Manajemen & Evolusi SI/TI

Definisi Manajemen [1] Definisi Konvensional Pencapaian tujuan-tujuan organisasional dengan jalan yang efektif dan efisien, melalui: Perencanaan Pengelolaan Leading Kontrol dan beberapa otoritas tambahan: Staffing

Definisi Manajemen [2] “The art of getting things done through people” [M. P. Follett] “The Manager’s job can be broadly defined as deciding what should be done and getting other people to do it.” [Rosemary Stewart] “[Management] involves people looking beyond themselves and exercising formal authority over the activities and performance of other people.” [Mullins]

Management, Science? OR Art?

Antara ILMU dan SENI? ILMU, karena.. SENI, karena.. Penyelesaian masalah dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan rasional, logika, objektif dan cara yang sistematis Membutuhkan pengetahuan dan keahlian teknis, diagnostik, dan kemampuan pengambilan keputusan untuk menyelesaikan masalah SENI, karena.. Keputusan dibuat dan masalah terpecahkan dengan mempergunakan gabungan intuisi, pengalaman, insting dan pandangan pribadi Membutuhkan kemampuan konseptual, komunikasi, interpersonal dan manajemen waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas manajerial

Konsep Kunci Manajemen  Empat fungsi utama Manajemen • Planning • Organizing • Leading • Controlling Seringkali ditambah fungsi lain: • Staffing  Pencapaian tujuan-tujuan organisasional dengan jalan yang efektif dan efisien

Efektif vs Efisien

Efektif & Efisien Efektif Efisien Tingkat pencapaian tujuan Membuat keputusan yang tepat dan sukses dalam mengimplementasikannya Melakukan hal yang tepat, dengan tepat, di waktu yang tepat Efisien Menggunakan sumber daya minimal untuk menghasilkan output dengan volume yang diharapkan Menggunakan sumber daya secara bijak dan hemat Mengoperasikan dengan sesuai sehingga tidak ada sumber daya yang terbuang

Manajer Seseorang yang kewajiban utamanya adalah melakukan proses manajerial Seseorang yang merencanakan dan membuat keputusan, mengatur, memimpin, dan mengontrol sumber daya manusia, finansial,fisik dan informasi

Kemampuan apa yang harus dimiliki seorang MANAJER?

Dasar Kemampuan Manajemen [1] Teknis Keahlian dibutuhkan untuk menyelesaikan atau untuk memahami bidang pekerjaan yang dilakukan dalam organisasi Konseptual Kemampuan untuk berpikir abstrak dan melihat organisasi sebagai satu kesatuan unit dan untuk mengintegrasikan dan memberikan arahan sehingga tujuan dapat dicapai

Dasar Kemampuan Manajemen [2] Diagnostik Kemampuan untuk memvisualisasikan respon yang paling tepat terhadap situasi tertentu Komunikasi Kemampuan baik menyampaikan ide dan informasi secara efektif kepada orang lain maupun menerima ide dan informasi secara efektif dari luar Interpersonal Kemampuan untuk berkomunikasi, memahami, dan memotivasi diri maupun tim

Dasar Kemampuan Manajemen [3] Pengambilan Keputusan Kemampuan untuk mengenali dan mendefinisikan masalah dan kesempatan secara tepat dan kemudian memilih serangkaian aksi yang tepat untuk menyelesaikan masalah dan memperbesar kesempatan Manajemen Waktu Kemampuan menentukan prioritas kerja, bekerja secara efektif, dan untuk mendelegasikan pekerjaan secara tepat

Peran SI/TI dalam Organisasi Perkembangan Bisnis Persaingan Bertambah Ketat Tuntutan untuk Memenangkan Persaingan Cost leadership Product differentiation Product focus

Peranan Dulu Peranan TI dikenal dalam kategori internal domain (infrastruktur, internal orientation). TI mendukung (fungsional) aktivitas bisnis, TI hanya sebagai teknologi untuk fungsi MIS

Tidak ada hubungan dalam membentuk strategi bisnis. Pandangan ini menempatkan TI: “cost of doing business”, => sama seperti peralatan (tools) kantor lainnya.

