PROSEDUR PENGELUARAN BARANG DAN PENGEMBALIAN BARANG DI GUDANG

KEPTUSAN DIREKSI NOMOR 687.K/DIR/2010 TENTANG SISTIM TATA KELOLA PERGUDANGAN DILINGKUNGAN PT PLN PERSERO TAHUN 2010

I.PROSEDUR PENGELUARAN BARANG-BARANG / SPARE PARTS UNTUK PEMAKAIAN ( TUG 9 ) I.1 Bon Pemakaian Untuk memperoleh barang-barang atau spare part dari Gudang, untuk keperluan pemakaian (untuk pemasang baru/perbaikan/perubahan/pemeliharaan/pembongkaran dan lain-lain) dipergunakan Formulir TUG.9). Petugas yang memerlukan barang-barang atau spare parts untuk pemakain harus mengisi “Bon Pemakaian” ( satu Bon pemakaian satu jenis barang yang diperlukan ). formulir “Bon Pemakaian” (TUG.9) tersebut bewarna putih, Contoh Formulir :

I.2 Cara Pengisian Formulir TUG.9 Pekerjaan : yaitu sifat pekerjaan (Pasang baru/ perluasan/perbaikan/perubahan/pemeliharaan/pembongkaran) untuk mana barang tersebut akan dipergunakan (coret yang tidak perlu). No.PP : yaitu nomot perintah kerja, sebagai dasar permintaan barang tersebut. Nama/alamat : yaitu nama dan alamat tempat pekerjaan yang akan dilakukan. Banyaknya : yaitu jumlah barang yang diperlukan sebenarnya. Satuan : yaitu satuan pemakaian (buah,kg,meter,set dsb). Nama barng/spare parts : yaitu nama barang dan uraian barang/spare parts, harus ditulis dengan jelas dan lengkap. No. Norm/Part : yaitu nomor normalisasi barang atau nomor material SAP. Jumlah Uang : yaitu jumlah harga barang yang bersangkutan dalam rupiah (diisi oleh Bagian Akutansi & Keuangan). Perkiraan pembebanan : yaitu kode Akun Pembebanan (diisi oleh Bagian Akutansi & Keuangan). Kode Perkiraan : yaitu Kode Akun Persediaan (Diisi oleh Bag.Akutansi & Keuangan.

Tanggal : yaitu tanggal pembuatan Bon Pemakaian ( tanggal pengeluaran akan dibuat oleh Gudang dengan mempergunakan “Stempel Tanggal” yang akan dipakai sebagai tanggal mutasi ). Setuju : yaitu tanda tangan dan nama pejabat yang mengesahkan (Asman Adm & Umum). Kepala Gudang : yaitu tanda tangan dan nama jelas Kepala Gudang (Spv.Logistik ) dan diparaf petugas Gudang Pemeriksa : yaitu tanda tangan dan nama jelas atasan yang menerima barang. Penerima : yaitu tanda tangan dan nama jelas petugas yang menerima barang. “Bon Pemakaian” (TUG.9) dibuat dalam rangkap tiga : Lembar ke 1 untuk Fungsi TUKG Lembar ke 2 untuk Fungsi Gudang Lembar ke 3 untuk arsip peminta barang Setelah “Bon Pemakaian” ditanda tangani oleh pejabat-pejabat yang berwenang, kemudian lembar ke 1 dan ke 2 diserahkan kepada Gudang.

I.3. Tindakan di Gudang “Bon Pemakaian” yang diterima di Gudang harus sudah ditanda tangani oleh Kepala Gudang (Spv.Logistik dan Umum) dan telah disetujui oleh Asman SDM & Umum. Kemudian petugas gudang menyiapkan barang-barang untuk dikeluarkan dan diberikan kepada peminta barang.

