MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

PROYEK Proyek adalah suatu upaya atau usaha temporer atau sementara untuk menciptakan suatu produk atau jasa yang unik. Proyek biasanya termasuk beberapa orang yang melakukan kegiatan yang saling berhubungan atau terkait. Konsumen utama proyek tersebut akan tertarik pada penggunaan sumberdaya yang efektif guna penyelesaian proyek tersebut, bila dilakukan secara efisien dan tepat waktu.

Lanjutan Proyek memasukkan ketidak pastian. Karena suatu proyek itu unik, kadang-kadang sulit untuk secara jelas mendefinisikan: sasaran proyek, estimasi berapa lama proyek tersebut selesai, atau berapa biaya yang diperlukan. Ketidak pastian ini yang menjadi alasan utama dilakukan pengelolaan proyek dalam menghadapi tantangan, terutama proyek yang memasukkan teknologi baru. Program adalah sekelompok proyek yang dikelola dengan cara koordinasi untuk mendapatkan keuntungan yang tidak didapatkan dari pengelolaannya secara individu.

Atribut Proyek Suatu proyek mempunyai maksud atau tujuan yang unik. Proyek dapat dipandang dari atributnya, yaitu: jangka waktu, maksud, kepemilikan (ownership), sumberdaya, peranan, resiko dan asumsi, tugas saling ketergantungan (interdependent tasks), perubahan organisasi, dan pengoperasian dalam lingkungan yang lebih besar dari proyek itu sendiri.

Maksud. Suatu proyek seharusnya mempunyai sasaran yang tertentu (well defined objective). Hasil dari proyek memberikan produk, jasa dan outcome yang unik. Kegiatan proyek harus mencapai atau melebihi kebutuhan dan harapan dari stakeholders. Jangka Waktu (time frame) proyek hanya sementara atau temporer. Suatu proyek mempunyai akhir dan awal yang pasti. Kepemilikan. Proyek harus memberikan sesuatu yang bernilai ke individu atau kelompok yang akan menjadi pemilik dari proyek tersebut setelah proyek tersebut selesai. Untuk menentukan siapa yang akan menjadi pemilik atau bukan pemilik proyek tersebut tidak selalu mudah. Misalnya: berbagai kelompok yang berbeda akan berjuang untuk dapat ditentukan siapa yang akan memiliki atau bukan pemilik dari sistem, data, dukungan dan biaya akhir dari implementasi dan perawatan (maintaining) sistemnya.

Meskipun suatu proyek mempunyai banyak stakeholders (misalnya, orang-orang atau kelompok, yang mempunyai pamrih atau vested interest pada outcome dari proyeknya). Suatu proyek seharusnya mempunyai sponsor tertentu yang jelas. Sponsor mungkin adalah end user, konsumen atau klien yang mempunyai kemampuan dan keinginan untuk memberikan arahan, biaya dan sumberdaya lainnya ke proyek. Suatu proyek seharusnya mempunyai konsumen atau sponsor utama. Kebanyakan proyek mempunyai banyak perusahaan lain yang tertarik dan juga stakeholders, tetapi harus ada seseorang yang menjadi sponsor utama. Sponsor utama biasanya memberikan arahan dan pembiayaan untuk proyek.

Sumberdaya TI. Suatu proyek memerlukan sumberdaya: waktu, uang, orang dan teknologi yang seringkali dari berbagai area. Perusahaan akan melakukan kontrak dengan konsultan untuk mendapatkan masukan (input). Sumberdaya memberikan arti untuk pencapaian tujuan proyek dan juga bertindak sebagai hambatan. Misalnya: Lingkup proyek, atau kerja yang harus diselesaikan, ditentukan secara langsung oleh tujuan proyek, Jadi apabila kita tahu apa yang harus diselesaikan, maka kita akan bisa menggambarkan bagaimana penyelesaiannya. Apabila sponsor proyek meminta penambahan sesuatu hal (feature) ke sistem, bagaimanapun permintaan tersebut diragukan apakah akan memerlukan sumberdaya tambahan dalam bentuk kerja tambahan dari bagian yang ada di tim proyek. Penggunaan sumberdaya proyek mempunyai biaya yang berhubungan atau harus dimasukkan ke dalam keseluruhan biaya dari proyek. Kadang-kadang orang dari luar perusahaan seperti dari pemasok dan perusahaan konsultanlah yang akan menjadi sumberdaya guna memenuhi sasaran proyek.

Peranan. Sekarang, proyek TI memerlukan individual yang berbeda-beda dengan berbagai rangkaian keterampilan. Meskipun keterampilan ini berbeda-beda pada proyek yang berbeda-beda, suatu proyek khusus seharusnya memasukkan hal-hal tersebut di bawah ini: Manajer Proyek Sponsor Proyek Pakar pada Materinya (Subject Matter Expert(s)- SME Pakar Teknis (Technical Expert(s)

MANAJER PROYEK Manajer Proyek adalah pemimpin tim dan tanggung jawabnya adalah menjamin bahwa semua pengelolaan proyek dan proses pengembangan teknis berada di tempat dan sedang dikerjakan di dalam serangkaian kebutuhan spesifik, proses yang ditentukan dan standar mutu. Manajer Proyek yang baik selalu kritis terhadap kesuksesan proyek. Manajer proyek bekerja dengan sponsor proyek, tim poryek, dan lain orang yang terkait dalam proyek untuk mencapai tujuan. Setiap proyek menghadapi hambatan dalam berbagai cara, terutama dengan lingkup, waktu dan tujuan biayanya. Batasan tersebut kadang-kadang disebut dalam proyek sebagai tiga hambatan (triple constraints). Untuk mencapai proyek yang sukses, manajer proyek harus memperhatikan lingkup, waktu dan biaya serta keseimbangan dari ke tiga tujuan yang seringkali bersaing ini.