Trend Saat Ini SI/TI sebagai enabler Maksudnya?

SI/TI sebagai Enabler organisasi/perusahaan dituntut untuk mengaplikasikan teknologi bukan hanya untuk menjaga eksistensi bisnisnya melainkan juga untuk menciptakan peluang dalam persaingan. Pemahaman mengenai peran pengembangan teknologi dan sistem informasi diperlukan untuk mengelola teknologi dan sistem informasi dalam organisasi itu sendiri.

SI/TI sebagai Enabler Strategik Taktis Operasional IT mendukung perusahaan/organisasi di level Strategik Relevan dengan target pencapaian jangka panjang dan bisnis secara keseluruhan Taktis Diperlukan untuk mencapai rencana dan tujuan strategis dalam rangka melakukan perubahan menuju sukses Operasional Proses dan aksi yang harus dilakukan sehari-hari untuk menjaga kinerja

Keterkaitan Bisnis dengan SI/TI Ward & Peppard. Strategic Planning for Information Systems

Strategic Alignment Dana S. K.

Alignment merupakan usaha untuk menyesuaikan TI dengan bisnis dan bagaimana bisnis seharusnya atau dapat disesuaikan dengan TI

10 besar perhatian CEO/CIO 1. Kesesuaian TI & Bisnis 2. Perencanaan Strategis SI 3. Keamanan & Privasi 4. Pengembangan SDM TI 5. Mengukur Nilai Investasi TI 6. Mengukur Performansi Organisasi TI 7. Kecepatan & Agility ( Kemampuan untuk menyesesuaikan terhadap perubahan ) 8. Pembuatan Arsitektur Informasi 9. Mengurangi Kompleksitas 10. Reengineering Proses Bisnis *sumber : Society for Information Management ( SIM )

Memahami alignment “Strategic alignment berarti kesesuaian antara prioritas dan aktivitas fungsi SI dan unit bisnis. Tujuan strategic alignment adalah prioritas, kemampuan, keputusan dan aksi SI untuk mendukung seluruh bisnis”

3 Alasan Penting dalam Strategic Alignment Performansi organisasi dihubungkan dengan pencapaian struktur yang tepat dan & kemampuan untuk menjalankan keputusan strategis Strategic alignment adalah dua arah: SI Bisnis  Strategi Strategic alignment adalah proses dan bukan pencapaian/peristiwa sesaat

SI/TI sebagai Enabler vs Strategic Alignment

Mengapa penting? SI dijadikan sebagai faktor kritis untuk kesuksesan performansi bisnis Mendorong kesadaran dan penggunaan SI di level manajemen Memungkinkan perusahaan untuk lebih baik menggunakan SI untuk mewujudkan tujuan dan sasarannya

Siapa yang bertanggung jawab Kemitraan yang kuat Struktur organisasi & desain penghargaan/insentif untuk mencapai kolaborasi Peningkatan ke tata kelola & praktek PM Dukungan manajemen eksekutif Alokasi sumber daya yang sesuai

Pertanyaan penting Bagaimana organisasi dapat menilai kesesuaian? Bagaimana organisasi dapat meningkatkan kesesuaian? Bagaimana organisasi dapat mencapai kematangan kesesuaian?

