Evaluasi Diri dalam Konteks Perencanaan Dewan Pendidikan Tinggi Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional Mei, 2005

Pengertian  Evaluasi : Upaya sistematik untuk menghimpun dan mengolah data (fakta dan informasi) yang handal dan syahih, untuk menyimpulkan kondisi nyata, yang dapat digunakan sebagai landasan tindakan manajemen untuk mengelola kelangsungan lembaga atau program. Paradigma Baru Otonomi Evaluasi Akreditasi Akuntabilitas Kualitas The purpose of evaluation is not to prove but to improve (Stufflebeam et al., Educational Evaluation and Decision Making, 1997)

Siklus Pengembangan Institusi

Bagaimana mencapai tujuan ? Evaluasi Diri Cari Strategi Laksanakan Rencana Tujuan tercapai Susun Rencana Tentukan Tujuan Deskripsikan Tujuan Tentukan Indikator Keberhasilan Sosialisasikan pada semua pihak yg terkait

Evaluasi Diri Pengumpulan Data Pengolahan Data Analisa Data Penyusunan Laporan

Bagaimana mencapai tujuan ? Evaluasi Diri Cari Strategi Laksanakan Rencana Tujuan tercapai Susun Rencana Tahun 1 Evaluasi Diri & Susun Laporan Perbaiki Rencana Analisa Pencapaian Tahun 2Tahun 3, dst

Q uality Q uality Untuk mengungkap : Efisiensi Suasana akademis (academic atmosphere) Efektivitas Akuntabilitas Produktivitas Pengelolaan sistem (system maintenance) Kegunaan Evaluasi Diri

Dampak Evaluasi Diri  Waktu  Kondisi yang diharapkan Kondisi saat ini Tanpa Evaluasi Diri Evaluasi Diri, kemampuan sendiri Evaluasi Diri & kerjasama Evaluasi Diri, kerjasama & bantuan luar Kualitas

Obyek Evaluasi Diri Objectives EfficiencyProductivity Effectivity Minimum Necessary Requirement Input - Resources - Relation with the environment Process Utilization of Resource to Achieve Target Output Result and Impact Objects of Self-Evaluation Students Graduates Staff Library Physical Facilities Laboratories Funding Organization Resources Curriculum Teaching & Learning Academic Atmosphere

Teaching-Learning Procces Graduates Incoming Students Staffs Library Physical Facilities Laboratories Funding Organization Resources Curriculum Management Leadership Quality Assurance Academic Community Job Market Community Acknowledgement Demand on HE L-RAISE in Higher Education E fficiency & Productivity R elevance I nternal Management I nternal Management S ustainability A cademic Atmosphere A cademic Atmosphere L eadership A-1

Organisasi Perguruan Tinggi Fak Jur PS Fak Jur PS Fak PS Pendukung Teknis : UPT, Lembaga, Pusat, dsb Pendukung Administratif : Biro, Bagian, dsb Universitas/ Institut Eligible Grantees PHK 2006

Peran evaluasi diri dalam Perencanaan Pengembangan Institusi

Future Situation Current Situation Visi perlu dilakukan Evaluasi Diri Aktivitas untuk mengubah situasi Peran evaluasi diri dalam Perencanaan Institusi

Lembaga Normatif Perencanaan Strategis Tujuan organisasi ( institutional objective ) : Rincian yang jelas mengenai kondisi yang dicita-citakan (dengan standar yang telah ditentukan) melalui pelaksanaan kegiatan dalam penyelenggaraan misi Tujuan perencanaan : Rincian yang jelas mengenai apa yang akan dicapai atau masalah yang akan diselesaikan (dengan kriteria keberhasilan yang pasti) melalui pelaksanaan kegiatan Misi : Menguraikan kegiatan utama yang harus diselenggarakan untuk mencapai Visi Pada umumnya misi mengandung : Alasan utama keberadaan lembaga dimasyarakat (jati diri lembaga). Masalah utama yang dihadapi dan diselesaikan. Falsafah, tata nilai dan kultur organisasi yang menjadi landasan kegiatan. Visi : Keadaan lembaga yang dicita- citakan secara kolektif pada akhir suatu kurun waktu tertentu, karena terselenggaranya Misi dan tercapainya Tujuan Mandat : Kewenangan, kewajiban dan hak yang ada dan mengikat lembaga/perguruan tinggi untuk mencapai tujuan dalam kesepakatan dengan „stake-holders“. Objectives Mission Vision Mandate Strategic Issues Resources Human Financial Physical Information Flow of Cooperation Organizational Cultur Process & Services Output & Outcome Internal Environment (within the university, faculty, department) Evaluation Analysis Interpretation Trend Idiology Politics Culture Science Education System Stake-holders Students Academic Staff Users Government Job Market Industry Community Government Others External Environment (Local, National, Global) Opportunity & Threat L-RAISE Strength & Weaknesses Issue yang sangat menentukan keberadaan, keadaan dan kinerja organisasi kerja Kalau ditangani dengan tidak baik atau diabaikan, keadaan dan kinerja organisasi kerja akan sangat menurun, bahkan keberadaannya terancam

Trend Idiology Politics Culture Science Education System Stake-holders Students Academic Staff Users Government Job Market Industry Community Government Others External Environment (Local, National, Global) Objectives Mission Vision Mandate Resources Human Financial Physical Information Flow of Cooperation Organizational Cultur Process & Services Output & Outcome Internal Environment (within the university, faculty, department) Evaluation Analysis Interpretation Problem’s Identification Root Problem’s Alternative Solution Development Plan Perencanaan Taktis-Operasional PROJECT ………... PROPOSAL... (Name of University)