Sponsor proyek adalah klien, konsumen atau manajer organsasi yang akan bertindak sebagai pejuang untuk proyek dan memberikan sumberdaya organisasi dan arahan apabila diperlukan Subject Matter Expert(s) - SME adalah user atau klien yang mempunyai knowledge khusus, kepakaran khusus, atau orang yang mempunyai wawasan terhadap area fungsional khusus yang diperlukan guna mendukung proyek, seperti, misalnya organisasi menginginkan membangun suatu sistem guna mendukung keputusan pajak, maka dengan mempunyai pakar pajak dalam tim proyek akan dapat berbagi (share) knowledge-nya dan akan lebih produktif daripada mempunyai orang-orang teknis yang mencoba belajar segalanya tentang akuntansi perpajakan sambil mengembangkan sistemnya.

Technical Expert (s) diperlukan untuk mendapatkan solusi teknis pada masalah organisasi. Pakar teknis termasuk system analysts, system designers, network specialists, programmers, graphic srtists, trainers dsb. Tanpa memperhatikan jabatannya, individu ini bertanggung jawab terhadap penentuan, penciptaan, pengimplementasian infrastruktur dan teknis organisasi guna mendukung produk dari proyek TI.

Resiko dan Asumsi. Semua proyek mempunyai elemen resiko dan beberapa proyek lebih beresiko daripada yang lainnya. Resiko muncul dari banyak sumber, baik internal maupun eksternal dari tim proyek. Misalnya resiko internal dapat dtimbul dari proses estimasi atau dari fakta bahwa seorang anggota kunci tim proyek tadi dapat keluar atau meninggalkan proyek pada pertengahan proyek. Resiko eksternal pada sisi lainnya dapat timbul dari ketergantungan pada kontraktor atau vendor lainnya. Asumsi adalah apa yang biasanya kita asumsikan pada lingkup, jadwal, dan anggaran serta mengkaji resiko dari proyek. Banyak variable yang tidak diketahui yang berhubungan dengan proyek dan perlu untuk mengidentifikasi dan membuat dokumen (explicit) semua resiko dan asumsi yang dapat memberi dampak pada proyek TI.

Tugas saling ketergantungan (interdependent tasks) Tugas saling ketergantungan (interdependent tasks). Kerja proyek memerlukan banyak tugas yang saling tergantung. Misalnya suatu jaringan tidak dapat di-install sampai perangkat kerasnya dikirim, atau kebutuhan tertentu tidak dapat digabungkan ke dalam desain sampai user kuncinya diwawancara. Kadang-kadang penundaan dari satu tugas dapat berdampak pada tugas berikutnya yang mandiri. Jadwal proyek mungkin tergelincir, dan proyeknya mungkin tidak mencapai batas waktu (deadline) yang direncanakan Perubahan Organisasi (Organizational Change). Proyek direncanakan bagi perubahan organisasi. Perubahan harus dipahami dan dikelola karena implementasi proyek TI akan merubah cara orang-orang tersebut bekerja. Oleh karena itu perlawanan yang potensial terjadi/ada, dan suatu sistem yang secara teknis sukses dapat berakhir menjadi kegagalan organisasi

Beroperasi dalam Lingkungan yang Lebih besar dari proyek itu sendiri Beroperasi dalam Lingkungan yang Lebih besar dari proyek itu sendiri. Organisasi memilih proyek untuk sejumlah alasan dan proyek yang dipilih dapat berdampak pada organisasinya (Laudon and Laudon 1996). Sangat penting bahwa manajer proyek dan tim memahami budaya, lingkungan, politik, dan sejenisnya dari perusahaan. Variable dari organisasi akan mempengaruhi seleksi dari proyek, infrastruktur TI dan peranan TI di dalam organisasi. Misalnya perusahaan/pabrik kecil yang dimiliki oleh keluarga mempunyai budaya, strategi dan struktur perusahaan yang sangat berbeda daripada perusahaan yang electronic commerce yang baru mulai (strat-up electronic commerce company).Sebagai hasilnya proyek yang diseleksi, infrastruktur teknis dan peranan TInya untuk setiap organisasi akan berbeda. Tim proyek seharusnya memahami baik variabel teknis maupun organisasi sehingga proyek dapat diluruskan secara tepat dengan struktur dan strategi organisasi. Lebih lagi, pemahaman variabel organisasi dapat menolong tim proyek memahami iklim politik di dalam organisasi dan mengidentifikasi resiko yang potensial dan issues yang dapat merintangi proyek tadi.