Pendorong Kesesuaian TI/Bisnis Manajemen eksekutif mendukung TI TI terlibat dalam pengembangan strategi TI memahami bisnis Kemitraan Bisnis - TI Prioritasi proyek TI Kepemimpinan dalam TI

Penghambat Kesesuaian TI/Bisnis Manajemen eksekutif tidak mendukung TI TI gagal untuk mencapai komitmen TI tidak memahami bisnis Kemitraan yang kurang antara Bisnis - TI TI tidak Diprioritasikan dengan baik Kurang Kepemimpinan dalam TI

Strategic Alignment Model Business Strategy Business Scope Distinctive Competencies Business Governance Organization Infrastructure and Processes Administrative Structure Processes Skills IT Strategy Technology Scope Systemic Competencies IT Governance IT Infrastructure and Processes IT Architecture Processes Skills

Domain Strategi Bisnis TI Scope : Apa bisnis anda? Distinctive Competencies : Apa andalan anda yang membedakan dengan kompetitor anda? Governance: Tata kelola apa yang digunakan sehubungan dengan relasi bisnis eksternal? TI Scope : Dukungan TI apa yang mendukung atau menciptakan kesempatan bisnis strategis? IT Competencies : Karakteristik TI apa yang mendukung bisnis? IT Governance : Tata kelola apa yang digunakan sehubungan dengan relasi TI eksternal (outsourcing,vendor dsb)? IT Strategy: Example: Primis (McGraw-Hill Inc.) custom edition of textbooks IT Scope: Electronic Imaging Technology Systemic Competence: Superior level of clarity of imaging (an attribute of IT strategy) to guarantee high-quality printing (an attribute of business strategy) and flexible binding capability (IT strategy matches with Business Strategy); Overall – supports business need of offering customized textbook to interested customers IT Governance: Joint ventures and long-term agreements with Eastman Kodak and R.R. Donnelley & Sons Co., to obtain the requisite competencies.

Domain Infrastruktur Bisnis IT Structure : Struktur Organisasi Processes : Apa proses bisnis utama? Skills : Kebutuhan SDM seperti apa yang memenuhi kompetensi? IT Infrastructure : Hardware, Software, Database, Networks Processes : Development, Maintenance, Operations Skills : Ketrampilan apa yang dibutuhkan untuk memelihara arsitektur dan menjalankan proses?

Bagaimana menggunakan Strategic Alignment Model Komponen pembangun : Strategic Fit Functional Integration and Cross-Domain Relationship Identifikasi domain terkuat dan terlemah anda Pemahaman hubungan antara domain ketika perubahan dalam strategi terjadi Building blocks: Strategic Fit (Between external business domain and internal business domain – same for IT domains); Functional Integration – Need to integrate business and IT domains. SAM calls for cross-domain relationships. (Effective management of IT requires a balance among the choices made across all four domains). Some examples of some dominant cross-domain relationships are discussed next.

Eksekusi Strategi TI adalah Pengeluaran Startegi Bisnis adalah pengendali, baik untuk infrastruktur Bisnis dan TI Prioritas untuk meningkatkan proses bisnis dengan fokus untuk merubah infrastruktur bisnis. Fokus TI pada pengembangan aplikasi yang diarahkan oleh kebutuhan untuk mendukung infrastruktur bisnis Business Strategy Scope Competencies Governance IT Strategy Scope Competencies Governance Role Top Mgmt’s? Role Mgmt’s TI? Kriteria Performansi Untuk menilai TI berdasar pada ? Resiko? Top Mgmt’s Role: Strategy Formulator; IT Mgmt’s Role: Strategy Implementor; Performance measure based on financial parameters reflecting a cost center focus. Risk: IT reacts to support business processes – not viewed as a strategic resource E.g. Use automation – Marginal benefits for business due to IT Business Infrastructure Structure Processes Skills IT Infrastructure Infrastructure Processes Skills

