SIKLUS PENGELUARAN By: Mr. Haloho

Tujuan dari siklus pengeluaran Meyakinkan bahwa seluruh barang dan jasa telah dipesan sesuai kebutuhan Menerima seluruh barang yang dipesan dan memeriksa (verifikasi) bahwa seluruh barang yang diterima dalam kondisi baik Menjaga barang sampai dipakai Menetapkan bahwa faktur berkaitan dengan barang dan jasa adalah valid (sah) dan benar Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran secara tepat dan akurat Memosting kewajiban dan pengeluaran kas ke akun pemasok di buku pembantu hutang Meyakinkan bahwa seluruh pengeluaran kas sesuai dengan pengeluaran yang diotorisasi Mencatat dan mengklasifikasi pembayaran kas (Cash disbursement) secara tepat dan akurat

Langkah-langkah dalam proses pengadaan Menetapkan kebutuhan barang/jasa Memilih sumber-sumber pengadaan Membuat permohonan atau permintaan penawaran harga (quotation) Memilih pemasok (supplier/vendor) Mengeluarkan surat pemesanan barang (order) Menerima barang Memeriksa faktur dari pemasok Melakukan pembayaran kepada pemasok

Fungsi yang dijalankan masing-masing bagian

Dokumen-dokumen masukan dalam siklus pengeluaran Permohonan pembelian (Purchase Requisition) merupakan formulir awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan suatu pesanan barang Formulir Order Pembelian yaitu formulir formal yang disiapkan dari formulir permintaan pembelian untuk memesan barang kepada pemasok. Laporan Penerimaan Barang yaitu suatu formulir/dokumen yang berisi penerimaan barang Faktur Pemasok, yaitu dokumen penagihan dari pemasok barang atau jasa Voucher pengeluaran, yaitu suatu dokumen dalam sistem voucher yang mengakumulasi faktur pemasok untuk pembayaran

Cek pengeluaran, yaitu dokumen akhir dalam siklus pengeluaran yang memberikan pengeluaran kas kepada pemasok untuk barang atau jasa yang diterima Memo debit, yaitu dokumen untuk mengotorisasi retur dan penyisihan pembelian Formulir pemasok baru, yaitu formulir yang digunakan untuk memilih pemasok baru., berisi data harga, jenis barang atau jasa, pengalaman pemasok, referensi, dan jejak kredit Permintaan untuk proposal (atau penawaran harga). Yaitu formulir yang digunakan dalam suatu prosedur tender kompetitif, berisi barang atau jasa yang diperlukan dan perbandingan harga, syarat-syarat pembayaran,dll

Sistem Pemrosesan pengeluaran kas untuk hutang dagang Dalam manajemen hutang dagang, terdapat dua pendekatan (sistem) yang bisa digunakakan: Sistem menggunakan buku pembantu hutang. Sistem Voucher Apabila menggunakan buku pembantu hutang, maka faktur pemasok yang diterima bagian hutang dagang dicatat di buku pembantu hutang dagang pada akun pemasok. Dalam sistem voucher, faktur pemasok diarsip sementara sampai tanggal jatuh tempo pembayaran. Pada saat tanggal jatuh tempo, faktur yang akan dibayar dicatat ke voucher pengeluaran kas. Voucher pengeluaran kas ini beserta faktur yang akan dilunasi dikirim ke bagian pengeluaran kas untuk dibuat cek. Setelah cek dibuat, maka voucher ini dicap lunas dan diarisp oleh bagian pengeluaran kas (arsip voucher yang sudah dibayar). Sistem voucher bisa digunakan apabila pembayaran hutang untuk faktur pemasok dilakukan dalam jumlah yang sesuai dengan jumlah di faktur pemasok. Apabila pembayaran dilakukan dalam jumlah yang tidak penuh (tidak semua jumlah dalam faktur dibayarkan), maka sistem voucher tidak cocok digunakan.