STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAYANAN PUBLIK KEMENTERIAN PAN DAN RB 2014

Materi bahasan PENDAHULUAN KONSEP SOP PENYUSUNAN SOP KEBIJAKAN SOP SOP PELAYANAN PUBLIK SOP & STANDAR PELAYANAN TINDAK LANJUT

Bagian I pendahuluan

Pendahuluan#1 SOP merupakan petunjuk tertulis yang menggambarkan dengan tepat tahapan pelaksanaan tugas/pekerjaan/kegiatan (Insani, Istyadi, Kebijakan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di Indonesia, 2010); SOP pada hakekatnya suatu cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan pada suatu organisasi (United States Environmental Protection Agency, 2007)

Pendahuluan#2 SOP merupakan perumusan dari prosedur yang dipergunakan secara berulang-ulang dalam ukuran yang spesifik atau sebagai suatu contoh yang berisi cara mengerjakan sesuatu (Donald, William W. and Paul H. Schwartz.1995. Standard Operating Procedures (SOPs) for Research in Weed Science Weed Technology, 1995, Volume 9, 397-401) SOP merupakan bagian dari peraturan tertulis yang membantu untuk mengontrol perilaku anggota organisasi. SOP mengatur cara pekerja untuk melakukan peran keorganisasiannya secara terus menerus dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab organisasi (Jones, Gareth R. 2001. Organizational Theory. Text and Cases. Third Edition. New Jerse,. America: Prentice Hall International, Inc.)

Bagian II konsep sop

SYSTEMS, PROCEDURES, & STEPS KONSEP SOP#1 SYSTEMS, PROCEDURES, & STEPS Kegiatan SYSTEM SOTK Uraian Tugas (Program) PROCEDUR PROCEDUR PROCEDUR STEP STEP STEP Tahapan Kegiatan Sumber: Stup, Richard, 2001, Standard Operating Procedures: Writing Guide, Pennsylvania: PenState College of Agricultural Sciences Agricultural Research And Cooperative Extension

KONSEP SOP#2 Juklak-juknis-sop Diskresi SOP (Kegiatan) Infleksibel Petunjuk Pelaksanaan (Kebijakan) Petunjuk Teknis (Program) SOP (Kegiatan) Infleksibel

KONSEP SOP#3 FORMAT SOP Many Decisions? More Than 10 Steps? Best SOP Format No Simple Steps Yes Hierarchical or Graphic Flowchart Sumber: Stup, Richard, 2001, Standard Operating Procedures: Writing Guide, Pennsylvania: PenState College of Agricultural Sciences Agricultural Research And Cooperative Extension

SOProsedur SOP ADMINISTRATIF DAN SOP TEKNIS KEGIATAN Isi Aktor/Pelaku Satu/Tunggal Banyak Umum Khusus SOP TEKNIS Aktor Satu/Tunggal dan Isi Khusus SOP ADMINISTRATIF Aktor Banyak dan Isi Umum

JADI ... SOP TEKNIS Prosedur standar yang sangat rinci (detail) dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang pelaksana (aparatur) atau satu peran/jabatan. SOP ADMINISTRATIF Prosedur standar yang bersifat umum (tidak detail) dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang pelaksana (aparatur) dengan lebih dari satu peran/jabatan.

CIRI-CIRI SOP TEKNIS Pelaksana kegiatan berjumlah satu orang atau satu kesatuan tim kerja atau satu jabatan meskipun dengan pemangku yang lebih dari satu; Berisi langkah detail atau cara melakukan pekerjaan atau langkah rinci pelaksanaan kegiatan.

CIRI-CIRI SOP ADMINISTRATIF Pelaksana kegiatan berjumlah banyak (lebih dari satu aparatur) atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal; Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.

