Advance Setup / Persiapan Mahir Pertemuan 3 Advance Setup / Persiapan Mahir Mata Kuliah : Aplikasi Akuntansi Created by Nyimas Artina, S.Kom, M.Si. 2014

Referensi http://accurate4tutorial.wordpress.com Dedhy Sulistiawan, Akuntansi Menggunakan Accurate, Elex Media Komputindo Manual Book Accurate, CPSSoft 2014

PENDAHULUAN Persiapan Mahir (Advanced Setup) adalah tipe persiapan singkat database yang dapat digunakan jika telah menguasai program Accurate Accounting Software dengan baik dan ingin menginput secara detail informasi keuangan perusahaan di Accurate. 2014

Master Data yang perlu disiapkan memulai persiapan mahir yaitu : 1) Daftar mata uang yang digunakan sebelum Informasi perusahaan berupa nama dan alamat perusahaan Daftar akun yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan Daftar pelanggan / customer Daftar pemasok / vendor Daftar barang dan jasa (item and service) Daftar aktiva tetap 2014

Untuk master data dari point 3 sampai point 7 sebaiknya dibuat dalam format Excel (untuk kolom dan field disesuaikan dengan tabel yang ada di program Accurate) agar master data tersebut dengan mudah dapat diimpor melalui Quick Setup Advanced tanpa perlu mengentry satu per satu master data tersebut secara manual. 2014

LANGKAH – LANGKAH PERSIAPAN MAHIR Sebelum melakukan persiapan awal database, pilih bahasa yang akan digunakan (Bahasa Inggris atau Bahasa Indonesia), kemudian klik tombol LANJUT (NEXT) untuk masuk ke tahap persiapan berikutnya. Langkah selanjutnya yaitu pada tampilan what setup do you like pilih tipe persiapan “PERSIAPAN MAHIR (ADVANCE SETUP). Kemudian klik tombol LANJUT (NEXT). 2014

2014

3. Untuk persiapan mahir terdapat 20 langkah yang harus dilalui. Langkah pertama yaitu menginput daftar mata uang (list of currencies). 2014

Name: isi nama mata uang Rate: isi nilai tukar mata uang tersebut. Untuk mata uang pokok, nilai tukar = 1 Rate Type: kolom ini secara otomatis menampilkan informasi perbandingan mata uang asing pokok o Country: isi nama tersebut terhadap mata uang negara asal mata uang o Symbol: isi simbol mata uang tersebut. 2014

berikutnya, klik tombol NEXT (LANJUT). Setelah tabel daftar mata uang selesai diinput, untuk melanjutkan ke persiapan berikutnya, klik tombol NEXT (LANJUT). 4. Langkah kedua yaitu informasi perusahaan. 2014

Company name : isi nama lengkap perusahaan Addresses : isi alamat perusahaan Start Date (Cut Off): tanggal saldo awal database atau tanggal mulai pembukuan menggunakan Accurate Fiscal Year: isi tahun buku perusahaan, biasanya disi dengan tahun yang diinput pada kolom Start Date Default Period: kolom ini secara otomatis menampilkan informasi periode sesuai dengan tgl sistem komputer Warn if Before ... Or After Default Period: memunculkan warning jika tanggal yang diinput ... Bulan/tahun sebelum default period atau ... bulan/tahun setelah default period, tetapi Anda masih dapat melanjutkan penginputan transaksi tanpa mengubah tanggal Error If Before ... Or ... After Default Period: memunculkan error jika tanggal yang diinput ... Bulan/tahun sebelum default period atau ... bulan/tahun setelah default period. Anda tidak akan dapat melanjutkan penginputan transaksi dengan tanggal yang dibatasi kecuali mengganti dengan tgl yang diijinkan atau jika tetap menginput transaksi dengan mengubah settingan tgl yang dibatasi Default currency: kolom ini secara otomatis menampilkan mata uang pokok. Setelah informasi perusahaan selesai diinput, klik tombol NEXT (LANJUT) untuk melanjutkan tahap berikutnya. 2014

