Buku Nugroho Widjajanto Bab XVI Daur Pengeluaran Buku Nugroho Widjajanto Bab XVI

DAUR PENGELUARAN Proses pengadaan barang ataupun jasa oleh perusahaan yang menimbulkan pengeluaran sumberdaya, khususnya kas, bagi perusahaan. Pengadaan barang persediaan dan aktiva tetap yang ditujukan untuk diolah ataupun dijual Pembayaran gaji dan upah karyawan.

Manajemen Pembelian Fungsi pembelian barang sebenarnya berada dibawah atap fungsi logistik. Fungsi Logistik : Fungsi perencanaan dan pengendalian aliran fisik barang yang mengalir ke segenap bagian organisasi.

Tanggung Jawab Fungsi Pembelian Menentukan kuantitas barang yang akan dibeli secara tepat. Menentukan waktu penerimaan barang yang tepat Menentukan rekanan pemasok barang tepat.

Untuk menghitung keseimbangan yang optimal, diperlukan: Penentuan kuantitas pembelian dan titik pemesanan kembali dilakukan untuk mencapai keseimbangan yang optimal antara tiga faktor berikut: Jumlah barang yang dipesan Biaya pengelolaan barang, dan Risiko kelangkaan barang Untuk menghitung keseimbangan yang optimal, diperlukan: Penetapan tiga faktor diatas secara kuantitatif Adanya estimasi kebutuhan barang untuk periode mendatang, dan Penetapan jangka waktu mulai saat barang dipesan sampai barang diterima

Tujuan Proses Pembelian Menyediakan sumberdaya yang diperlukan organisasi perusahaan dengan cara yang efisien dan efektif. Melaksanakan pembelian dari rekanan yang andal Membeli barang dengan kualitas yang baik sesuai dengan yang diinginkan Memperoleh barang dengan harga yang pantas

Hanya membeli barang yang disetujui dan sesuai dengan tujuan perusahaan Mengelola barang secara sehat sehingga selalu tersedia manakala dibutuhkan perusahaan Hanya menerima barang yang dipesan, dan harus menerima semua barang yang dipesan. Menerapkan pengendalian barang yang disimpan dan diterima secara sehat untuk menghindari berbagai kemungkinan yang merugikan.

Informasi untuk bagian pembelian Pembelian memerlukan berbagai informasi yang diperlukan untuk mengestimasi kebutuhan barang untuk periode mendatang dan leadtime dapat diperoleh dari sistem informasi formal perusahaan. Pada perusahaan dagang, kebutuhan periode mendatang dapat diestimasi dengan menggunakan teknik prakiraan. Teknik prakiraan adalah teknik untuk memprakiraan kuantitatif penjualan dimasa yang akan datang berdasrkan data historis penjualan dimasa lalu.

Biaya Pengolahan Persediaan. semua biaya yang terpengaruh oleh kuantitas barang persediaan. Biaya peluang atas dana yang tertanam dalam persediaan Biaya incremental atas kerusakan, kehilangan,susut, aus, dan usung atas barang Biaya asuransi, pajak dan sewa atau penggunaan gudang.

Penentuan Rekanan Harga yang ditawarkan Keandalan rekanan tersebut dalam memenuhi kesepakatan pengadaan barang Tampilan dan citra produk yang ditawarkan, dan Kualitas barang.

Transaksi akuntansi dan pencatatan pembelian Transaksi pembelian jika perusahaan menggunakan perpectual Persediaan bahan baku xxx Hutang dagang xxx Transaksi pembelian jika perusahaan menggunakan sistem periodik Pembelian xxx Utang dagang xxx

Retur dan potongan pembelian Utang dagang xxx Retur dan potongan xxx Dari hasil perhitungan fisik setiap periode Persediaan (akhir) xxx Harga pokok penjualan xxx Pembelian xxx Persediaan (awal) xxx

Master File Proses Pembelian Master file persediaan Master file utang dagang Master file pembelian yang masih terbuka, dan Master file riwayat rekanan

Master File Persediaan Dalam sistem akuntansi manual, tanggung jawab master file persediaan ada dibawah bagian akuntansi. Sedangkan berbasis data elektronik master file persediaan berada dibawah bagian pengolahan data. Dalam sistem manual, catatan persediaan disenggarakan dalam kartu-kartu barang seperti nampak digambar.

