Human Resource Management Human Resource Information System-1 M-11 Tony Soebijono

What is a “Human Resource Information System” The application of computers to employee-related record keeping and reporting, and management decision making How might HRIS be used to enhance management decision making?

(Is paycheck accurate?) An HR Example Processing (Calc. Net pay) Input (hours worked) Output (cut paycheck) Here is a classic HR example: Processes: - Get hourly rate - Multiply hours by rate - If over 40 hours determine overtime pay - Deduct taxes and employee charges (parking, investment, benefits) - Print paycheck Can be manual or automated Feedback Loop (Is paycheck accurate?)

HRD HRIS HRM Societal objectives: Organizational objectives: Benefits Legal compliance Union Organizational objectives: HR planning Employee relations Selection T & D Appraisal Placement Assessment Functional objectives: Personal objectives: Compensation HRD HR research Information system Development Training Organization development Labor relation Union HRIS Career Development HR result Productivity Quality Innovation Fulfillment Readiness for change Employee assistance Job design Compensation benefit planning HR Selection staffing Performance management system HRM

Bentuk Model Data 1. Perencanaan Sumber Daya Manusia 2. Administrasi Personalia 3. Kompensasi dan Benefit 4. Kinerja Personel 5. Pendidikan dan Pelatihan 6. Pemutusan Hubungan Kerja/Pensiun

Proses perencanaan sumber daya manusia Proses pembentukan data rekapitulasi untuk analisa dan simulasi, dimana pada prinsipnya akan diolah dari data administrasi yang dimiliki untuk mendapatkan gambaran kekuatan SDM saat ini, dan juga dari segi availabilitas SDM tersebut. 2. Proses pengadaan sumber daya manusia/recruitment, dimana pada prinsipnya hampir sama seperti pada pengumpulan Biodata, tapi dalam ruang lingkup informasi yang lebih kecil dan diikuti oleh cara penilaian/kriteria penerimaan. 3. Proses alokasi/realokasi sumber daya manusia atau redeployment, yang mana dengan menggunakan data administrasi yang ada, dapat dianalisa informasi kebutuhan penempatan atau realokasi seorang personel ketempat yang lebih tepat.

Proses lain Fasilitas untuk mencari suatu jabatan struktural yang kosong. Analisa kandidat yang paling sesuai untuk duduk pada jabatan tersebut. Analisa kebutuhan tenaga pada suatu unit organisasi. Pemilihan pegawai yang memiliki kriteria informasi tertentu secara dinamis Analisa grafis dan statistik yang ‘on-line’, dimana dapat berinteraksi langsung dengan data yang rinci.

Administrasi Personalia Biodata Pegawai Sejarah Kepangkatan Sejarah jabatan Sejarah Pendidikan Formal Sejarah Pendidikan Penjenjangan Sejarah Pendidikan Substantial Keahlian berbahasa asing Penggunaan fasilitas perusahaan Sejarah kunjungan ke luar negeri Daftar Keluarga Sejarah hukuman dan penghargaan yang diperoleh Memo Khusus

Kompensasi dan Benefit Proses penentuan gaji dan transaksinya, dimana yang ternasuk dalam hal ini adalah proses penggunaan ‘merit payment’ dalam hal penentuan gaji dan juga pendapatan lain yang berhubungan dengan penghasilan tambahan seperti lembur, uang makan, uang perumahan, insentif daerah terpencil, supervisor dan sejenisnya. 2. Proses pemberian fasilitas yang berhubungan dengan kebutuhan diluar ruang lingkup kerja dan bertujuan untuk memberikan jaminan rasa aman selama bekerja diperusahaan seperti fasilitas medikal dan tabungan pensiun.

Evaluasi Kinerja Personel fasilitas yang tersedia pada sistem ini adalah perencanaan kerja personil beserta beban penilaian atas hasil pekerjaan tersebut. Berdasarkan hal ini, dapat diperoleh suatu sistem evaluasi yang lebih obyektif, yang mengacu pada fakta-fakta yang telah ditentukan sebelumnya.

