PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS Setelah merencanakan pesan, langkah selanjutnya menuangkan pesan tsb. Khususnya dlm btk tulisan, dpt pula diterapkan utk komunikasi lisan. Dimulai dg menyusun kata2, kalimat, paragraf serta menentukan ilustrasi dan keterangan yg dpt membantu mengekspresikan ide pokok.

Perhatiikan surat dari Jill Saunders , manajer perusahaan Boswell and Son’s : Presiden kami, Bapak Boswell mengalami kecelakaan tahun lalu dan dia tidak dapat bekerja purna waktu. Ketidakhadirannya mempengaruhi bisnis kami, jadi anggaran kami tidak sebesar biasanya. Kedua anak laki-lakinya bekerja keras, jadi bagaimanapun kami tidak bangkrut dnn tidak lama lagi Pak Boswell akan kembali bekerja. Boswell and Son’s melakukan bisnis dengan Computer Time sejak saya masuk enam tahun yan lau. Pada waktu iitu gedung Anda lebih kecil dan terletak di sudut Federal Avenue dan 2nd N. W . Pak Boswell membeli printer lalser pertama kami di sana. Saya masih ingat pada hari itu, saya menulis cek dengan jumla h yang cukup besar. Tentu saja setellah beberapa tahun saya menjadi terbiasa membeli barang yang lebih mahal. Kami mempunyai tujuh orang karyawan. Walaupun semuanya tidak terlibat langsung dalam menghaslkan peta yang kami jual, mereka harus menghidupkan komputer sehingga dapat menyelesaikan tugasnya. Drive CD-ROM yang kami beli untuk asisten saya, Suzane bermasalah. Kami ttelh membawanya untuk diperebaki tiga kali dalam tiga bulann ke pusat perbaikan dan Suzane amat berhati-hati menggunakan mesinnya dan tidak pernah menyalahgunakannya. Dia suka games petualangan interaktf saat istirahat makan siang. Drive CD-ROM itu masih tidak bekerja dengan benar. , dan dia sudaah capai berulang kali membongkar pasang. Kami semua bekerja lebih lama untuk mengejar ketertinggalan selama Pak Boswell tiidak disini, daan tidak seorang pun diantaa kami yang mempunyai bannyak waktu kosong.

Hal-hal yang menyebabkan pesan- pesan tidak terorganisasi : Bertele-tele Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan Menyajikan ide-ide secara tidak logis Informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan.

PENTINGNYA ORGANISASI PESAN YANG BAIK 1. Pengorganisasian pesan yang baik membantu penerima memahami pesan anda Sekarang bacalah kutipan surat di bawah ini yang bermaksud meminta informasi terinci mengenai sebuah hotel untuk mematangkan rencana penyelenggaraan konferensi : Saya memimpin komite perencanaan konferensi tahunan kami dan mempertimbangkan hotel Anda sebagai salah satu tempat penyelenggaraan. Saya mengetahui bahwa musim panas adalah musim yang sibuk bagi hotel, tetapi kami bertekad untuk mengadakan konferensi di musim panas karena masalah penjadwalan. Apakah hotel Anda dapat menampung 350 orang tamu selama emapt malam ? Apakah Anda mempunyai tiga ruang rapat yang besar sehingga kami dapat mengadakan pelatihan paralel ? Bagaimana dengan fasilitas tempat makan ? Disamping itu ada pemikiran mengenai pelayanan antar jemput dari dan ke bandara.