5. Langkah ketiga adalah menginput informasi pajak perusahaan (company tax information) 2014

Tax company name: isi nama lengkap perusahaan yang nantinya akan ditampilkan pada saat mencetak faktur pajak standar Tax address: isi alamat perusahaan yang nantinya akan ditampilkan pada saat mencetak faktur pajak standar Form serial number: isi nomor seri faktur pajak standar yang akan ditampilkan pada kolom pertama nomor seri faktur pajak standar Tax registration number: isi NPWP perusahaan Taxable company’s no: isi NPPKP Perusahaan o Taxable company’s date: isi tanggal sebagai pengusaha kena pajak Branch code: kode cabang Type: isi bidang usaha perusahaan KLU SPT: isi kode lapangan usaha pengukuhan perusahaan Setelah selesai penginputan informasi pajak, klik tombol (LANJUT) untuk melanjutkan ke tahap persiapan berikutnya. NEXT 2014

6. Langkah keempat yaitu tabel daftar akun (list of account) 6. Langkah keempat yaitu tabel daftar akun (list of account). Tabel daftar akun ini dapat diisi dengan mengimpor master data yang telah disiapkan. 2014

7. Langkah kelima adalah mengatur (men- setting) akun default mata uang (currency default account) yang berfungsi untuk mencatat (menjurnal) transaksi keuangan yang berhubungan dengan mata uang secara otomatis. Klik tombol NEXT (LANJUT) untuk melanjutkan penginputan ke persiapan singkat berikutnya. 2014

2014

Receivable/Akun Piutang: untuk mencatat Default account : Account Payable/Akun Hutang: untuk mencatat hutang pada formulir Purchase Invoice, Purchase Return, Purchase Payment. Account Receivable/Akun Piutang: untuk mencatat piutang pada formulir Sales Invoice, Sales Return, Sales Payment. Advance Sales/Pembayaran Dimuka Penjualan: untuk mencatat aktifitas penerimaan uang muka penjualan dari pelanggan. Akun ini merupakan tipe akun hutang. Advance Purchase/Pembayaran Dimuka Pembelian: mencatat aktifitas pembayaran uang muka kepada vendor. Akun ini merupakan tipe akun piutang. 2014

Discount/Diskon Penjualan: mencatat Default account : Sales Discount/Diskon Penjualan: mencatat diskon faktur penjualan yang diberikan kepada pelanggan. Realized Gain or Loss/ Laba-Rugi Terealisir: mencatat selisih kurs pada saat pembayaran hutang atau penerimaan pelunasan piutang dalam mata uang asing. Laba/Rugi tak Terealisir: mencatat selisih kurs awal (transaksi) dengan kurs pada akhir periode (period end) 2014

Term of Payment merupakan syarat-syarat Langkah keenam yaitu mengisi daftar lain (other list) yaitu penginputan data mengenai syarat pembayaran (term of payment) yang digunakan dalam tranksasi dan kode pajak (taxes). Term of Payment merupakan syarat-syarat pembayaran secara tunai atau kredit. Diskon % : isi dengan diskon termin Discount days : isi dengna periode diskon termin Net Due In : isi dengan periode jatuh tempo hutang/piutang 2014

2014

Name : setelah mengisi kolom Net Due In, silakan tekan enter 2x, secara otomatis Accurate akan mengisi kolom ini dengan nama termin sesuai dengan penginputan. Penambahan, pengeditan dan penghapusan data terms of payment dapat langsung dilakukan pada tabel terms of payment atau dengan menggunakan tombol-tombol yang tersedia. Add : menambah data termin baru. Edit : mengubah data termin yang sudah ada. Delete : menghapus data termin yang sudah ada. 2014

b) Taxes merupakan kode pajak yang dapat digunakan Keluaran penjualan untuk menampilkan PPN ketika melakukan transaksi barang/jasa kena pajak dan PPN Masukan ketika melakukan pembelian barang/jasa kena Penginputan kode pajak ini pajak. akan berhubungan dengan tiga form list yaitu list customer, vendor dan item. 2014