PERBEDAAN SOP DENGAN SOGS KONSEP SOP#5 PERBEDAAN SOP DENGAN SOGS SOP(s) Standard Operating Procedures SOGs Standard Operating Guidelines Relatif secara tidak langsung menyatakan tingkatan tugas tidak fleksibel (inflexible) Berarti instruksi (perintah) yang ketat dari proses sampai hasilnya; Diterapkan pada urusan yang tidak bersifat darurat dan dapat diprediksi Secara tidak langsung menyatakan adanya kebebasan (discretion) dalam pelaksanaan tugas. Berarti instruksi yang tidak ketat di dalam proses atau cara pelaksanaan tugas;  Diterapkan pada urusan yang bersifat darurat dan tidak dapat diprediksi

KATA KUNCI SOP PENYUSUNAN SOP#1 SEPAHAM SEPAKAT ATURAN PENERAPAN REWARD & PUNISHMENT

PERSYARATAN PENYUSUNAN SOP AP Disusun oleh PELAKU/MANTAN PELAKU. Bertitik tolak pada SOTK, URAIAN TUGAS dan/atau DOKUMEN ANALISIS JABATAN. Orientasi pada KEGIATAN dan tidak berkaitan langsung dengan substansi. KEGIATAN YANG SAMA akan memiliki SOP YANG SAMA. Hasil KESEPAKATAN RASIONAL ANTARPELAKU.

KEGIATAN DALAM SOP SOP mencerminkan Kegiatan; SOP menggambarkan Kegiatan yang riil dan distinctive; SOP secara eksplisit sudah membatasi kegiatan awal, utama dan akhir kegiatan; SOP mencerminkan jenis Kegiatan tertentu (Pelayanan, Rutin dan Penugasan) dari tugas dan fungsi yang dimiliki; SOP sudah mendeskripsikan ruang lingkup kegiatan.

SOP DAN TUGAS-FUNGSI SOP mencerminkan jenis Kegiatan tertentu (Pelayanan, Rutin dan Penugasan) dari tugas dan fungsi yang dimiliki; Struktur Umum Tugas dan Fungsi Instansi Pemerintah: 1. Tugas dan Fungsi Perencananan (Rutin) 2. Tugas dan Fungsi Pelaksanaan (Rutin dan Pelayanan) 3. Tugas dan Fungsi Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan (Rutin) 4. Tugas dan Fungsi Penugasan Lainnya (Penugasan)

JENIS KEGIATAN DALAM SOP KEGIATAN PELAYANAN KEGIATAN RUTIN KEGIATAN PENUGASAN

CIRI KEGIATAN PELAYANAN 1. Pemohon Pada umumnya tidak ada kegiatan pelayanan tanpa adanya permintaan (pemohon)  customer satisfaction (kepuasan pelanggan). 2. Inisiatif dari pihak eksternal Inisiatif dan triger (pemicu) kegiatan pelayanan berasal dari pemohon (pihak eksternal). 3. Tidak Terencana Umumnya kegiatan pelayanan tidak terencana karena tergantung adanya permohonan (tidak dapat diprediksi datangnya). 4. Memerlukan Syarat Tertentu Pada kenyataannya kegiatan pelayanan bersifat limitatif sehingga memerlukan persyaratan tertentu.

CIRI KEGIATAN RUTIN 1. Tidak diawali dari Pemohon Pada umumnya kegiatan rutin diawali dari penanggungjawab pelaksana kegiatan dan bukan dari pemohon. 2. Inisiatif dari pihak internal Inisiatif dan triger (pemicu) kegiatan rutin berasal dari internal (penanggung jawab pelaksanaan kegiatan). 3. Terencana Umumnya kegiatan rutin telah direncanakan sebelumnya (pelaksanaan tugas oleh penanggung jawab pelaksanaan kegiatan) 4. Tidak Memerlukan Syarat Tertentu Pada kenyataannya kegiatan rutin sudah given sehingga tidak memerlukan syarat bagi pelaksana kegiatan. Justru kalau tidak dilaksanakan memerlukan syarat tertentu.

CIRI KEGIATAN PENUGASAN 1. Diawali Perintah Pada dasarnya kegiatan penugasan diawali dengan adanya perintah dari atasan yang berwenang. 2. Inisiatif dari pihak internal Inisiatif dan triger (pemicu) kegiatan penugasan berasal dari internal yaitu atasan yang berwenang. 3. Terencana dan/atau Tidak Terencana Umumnya kegiatan penugasan tidak direncanakan sebelumnya karena ada kondisi tertentu, atau bisa direncanakan untuk penugasan yang bersifat reguler. 4. Tidak Memerlukan Syarat Tertentu Pada kenyataannya kegiatan penugasan tidak memerlukan syarat tertentu sehingga bila tidak dilaksanakan justru memerlukan syarat tertentu.

