Chapter 5: Manajemen Scope Proyek IT Project Management, Third Edition Chapter 5

What is Project Scope Management? Scope mengacu kepada semua pekerjaan tercakup dalam pembuatan produk-produk proyek dan proses-proses yang digunakan untuk menghasilkannya. Ruang-lingkup mendefinisikan apa yang akan dan tidak akan dikerjakan Deliverables adalah produk yang dibuat sebagai bagian dari proyek seperti hardware atau software, dokumen perencanaan atau catatan meeting Tim proyek dan stakeholders harus punya pemahaman yg sama tentang produk-produk yang akan dihasilkan dari proyek dan bagaimana mereka dibuat IT Project Management, Third Edition Chapter 5

Proses Manajemen Scope Proyek (1) Perencanaan Scope: menentukan bagaimana scope didefinisikan, diverifikasi, dikontrol dan bagaimana WBS dibuat. Output : rencana manajemen scope Definisi Scope: review piagam proyek dan pernyataan scope awal hasil dari proses inisiasi dan menambahkan informasi sesuai dengan perkembangan. Output : pernyataan scope proyek, permintaan perubahan, update rencana manajemen scope proyek Pembuatan WBS : membagi deliverable proyek utama menjadi komponen yang lebih kecil dan mudah di-manage. Output : WBS, kamus WBS, garis dasar scope, permintaan perubahan, update rencana manajemen scope proyek IT Project Management, Third Edition Chapter 5

Proses Manajemen Scope Proyek (2) Verifikasi Scope: formalisasi penerimaan scope proyek. Output : deliverable yang sudah disetujui, permintaan perubahan, rekomendasi langkah perbaikan Pengendalian Perubahan Scope: mengendalikan perubahan scope proyek. Output : permintaan perubahan, rekomendasi langkah perbaikan, update pernyataan scope proyek, WBS dan kamus WBS, garis dasar scope, rencana manajemen proyek, dan aset proses organisasi IT Project Management, Third Edition Chapter 5

Perencanaan Scope dan Pernyataan Scope Pernyataan Scope adalah dokumen yang digunakan untuk membangun dan mengonfirmasikan pemahaman umum akan scope proyek, yang mencakup : Justifikasi proyek Deskripsi singkat dari produk-produk proyek Ringkasan dari semua deliverables Pernyataan tentang apa yang menjadi tolok ukur keberhasilan proyek Lihat File “Pernyataan Scope.doc” IT Project Management, Third Edition Chapter 5

IT Project Management, Third Edition Chapter 5 Definisi Scope Setelah selesai dengan perencanaan scope, langkah selanjutnya adalah mendefinisikan pekerjaan lebih lanjut dengan memilah dan memecahnya menjadi komponen kecil yang mudah di-manage Definisi scope yang baik: Membantu meningkatkan akurasi estimasi waktu, biaya dan sumber daya Mendefinisikan garis dasar untuk pengukuran performa dan pengendalian proyek Membantu mengkomunikasikan tanggung-jawab pekerjaan yang jelas IT Project Management, Third Edition Chapter 5

The Work Breakdown Structure work breakdown structure (WBS) adalah pengelompokan pekerjaan-pekerjaan yang tercakup dalam proyek yang mendefinisikan scope keseluruhan dari proyek WBS adalah dokumen fundamental dalam manajemen proyek karena WBS menjadi basis bagi perencanaan dan manajemen jadwal proyek, biaya dan perubahan IT Project Management, Third Edition Chapter 5

Sample Intranet WBS Organized by Product IT Project Management, Third Edition Chapter 5

Sample Intranet WBS Organized by Phase IT Project Management, Third Edition Chapter 5

Table 5-3. Intranet WBS in Tabular Form 1.0 Concept 1.1 Evaluate current systems 1.2 Define Requirements 1.2.1 Define user requirements 1.2.2 Define content requirements 1.2.3 Define system requirements 1.2.4 Define server owner requirements 1.3 Define specific functionality 1.4 Define risks and risk management approach 1.5 Develop project plan 1.6 Brief Web development team 2.0 Web Site Design 3.0 Web Site Development 4.0 Roll Out 5.0 Support IT Project Management, Third Edition Chapter 5

Figure 5-8. Intranet WBS and Gantt Chart in Project 2000 IT Project Management, Third Edition Chapter 5