Transformasi Teknologi Strategi Bisnis Mengarahkan Kebutuhan untuk Mengembangankan Strategi TI Asumsi : Strategi Bisnis dan infrastruktur selaras Strategi TI harus menentukan teknologi yang terintegrasi dengan strategi bisnis Fokus pada menyesuaikan strategi TI & infrastruktur TI Business Strategy Scope Competencies Governance IT Strategy Scope Competencies Governance Role Top Mgmt’s? Role Mgmt’s TI? Kriteria Performansi Untuk menilai TI berdasar pada ? Resiko? Top Mgmt’s Role: Technology visionary; IT Mgmt’s Role: Technology Architect; Performance Metric: Based on technology leadership – often utilizing a bench-marking approach Risks: IT is not integrated – IT infrastructure lags and does not adequately support business infrastructure Example: American Express Travel Related Services Co., Inc. Bus Strategy: Provide quick approval of purchased made by charge card (w/o any preset spending limit) Provide copies of receipts to cardholders Technology Strategy: Scope/Competenices: Expert Systems, Optical Scanning, Storage and Laser-Printing System; Governance: Make vs. Build (Build expert systems; Purchase Optical Scanning, Storage and Printing Systems) Business Infrastructure Structure Processes Skills IT Infrastructure Infrastructure Processes Skills ?

Service Level Menyediakan Layanan TI Informasi adalah produk atau layanan inti Strategi bisnis dan Strategi TI mungkin telah sesuai Fokus adalah memungkinkan infrastruktur bisnis dengan menyesuaikan infrastruktur TI dengan infrastruktur bisnis Business Strategy Scope Competencies Governance IT Strategy Scope Competencies Governance Role Top Mgmt’s? Role Mgmt’s TI? Kriteria Performansi Untuk menilai TI berdasar pada ? Resiko? ? Top Mgmt’s Role – Prioritizer (Articulate how best to allocate the scarce resources both within the firm and the IT marketplace) IT Mgmt’s Role – Leadership – Make the internal service business succeed within the operating guidelines from top management. Performance Measure – Based on customer satisfaction obtained with qualitative and quantitative measurements using internal and external benchmarking (end-user-needs surveying, service-level contracting) Risks: May lose sight of business strategy; IT viewed as a service function independent of business strategy. Business Infrastructure Structure Processes Skills IT Infrastructure Infrastructure Processes Skills

Competitive Potential TI Memungkinkan Kesempatan Strategis Asumsi : Strategi TI dan infrastruktur telah sesuai Strategi TI dibutuhkan untuk membangun kompetensi dasar Infrastruktur bisnis dibutuhkan untuk memenuhi kesempatan bisnis baru yang dimungkinkan oleh TI Business Strategy Scope Competencies Governance IT Strategy Scope Competencies Governance Role Top Mgmt’s? Role Mgmt’s TI? Kriteria Performansi Untuk menilai TI berdasar pada ? Resiko? Top Mgmt’s Role: Business Visionary – How emerging IT would impact business strategy. IT Mgmt’s Role: Catalyst – Identifies and interprets trends in the IT environments to assist the business managers to understand potential effects of IT on business. Performance Criteria – Based on business leadership with qualitative and quantitative measurements pertaining to product leadership such as market share, growth, or new product introduction. Risk: Large IT investments; Change organizational structure to address info flow problems; Re-train employees with new IT. Examples: Nike – ERP – New product introduction (18 months before SAP; After SAP – expected to be around 3 months) Baxter Health Care – Exploitation of its IT position - Software service to healthcare marketplace – Joint venture with IBM (Spectrum project) Business Infrastructure Structure Processes Skills IT Infrastructure Infrastructure Processes Skills ?

Bagaimana model Strategic Alignment berbeda dengan pendekatan tradisional? Pengenalan domain eksternal TI Manajemen perubahan : Pemilihan perspektif alignment yang sesuai ( bukan hanya TI dihubungkan dengan kebutuhan bisnis) Pembedaan role eksekutif bisnis dan TI Kriteria untuk Penilaian Performansi Business Executives Business visionary, Technology visionary, Prioritizer IT Executives Resource optimizer, Technology architect, Change Catalyst, Executive Leadership Criteria for Performance Assessment – Cost Center, Technology Leadership (Benchmarking Approach), Profit Center (Market share, Growth, New Production), Investment/Service Center

Strategic Fit[1] Strategic Fit menggambarkan bahwa strategi TI seharusnya dikomunikasikan secara jelas dalam domain eksternal dan domain internal Domain eksternal adalah wilayah dimana perusahaan memposisikan diri, termasuk didalamnya pengambilan keputusan penawaran produk/layanan dan keputusan strategis yang membedakan dengan perusahaan pesaingnya, termasuk juga kemitraan dan aliansi yang dibangun.