CIRI SOP PELAYANAN 1. Kegiatan Awal adalah Permintaan dari Pemohon Pada dasarnya kegiatan pelayanan diawali dengan adanya permohonan dari pengguna jasa. 2. Kegiatan Utama adalah Pemberian Pelayanan Kegiatan utamanya adalah kegiatan pelayanan oleh pelaksana yang berhubungan dengan pengguna jasa. 3. Kegiatan Akhir adalah Penerimaan Bukti/Hasil Pelayanan kepada Pemohon. Umumnya kegiatan pelayanan berakhir pada diterimanya bukti/hasil pelayanan kepada pemohon. Jika tidak, maka pelayanan dinyatakan belum selesai. Catatan: Kegiatan pendokumentasian dilaksanakan sebelum bukti/hasil pelayanan diserahkan kepada Pemohon.

CIRI SOP RUTIN 1. Kegiatan Awal adalah Kegiatan yang dilakukan oleh Penanggung jawab Pelaksanaan Kegiatan Pada umumnya kegiatan rutin diawali dengan kegiatan dari penanggung jawab pelaksanaan kegiatan. 2. Kegiatan Utama adalah Pelaksanaan Kegiatan Rutin tersebut Kegiatan utamanya adalah kegiatan rutin yang dilakukan oleh pelaksana yang terkait dengan kegiatan utama (aktor sentral kegiatan). 3. Kegiatan Akhir adalah Pendokumentasian oleh Pelaksana Administratif. Umumnya kegiatan pendokumentasian dilakukan oleh petugas administratif tertentu yang ditunjuk. Catatan: SOP pelayanan bila dihilangkan kegiatan awal dan akhirnya yang terkait dengan pemohon menjadi SOP Rutin.

CIRI SOP PENUGASAN 1. Kegiatan Awal adalah Kegiatan yang dilakukan dari Atasan yang berwenang memberi perintah. Pada umumnya kegiatan penugasan diawali dengan perintah dari Atasan yang berwenang. 2. Kegiatan Utama adalah Pelaksanaan Penugasan oleh yang ditugaskan. Kegiatan utamanya adalah pelaksanaan kegiatan penugasan yang diberikan oleh yang ditugaskan. 3. Kegiatan Akhir adalah Pendokumentasian oleh Pelaksana Administratif. Umumnya kegiatan pendokumentasian dilakukan oleh petugas administratif tertentu yang ditunjuk. Catatan: SOP penugasan ini memiliki unsur yang sama dengan SOP Rutin.

PERBANDINGAN KEGIATAN PELAYANAN, RUTIN DAN PENUGASAN No. Komponen Pelayanan Rutin Penugasan 1. Kondisi Tidak Terencana Terencana 2. Pelaksanaan Dapat menolak bila tidak memenuhi persyaratan Tidak dapat menolak Pemicu Pemohon Penanggung jawab Kegiatan Atasan

PERBANDINGAN SOP PELAYANAN, RUTIN DAN PENUGASAN No. Komponen Pelayanan Rutin Penugasan 1. Langkah Awal Pemohon mengajukan permohonan Pejabat Penanggung jawab Pelaksanaan Kegiatan mengajukan usulan/memerintahkan Pejabat yang berwenang memerintahkan/ menugaskan Langkah setelah langkah awal Aktor internal memeriksa berkas permohonan 2. Langkah Utama Aktor internal melakukan kegiatan pelayanan Aktor internal melakukan kegiatan rutin Aktor internal yang ditugaskan melaksanakan penugasan Langkah sebelum langkah akhir Aktor internal mendokumentasikan salinan hasil/bukti pelayanan dan menyerahkan kepada Pemohon 3. Langkah Akhir Pemohon menerima hasil/bukti pelayanan Aktor internal mendokumentasikan bukti/hasil kegiatan