2. Pengorganisasian Pesan yang baik membantu audience menerima pesan ANda Contoh Pengorganisasian yang kurang tepat Saya ditugasi untuk menjawab surat Anda. Maaf, tetapi, kami tidak dapat menerima permintaan Anda akan drive CD-Rom. Toko kami tidak menerima pengembalian peralatan yang diobral atau peralatan yang telah dibeli lebih dari enam bulan. Karena Anda membeli drive itu pada waktu diadakan obral sepuluh bulan yang lalu, kami tidak dapat membantu Anda. Saya menyarankan Anda untuk memperbaiki barang itu sebelum masa garansinya habis. Kami berharap Anda memahami posisi kami dan Anda tetap mau berbelanja di toko kami. Seperti yang telah Anda katakan sendiri, ini adlah maslah pertama yang pernah Anda alami dengan peralatan kami. 3. Pengorganisasian yang baik akan menghemat waktu Audience

Pengorganisasian Pesan-pesan melalui outline Susunan suatu outline secara garis besar terdiri dari tiga tahap: Mulailah dengan ide pokok Nyatakan poin-poin pendukung yang penting Ilustrasi dengna bukti-bukti

Cara menentukan Urutan dengan rencana Organisasional Untuk menentukan urutan penyampaian materi , ada dua pendekatan yg dpt digunakan, yaitu : Pendekatan langsung (Direct Approach) ; pendekatan deduktif. Ide pokok muncul paling awal kmd diikuti dengan bukti-bukti pendukung Pendekatan tak langsung (Indirect Approach) ; Pendekatan induktif Bukti2 muncul terlebih dahulu kemudian diikuti dg ide pokoknya.

Pdkt Langsung ( Direct Approach) Jenis /tipe pesan bisnis adalah Langkah berikutnya adalah menentukan rencana organisasional yg paling cocok. Pdkt Langsung ( Direct Approach) Jenis /tipe pesan bisnis adalah 1. Direct Request Untuk pihak intrnal : Memo Untuk pihak ekstrnal : - Pesanan (order) - Kredit - Klaim (aduan) - Undangan

Good News : Penurunan harga, disetujuinya pemohonan kredit Goodwill : Ucapan selamat (Congratulations) Penghargaan (Messages of Appreciation) Ucapan duka cita (condolence) Ucapan salam (greetings)

Pdkt tidak langsung ( Indirect Approach) Penolakan suatu lamaran Pesan Buruk (Bad News) Penolakan kredit Pengembalian pesanan / penggantian produk 2. Pesan persuasif pesan persuasif untuk tindakan pesan persuasif utk klaim dan penyesuaian pesan persuasif dalam penjualan.

ANALISIS AUDIENCE 1. Mengembangkan Profil Audience Mengenali Penerima Primer Menetapkan Jumlah dan Komposisi Penerima Ukur Tingkat Pemahaman Audience Memperkirakan Reaksi yang Mungkin Dilakukan Penerima 2. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audience Temukan apa yang diketahui oleh audience Mengantisipasi pertanyaan yang Tidak Dinyatakan Berikan semua Informasi yang Diperlukan 3. Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audience 4. Membina Hubungan Baik dengan Audience

Lebih Baik Menggunakan Gunakan Sikap ” Anda” Daripada Menggunakan Lebih Baik Menggunakan - Untuk membantu kami memproses pesanan ini, kami harus meminta satu algi salinan permintaan - Untuk memenuhi pesanan Anda dengan cepat, tolong kirimkan satu salinan permintaan lagi. - Dengan bangga kami mengumumkan jadwal penerbangan kami yang baru dari Atlanta ke New York - Sekarang setiap jam Anda dapat terbang dari Antlanta ke New York

BAGAIMANA MENCAPAI PENGORGANISASIAN YANG BAIK ? 1. Menetapkan Gagasan Pokok Gagasan Pokok Topik adalah membuat pernyataan mengenai topik. adalah subyek luas dari suatu pesan

