (D) Manual Process (E) On-line Computer Process (I) Disk Storage Permanent File (G) Off-line Paper Temporary N A (F) Off-line or Noncomputer Process (H) On-line Data Storage (J) Magnetic Tape Storage

Flowchart Symbols (C) On-page Connectors (D) Off-page Connectors (A) 1 Indicates the flow will continue at the on-page connector #1 Indicates where the flow continues from the on-page connector #1 (D) Off-page Connectors p.4 1 p.2 on page 2: on page 4: to page 4 connector #1 from page 2 (A) Enter/Exit System To Customer From Bank (B) Start (or end) Process (F) Decision (E) Annotation (G) Calculator/ Register Tape (H) Physical Object ---------------- (I) Flow Lines (J) Communication Link

Elemen Flowchart 2: Garis Alur Garis alur digunakan untuk menyambung lambang pada flowchart - diagram alur dokumen. Suatu garis utuh menandai adanya aliran suatu dokumen atau obyek Suatu simbol indikasi garis atau yang diberi titik menandai adanya suatu aliran informasi dibanding dokumen yang secara fisik Panah-panah digunakan ketika dokumen atau aliran informasi bukan sebagai left-to-right atau top- to-bottom Beberapa flowchart - diagram alur juga menunjukkan aliran komunikasi seperti per telepon modem atau satelit

Element Flowchar 3: Bidang dari Tanggung Jawab Bidang-bidang dari tanggung jawab dipertunjukkan untuk memungkinkan melihat diagram alur dengan jelas mengidentifikasi perubahan-perubahan di dalam tanggung jawab ketika dokumen mengalir sepanjang sistim. Mereka diwakili di diagram alur dengan kolom-kolom label dan segmentasi. Bidang-bidang dari tanggung jawab mungkin bisa departemen-departemen, bagian-bagian di dalam suatu departemen, atau karyawan individu di dalam suatu departemen. Penilaian yang harus digunakan di dalam pilih tingkat pada subbagian bahwa menunjukan satu kolom

Konversi – Konversi Persiapan Left-to-right, Top-to-bottom Semua dokumen harus memiliki original dan penghentian Indikasi original terlihat menjadi gelap satu sudut simbol Masing-masing salinan dari dokumen harus mengalir ke : Simbol file permanen Satu penandaan simbol untuk exit dari sistem, atau Penyambungan batal halaman (off-page) Suatu simbol kehancuran dokumen (small black box) Dokumentasi ayunan untuk mengukir “cradle to grave” Memelihara flowcharts yang rapi bidang tempat dari tanggung jawab dengan kebanyakan seringnya pertukaran berdekatan kepada satu sama lain untuk menghindari panah-panah panjang (lama) Masukan naratif hanya di dalam simbol Pastikan kemajuan dari suatu dokumen harus jelas. Diagram suatu dokumen sebelum dan setelah masing- masing memproses memasuki atau meninggalkan suatu file memasuki atau meninggalkan suatu halaman atau bidang dari tanggung jawab Pastikan flowchart itu lengkap

Elemen Dasar dari Hardware and Sistem Flowcharts Hardware flowchart menunjukkan konfigurasi perangkat keras suatu sistim. Simbol yang sama digunakan, tetapi mereka digunakan untuk mewakili - menunjukkan potongan-potongan secara fisik dari perangkat keras komputer. Simbol dokumen – mencetak/printer, Simbol magnetic tape - tape drive, Simbol disk - disk drive, Simbol proses komputer - central processor, dan Simbol proses off-line process - hardware pelengkap seperti optical character reader. Jenis dari hardware adalah yang direkam di muka simbol. Program flowchart melukiskan logika yang terperinci suatu program komputer . Hanya lima simbol yang digunakan di dalam program flowchart: Input/Output (see C on Exhibit A-4), Process (see E on Exhibit A-4), Decision (see F on Exhibit A-5), Start/End (see B on Exhibit A- 5), and Flow lines (see I on Exhibit A- 5). Sebagaimana biasa, suatu uraian logika itu direkam di awal simbol.

