Pengantar Manajemen Bab VI Fungsi Perencanaan Oleh Devita Aryasari, S.E., M.SM

Konsep Dasar Perencanaan dalam Manajemen Pengertian Perencanaan (Planning) Robbins dan Coulter (2002) mendefinisikan Planning is a process that involves defining the organization’s goals, establishing an overall strategy for achieving those goals and developing a comprehensive set of plans to integrate and coordinate organizational work. Perencanaan sebagai sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan system perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi.

Dari sisi proses , fungsi perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai. Dari sisi fungsi manajemen,perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau mengubah tujuan dan kegiatan organisasi. Dari sisi pengambilan keputusan, perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan datang mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, bialamana dan siapa yang melakukannya, dimana keputusan yang diambil belum tentu sesuai, hingga implementasi perencanaan tersebut dibuktikan di kemudian hari.

Perencanaan yang baik adalah ketika apa yang dirumuskan ternyata dapat direalisasikan dan mencapai tujuan yang diharapkan. Terkait dengan hal tersebut di atas, George R. Terry menyatakan bahwa untuk mengetahui apakah perencanaan itu baik atau tidak dapat dijawab mlalui pertanyaan – pertanyaan dasar mengenai perencanaan, yaitu WHAT, WHY, WHERE, WHEN, WHO, HOW.

Fungsi dari Perencanaan Robbins dan Coulter (2002) menjelaskan bahwa paling tidak ada empat fungsi dari perencanaan, yaitu : Perencanaan sebagai pengarah Perencanaan sebagai minimalisasi ketidakpastian Perencanaan sebagai minimalisasi pemborosan sumber daya Perencanaan sebagai penetapan standar dalam pengawasan kualitas

Persyaratan perencanaan (Planning Requirements) Faktual atau realistis Logis dan rasional Fleksibel Komitmen Komprehensif

Melakukan perencanaan (Planning Process) Proses perencanaan melibatkan dua elemen penting, yaitu tujuan (goals) dan rencana (plan) Tujuan (goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok atau seluruh organisasi. Objectives sebagai tujuan dan goals sebagai target Rencana (plans) adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan, penjadwalan dari proses pencapaian tujuan hingga segala hal yang terkait dengan pencapaian tujuan.

Beberapa jenis tujuan (Types of Goals) Sisi jumlah tujuan yang ingin dicapai a. Tujuan Tunggal (Single goals) b. Tujuan yang banyak (Multiple goals) Sisi kejelasan a. Tujuan yang dinyatakan (stated goals) b. Tujuan yang aktual dan nyata (real goals) Segi keluasan dan waktu pencapaian a. Tujuan strategis (strategic goals) b. Tujuan taktis (tactical goals) c. Tujuan operasional (operational goals)

Beberapa jenis Rencana (Types of Plans) Segi keluasan dan waktu (breadth and time frame) a. Rencana strategis atau jangka panjang (strategic plans or long-term plans) b.Rencana taktis atau jangka menengah (tactical plans or mid-term plans) c. Rencana operasional atau jangka pendek (operational plans or short-term plans) Segi kejelasan (specificity) a. Rencana spesifik (specific plans) b. Rencana direktif (directional plans) Frekuensi penggunaan (frequency of use) a. Rencana sekali pakai (single use plans) b. Rencana yang penggunaannya secara terus menerus (standing plans)  

Beberapa pendekatan dalam penetapan tujuan Pendekatan tradisional Pendekatan Tradisional dalam penetapan tujuan menjelaskan bahwa perumusan dan penetapan tujuan dilakukan oleh manajer tingkat puncak (top level management) untuk kemudian tujuan itu diturunkan lagi menjadi tujuan bagi manajer di tingkat bawahnya secara spesifik Pendekatan yang menggunakan Management by Objectives (MBO) Management by Objectives sering kali diterjemahkan sebagai manajemen berdasarkan sasaran atau manajemen berdasarkan tujuan – dilakukan berdasarkan asumsi mendasar bahwa apa yang terjadi di lapangan belum tentu sesuai dengan apa yang dipahami oleh pimpinan.