OTOMATISASI KANTOR (OA) & KANTOR VIRTUAL Pertemuan 20

KANTOR VIRTUAL OA ( OFFICE AUTOMATION ) DIMAKSUDKAN UNTUK MEMBANTU PEKERJA KESEKRETARIATAN DAN ADMINISTRATIF, TETAPI KEMAMPUANNYA UNTUK MEMUDAHKAN KOMUNIKASI FORMAL DAN INFORMAL DENGAN ORANG –ORANG DI DALAM DAN DILUAR PERUSAHAAN MENARIK PARA MANAJER SEBAGAI PEMAKAI.

Office Automation (OA) Mencakup semua sistem elektronik formal dan informal, terutama yg berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun luar perusahaan.

Sistem Elektronik Formal & Informal OA direncanakan secara formal, didokumentasikan dgn prosedur tertulis. OA tidak direncanakan dan tidak diuraikan secara tertulis. U/ OA informal diterapkan saat diperlukan oleh perorangan u/ memenuhi keperluannya sendiri, seperti DSS

“OA digunakan u/ mempermudah komunikasi lisan dan tertulis” Komunikasi Informasi “OA digunakan u/ mempermudah komunikasi lisan dan tertulis” sistem oa masa kini memudahkan komunikasi tidak hanya di antara orang- orang di dalam perusahaan, tetapi juga dengan orang – orang di lingkungan perusahaan.

Para Pemakai OA Manajer Profesional Sekretaris Pegawai administratif.

Profesional ada pada tingkat yg sama dgn manajer tetapi tidak mengelola org lain, mereka menyumbangkan keahlian khusus tertentu. Cth : pembeli, wiraniaga, peneliti pemasaran, ahli statistik, dll Manajer dan profesional dikenal sbg pekerja terdidik (knowledge worker) krn sumbangan utama mereka a/ pengetahuan mereka. Sekretaris & pegawai administratif membantu pekerja terdidik.

Model Office Automation

Tujuan OA Memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik Memudahkan menyiapkan korespondensi keluar Memecahkan mslh kelompok Pelengkap, bukan pengganti

Aplikasi OA Word Processing E-mail Voice mail Elektronic Calendaring Konferensi audio Konferensi video Konferensi komputer Faksimili Videotex Imaging Dekstop Publishing

Word Processing Penggunaan alat elektronik yg melaksanakan tugas u/ menyiapkan dokumen yg di ketik ataupun dicetak E-mail menggunakan alat elektronik u/ mengirim, menyimpan, dan menerima pesan tertulis Voice mail mengirim pesan dengan suara Elektronic Calendaring menggunakan jrkom u/ menyimpan & mengambil kalender pertemuan manajer Konferensi audio konferensi yg menghubungkan org2 di berbagai area geografis yg berbeda, komunikasiny dlm btk suara

Konferensi video sama seperti audio, Cuma ini pake tampilan televisi. - video satu audio satu - video satu audio dua - video & audio 2 arah Konferensi komputer tim pemecah masalah membicarakan masalah Faksimili Videotex penggunaan monitor u/ menampilkan materi

Imaging Mengubah penyimpanan data di kertas, dan menangkap image nya ke dalam komputer. menyimpan citra dari dokumen kedalam format digital u/ disimpan dalam alat penyimpanan sekunder. Dekstop Publishing Mencetak dokumen

Kemampuan OA menghubungkan org secara elektronik menimbulkan cara baru u/ melakukan pekerjaan kantor, dimana pekerjaan ktr tidak hrs dilakukan di ktr, tapi bisa dimana saja kary.berada.

