(10) Pelaksanaan Audit Retno Indrati

PENETAPAN AUDITOR Memiliki pengetahuan tentang area yang diaudit Menguasai teknik-teknik audit Memiliki karakteristik positif sebagai auditor Mampu bekerja sama dalam tim Memenuhi persyaratan sebagai auditor

PELAKSANAAN AUDIT Persiapan Awal Perencanaan Rinci Mencari Bukti Melakukan Wawancara Mencatat Hasil

PERSIAPAN AWAL Memahami ruang lingkup audit Ruang lingkup audit harus dipahami dengan baik oleh auditor dan auditee Mengumpulkan informasi mengenai target area (area audit), melalui: Dokumentasi Diskusi dengan auditee management

PERENCANAAN RINCI Langkah 1 Pastikan persyaratan yang relevan untuk area sasaran telah lengkap Langkah 2 Tentukan bagaimana hubungan persyaratan tersebut dengan aktivitas yang dijalankan oleh unit kerja yang diaudit Langkah 3 Pastikan apa yang harus ditetapkan auditor dan dipenuhi oleh auditee Langkah 4 Pastikan checklist telah lengkap dan akurat Langkah 5 Putuskan rencana tindakan

PELAKSANAAN AUDIT Harus dilakukan secara profesional Daftar periksa harus diisi sesuai yang dibutuhkan

PELAKSANAAN AUDIT YANG PROFESIONAL Tidak membuat kesimpulan sebelum bukti-bukti diuji Menjaga kerahasiaan Tidak mendiskusikan temuan departemen lain Tidak mengadili

AUDIT DILAKUKAN TERHADAP Orang Apakah kompeten untuk melaksanakan tugas? Apakah mendapatkan pelatihan dengan memadai? Apakah tanggung jawabnya jelas? Apakah sikapnya dapat diterima Proses Apakah dikendalikan dengan benar? Apakah didokumentasikan? Apakah dalam lingkungan yang tepat?

WAWANCARA Faktor Keberhasilan Kritis Wawancara orang yang tepat Persiapan dengan baik Usahakan yang diwawancarai dalam keadaan santai Sesuaikan gaya wawancara

WAWANCARA Beberapa tips pada saat wawancara Lakukan wawancara terpisah antara kepala unit kerja dan staf/karyawan Hindari memverifikasi/ cross-check pernyataan auditee-auditee yang berbeda Hindari kesan membaca checklist Hindari menyodorkan opini dan corrective action Buatlah pertanyaan yang spesifik/ tidak bermakna ganda

TEKNIK BERTANYA Kata-Kata Kunci Mengapa Dimana Kapan Apa Siapa Bagaimana

TEKNIK BERTANYA Hal-Hal yang harus diingat Bicara pada pelaku proses Bicara dengan bahasa auditee Bicara dengan jelas Jangan menyuruh diam Perjelas pertanyaan Ajukan pertanyaan satu persatu Ulangi pertanyaan yang sulit

PSIKOLOGI AUDIT Santai Manusiawi Menaruh hormat Menunjukkan ketertarikan pada pekerjaan auditee Tetap tenang Bersikap profesional

MENCATAT HASIL-HASIL Yang Harus Dicatat Contoh-contoh ketidaksesuaian terhadap standar Contoh-contoh ketidaksesuaian terhadap dokumentasi Aspek dari operasi yang cenderung mengarah kepada ketidaksesuaian

MENCATAT HASIL-HASIL Cara Mencatat Apa yang ditemukan Dimana ditemukan Mengapa dianggap sebagai ketidaksesuaian Siapa yang hadir/ ada pada saat ditemukan

CATATAN AUDIT Menunjukkan: Kekurangan yang ditemukan Tindakan koreksi yang dibutuhkan Target waktu pelaksanaan Penanggung Jawab

TEMUAN (FINDINGS) Segala sesuatu yang menyimpang terhadap standar Segala sesuatu yang potensial untuk menyimpang terhadap standar Segala sesuatu yang potensial untuk dapat mempengaruhi mutu produk/ jasa

TEMUAN Pernyataan temuan mengikuti kaidah PLOR Problem (masalah yang ditemukan) Location (lokasi ditemukan problem) Objective (bukti temuan) Reference (dokumen yang mendasari)

KLASIFIKASI TEMUAN MINOR Ketidaksesuaian yang memiliki dampak terbatas terhadap sistem mutu Contoh: Ketidaksempurnaan Ketidakkonsistenan

KLASIFIKASI TEMUAN MAJOR OBSERVASI Ketidaksesuaian yang memiliki dampak luas terhadap sistem mutu Contoh: Pelanggaran terhadap sistem mutu Tidak dipenuhinya persyaratan OBSERVASI Temuan bukan ketidaksesuaian yang dimaksudkan untuk penyempurnaan sistem mutu Dapat bersifat mengarah kepada ketidaksesuaian

PENULISAN TEMUAN DALAM CAR Spesifik Jelas (dimana, mengapa) Contoh bukti

ISI LAPORAN AUDIT Harus berdasarkan fakta Harus ringkas dan jelas Tidak memasukkan opini Tidak memasukkan sebab-sebab ketidaksesuaian

Terima Kasih Ginong Prati Dina