TEKNIK PEMBUATAN SOP PELAYANAN REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN DI RS

TUJUAN UMUM Agar proses kerja terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten/seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku

TUJUAN KHUSUS Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja melaksanakan sesuatu tugas Sebagai acuan (check list dalam pelaksanaan kegiatan ttt bagi sesama pekerja Untuk menghindari kegagalan/kesalahan keragu-raguan duplikasi serta pemborosan Merupakan parameter untuk menilai mutu Menjamin penggunaan tenaga dan sumberdaya dengan efisien dan efektif Menjelaskan alur tugas Dokumen yang menjelaskan proses kerja Dokumen yg dpt digunakan utk pelatihan Dokumen sejarah ketika dibuat revisi baru

SOP SELALU MEMUAT “BAGAIMANA” BEBERAPA SOP: SPP (standar Prosedur Pelayanan) SPK (standar Prosedur Kerja) IK (instruksi Kerja) SPM (Standar Prosedur Medis) SAK (Standar Asuhan Keperawatan) dll

Langkah-langkah penulisan sop Tetapkan dan telaah kebijakan yg mendasari suatu prosedur Pertimbangkan suatu prosedur menyeluruh atau kumpulan prosedur yang lebih kecil SOP dibuat sebleum proses kerja Cari literatur atau informasi lain Cari masukan dari staf Tetapkan prosedur tersbut wajib atau sbg pedoman Tetapkan hasil yang diharapkan Tuliskan peralatan/fasilitas yg dibutuhkan Tetapkan siapa yang berwenang melaksanakan

Langkah2 SOP Langkah disusun berdasarkan logika agar proses kerja menjadi efisien dan efektif Gunakan flow chart Sistem penomoran terorganisir Gunakan bahasa sehari-hari, istilah yang konsisten, sederhana, tidak bermakna ganda Jelaskan bahan bacaan SOP dujicoba, apakah mudah dimengerti Apakah perlu disempurnakan Sosialisasi SOP Revisi SOP SOP dibuat oleh suatu TIM

Cara Penomoran SPO Nomor : 01/RM/2011, 02/RM/2011 Revisi : 00 Rev-01, Rev-02, Rev-3 ...dst Tanggal Terbit : .. Stlh di TTD Dir Halaman : ¼  halaman 1 dari 4 2/4  halaman 2 dari 4

SISTEM REKAM MEDIS (Juknis 1997) SISTEM PENAMAAN SISTEM PENOMORAN CARA PEMBUATAN KARTU INDEKS UTAMA PASIEN (KIUP) SISTEM KEARSIPAN SISTEM PENYIMPANAN

PROSEDUR REKAM MEDIS (Juknis, 1997) PENERIMAAN PASIEN BARU RAWAT JALAN PASIEN GAWAT DARURAT PENERIMAAN PASIEN RAWAT INAP Ketentuan pasien rawat inap Prosedur pasien masuk rawat Prosedur pasien di ruang rawat

PROSEDUR PERNYATAAN YANG SPESIFIK YANG DIGAMBARKAN DENGAN BAGAIMANA MELAKUKAN SESUATU SAMPAI DENGAN SELESAINYA SUATU KEGIATAN/ AKTIFITAS

KEBIJAKAN PENYUSUNAN PROSEDUR 1. Tujuan Proses Sebagai acuan pelaksnan untuk melakukan kegiatan agar terwujud kesamaan persepsi antar pelaksana. 2. Ruang Lingkup Seluruh unit kerja di RS. 3. Tanggung Jawab Pimpinan Satuan Unit Kerja 4. Kebijakan Operasional

Disease/Operations Index Patient admitted MR begins THE FLOW OF DATA FROM THE PATIENT’S ADMISSION TO THE RETURN OF THE MR TO FILE Patient in ward Clinical data Recorded in MR Consultation, Operation/anaestesi, Physiotherapy data Pathology, X-Ray, ECG data Patient discharged MR to MR dept Doctor to complete according final Dx/operation, Discharge summary & Signature MR assembled & Analyzed for completeness No Yes Coded data entered in Disease/Operations Index MR coded by MR dept Staff using ICD MR complete Morbidity statistics MR filed complete Sumber: MR Manual, WHO - 2002