KANTOR VIRTUAL (Virtual Office) “Kemampuan untuk menyelesaikan pekerjaan kantor dimanapun selama tepat kerja terhubung dengan lokasi perusahaan melalui komunikasi elektronik”

Keuntungan Kantor Virtual Pengurangan biaya fasilitas Pengurangan biaya peralatan Jaringan komunikasi formal, Pengurangan penghentian kerja Kontribusi sosial Keuntungan Kantor Virtual

keuntungan kantor virtual : pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar. pengurangan biaya peralatan, seperti peralatan, dalam suatu lan dapat berbagai bersama. jaringan komunikasi formal, jaringan mendapat lebih banyak perhatian. pengurangan penghentian kerja , bila ada banjir, badai, pekerjaan dpt di lanjut. Mempekerjakan pegawai yg tadiny tidak memiliki kesempatan kerja

Kerugian Kantor Virtual Rasa tidak memiliki, Takut kehilangan pekerjaan Semangat kerja yang rendah Ketegangan keluarga Kerugian Kantor Virtual

KERUGIAN KANTOR VIRTUAL : RASA TIDAK MEMILIKI, JIKA PEGAWAI TIDAK KONTAK LANGSUNG DENGAN REKANNYA SETIAP HARI, MEREKA KEHILANGAN PERASAAN MENJADI BAGIAN PENTING DARI SUATU ORGANISASI. TAKUT KEHILANGAN PEKERJAAN, KARENA PEKERJAAN PEGAWAI DILAKUKAN TERLEPAS DARI OPERASI PERUSAHAAN, PEGAWAI MUDAH MENGANGGAP BAHWA MEREKA DAPAT DIBUANG.

SEMANGAT KERJA YANG RENDAH, TIDAK ADANYA UMPAN BALIK POSITIF YANG BERASAL DARI INTERAKSI LANGSUNG DENGAN ATASAN DAN REKAN KERJA. KETEGANGAN KELUARGA , BILA ADA KETEGANGAN DI RUMAH, PEKERJA TIDAK DAPAT MENENANGKAN DIRI UNTUK BEBERAPA JAM.

Strategi lain ditentukan o/ pegawai Spy berhasi hrs ada kerjasama pegawai dgn perusahaan Pegawai hrs mampu mendisiplinkan diri tanpa pengawasan & motivasi Memperlihatkan bgmn komputer & jar komunikasi data mengubah pkrjaan ktr VO mrpkn tempat bagi OA

Strategi Kantor Virtual yg disarankan Sediakan sumber daya komputer Sediakan akses ke sumber daya informasi Sediakan perlengkapan non-komputer Gunakan konferensi telepon Jadwalkan pertemuan rutin Lakukan rutinitas kerja

STRATEGI KANTOR VIRTUAL YANG DI SARANKAN. SEDIAKAN SUMBER DAYA KOMPUTER, BILA PEGAWAI TIDAK DAPAT MENYEDIAKAN SENDIRI PERANGKAT KERAS DAN PERANGKAT LUNAK, PERUSAHAAN HARUS MENYEDIAKANNYA. SEDIAKAN AKSES KE SUMBER DAYA INFORMASI, BILA RISET MERUPAKAN BAGIAN DARI TANGGUNG JAWAB, PERUSAHAAN MENYEDIAKAN INTRNET.

SEDIAKAN PERLENGKAPAN NON-KOMPUTER, PEGAWAI HARUS DIBERIKAN PERLENGKAPAN NON-KOMPUTER YANG MEREKA PERLUKAN UNTUK BEKERJA . SEPERTI KALKULATOR, AMPLOP, MANUAL PROSEDUR. GUNAKAN KONFERENSI TELEPON, MEMUNGKINKAN 2 ORANG ATAU LEBIH BERPARTISIPASI DALAM PEMBICARAAN TELEPON.

JADWALKAN PERTEMUAN RUTIN, PERTEMUAN TERSEBUT DIMAKSUDKAN UNTUK MEMPERKUAT RASA KEBERSAMAAN DI ANTARA PARA PEGAWAI DAN HARUS DI JADWALKAN SESERING MUNGKIN AGAR TUJUAN TERSEBUT TERCAPAI. LAKUKAN RUTINITAS KERJA, TELECOMMUTER HARUS BERKOMITMEN BEKERJA SEKIAN JAM SEHARI.