BAHAN PENYUSUNAN SOP SOTK (Struktur Organisasi dan Tata Kerja) Peraturan Menteri/Kepala Lembaga Peraturan Daerah Uraian Tugas (Unit Eselon Terendah sesuai Kondisi Organisasi) Peraturan Menteri/Kepala Lembaga/Peraturan Kepala Unit di bawahnya Peraturan Kepala Daerah Dokumen Analisis Jabatan (opsional) Dokumen SOP yang tersedia (opsional)

CASCADING PERUMUSAN URAIAN TUGAS INSTITUSIONAL K-L dan Pemda Tugas  Fungsi Eselon I Tugas  Fungsi Eselon II Tugas  Fungsi Eselon III Tugas  Fungsi Eselon IV Tugas  Uraian Tugas Fungsional Tertentu/Umum Tugas  Uraian Tugas (individual + Institusional)

CASCADING PERUMUSAN JUDUL SOP SOTK Tugas Uraian Tugas (Fungsi) Kegiatan (Riil & Final) Aspek (Kegiatan) Output Judul SOP Aspek (Kegiatan) + Output

RUMUSAN TUGAS, FUNGSI, URAIAN TUGAS DAN KEGIATAN Core (substansi) Distinctive a. Perencanaan b. … c. … a. Melakukan… b. … c. … Penyiapan….,…, dan ……. Penyiapan… … Penyiapan… … Melakukan… … x. Monitoring, y. Evaluasi, z. Pelaporan. x. Melakukan… y. … z. … Manajerial (Embeded) i. Penugasan i. Melakukan…

Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 108/1995 PEDOMAN PERUMUSAN TUGAS DAN FUNGSI JABATAN STRUKTURAL DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 108/1995

PEMBAKUAN PERUMUSAN TUGAS DAN FUNGSI JABATAN STRUKTURAL 4/11/2017 1:21 AM TUGAS/ FUNGSI ESELON I ESELON II ESELON III ESELON IV ESELON V TUGAS Didahului kata: Langsung kata kerjanya 1. Tugas Pokok 1. Melaksanakan sebagian tugas pokok kebijaksanaan Melaksanakan: Melakukan: 2. Menyelenggarakan: 2. Merumuskan Kebijaksanaan a. Penyiapan perumusan kebijaksanaan a. Penyiapan bahan a. Pengumpulan bahan a. Perumusan Kebijaksanaan 3. mengkoordinasikan b. Penyiapan koordinasi b. Penyiapan bahan koordinasi b. Urusan b. Koordinasi 4. Membina c. Penyiapan pembinaan pengendalian /pemberian bimbingan c. Penyiapan bahan pembinaan/pengendalian/bimbingan c. Pembinaan 5. mengendalikan 1. Perumusan kebijaksanaan 1. perumusan 1. Penyiapan bahan 1. Pengumpulan 2. Koordinasi 2. perencanaan 2. bimbingan 2. Pengurusan 3. Perencanaan 3. pembinaan 4. Pembinaan 4. pengendalian 5. Pemeriksaan 6. Pengujian 7. Pengusutan © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

RUMUSAN URAIAN TUGAS DAN JENIS KEGIATAN 1. Penyiapan bahan perumusan kebijakan PRODUK (BARANG) 1. Penyiapan bahan penyusunan pedoman 1. Penyiapan bahan penyusunan juknis 2. Penyiapan bahan pelaksanaan bimbingan teknis KEGIATAN (JASA) 2. Penyiapan bahan pelaksanaan fasilitasi 2. Penyiapan bahan pelaksanaan diklat

RUMUSAN KEGIATAN BERDASARKAN SKALA KEGIATAN RUMUSAN DAN SKALA KEGIATAN 1. Kegiatan berorientasi produk PRODUK (BARANG) a. Skala Besar  penyusunan pedoman (Tim) b. Skala Kecil  pembuatan surat (Nontim) 2. Kegiatan berorientasi proses (kegiatan) KEGIATAN (JASA) a. Skala Besar  penyelenggaraan bimtek (Tim) b. Skala Kecil  pelaksanaan pengiriman surat (NT)

TEMPLATE SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN Penyusunan Skala Besar (Tim) Penyusunan (Pembuatan) Skala Kecil (Nontim) Pelaksanaan (Penyelenggaraan) Skala Besar (Tim) Pelaksanaan Skala Kecil (Nontim) Pelayanan Penugasan