Manajemen Jurusan/departemen Manajemen dana dan keuangan Manajemen data dan informasi Manajemen sumberdaya manusia Manajemen fasilitas fisik Manajemen jaminan kualitas akademik

Prinsip Penyusunan Evaluasi Diri 5i principles: Initiation Idealism Information Identification Inception 5i principles: Initiation Idealism Information Identification Inception

Evaluasi Diri : Evaluasi Diri : TAHAP INISIASI  Susun Jadwal Kerja Pelaksanaan Penyusunan Evaluasi Diri/Proposal Jadwal berakhir pada penyerahan dokumen Jadwal berakhir pada penyerahan dokumen  Sosialisasikan jadwal pada semua pihak yg terlibat  Penentuan/Pembagian tugas dan janggung jawab, semua pihak yang terlibat (pimpinan institusi, task force, tenaga pendukung, dsb)  Siapkan sarana/fasilitas kerja untuk kegiatan penyusunan Evaluasi Diri/Proposal

 Pahami Panduan (guidelines) dengan sebaik- baiknya Bila tidak/kurang jelas  tanyakan pada panitia pembuat panduan  Berdasarkan Panduan (guidelines) : Identifikasi data 2 yang dibutuhkan Identifikasi kegunaan data 2 tersebut Identifikasi dimana data 2 tersebut dapat diperoleh Identifikasi bagaimana data 2 tersebut dapat diperoleh Evaluasi Diri : Evaluasi Diri : IDEALISME

Unit Pengelola Kegiatan : - Program Studi Unit Pengelola Sumberdaya : - Fakultas - Jurusan u Lulusan u Proses Pendidikan u Mahasiswa u Kurikulum u Performance Indicators u Sistem Manajemen u Staf Akademis dan Staf Pendukung u Keuangan u Fasilitas Fisik (gedung, laboratorium, dsb) u Data dan Informasi Evaluasi Diri : Evaluasi Diri : INFORMASI

Tahapan Pengolahan Data Pengumpulan Data Verifikasi Data Pengelompokan Data Isi Tabel 2 Cek Konsistensi Data antar tabel Analisa Masing 2 Tabel - Performance : lihat trend - Profile : bandingkan dng standar Kesimpulan : …………… Kesimpulan : …………… Total Lulusan pada Tabel 6. isinya sama dengan Total Lulusan pada Tabel 8. isinya sama dengan Total Lulusan pada Tabel 9.

EVALUASI DIRI: TAHAP IDENTIFIKASI ANALISIS SITUASI ANALISIS SWOT ROOT CAUSE ANALYSISANALISIS SITUASI ANALISIS SWOT ROOT CAUSE ANALYSIS

Situational Analysis Current Situation Position (data section 2-12) Situational Analysis (Section 2-12) Conclusions Self-Evaluation SWOT Analysis Root-Cause Analysis Problems Statement …………………… StrengthWeaknesses ………… OpportunitiesThreats …………. ………… Restraining forces Driving forces Force-Field Analysis Rencana Strategis - Strategic Planning (global) Rencana Operasional - Tactical Planning (detail)

Kesimpulan : …………… Kesimpulan : …………… Internal data External data SWOT Analysis StrengthWeaknesses ………… OpportunitiesThreats …………. ………… Strength > Weaknesess Opportunities > Threats Strength < Weaknesess Opportunities < Threats Konsolidasi ? Ekspansi ? SWOT Analysis Strategi Pengembangan

Root-Cause Analysis NEM Rendah Skripsi Tempat Waktu IPK Baik/ Tinggi Masa Studi Lama Bhs Inggris Mhs Rendah Kehadiran Dosen Rendah Keketatan Persaingan Rendah Waktu Tunggu Tinggi Beban Dosen Tinggi Ruang Dosen Luas Masalah 1 Masalah 2 Masalah 3 ………...

Root-Cause Analysis Kesimpulan : …………… Kesimpulan : …………… Problem Statement 1…………. 2…………. 3………dst Analisa Lintas Tabel - Kesimpulan yg berkaitan dihubungkan (di-link) 1. Tabel 2.  IPK baik 2. Tabel 4.  Lama studi panjang 3. Tabel 5.  Skripsi tepat waktu Pengulangan Mata Kuliah, tinggi Peraturan Akademik : nilai terbaik Gejala Akar Permasa- lahan Penyebab Akibatnya : Beban dosen meningkat Beban praktikum meningkat Kapasitas ruangan kurang memadai dsb Solusi : Ubah peraturan akademik  nilai terakhir Contoh : Hasil Interpretasi = gejala

Root-Cause Analysis 1. Tabel 2.  IPK baik 2. Tabel 4.  Lama studi panjang 3. Tabel 5.  Skripsi tepat waktu Data Baru yang dibutuhkan Alternatif Masalah : Tingkat Pengulangan MK tinggi Sulit mencari topik skripsi Praktikum antri Kualitas Mhs baru tidak baik dsb Data Mahasiswa yg mengulang, termasuk frekuensi pengulangannya Data Lama Mahasiswa mengajukan proposal penelitian Data kapasitas laboratorium Data peralatan untuk praktikum yg tidak tersedia Cari Data Pendukung Baru !

Lembaga Normatif (Senat) Proposed-Plan Self-Evaluation Current Situation Directive & Assumption Position (data-data) Situational Analysis (SWOT, CRA) Vision & Mision (RJP) Strategic Moves Institutional Objective (RJP) Indicators/ Perform. Ind. Implementation Programs (Activities) INCEPTION Conclusions Identified Problems (Root problems)