Code : kode PPN yang diinginkan Name : nama pajak, contoh : PPN Standar, PPN Sederhana, PPnBM Description : keterangan atas nama pajak. Contoh VAT 10% Standar Rate : tarif pajak. Contoh tarif PPN =10% Sales Tax : nomor akun untuk mencatat PPN Keluaran (PPN Penjualan) Purchase Tax : nomor akun untuk mencatat PPN Masukan (PPN Pembelian) Sales Tax Acc Name : kolom ini secara otomatis menampilkan nama dari nomor akun PPN penjualan yang dipilih Pur Tax Acc Name :kolom ini secara otomatis menampilkan nama dari nomor akun PPN pembelian yang dipilih. 2014

Penambahan, pengeditan dan penghapusan data taxes (kode pajak) dapat langsung dengan dilakukan pada tabel taxes atau menggunakan tombol-tombol yang tersedia. Add : menambah data kode pajak baru. Edit : mengubah data kode pajak yang sudah ada. Delete : menghapus data kode pajak yang sudah ada. Setelah semua data pada langkah ini diinput, klik tombol NEXT (LANJUT) untuk langkah selanjutnya. 2014

ketujuh yaitu mengisi (customer type) dan data tipe metode 9. Langkah pelanggan ketujuh yaitu mengisi (customer type) dan data tipe metode pengiriman (shipment method). Tipe pelanggan berfungsi untuk mengelompokkan pelanggan berdasarkan tipe yang dibuat sehingga dengan mudah dapat melihat laporan penjualan per tipe pelanggan. Metode pengiriman merupakan nama jasa pengiriman barang yang digunakan pada transaksi pembelian ataupun penjualan barang. Setelah pengisian pada langkah ini selesai, klik tombol NEXT (LANJUT) untuk ke tahap berikutnya. 2014

2014

daftar pelanggan (customer). Pelanggan atau customer barang/jasa 10.Langkah kedelapan yaitu pengisian tabel daftar pelanggan (customer). Pelanggan atau customer barang/jasa adalah yang pihak dijual. yang Tabel membeli daftar pelanggan ini dapat diisi dengan mengimpor master data pelanggan (file excel) yang telah disiapkan sebelumnya. Setelah proses impor selesai dan semua data berhasil diimpor klik tombol OK lalu klik tombol NEXT (LANUT) untuk melanjutkan penginputan selanjutnya. 2014

2014

11.Langkah kesembilan yaitu pengisian Pemasok tabel atau daftar vendor adalah (vendor). pihak yang menjual barang/jasa yang Anda jual. Tabel daftar pemasok ini dapat diisi dengan mengimpor master data pemasok (file excel) yang telah disiapkan sebelumnya. Setelah proses impor selesai dan semua data berhasil diimpor klik tombol OK lalu klik tombol NEXT (LANUT) untuk melanjutkan penginputan selanjutnya 2014

2014

12.Langkah kesepuluh yaitu membuat daftar departemen. Daftar departemen berfungsi untuk memisahkan beberapa transaksi sesuai dengan departemen/divisi yang berhubungan dengan transaksi tersebut. Jika Anda perusahaan Anda dapat tidak memisahkan transaksi Anda per departemen/divisi, melanjutkan penginputan ke persiapan berikutnya tanpa mengisi daftar ini. 2014

2014

categories. Jika sebelumnya 13.Langkah gudang / kesebelas yaitu membuat daftar item Untuk atau warehouse dan daftar categories / penambahan, kategori barang. pengubahan penghapusan data gudang dapat digunakan tombol yang telah tersedia (Add, Edit, Delete) di atas tabel daftar gudang. Hal ini juga berlaku untuk daftar ada item data categories. Jika sebelumnya kategori produk dalam file excel, file tersebut dapat diimpor di Accurate dengan cara klik “click here to import from file” 2014

2014

Langkah keduabelas yaitu mengatur default akun untuk barang (currency default account) yang akan menjadi Standart GL Account setiap mengentry data item baru di Accurate. Keterangan: Inventory : isi dengan akun tipe inventory. Akun ini berfungsi untuk mencatat / menjurnal aktifitas pembelian barang dagang yang diinput pada form purchase invoice (faktur pembelian) Sales : isi dengan akun tipe revenue. Akun ini berfungsi untuk mencatat / menjurnal aktifitas penjualan barang dagang yang diinput pada form sales invoice (faktur penjualan) 2014