Bagian III kebijakan sop

Posisi kebijakan SOP dalam peraturan perundang-undangan UU No. 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggara Negara Yang Bersih dan Bebas dari KKN (19 Mei 1999) Permenpan No. PER/15/M.PAN/7/2008 Tentang Pedoman Umum Reformasi Birokrasi (10 Juli 2008) Permenpan-RB No. 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan (19 Juni 2012) Permendagri No. 4 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan SOP di Lingkungan Kemendagri Permendagri No. 52 Tahun 2011 tentang SOP di Lingkungan Pemerintah Daerah

PERISTILAHAN SOPs : Standard (Standing) Operating Procedures (Istilah yang diadopsi dari Bahasa Inggris) SPO : Standar Prosedur Operasi (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang perkebunan) POS : Prosedur Operasional Standar (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang keagamaan) SOB : Standar Operasional Baku (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang industri) Protap : Prosedur Tetap (Istilah umum dalam Birokrasi Pemerintah khususnya di kalangan militer dan kepolisian) Istilah lain: Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medic Procedures, Prosedur Operasional yang Baku. SOP : Standar Operasional Prosedur (Istilah yang biasa dipergunakan dalam dunia pendidikan dan istilah kebijakan dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor: 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan)

PERBANDINGAN KEBIJAKAN SOP DI INDONESIA No. Unsur Permenpan 21/2008 Permenpanrb 35/2012 Permendagri 52/2011 1. Istilah Standard Operating Procedurs (SOP) Standar Operasional Prosedur (SOP) Standar Operasional Prosedur (SOP) 2. Perbedaan SOP Administratif dan SOP Teknis Perbedaan pada Sifat Kegiatan Perbedaan didasarkan Komponen Kegiatan Berdasarkan Sifat Kegiatan 3. Dasar Penyusunan SOP Berdasarkan Tugas dan Fungsi Berdasarkan Tugas, Fungsi, Uraian Tugas dan Kegiatan 4. Penetapan SOP Pimpinan Lembaga Sesuai dengan Ruang Lingkup 5. Format SOP Tidak ditentukan Branching Flocharts Flowcharts 6. Simbol SOP 5 Simbol 10 Simbol 7. Jenis SOP SOP Administratif dan SOP Teknis SOP Administratif dan SOP Teknis. SOP Makro, SOP Mikro dan SOP Teknis,

FORMAT SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts) Menggunakan hanya Lima Simbol Flowcharts Pelaksana dipisahkan dari aktivitas (Kegiatan).

SIMBOL FLOWCHARTS DALAM SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN Simbol yang dipergunakan dalam SOP Administrasi Pemerintahan hanya 5 buah dari 29 buah simbol dalam flowcharts: 1. (Terminator) = Kapsul 2. (Decision) = Belah Ketupat 3. (Process) = Kotak 4. (Arrow) = Anak Panah (Panah) 5. (Off-page connector) = Segi Lima

PENGGUNAAN SIMBOL SOP dalam FLOWCHART Terminator Melambangkan dimulainya dan berakhirnya suatu prosedur Process Melambangkan proses berjalannya suatu prosedur Decision Melambangkan pengambilan keputusan: Ya atau Tidak Arrow Melambangkan arah prosedur Off-page connector Melambangkan koneksi perpindahan halaman

SIMBOL KAPSUL (SIMBOL 1) (Terminator) Simbol Pertama (buka-tutup); Melambangkan mulainya kegiatan (pemicu/start) dan akhir kegiatan (penutup/finish); Penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai kaidah, yaitu: untuk mulai (pemicu) arah panah ke bawah terlebih dahulu dan untuk penutup arah panah harus dari atas simbol kapsul; Prinsip yang digunakan adalah kegiatan mulai simbol kapsul harus dari ujung kiri sesuai skuennya (urutannya) tidak ada yang dari tengah ataupun ujung kanan.