Pendidikan dan Pelatihan Perencanaan jadwal pendidikan, yang berhubungan dengan jadwal pendidikan yang akan diselenggarakan oleh organisasi. 2. Perencanaan kebutuhan pendidikan, dimana berhubungan dengan rencana pendidikan yang akan diikuti oleh personel yang berhubungan dengan tugas dan tanggung jawabnya. 3. Realisasi pendidikan, yang bertujuan mencatat informasi yang berhubungan dengan kesertaan personel pada pendidikan yang diikutinya.

MODEL SI-SDM Lingkungan eksternal Peraturan pemerintah Teknologi Pasar Kerja Sistem manajemen SDM Sub Fungsi SDM -Perencanaan -Staffing -Pelatihan -Kinerja -Kompensasi -QWL Tujuan organisasi -Produktivitas -Laba -ROI -Moral karyawan Sistem manajemen strategik Sistem informasi SDM Umpan balik Umpan balik

KETERKAITAN SI-SDM SI lain SI-SDM Sub fungsi Manajemen SDM -Perencanaan -Staffing -Pelatihan dan pengembangan -Manajemen kinerja -Kompensasi -QWL Lingkungan -Legal -Politik -Sosial SI lain SI-SDM Proses manajemen Kinerja -Pengembangan -Diversifikasi -Merger -Akuisisi SI lain -Asuransi -Dana pensiun -Konsultan pajak

Contoh Manajemen Data SI-SDM Perencanaan pengembangan Administrasi biodata Database Pegawai Penggajian Kehadiran Informasi pegawai

Non-optimum HRIS Situation Benefits Admin. Payroll Applicant Tracking DATA DATA DATA Training Mgmt. DATA Competency Modeling DATA Job Evaluation DATA

Integrated HR Systems and Data Optimum Situation Payroll Benefits Admin. Competency Modeling HR DATA Applicant Tracking Training Mgmt. Competency Modeling Job Evaluation Integrated HR Systems and Data

Human Resource Information System HUMAN RESOURCE INFORMATION SYSTEM Goal: Integrate Core Processes into Seamless System Input Data Types Job Analysis Recruitment Selection/Job Posting/ Employee Referral T&D Performance Appraisal Compensation Benefits Safety Health Labor Relations Employee Relations Output Data Uses* Employee Tracking Diversity Programs Hiring Decisions Training Programs/E-learning/Management Succession Compensation Programs Benefit Programs (e.g., prescription drug programs) Health Programs (e.g., Employee Assistance Programs) Bargaining Strategies Employee Services Contribute Toward Achievement of: Human Resource Information System Organizational Strategic Plans Human Resource Management Plans *Manager and employee self-service is available.

TAHAPAN PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SI-SDM Analisis pendahuluan dan sistem (studi kelayakan) Analisis situasi/permasalahan, menentukan kendala lingkungan, menentukan sasaran, menentukan persyaratan operasional, studi kelayakan dan buat laporan Desain sistem pendahuluan Skenario rinci, Merumuskan sistem alternatif, Menilai sistem alternatif, Memberi rekomendasi, Menentukan persyaratan, Meramalkan efek faktor manusia dan rekayasa sistem yg diusulkan Rekayasa sistem Memberikan rincian komponen rekayasa, Kajian pendahuluan efektivitas biaya, Memilih alternatif desain terbaik, Merekomendasikan alternatif desain tsb, Memberikan spesifikasi desain pd pembuat program Pengujian dan implementasi sistem Menguji subsistem, Menguji keseluruhan sistem, Menjalankan SI-SDM tsb Evaluasi dan pemantauan Mengukur kinerja sistem, Mengevaluasi kinerja sistem, Memodifikasi sistem jika diperlukan, Mon ev berkesinambungan

Kebutuhan dan distribusi Penjadwalan tugas Penjadwalan diklat Contoh-contoh kemungkinan aplikasi SI SDM Kebutuhan dan distribusi Penjadwalan tugas Penjadwalan diklat Penggajian Penilaian kinerja

Thank U