Kemungkinan Reaksi Penerima 2. Pilihlah Antara Pendekatan Langsung dan Pendekatan Tak Langsung Pendekatan langsung (deduktif) Pendekatan Tak Langsung (Induktif) MEMILIH ANTARA PENDEKATAN LANGSUNG DAN TAK LANGSUNG Jenis Pesan Kemungkinan Reaksi Penerima Pen- dekatan Pem- bukaan Isi Penutup Pesan rutin, berita baik, good wiill Senang atau netral Langsung Mulai dg gagasan pokok, pertanyaan atau berita baik Memberikan rincian yang perlu Tutup dg komentar yg ramah, rujukan pada berita baik, atau pertanyaan mengenaio tindakan spesifik yg dikehendaki Pesan berita buruk Tidak senang Tak langsung Mulai dg pernyataan netral yg berfungsi sbg perpindahan ke alasan berita buruk Berikan alasan utk membenarkan jawaban negatif. Nyatakan atau tunjukkan berita buruk dan buat saran positif Tutup dg ramah. Pesan membujuk Tidak Tertarik atau Tidak mau Tak Langsung Mulai dg pernyataan atau pertanyaan yang menarik perhatian. Menimbulkan minat penerima mengenai subyek. Bina Keinginan penerima untuk mengikuti. Meminta Tindakan.

MENYUSUN PESAN Mengendalikan Gaya ddan Nada ♣ Gaya adalah : cara Anda menggunakan kata-kata untuk mencapai nada (tone) tertentu,atau kesan keseluruhan. Dapat dipilih beberapa gaya baik dalam penyusunan kalimat maupun penggunaan kata-kata, untuk menunjukkan apakah pesan yang dikirim bersifat personal atau umum, kedengaran memaksa atau pasif.

Hindarilah bahasa ketinggalan zaman dan berlebihan Mutakhir In due course (batas waktu yang ditetapkan). Permit to saya that (ijinkan saya untuk mengatakan bahwa ..) Kindly advise (tolong kabarkan) Today/hari ini, ”tomorrow/ besok Permission is not necessary, just say what you wish/ijin tidak diperlukan, utarakan saya yang Anda ingin katakan Please let us know (beri tahu kami)

Pengguanan bahasa yang berlebihan mengesankan bahwa Anda adalah orang yang sombong. B u r u k Diperbaiki Setelah mengadakan pasokan tambahan, saya akan mulai memenuhi pesanan Anda Saya akan memenuhi pesanan Anda bila saya sudah menerima pasokan lagi Pemeriksaan catatan menunjukkan defisit yang cukup besar untuk periode pembukuan sebelumnya yang diakibatkan dari penggunaan mekanisme yang sudah kuno. Catatan menunjukkan kerugian perusahaan tahun lalu karena penggunaan peralatan tua.

2. Gunakan Nada Percakapan Dewasa ini komunikator bisnis pada umumnya menggunakan nada percakapan yang terdengar praktis tanpa terlalu formal dan membosankan. ♣ Tetapi perlu diingat untuk menghindari hal-hal berikut : Keintiman Humor Berkhotbah dan Sombong

Contoh nada formal dan berlebihan dari surat di bawah ini : Ibu Navarro Yth, Bersama surat ini kami kirimkan informasi yang diminta dalam percakapan telepon tanggal 14 Mei. Seperti disebutkan pada waktu itu, Rumah Sakit Midville mempunyai lebih banyak dokter dengan mutu yang luar biasa dibandingakn fasilitas kesehatan lain di negara bagian ini. Seperti yang juga diinformasikan kepada Anda, organisasi kami mempunyai kantor yang terletak di seluruh negara bagian. Jika suatu saat Anda memerlukan seorang dokter spesialis, tenaga profesional kami akan merujuk satu dari banyak program kami yang akan membantu Anda dan keluarga mencapai tingkat kesehatan setinggi-tingginya. Silakan menghubungi saya jika Anda mempunyai pertanyaan atau menginginkan informasi tambahan. Hormat saya, Samuel G. Berenz Sekarang coba bandingkan dengan Gambar di bawah ini untuk mengetahui bahwa surat di atas dapat ditulis dengan nada profesional dan informal