2014

Sales Return : isi dengan akun tipe revenue Sales Return : isi dengan akun tipe revenue. Akun ini berfungsi untuk mencatat / menjurnal aktifitas retur penjualan (sales return) yang diinput pada form sales return (retur penjualan) Item Sales Discount : isi dengan akun tipe revenue. Akun ini berfungsi untuk mencatat / menjurnal diskon penjualan yang diberikan kepada pelanggan yang diinput pada form sales invoice (faktur penjualan) Goods In Transit : isi dengan akun tipe inventory. Akun ini berfungsi untuk mencatat / menjurnal aktifitas pengiriman barang kepada pelanggan yang diinput pada form delivery order (surat jalan). Akun goods in transit mencatat pengiriman barang dagangan yang tidak disertai dengan tagihan (invoice). 2014

Cost of Good Sold : isi dengan akun tipe cost of good sold (HPP) Cost of Good Sold : isi dengan akun tipe cost of good sold (HPP). Akun ini berfungsi untuk mencatat / menjurnal HPP barang dagang. Accurate secara otomatis menghitung HPP barang dagang yang diinput pada form sales invoice (faktur penjualan). Purchase Return : isi dengan akun tipe inventory. Accurate mencatat persediaan dengan sistem perpetual. Expense Account : isi dengan akun beban administrasi dan umum lain-lain. Akun ini berfungsi untuk mencatat aktifitas yang berhubungan dengan item non inventory. Unbilled Goods Account : akun ini berfungsi untuk mencatat penerimaan barang dari vendor yang dicatat pada form penerimaan barang (receive item) dimana tagihan atas penerimaan barang tsb belum diterima. 2014

default pesanan produksi untuk aktifitas pabrikasi. 15.Langkah ketigabelas yaitu mengatur akun default pesanan produksi untuk aktifitas pabrikasi. Jika Anda tidak memiliki data pada tahap ini, Anda dapat melanjutkan penginputan ke persiapan berikutnya tanpa mengisi daftar ini. 2014

2014

16.Langkah keempatbelas yaitu menentukan metode harga pokok (costing method) yang digunakan untuk menghitung dagang. HPP barang Klik tombol NEXT (LANJUT) untuk melanjutkan ke persiapan singkat berikutnya. 2014

2014

melanjutkan ke persiapan singkat berikutnya. Setelah seluruh 17.Langkah informasi kelimabelas barang yaitu menginput dan jasa (item). dan jasa dapat Penginputan data barang dengan menggunakan tombol Add atau dengan mengimpor master data barang dan jasa yang telah disiapkan sebelumnya dalam file excel. melanjutkan ke persiapan singkat berikutnya. Setelah seluruh data item berhasil diinput, klik tombol NEXT (LANJUT) untuk 2014

2014

Fiscal type name : input nama tipe pajak aktiva tetap. Langkah keenambelas yaitu menginput tabel daftar tipe aktiva tetap pajak (fiscal fixed asset type). Sama halnya dengan data item, penginputan tabel ini juga dapat dilakukan dengan cara import. Fiscal type name : input nama tipe pajak aktiva tetap. Useful life (years) : input umur ekonomis dari aktiva tetap (dalam tahun) Method : pilih metode penyusutan yang akan digunakan (tidak terdepresiasi, metode garis lurus, metode saldo menurun ganda) Rate : nilai tukar aktiva tetap. Kolom ini secara otomatis akan terisi dari Accurate 2014

2014

asset type : isi tipe aktiva tetap perusahaan. 19.Langkah ketujuhbelas yaitu menginput daftar tipe aktiva tetap perusahaan (fixed asset type). Sama dengan tabel daftar tipe aktiva tetap pajak, tabel ini juga dapat diisi dengan cara mengimpor tabel tipe aktiva tetap dalam format file excel. Fixed asset type : isi tipe aktiva tetap perusahaan. Fiscal type : pilih tipe pajak aktiva tetap yang sebelumnya telah dibuat pada langkah ke-16 2014