SIMBOL KOTAK (SIMBOL 2) (Process) Simbol Kedua (Simbol Inti 1); Melambangkan kegiatan eksekusi (proses) Penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai kaidah Prinsip yang digunakan adalah satu aktivitas satu aktor dan satu simbol kecuali untuk kegiatan yang secara esensinya merupakan kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu aktor secara bersamaan dalam waktu yang relatif sama, seperti: rapat, diskusi.

SIMBOL BELAH KETUPAT (SIMBOL 3) (Decision) Simbol Ketiga (Simbol Inti 2); Melambangkan kegiatan pengambilan keputusan (adanya alternatif: ya-tidak, lengkap-tidak, sesuai-tidak, dsb.); Penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai kaidah tetapi lebih fleksibel dibandingkan simbol kotak; Prinsip yang digunakan adalah satu aktivitas satu aktor dan satu simbol kecuali pengambilan keputusan yang dilakukan dalam suatu forum bersama (rapat) dilambangkan dengan tanda kotak (proses).

SIMBOL ANAK PANAH (SIMBOL 4) (Arrow) Simbol Keempat (Arah Proses); Melambangkan arah proses kegiatan dari satu simbol ke simbol selanjutnya; Penulisan simbol anak panah sesuai kaidah yang berlaku pada simbol yang dihubungkan; Prinsip yang digunakan: Pertama, arah anak panah inti selalu menuju ke sisi atas tengah simbol, kecuali untuk arah anak panah balikan yang tergantung pada kondisi yang dihadapi: bisa dari bawah ke atas dan bisa dari sisi kanan ataupun kiri. Kedua, tanda anak panah tidak boleh bersilangan seandanya terpaksa bersilangan maka digambarkan dengan tanda “Ω = omega”

SIMBOL SEGI LIMA (SIMBOL 5) (Off-page connector) Simbol Kelima (Simbol penghubung); Melambangkan penghubung flowcharts yang terputus karena ganti halaman; Penulisan simbol didahului dengan anak panah dari simbol sebelumnya pada halaman yang terputus dan diteruskan dengan anak panah menuju simbol berikutnya pada halaman berikutnya dan berlaku sebaliknya untuk panah balikan; Prinsip yang digunakan: apabila hanya satu anak panah menghubung simbol segi lima maka tidak perlu ditulis nomor. Apabila menghubungkan lebih dari satu anak panah maka diberikan nomor.

FORMAT SOP KONSEP SOP#4 KONSEP FORMAT SOP Tidak Ada Format SOP yang Baku; Format SOP Ditentukan oleh Tujuan Penyusunannya.  FORMAT SOP ADM. PEMERINTAHAN Formatnya diatur dalam PerMenPAN RB No. 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan Tidak Ada Format SOP Administrasi Pemerintahan lainnya.

KEMENTERIAN PAN DAN RB Nomor SOP 01/K/PAN-RB/D.IV/4/2012 Tanggal Pembuatan 4 September 2012 Tanggal Revisi 4 September 2013 Tanggal Efektif 7 September 2012 Disahkan oleh Asisten Deputi Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan Drs. Endang Herman, M.Si. 19520917 199703 1 001 DEPUTI BIDANG TATA LAKSANA ASISTEN DEPUTI PENGEMBANGAN SISTEM DAN PROSEDUR PEMERINTAHAN Judul SOP PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA PP Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi Kementerian Negara; Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang ....; Permen PANRB Nomor 12 Tahun 2010 tentang .... Memahami Penyusunan Laporan Kegiatan; Memahami tugas dan fungsi Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan; Memahami materi kegiatan. KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. SOP Pengumpulan Data, 2. SOP Penyusunan Draft 3. SOP Pendokumentasian Komputer yang dilengkapi aplikasi Laporan Kegiatan, Formulir Laporan Kegiatan, KAK, Hasil Kegiatan PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN Laporan Konsinyering paling lambat selesai 1 minggu setelah Kegiatan Konsinyering dilakukan. Buku Agenda Laporan Kegiatan Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan

PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING No. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan Kabid Kasubid Analis Asdep Kelengkapan Waktu Output 1. Menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan konsep laporan konsinyering Agenda Kerja 15 menit Disposisi 2. Memerintahkan analis untuk mengumpulkan bahan laporan konsinyering 3. Mengumpulkan dan menyerahkan bahan konsinyering kepada Kasubid 1 hari Bahan Laporan, Disposisi SOP Pengumpul-an Bahan 4. Mengonsep laporan konsinyering dan menyerahkan kepada Kabid Bahan Laporan 2 jam Konsep Laporan, Disposisi 5. Memeriksa konsep laporan konsinyering. Jika setuju menyampaikan kepada Asdep. Jika tidak setuju menyerahkan kepada Kasubid untuk diperbaiki. Konsep Laporan 1 jam Draft Laporan, Disposisi 6. Memeriksa draft laporan konsinyering. Jika setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabid untuk diperbaiki. Draft Laporan Laporan, Disposisi 7. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Kasubdit untuk didokumentasikan. Laporan 10 menit 8. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Analis untuk didokumentasikan. 9. Mendokumentasikan Laporan Konsinyering. Laporan, Bukti Dokumentasi SOP Pen-dokumentasi-an Dokumen Tidak Ya

Penetapan sop#1 Penetapan SOP dilakukan oleh Pejabat yang berwenang sesuai Ruang Lingkup Kegiatan yang di- SOP-kan berdasarkan tata naskah dinas yang berlaku; Penetapan SOP dilakukan secara berjenjang sesuai Ruang Lingkup Organisasi, Besaran dan Sifat Kegiatan yang di-SOP-kan. Penetapan SOP dapat berbentuk Keputusan ataupun Peraturan.

Penetapan sop#2 Penetapan dalam bentuk keputusan berisi kompilasi dari SOP-SOP yang ada dalam suatu unit organisasi. Penetapan SOP dalam bentuk Peraturan berisi SOP yang mengatur materi tertentu. Dokumen SOP merupakan lampiran dari dasar hukum yang menjadi penetapannya

PENETAPAN (DOKUMEN) SOP#3 KOMPILASI MATERI KEPUTUSAN LAMPIRAN PERATURAN

Bagian IV sop pelayanan publik

Sop pelayanan publik#1 KEGIATAN INSTANSI PEMERINTAH Pembuatan Produk Pelaksanaan Kegiatan 1. Pembentukan Tim (Tidak) 2. Persiapan pembuatan 2. Persiapan kegiatan 3. Pengumpulan bahan 3. Pelaksanaan Kegiatan 4. Pembuatan Konsep/Draft 4. Pembuatan Konsep/Draft Laporan 5. Pemeriksaan Konsep/Draft 5. Pemeriksaan Konsep/Draft Laporan 6. Pengesahan/Penetapan Dokumen 6. Pengesahan Laporan 7. Pendokumentasian

Sop pelayanan publik#2 KEGIATAN INSTANSI PEMERINTAH POLA STRUKTUR Pembuatan Produk 1. Pembentukan Tim (Tidak) 2. Persiapan pembuatan 3. Pengumpulan bahan 4. Pembuatan Konsep/Draft 5. Pemeriksaan Konsep/Draft 6. Pengesahan/Penetapan Dokumen 7. Pendokumentasian POLA STRUKTUR STRUKTUR/NON STRUKTUR STRUKTUR

Sop pelayanan publik#3 KEGIATAN INSTANSI PEMERINTAH POLA STRUKTUR Pelaksanaan Kegiatan 1. Pembentukan Tim (Tidak) 2. Persiapan kegiatan 3. Pelaksanaan Kegiatan 4. Pembuatan Konsep/Draft Laporan 5. Pemeriksaan Konsep/Draft Laporan 6. Pengesahan Laporan 7. Pendokumentasian POLA STRUKTUR STRUKTUR/NON STRUKTUR STRUKTUR

Kegiatan pelayanan publik Sop pelayanan publik#5 Kegiatan pelayanan publik Esensi Pelayanan Publik adalah Kegiatan Output Pelayanan adalah Kegiatan Pelayanan Produk/Bukti adalah Bukti merupakan Wujud Fisik (Tangible) dari Pelayanan Jenis Kegiatan Pelayanan Pelayanan Barang/Produk/Dokumen Pelayanan Jasa /Kegiatan