Rangkuman Flowchart adalah salah satu dari jenis-jenis yang lebih mudah dokumentasi untuk informasi konsumen dan manajemen untuk dipahami Sering kali, auditor-auditor menggunakan sistim, dokumen, dan prosedur flowchart untuk memahami bisnis dan sistem mengendalikan dalam satu lingkungan Kelemahan yang utama dari flowchart adalah karena terikat kepada aliran informasi fisik dan karakteristik sistim bahwa menyembunyikan prosedural yang penting dari sistim. Beberapa flowchart adalah penuh dengan data dan memproses artefak-artefak karena mereka terikat kepada suatu teknologi informasi yang ketinggalan jaman.

Data Flow Diagrams (DFD) Simbol diagram arus data digunakan untuk bermacam maksud analisis sistem, termasuk dengan nyata mempertunjukkan arus-arus yang logis dari data melalui suatu proses. Tidak seperti flowchart yang menunjukkan komponen- komponen secara fisik dari suatu sistem informasi, Diagram arus data dapat menyediakan lebih banyak suatu konseptual, tampilan tidak fisik dari bergeraknya data melalui suatu sistim. Diagram arus data tak mengindahkan hal-hal seperti kesatuan organisasi, komputer yang di dalamnya data itu diproses, dan media yang di dalamnya data itu disimpan. Bergeraknya data ke seberang kantor-kantor atau departemen-departemen di dalam lingkungan sistem tertentu tidak mewakili.

Data Flow Diagrams (DFD) Ada kategori-kategori yang berbeda dari diagram arus data: Diagram arus data dari sistem fisik terkini Diagram arus data dari sistem logika terkini Diagram arus data dari yang baru atau sistem logika usulan Diagram arus data dari sistem fisik usulan yang baru Diagram secara fisik dan logis keduanya menggunakan set yang sama dari simbol. Diagram yang logis menunjukkan arus konseptual dari data tanpa termasuk setiap acuan-acuan kepada karakteristik-karakteristik secara fisik dari sistim. Diagram secara fisik, sebaliknya, memasukkan di dalamnya label- label yang menguraikan atribut- atribut secara fisik dari sistim, seperti pekerja label atau jabatan, nama departemen dan nama- nama atau uraian-uraian teknologi itu digunakan untuk memproses dan menyimpan data.

Simbol Data Flow Diagram Proses (B) Sumber inflow data, tujuan-tujuan outflow informasi. (D) Garis arus data (C) Simpan data

Simbol Data Flow Diagram Proses Lingkaran-lingkaran digunakan untuk mewakili; menunjukkan proses-proses bahwa mengambil inflow data dan perubahan ke outflow informasi. Lingkaran berisi dua label. Label yang pertama adalah suatu nomor proses (yang dijelaskan kemudian) dan yang kedua adalah suatu nama proses. Beberapa penggunaan kotak segi- empat dengan sudut-sudut yang dibulatkan. (A) Proses

Simbol Data Flow Diagram Sumber dan Muara Data Segiempat panjang (atau persegi menunjukkan data (inflow) sumber dan (outflow informasi) kolam batu Segiempat panjang itu diberi label dengan nama partisipan pada sumber data atau muara / tujuan (eg. Pelanggan, Pemasok-pemasok, Agen Pemerintah). Sumber dan muara memainkan satu peran yang penting di dalam diagram alur data. . Sumber dan muara adalah agen-agen di luar (yaitu. di luar lingkup dari) mewakili sistim di diagram. Mereka menggambarkan batasan-batasan dari sistim (B) Sumber Data inflow, Tujuan information outflow

Simbol Data Flow Diagram Garis Alur Data – Data Flow Lines Data flow lines menampilkan rute dari inflow data dan outflow informasi.. Dapat berupa garis lurus atau garis melengkung. Data mengalirkan secara umum diberi label dengan nama dari data tersebut (eg. suatu pesanan pelanggan, suatu pembayaran-rekening, suatu analisis keuangan) dan panah menandai adanya arah data mengalirkan. (D) Data flow lines

