PENULISAN LAPORAN BISNIS Sumber: Copyright © 2000 SkillSoft Corporation. www.skillsoft.com

Definisi Laporan Bisnis (1) Adalah laporan faktual dan formal dengan tujuan bisnis menggunakan komunikasi obyektif baik berupa dokumen yang tersimpan di komputer maupun yang tercetak dalam bentuk memo, atau multi dokumen lainnya.

Definisi Laporan Bisnis (2) 4 tipe laporan bisnis: Laporan informatif, yaitu laporan yang menginformasikan status proyek, menyajikan data statistik, serta data-data finansial perusahaan. Contohnya: laporan tahunan dan laporan penjualan, Laporan interpretif, yaitu laporan yang menyajikan data, hasil analisis data/informasi/fakta-fakta. Contohnya: analisis tren pemasaran serta penelitian ilmiah maupun teknikal lainnya.

Definisi Laporan Bisnis (3) 4 tipe laporan bisnis: Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang menyajikan data, hasil analisisnya, serta rekomendasi. Contoh: analisis tentang sebuah produk disertai dengan rekomendasi untuk perbaikan produk tersebut. Laporan persuasif, laporan yang lebih fokus pada aksi tertentu. Contohnya: proposal penjualan, permohonan perubahan, serta permohonan pendanaan.

Definisi Laporan Bisnis (4) Laporan bisnis digunakan untuk: Mengontrol dan memonitor operasional, yaitu untuk mendapatkan bisnis/pendanaan baru. Contoh: proposal dan rencana bisnis. Mendukung proses implementasi kebijakan perusahaan. Contohnya: manual (alur) kerja karyawan.

Definisi Laporan Bisnis (5) Laporan bisnis digunakan untuk: Mendapatkan bisnis/pendanaan baru. Contoh: proposal dan rencana bisnis. Mendukung proses implementasi kebijakan perusahaan. Contoh: manual (alur) kerja karyawan. Mengontrol dan memonitor proses operasional. Contoh: rencana produksi, laporan produksi aktual, laporan aktivitas personal.

Definisi Laporan Bisnis (6) Laporan bisnis digunakan untuk: Mendukung pengambilan keputusan. Contoh: laporan hasil riset dan analisis perusahaan. Mendokumentasikan hasil kerja untuk klien/konsumen. Contoh: laporan rutin dan laporan final proyek bisnis. Memenuhi kebutuhan legalitas.

Target Audiens (1) 4 target audiens laporan bisnis: Audiens yang khusus meminta laporan bisnis  tidak membutuhkan rincian data pendukung. Audiens yang sekedar membaca laporan bisnis  membutuhkan latar belakang dan penjelasan yang seksama. Audiens yang secara reguler menantikan/membaca laporan bisnis  tidak membutuhkan banyak penjelasan. Audiens yang tidak memahami laporan bisnis  membutuhkan pendahuluan, informasi, dan penjelasan .

Target Audiens (2) 2 pendekatan penulisan laporan bisnis: Pendekatan tidak langsung, yaitu untuk audiens yang diperkirakan akan memberik tanggapan negatif. Caranya: (1) menampilkan pentingnya ide utama, (2) diikuti dengan penyajian ide utama. Pendekatan langsung, yaitu untuk audiens yang diperkirakan akan memberikan tanggapan positif. Caranya: (1) menampilkan ide utama, (2) diikuti dengan penyajian informasi/analisis yang mendukung ide utama.

Menghindari Distorsi/penyimpangan Menggunakan kalimat kongkrit untuk menggambarkan peristiwa dan fakta. Contoh: laba bersih, biaya tetap, dll. Melaporkan semua fakta yang relevan, termasuk fakta yang tidak menyenangkan audiens. Menampilkan semua bukti yang relevan. Menyampaikan kesimpulan. Memeriksa kemungkinan adanya bias karena adanya pendapat pribadi.

Perencanaan Laporan Bisnis (1) Menuliskan permasalahan /pertanyaan yang tepat. Contoh: Apa yg perlu ditentukan? Seberapa penting isu ini? Siapa yang terlibat? Di mana letak masalah? Kapan masalah muncul? Bagaimana terjadinya?

Perencanaan Laporan Bisnis (2) Menghimpun data yang diperlukan dengan terlebih dahulu menentukan: Metode yang dibutuhkan untuk melakukan penelitian primer. Sumber-sumber yang digunakan untuk penelitian sekunder. Waktu yang diperlukan. Menyusun pertanyaan-pertanyaan penelitian.

Perencanaan Laporan Bisnis (3) Mengatur/menyusun informasi: Mengikuti outline (topik dan sub topik). Menyusun topik dan sub topik sesuai aturan logika. Mengubah masing-masing sub topik menjadi ide-ide tunggal. Beri urutan nomor penggunaan pada ide-ide tersebut.

Perencanaan Laporan Bisnis (4) Menghindari kata-kata/ungkapan/frase yang bersifat melembutkan/memperhalus (eufimisme). Contoh: “Penjualan produk A pada tahun ini agak kurang memuaskan dibandingkan dengan tahun lalu. Salah satu faktor penyebabnya mungkin karena tenaga penjual perusahaan agak kurang pandai dalam menjual. Dengan demikian akan lebih baik kiranya apabila kita mencoba untuk meningkatkan motivasi mereka dengan memberikan bonus yang sepadan.”

Perencanaan Laporan Bisnis (5) Menjaga kredibilitas dengan catatan akhir (endnotes) atau catatan kaki (foodnotes) yang akurat dan lengkap mengenai sumber.

TERIMA KASIH