KOMBINASI YG PERLU DIHINDARI KATA PADANAN YG EFISIEN B. MENULIS ULANG PESAN 1. Menulis dengan ringkas Menghilangkan kata dan ungkapan yang tidak perlu KOMBINASI YG PERLU DIHINDARI KATA PADANAN YG EFISIEN Untuk sejumlah dari Dalam peristiwa bahwa Pada kejadian dari Sebelum memulai dari Dalam waktu dekat Mempunyai kemampuan untuk Pada saat sekarang ini Karena kenyataan bahwa Untuk Bila Pada Sebelum Segera Dapat Sekarang karena

Hilangkan kata yang berlebihan Gunakanlah kata –kata yang pendek HINDARI KATA –KATA YG PANJANG GUNAKAN KATA-KATA YG PENDEK Dalam tahun sebelumnya, perusahaan mempercepat operasi produktif. Tindakan itu berdasarkan pada asumsi bahwa perusahaan beroperasi dengan defisit keuangan. Tahun lalu perusahaan mempercepat operasi. Tindakan itu didasarkan pada keyakinan bahwa perusahaan merugi. Hilangkan kata yang berlebihan

Hilangkan kata yang berlebihan Contoh : ” terlihat dengan mata” ” mengelilingi dari semua sisi” ”Fundamental dasar” ”Menurunkan ke bawah” ”Bebas dan longgar” Hilangkan petunjuk yang membingungkan Hindarilah kata-kata seperti : ”Seperti yang disebutkan dia atas” ”yang sudah disebut” ”yang terdahulu” ”yang kemudiaan”

Pendekatan yang baik adalah spesifik dalam rujukan TIDAK BAIK Kebutuhan yang menyangkut komputer untuk sekretaris hukum dan akuntan pemula masing-masing didistribusikan oleh Kantor Pengacara dan Kantor Akunting. LEBIH BAIK Kebutuhan yang menyangkut komputer untuk sekretaris hukum didistribusikan oleh Kantor Pengacara; sedangkan untuk akuntan pemula didistribusikan oleh Kantor Akunting

2. Perbaiki gaya tulisan Anda Pisahkan kalimat yang terlalu panjang Pada umumnya, bagian dari kalimat majemuk harus dipisahkan menjadi dua kalimat. TIDAK BAIK LEBIH BAIK Majalah itu akan terbit tanggal 1 Januari, dan saya lebih baik memenuhi batas tenggatnya bila saya ingin artikel saya dimuat. Majalah itu akan terbit tanggal 1Januari. Saya lebih baik memenuhi batas tenggatnya bila ingin artikel saya dimuat.

Hindari kalimat yang Mengambang Kadang-kadang Anda harus menulis ”mungkin” atau ”tampaknya”untuk menghindari menyatakan suatu penilaian sebagai fakta. TIDAK BAIK LEBIH BAIK Saya yakin bahwa catatan pengalaman kerja Pak Johnson tampaknya menunjukkan bahwa dia mungkin mampu menduduki posisi itu Catatan pengalaman kerja PaK Johnson menunjukkan bahwa dia mampu menduduki posisi itu.

Nyatakan gagasan paralel dalam bentuk paralel Apabila Anda mempunyai dua atau lebih gagasan yang serupa (paralel) untuk diutarakan, cobalah menggunakan konstruksi paralel, artinya gunakan pola tata bahasa yang sama. TIDAK BAIK Nona Susan basah kuyp tertimpa hujan, dihujani dengan telepon dan atasannya mnegomel padanya.Ibu Reynaldi mendikte surat, dan kemudian dia menandatanganinya dan meninggalkan kantor LEBIH BAIK Nona Susan basah kuyup tertimpa hujan, dihujani telepon dan diomeli oleh atasannya.Ibu Reynaldi mendikte surat, menandatanganinya dan meninggalkan kanotr.

Hindari deretan panjang kata benda TIDAK BAIK The window sash installation company will giveus an estimate on Friday.(Perusahaan pemasang jendela kaca geser akan memberi kita perkiraan pada hari jumat). LEBIH BAIK The company that install window sash will give us an estimate on Friday.(Perusahaan yang memasang jendela kaca geser akan memberi kita perkiraan pada hari jumat).