Langkah penyusunan prosedur Identifikasi kebutuhan Disusun bersama oleh pelaksana dan penanggung jawab proses Mencatat proses Identifikasi proses (kenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan, bagaimana caranya, mengapa dilakukan) Bahasa dapat dipahami pemakai

Penyusunan SOP Dimulai dengan pembuatan flow chart dari kegiatan yang dijalankan, dengan membuatan diagram kotak yang kemudian dikembangkan sehingga terjadi diagram yang lengkap. Kemudian diberikan symbol flow chart ( ANSI= American national Standrad Institute)

Simbol flow chart Mulai Kegiatan Kartu Keputusan Data Dokumen/ berkas Selesai Penyimpanan lanjut

SOP - UKRM Pendaftaran pasien rawat jalan Pasien baru Pasien lama Pendaftaran pasien rawat inap Pendaftaran pasien perjanjian Pembatalan pendaftaran pasien Penulisan nama pasien Pencataan rekam medis Pengisian rekam medis

SOP -UKRM Pengambilan rekam medis Pendistribusian rekam medis Penyimpanan rekam medis Peminjaman rekam medis Penataan rekam medis rawat jalan Penataan rekam medis rawat inap

SOP-UKRM Pembuatan kode klasifikasi penyakit rawat jalan Pembuatan kode klasifikasi tindakan rawat jalan dan ranap Pembuatan kode klasifikasi penyakit dan tindakan rawat inap Pembuatan indeks penyakit Pembuatan indeks tindakan /prosedur Analisa kuantitatif rekam medis Analisa kualitatif rekam medis

SOP-UKRM Pengendalian rekam medis Peminjaman rekam medis Pelaksanaan retensi rekam medis Pemusnahan rekam medis Pengambilan/Pengumpulan data sensus harian Pembuatan laporan internal rumah sakit Pembuatan laporan eksternal Pembuatan resume klaim asuransi

Sistem Penamaan (Juknis, 1997) Prinsip, nama lengkap, minimal 2 suku kata Diharapkan, dicatat dengan: Ditulis hurup cetak Pasien perempuan, Ny atau Nn Titel, sesudah nama pasien Tuan, Sdr. Bpk tidak dicantumkan

Cara penulisan nama Aji Notonegoro menjadi NOTONEGORO, Aji Rinto Harahap menjadi HARAHAP, Rinto Heny Pusponegoro menjadi PUSPONEGORO, Heny Rico Van Basten menjadi VAN BASTEN, Rico Mohammad bin Khadafi menjadi KHADAFI, Mohammad bin Suny Yamamoto menjadi YAMAMOTO, Suny Liem Swie King menjadi LIEM Swie King Bruce Tan menjadi TAN, Bruce

REGISTER PENDAFTARAN Nama keluarga dan nama sendiri Alasan berobat Tanggal pendaftaran Tanggal keluar Kondisi/keadaan keluar ( H/M) Keterangan lain : nama dokter, jenis kelamin, tanggal lahir/umur, ruang rawat, dll

MENULIS PROSEDUR BUAT LANGKAH-LANGKAH SEMINIMAL MUNGKIN YANG DIBUTUHKAN UNTUK MENULIS PROSEDUR PUTUSKAN LANGKAH YANG TEPAT TINJAU ULANG LANGKAH TSB DENGAN RENCANA PROSEDUR UJI PROSEDUR SEBELUM DIGUNAKAN DAN COBA LIHAT APAKAH MENIMBULKAN MASALAH DAN TINJAU ULANG DAN EVALUASI PROSEDUR SETELAH DIGUNAKAN BEBERAPA MINGGU

FLOWCHART PENDAFTARAN PASIEN BARU RAWAT JALAN

FLOWCHART PENDAFTARAN PASIEN RAWAT INAP