Simbol Data Flow Diagram Penyimpanan Data - Data Stores Dua garis lurus sejajar digunakan untuk tampilkan suatu peyimpanan atau koleksi data. Sebagian orang mengacu pada penyimpan data sebagai data pada posisi diam. Suatu uraian isi-isi penyimpan data dimasukkan ke dalam simbol. Penyimpan data digunakan kapan saja diperlukan untuk menyimpan keluaran dari suatu proses sebelum mengirimkan nya ke dalam proses berikutnya. Beberapa digunakan suatu kotak segi empat yang bersifat terbuka pada satu akhir. Inventory (C) Data store

Batasan : Aturan Umum Semua proses-proses perlu mempunyai nama-nama yang unik. Jika dua garis alur data (atau penyimpan data) mempunyai nama yang sama, mereka perlu kedua- duanya mengacu pada ketepatan aliran data yang sama (atau penyimpan data). Masukan-masukan kepada suatu proses perlu berbeda dengan keluaran-keluaran dari suatu proses. Setiap DFD yang tunggal mestinya tidak mempunyai lebih dari sekitar tujuh proses.

Batasan : Aturan Proses Yang salah Tidak ada suatu proses hanya mempunyai keluaran-keluaran. (Ini akan menyiratkan bahwa proses sedang membuat informasi dari tidak ada apa pun.) Jika satu obyek hanya mempunyai keluaran- keluaran, lalu itu harus suatu sumber. Tidak ada proses hanya mempunyai masukan-masukan. (Ini dikenal sebagai “lubang hitam”.) Jika satu obyek hanya mempunyai masukan, lalu itu harus suatu muara. Suatu proses mempunyai suatu nama prasa katakerja - verb phrase. Benar Yang salah Edit Benar

Batasan : Penyimpanan Data No Data tidak bisa berpindah secara langsung dari satu penyimpan data ke penyimpan data yang lain. Data harus dipindahkan oleh suatu proses. Data tidak bisa berpindah secara langsung dari sumber luar sampai ke suatu penyimpan data. Data yang harus dipindahkan oleh suatu proses bahwa menerima data dari sumber dan menempatkan data ke dalam penyimpan data. Data tidak bisa berpindah secara langsung kepada muara luar dari suatu penyimpan data. Data yang harus dipindahkan oleh suatu proses. Suatu penyimpan data mempunyai suatu nama prasa kata benda - noun phrase. Yes No Yes No Yes konsumen

Batasan : Sumber/Muara 11. Data tidak bisa berpindah secara langsung dari suatu sumber ke suatu muara. Itu harus digerakkan oleh suatu proses jika data berasal dari setiap perhatian kepada sistim. Jika data mengalirkan secara langsung dari suatu sumber ke suatu muara (dan tidak melibatkan pengolahan) lalu itu di luar lingkup dari sistim dan tidak ditunjukkan pada sistem diagram alur data – DFD FD. 12. Suatu sumber/muara mempunyai suatu nama frasa kata benda - noun phrase. Yang salah Benar Konsumen

Batasan : Aliran Data No Yes No Yes 13. Suatu data mengalirkan hanya mempunyai satu arah antara simbol. Mungkin mengalir di dalam kedua arah antara suatu proses dan suatu penyimpan data untuk menunjukkan sebelum membaca suatu pembaruan - update. Untuk secara efektif menunjukkan suatu sebelum membaca suatu pembaruan, menggambar dua panah yang terpisah karena langkah-langkah keduanya (membaca dan memperbaharui) terjadi pada waktu yang terpisah. . 14.Suatu percabangan di dalam cara data mengalirkan bahwa tepat sama data meninggalkan suatu lokasi yang umum kepada dua atau lebih proses-proses yang berbeda, penyimpan data, atau sumber/muara. (Hal ini biasanya menandai adanya salinan yang berbeda dari perjalan data yang sama untuk lokasi yang berbeda.) No Yes A No B A Yes A