IT Project Management, Third Edition Chapter 5 Figure 5-9. Intranet WBS and Gantt Chart Organized by Project Management Process Groups IT Project Management, Third Edition Chapter 5

Table 5-4: Executing Tasks for JWD Consulting’s WBS IT Project Management, Third Edition Chapter 5

Pendekatan pembuatan WBS Menggunakan petunjuk/guidelines: Beberapa organisisa menyediakan petunjuk bagaimana menyiapkan WBS Pendekatan Analogi: Review WBS dari project yang mirip dan sesuaikan dengan kebutuhan proyek anda Pendekatan top-down: Mulai dari item-item pekerjaan terbesar dan kemudian memecahnya Pendekatan bottom-up: Mulai dari pekerjaan detil dan bergerak ke atas Pendekatan pemetaan-pikiran: Tuliskan pekerjaan-pekerjaan dalam format non-linear dan kemudian buat struktur WBS-nya IT Project Management, Third Edition Chapter 5

Sample Mind-Mapping Approach IT Project Management, Third Edition Chapter 5

Prinsip dasar dlm pembuatan WBS 1. Suatu unit pekerjaan hanya boleh muncul dalam satu tempat dalam WBS 2. Isi pekerjaan dari suatu item WBS adalah item-item WBS di bawahnya 3. Suatu item WBS adalah tanggung-jawab dari satu individu walaupun mungkin ada banyak orang bekerja untuk item tersebut 4. WBS harus konsisten dengan bagaimana pekerjaan itu sebenarnya akan dilakukan 5. Anggota tim proyek harus turut serta dalam pembuatan WBS untuk menjamin konsistensi 6. Setiap item WBS harus didokumentasikan untuk menjamin pemahaman yang tepat akan scope pekerjaan yang tercakup dan tidak tercakup dalam item WBS tersebut 7. WBS harus menjadi alat yang fleksibel untuk mengakomodasi perubahan yang tidak bisa dihindari walaupun perubahan tersebut tetap harus dikendalikan *Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994 IT Project Management, Third Edition Chapter 5

Verifikasi dan Pengendalian Perubahan Scope Sangat sulit untuk membuat pernyataan scope yang baik dan WBS untuk suatu proyek Dan jauh lebih sulit untuk memverifikasi scope proyek dan meminimalisasi perubahan scope Banyak proyek IT mengalami kegagalan akibat scope creep dan verifikasi scope yang buruk. Contoh : FoxMeyer Drug, perusahaan obat2an dinyatakan bangkrut setelah adanya scope creep dalam penggudangan menggunakan robot IT Project Management, Third Edition Chapter 5

Factors Causing IT Project Problems IT Project Management, Third Edition Chapter 5

Saran untuk meningkatkan input dari User Membuat proses seleksi proyek yang baik dan menyarankan sponsor proyek harus dari user organisasi Libatkan user dalam proyek dan beri tugas dan peran yang penting Lakukan pertemuan/meeting secara rutin Sampaikan sesuatu pada users dan sponsor secara reguler Tempatkan user dan developer di tempat yang sama IT Project Management, Third Edition Chapter 5

Saran untuk mengurangi kebutuhan yang kurang lengkap dan berubah Buat dan ikuti proses manajemen requirement Gunakan teknik seperti prototyping, use case modeling, and JAD untuk memancing keterlibatan user secara lebih baik Tuliskan kebutuhan(requirement) dan selalu lakukan update kalau ada perubahan Siapkan testing yang cukup dan lakukan testing sepanjang siklus hidup proyek Review perubahan dari perspektif sistem Tekankan pentingnya tanggal penyelesaian untuk membantu fokus terhadap apa yang paling penting Alokasikan sumberdaya khusus untuk menangani permintaan perubahan IT Project Management, Third Edition Chapter 5

Menggunakan software u/ membantu manajemen scope proyek Software pengolah kata membantu pembuatan dokumen-dokumen terkait scope Spreadsheets membantu melakukan perhitungan finansial, membuat models skor dengan pembobotan dan membuat chart dan grafik Software komunikasi seperti e-mail and the Web membantu klarikasi dan pengkomunikasian informasi scope Software Manajemen proyek membantu pembuatan WBS, basis bagi pekerjaan dalam Gantt Chart Ada Sofware khusus yang bisa digunakan untuk Balance Score Card,membuat pemetaan pikiran, dan mengelola requirements. IT Project Management, Third Edition Chapter 5