2014

dimiliki dengan tersedia perusahaan (list menggunakan tombol 20.Langkah kedelapanbelas yaitu menginput tabel daftar aktiva tetap of fixed ADD yang asset) yang dimiliki dengan tersedia perusahaan (list menggunakan tombol atau mengimpor master data Aktiva Tetap dalam file excel yang telah disiapkan sebelumnya. Setelah NEXT (LANJUT) semua data diinput, klik tombol langkah untuk menuju berikutnya. 2014

2014

Code : isi kode aktiva tetap Asset description : isi keterangan dari aktiva tetap Type : pilih tipe aktiva tetap yang telah dibuat pada langkah ke-17 Department : pilih departemen menggunakan aktiva tetap tersebut. yang Kalau tidak ada kosongkan. Purch Date : isi tanggal beli aktiva tetap Usage Date : isi tanggal pakai aktiva tetap 2014

Est Life (Year) : isi umur ekonomis aktiva tetap dalam tahun Est Life (Month): isi umur ekonomis aktiva tetap dalam bulan Depr. Method : pilih metode penyusutan aktiva tetap Asset Account : pilih akun aktiva untuk aktiva tetap yang diinput Accumulated Depr. Acc : pilih akun akumulasi peny. untuk aktiva tetap yang diinput 2014

Expense Acc : pilih akun beban Depreciation Expense Acc : pilih akun beban penyusutan untuk aktiva tetap yang dipilih. Intangible : klik pada kolom ini (muncul icon ) jika aktiva tetap yang diinput merupakan aktiva tetap tak berwujud. Expense Account : pilih akun untuk menampung nilai dari aktiva tetap (opening balance equity) Amount : nilai dari aktiva tetap Salvage value : nilai sisa / residu dari aktiva tetap Fiscal FA : klik kolom ini (muncul icon ) untuk aktiva tetap pajak Quantity : jumlah 2014

pengeditan saldo tipe akun cash/bank, other current asset, 21.Langkah kesembilanbelas yaitu mengecek saldo-saldo Percobaan akun (Trial pada tabel Neraca Balance). Pengisian / pengeditan saldo tipe akun cash/bank, other current asset, liabilities, long other term asset, other current liabilities dan equity dapat langsung dilakukan pada tabel Neraca Percobaan ini. dengan tipe akun Untuk pengeditan saldo Account receivable, inventory, account payable, fixed asset dan tidak boleh accumulated depreciation dilakuka pada tabel ini. 2014

2014

Pengeditan saldo akun account daftar receivable pelanggan dapat dilakukan melalui (customer list), akun inventory melalui daftar barang dan jasa (list of items), account payable melalui daftar pemasok (vendor list) dan akun aktiva tetap melalui daftar aktiva tetap (fixed asset list) 2014

22.Langkah keduapuluh yaitu mengatur preferensi sistem accurate menurut kebijakan yang berlaku di perusahaan. 2014

Menghitung Akumulasi Penyusutan Aktiva Tetap Klik menu utama Activities / Aktifitas  Periodic / Periode  Period End / Proses Akhir Bulan 2014

Pada form Period End, pilih bulan pada kolom period dan tahun pada kolom year sesuai dengan bulan dan tahun start date database. Tunggu sampai proses akhir bulan (period end) selesai. 2014

Laporan Neraca Saldo Klasik Untuk mengecek apakah persiapan awal Anda Klasik database Anda sudah tepat dan benar, Saldo dapat membuka Laporan Neraca (Trial Balance Classic) dengan langkah sbb : Klik menu utama Reports / Laporan  Index to Reports. Pada Report Category / Kategori Laporan, klik General Ledger / Buku Besar. Kemudian pada bagian Report Detail / , double klik Trial Balance (Classic) / Neraca Saldo (Klasik) 2014

2014

Pada form Report Format, di tab Parameter  isi As Of / Per Tgl dengan Start Date Database. Kemudian klik tombol OK. 2014

Export File Laporan Accurate ke Excel Buka file laporan yang diinginkan, misal Laporan Neraca Saldo Klasik. Kemudian klik menu Export. 2014

Pada tampilan Export to Excel, langsung klik tombol OK. Kemudian muncul form Save As, tentukan lokasi penyimpanan dan nama file excel. Lalu klik tombol Save. 2014

C & V 2014