Strategic Fit[2] Domain internal adalah pemilihan struktur administratif dan desain keputusan kritis, termasuk pengembangan ketrampilan sumber daya manusia untuk mencapai kompetensi yang diperlukan organisasi.

Functional Integration[1] Hubungan yang saling mempengaruhi antara strategi TI dengan strategi bisnis Terdapat dua tipe integrasi fungsionalitas : Integrasi strategis Integrasi operasional

Functional Integration[2] Integrasi strategis merupakan hubungan antara strategi bisnis dengan strategi TI, merefleksikan komponen eksternal, merupakan integrasi yang penting, dikarenakan untuk kebanyakan perusahaan/organisasi, TI telah menjadi kebutuhan sebagai sumber keuntungan strategis. Integrasi operasional meliputi domain internal dan berhubungan dengan hubungan diantara infrastruktur dan proses organisasi dengan infrastruktur dan proses TI.

Level Strategic Alignment Maturity Level 1 - Initial/Ad Hoc Process Bisnis dan TI tidak sesuai Level 2 - Committed Process Organisasi berkomitmen menjadi selaras ( Bisnis/TI ) Level 3 - Established Focused Process Fokus pada tujuan bisnis Level 4 - Improved/Managed Process Memperkuat konsep TI sebagai “Value Center” Level 5 - Optimized Process Terintegrasinya perencanaan strategis bisnis dan TI

Aligned Convergence Level 5 Optimal Level 4 Improved Process Strategi Bisnis Strategi TI Level 3 Established Process Level 2 Committed Process Level 1 Initial Process Gap Alignment

Kriteria Strategic Alignment Maturity Komunikasi Pengukuran Nilai/Kompetensi Tata Kelola Kemitraan Scope dan Arsitektur Ketrampilan

Tujuan Utama Penilaian Setuju kriteria yang harus ditingkatkan Setuju bahwa suatu kriteria adalah baik, tapi dapat lebih baik Tidak setuju dengan bagaimana suatu kriteria baik/buruk

Komunikasi Menjamin adanya knowledge sharing Penekanan unsur SDM dalam role hubungan formal antar unit Kerja sama antar bisnis-TI Kepercayaan dan keterbukaan antar unit dan TI

Pengukuran Nilai/Kompetensi Service levels yang mengukur komitmen TI Implementasi service levels terhadap kriteria Mengambil aksi berdaar pengukuran faktor performansi Pemahaman faktor yang menyebabkan ketidaksempurnaan kriteria Pemahaman apa yang dapat dipelajari untuk meningkatkan kondisi lingkungan secara kontinyu

Tata Kelola Pendefinisian otoritas pengambilan keputusan secara jelas Perencanaan Strategis Bisnis yang terintegrasi

Kemitraan Relasi antara organisasi bisnis dan TI Berikan fungsi TI sama dengan role pendefinisian strategi bisnis Pembagian kontribusi Kemitraan seharusnya memungkinkan dan mengarahkan perubahan

Scope dan Arsitektur Asumsi role mendukung infrastruktur yang fleksibel Evaluasi dan menerapkan teknologi terkini secara efektif Memungkinkan atau mengarahkan proses bisnis dan strategi Menyediakan solusi yang disesuaikan untuk kebutuhan konsumen

Ketrampilan Termasuk pertimbangan semua unsur sumber daya manusia untuk organisasi Pertimbangan kultural dan kondisi lingkungan sosial