ALUR DARI BON PEMAKAIAN PEMINTA BARANG FUNGSI GUDANG FUNGSI TUKG TUG.9 TUG.9 TUG.9 1 1 1 1 2 2 2 3 Lembar ke 3 disimpan oleh peminta barang. Barang diserahkan kepada peminta barang Lembar ke 2 ditahan oleh fungsi Gudang Dibuatkan daftar mutasi harian Pembukuan dalam kartu persediaan Pemberian harga Pembukuan kedalam kartu persediaan Lembar ke 1 disimpan dalam map Pembukuan kedalam buku pemakaian / pengambilan

II.PROSEDUR PENGEMBALIAN BARANG-BARANG / SPARE PARTS (TUG .10) II.1. Pengembalian Barang ke Gudang ( TUG.10 ) Barang-barang/spare parts yang diperoleh dari pembongkaran suatu aktiva tetap harus dikembalikan ke Gudang disertai Bon Pengembalian. Bon Pengembalian tersebut harus dibuat oleh petugas yang memimpin pembongkaran itu. formulir “Bon Pengembalian” (TUG.10) tersebut bewarna kuning, Contoh Formulir :

II.2 Cara Pengisian Formulir TUG.10 Pekerjaan : yaitu sifat pekerjaan (Pasang baru/ perluasan/perbaikan/perubahan/pemeliharaan/pembongkaran) (coret yang tidak perlu), asal pengguna barang-barang tersebut sebelum dikembalikan. No.PP : yaitu nomot perintah kerja, menurut yang tercantum pada “ Bon Permintaan”, semula untuk memperoleh barang-barang itu dari Gudang. Nama/alamat : yaitu nama dan alamat asal barang tersebut terpasang. Banyaknya : yaitu jumlah barang yang dikembalikan. Satuan : yaitu satuan pemakaian (buah,kg,meter,set dsb) Nama barng/spare parts : yaitu nama barang dan uraian barang/spare parts, harus ditulis dengan jelas dan lengkap No. Norm/Part : yaitu nomor normalisasi barang atau nomor spare parts. Jumlah Uang : yaitu jumlah harga barang yang bersangkutan dalam rupiah (diisi oleh Bagian Akutansi & Keuangan). Perkiraan pembebanan : yaitu kode Akun Pembebanan (diisi oleh Bagian Akutansi & Keuangan).

Kode Perkiraan : yaitu Kode Akun Persediaan (Diisi oleh Bag Kode Perkiraan : yaitu Kode Akun Persediaan (Diisi oleh Bag.Akutansi & Keuangan Tanggal : yaitu tanggal pengembalian ( tanggal terima di Gudang akan diberi stempel tanggal oleh petugas Gudang). Setuju : yaitu tanda tangan dan nama lengkap pejabat yang berwenang menyetujui pengembalian barang itu. Penerima : yaitu tanda tangan dan nama jelas petugas yang menerima barang. Pengembali : yaitu tanda tangan dan nama lengkap yang mengembalikan barang tersebut. Bon Pengembalian setelah dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, lembar ke 1 dan ke 2 dibawa ke Gudang bersama-sama dengan barang/spare part yang akan dikembalikan tersebut.

II.3. Tindakan di Gudang Setelah menerima barang-barang spare parts bersama Bon Pengembaliannya lembar ke 1 dan ke 2, Kepala Gudang bersama-sama dengan petugas/Panitia Tim Pemeriksaan, akan melakukan pemeriksaan dan penilain terhadap barang-barang/spare part yang dikembalikan itu. Barang-barang/spare parts yang masih baik akan dimasukan ke dalam persedian kelompok material bekas andal. Barang-barang/spare part yang rusak/tak dapat dipakai lagi akan disisihkan dan disimpan di kelompok material bekas tidak andal. Barang-barang/spare yang rusak,tetapi masih dapat diperbaiki akan disimpan tersendiri hingga barang-barang spare part tersebut diperbaiki.

ALUR DARI BON PENGEMBALIAN PENGEMBALIAN BARANG FUNGSI GUDANG DAN TIM PEMERIKSA FUNGSI TUKG TUG.10 TUG.10 TUG10 1 1 1 1 2 2 2 3 Lembar ke 3 ditahan oleh pengembali Barang diperiksa oleh Tim Pemeriksa dan diterima. Fungsi Gudang membuat daftar mutasi harian Pembukuan kedalam Kartu Persediaan. Lembar ke 2 ditahan oleh Fungsi Gudang Pemberian harga Pembukuan kedalam kartu persediaan Lembar ke 1 disimpan dalam map Pembukuan kedalam buku pemakaian / pengambilan

TERIMA KASIH