Batasan : Aliran Data 15. Suatu gabung dalam cara data mengalirkan data bahwa tepat sama dengan data datang dari setiap dari dua atau lebih proses- proses yang berbeda, penyimpan data, atau sumber/muara, ke suatu lokasi yang umum. 16. Suatu aliran data tidak bisa pergi secara langsung kembali kepada proses yang sama yang meninggalkan. Harus ada sedikitnya satu proses yang lain yang menangani aliran data, menghasilkan beberapa aliran data yang lain, dan kembali ke aliran data yang asli untuk proses permulaan. 17.Suatu data mengalirkan untuk cara update penyimpan data (yaitu., hapus, menambahkan, atau berubah). 18. Suatu aliran data dari suatu cara mendapat kembali atau gunakan penyimpanan data. 19. Suatu aliran data mempunyai suatu nama prasa kata benda - noun phrase. Lebih dari satu aliran data ungkapan prasa kata benda dapat muncul di suatu panah tunggal sepanjang semua arus di panah yang sama bergerak bersama-sama pada satu kemasan. .

Context Level Diagram Sistem - Events Driven Yang paling tinggi tingkat diagram alur data adalah diagram konteks. Suatu sistim diwakili oleh suatu diagram konteks dan menyediakan lingkup dari sistim yang sedang diwakili dikenali oleh suatu simbol proses di dalam pusat dari diagram dengan memberi nama 0. Diagram konteks menunjukkan satu proses (menggambarkan seluruh sistim) dan mewakili sumber/muara yang menunjukkan batasan-batasan dari sistim. Jalur/Garis alur data ke dalam proses yang menunjukkan data masukan kepada sistim (yang disyaratkan oleh sumber) dan garis alur data dari proses yang menunjukkan informasi output dari sistim (perjalanan ke muara). Kegiatan ekternal Konsumen Manajemen Laporan 0 Sistem Events Driven Investor dan kreditur Departemen internal Laporan keungan Kegiatan internal

Desain -Event Driven – Proses Sistem level Nol Internal events (Diagram alur data) Record process 1.0 External events Reports Report process 3.0 Business event data Financial Statements Internal events Maintain process 2.0 External events

Gambar A-9 Contoh DFD Level Nol 1.0 Proses Pesanan pelanggan Informasi diinginkan Pesanan Pengiriman permintaan 2.0 Penyerahan Kepada pelanggan Pembuatan keputusan Tagihan konsumen Piutang usaha Pembayaran Informasi diinginkan 3.0 Proses pembayaran

Level Satu – Merekam Data Peristiwa Peristiwa eksternal: Merekam Penjualan dari Barang dagangan Persiapkan Faktur Penjualan 1.1 Review kredit pelanggan 1.2 Data Faktur Penjualan Menyimpan penjualan Data Peristiwa 1.3 Data Faktur Penjualan Disetujui Data Peristiwa Penjualan

Version 1 Example Data Flow Diagram Example Flowchart Factory Supervisor Accounting Payroll Clerk 1 2 N Time cards Review time A Record wages Employee Earnings Records A= alphabetic Factory supervisor Review time cards Record weekly wages Time Reviewed time cards Employee Earnings Records Time card file (alpha)

Version 2 Example Data Flow Diagram Example Flowchart Factory Supervisor Accounting Payroll Clerk 1 2 N Time cards Review time A= alphabetic A Record wages Key in time cards Earnings Master File Factory supervisor Review time cards Record weekly wages Time Reviewed time cards Employee Earnings Records Time card file (alpha) Errors Old Earnings Master File New Earnings Master File Time Card Data

Version 3 Example Data Flow Diagram Example Flowchart Factory supervisor Factory Supervisor Accounting Payroll Clerk 1 2 N Time cards Review time A Record wages Key in time cards Employee Earnings Master File Time cards Review time cards Reviewed time cards Record weekly wages Employee Earnings Records Time card file (alpha) A= alphabetic

Latihan Soal Sebuah perusahaan retail tinta printer Nova ink, yang menerima pesanan dari para pelangan. Nova ink memesan tinta ke sebuah perusahaan Tinta Parker kemudian membagikan ke setiap pelanggan Buatlah hubungan dan diagram kegitan perusahaan Nova Ink

Terima kasih