KEGIATAN INSTANSI PEMERINTAH#4 POLA NON-STRUKTUR STRUKTUR NON-STRUKTUR Pelayanan Produk 1. Pengajuan Permohonan 2. Pemeriksaan Permohonan 3. Pemeriksaan Lanjutan (Rekomendasi) 4. Pengesahan 5. Pendokumentasian 6. Pembayaran (Jika Ada) 7. Penerimaan Hasil/Bukti Permohonan NON-STRUKTUR STRUKTUR NON-STRUKTUR

KEGIATAN INSTANSI PEMERINTAH#5 POLA NON-STRUKTUR STRUKTUR NON-STRUKTUR Pelayanan Kegiatan 1. Pengajuan Permohonan 2. Pemeriksaan Permohonan 3. Pemeriksaan Lanjutan (Rekomendasi) 4. Pelaksanaan 5. Pelaporan 6. Pemeriksaan 7. Pengesahan 8. Pendokumentasian 9. Pembayaran (Jika Ada) 10. Penerimaan Hasil/Bukti Permohonan POLA NON-STRUKTUR STRUKTUR NON-STRUKTUR

KEGIATAN INSTANSI PEMERINTAH#6 Sop pelayanan publik#5 POLA STRUKTUR Penugasan 1. Pemberian Penugasan 2. Kesediaan Melaksanakan Penugasan 3. Pelaksanaan Penugasan 4. Pelaporan Pelaksanaan Penugasan 5. Penerimaan Pelaksanaan Penugasan 6. Pendokumentasian STRUKTUR STRUKTUR STRUKTUR

SOP PELAYANAN PUBLIK#6 1. SOP Pelayanan sebagai dasar penyusunan Standar Pelayanan Publik (SOP Rutin dan SOP Penugasan tidak perlu disusun standar pelayanannya); 2. Inti SOP pada Unit Penyelenggara Pelayanan adalah SOP Pelayanan; 3. SOP yang harus dipublikasikan adalah SOP Pelayanan sedangkan SOP Rutin dan SOP Penugasan tidak perlu dipublikasikan; 4. SOP Pelayanan dalam bentuk flowcharts dibuat pula dalam format grafik (Annotated Picture) untuk memudahkan bagi pengguna jasa (pemohon pelayanan).

SOP PELAYANAN PUBLIK#7 5. Publikasi SOP Pelayanan kepada Pengguna Jasa/Pemohon/Konsumen/Masyarakat dilakukan dengan menghilangkan komponen mutu baku diganti dengan pernyatakaan waktu pelayanan dalam hari bukan dalam menit atau jam kecuali untuk pelayanan yang sudah bersifat pasti; 6. Publikasi ataupun sosialisasi SOP Pelayanan sebaiknya dilakukan setelah dilakukan internalisasi kepada Petugas/Pelaksana Pelayanan.

SOP & STANDAR Pelayanan#1 Salah satu komponen standar pelayanan (komponen ke-3 dari 14 komponen) adalah Sistem, Mekanisme dan Prosedur yang dalam hal ini adalah SOP; Standar Pelayanan rumuskan berdasarkan SOP Pelayanan; Data tentang 7 komponen Standar Pelayanan tersedia dalam SOP Pelayanan.

SOP & STANDAR pELAYANAN#2 Tujuh komponen Standar Pelayanan tersedia dalam SOP Pelayanan: Dasar hukum, Persyaratan, Sistem, mekanisme dan Prosedur, Jangka waktu penyelesaian, Produk pelayanan Kompetensi pelaksana Jumlah Pelaksana

Bagian v TINDAK LANJUT

TINDAK LANJUT#1 Review Format dan Isi Draft Final Dokumen SOP Pelayanan; Penyusunan Draft Peraturan Pimpinan untuk Penetapan Dokumen SOP Pelayanan; Simulasi dan Uji Coba SOP Pelayanan; Finalisasi Dokumen SOP Pelayanan; Penetapan Dokumen SOP Pelayanan; Internalisasi dan Sosialisasi Dokumen SOP Pelayanan;

TINDAK LANJUT #2 Operasionalisasi Dokumen SOP Pelayanan; Implementasi Dokumen SOP Pelayanan; Monitoring dan Evaluasi SOP Pelayanan; Pengembangan SOP; Publikasi SOP Pelayanan.

TERIMA KASIH