Input yang digunakan untuk mengupdate master file persediaan Dalam sistem pengolahan data elektronik, file persediaan dapat disimpan dalam electronic media. Input yang digunakan untuk mengupdate master file persediaan Penerimaan barang dari rekanan Pengeluaran bahan baku ke bagian produksi atau pabrik Order pembelian, sepanjang master file itu juga memuat catatan pengadaan barang dalam perjalanan

Output master file persediaan Laporan posisi persediaan Laporan penyimpangan mengenai unsur-unsur barang yang memiliki aktivitas tertinggi dan terendah Dokumen permintaan pembelian untuk barang-barang yang bersaldo rendah Dokumen pesanan pembelian sebagai output hasil samping pada saat file persediaan dimutakhirkan.

Master File Hutang Dagang Isi master file hutang dagang pada umumnya adalah sebagai berikut : Nomor kode rekanan atau kreditur Nama dan alamat rekanan Jumlah utang dagang Total diskon

Input untuk master file utang dagang Dalam sistem manual, file utang dagang terdiri dari kartu-kartu buku pembantu utang dagang, dimana masing-masing kartu itu memuat catatan(record) dari voucher-voucher yang harus dibayar. Input untuk master file utang dagang Voucher pengeluaran dan Memo debet

Output yang dihasilkan master file utang dagang Cek untuk pembayaran faktur dari rekanan Ikhtisar kebutuhan dana dalam jangka pendek

Master File Pembelian Yang Masih Terbuka Pesanan pembelian yang barangnya belum diterima seluruhnya oleh perusahaan. Input utama Pesanan-pesanan pembelian yang baru dikirimkan kepada pelanggan,dan Laporan penerimaan barang yang dipesan.

Output utama yang dihasilkan Jadwal kebutuhan pengeluaran kas jangka pendek dan Daftar pesanan yang penyerahannya telah lewat waktu.

Master File Riwayat Rekanan Catatan mengenai rekanan termasuk kinerjanya dalam memenuhi kebutuhan pasokan barang dan jasa keperusahaan. Master file ini memuat data : Nama dan alamat Syarat-syarat pengiriman barang yang disepakati dengan rekanan termasuk jenis angkutan yang digunakan Catatan mengenai hasil-hasil kesepakatan dan realisasinya dengan rekanan Penawaran harga yang diminta Pesanan yang diserahkan kepada rekanan dalam tahun berjalan Pengiriman barang yang terlambat diterima Pengiriman barang yang cepat diterima Pengiriman barang yang ditolak karena kualitasnya tidak memenuhi syarat dan Pengiriman barang yang kulitasnya tidak sesuai dengan pesanan

PERMINTAAN PEMBELIAN

Sistem pengolahan data pembelian berbasis manual

Sistem pengolahan data pembelian berbasis komputer Pengolahan data dilaksanakan oleh suatu unit organisasi khusus, yaitu bagian pengolahan data elektronik. Proses tersebut berawal dari pengumpulan berbagai dokumen transaksi persediaan dan perhitungan total kelompok. Dalam hal ini semua transaksi persediaan diintegrasikan dan proses bersama-sama. Angka-angka kontrol untuk setiap kelompok meliputi angaka-angka : Record counts dari jumlah transaksi Record counts dari jumlah transaksi penerimaan Record counts dari jumlah transaksi pengeluaran, Hash total dari kode angka persediaan dari seluruh transaksi Jumlah unit persediaan yang dikeluarkan Jumlah unit persediaan yang diterima.

Sistem pengolahan data pembelian berbasis komputer