Konsep Teknologi Informasi A Pembuatan Dokumen Oleh : MS. Herawati, Skom msherawati@staff.gunadarma.ac.id Konsep Teknologi Informasi A

Pembuatan Dokumen dengan menggunakan Microsoft Word Pengoperasian Microsoft Word dapat dimulai dengan langkah - langkah sebagai berikut : 1. Klik menu Start 2. Arahkan penunjuk ke pilihan program, lalu klik Microsoft Word 3. Logo word akan muncul selanjutnya akan tampil Jendela word Pengetikan teks dan pengaturan teks. Saat anda memulai aplikasi word , secara otomatis dokumen baru yang masih kosong yang diberi nama Document 1 akan ditampilkan dan siap anda gunakan. Dokumen baru yang masih kosong tersebut titik sisip ( insertion point) akan muncul disudut kiri atas dari daerah pengetikan teks. Setiap teks yang anda ketik akan muncul di posisi titik sisip. Jika teks yang sedang anda ketik mencapai akhir dari baris maka teks tersebut akan dilipat dan titik sisip secara otomatis akan pindah ke awal baris berikutnya ( word wrap). Anda dapat menggunakan tombol enter untuk memindahkan titik sisip ke baris berikutnya, jika anda memulai pengetikan di baris baru sebelum mencapai batas kanan, membuat baris kosong atau memulai paragraf baru. Dalam pengetikan teks mengatur format dokumen atau halaman seperti mengubah ukuran kertas, orientasi pencetakan, mengatur ukuran margin dan spasi, jenis huruf atau paragraf adalah beberapa hal yang mendukung dalam pengetikan teks.

Mengubah Ukuran kertas dan orientasi pencetakkan. Untuk mengubah ukuran kertas dan orientasi pencetakan dapat dilakukan langkah berikut : 1. Pilih dan kliklah menu File, Page Setup.Kotak dialog Page Setup akan ditampilkan. 2.Pada kotak dialog Page Setup, klik tab Paper Size. 3.Pada tombol daftar pilihan Paper Size, pilih dan klik ukuran kertas yang akan anda gunakan atau Gunakan kotak Width untuk menentukan lebar kertas dan kotak Height untuk menentukan tinggi kertas sesuai dengan keinginan anda. 4.Pada kotak Orientation, beri tanda atau klik tombol pilihan Portrait untuk pencetakan dengan posisi tegak atau land scape untuk pencetakan dengan posisi tertidur. 5.Pada tombol daftar pilihan Apply To, pilih dan klik bagian dokumen yang akan memakai ukuran kertas dan orientasi yang baru Whole Document, bila pengaturan ingin berlaku untuk seluruh halaman. This Point Forward, dengan pemilihan ini Word 2000 akan menyisipkan tanda pemisah Continues pada posisi titik sisip dan pengaturan yang anda pilih akan berlaku mulai dari bagian ini. This Section, bila pengaturan ingin berlaku hanya pada bagian tempat titik sisip berada 6. Lihat Hasilnya pada kotak Preview dan klik OK untuk menutup dialog

2. Pada kotak dialog Page Setup, klik tab Margins B. Mengatur Margin Margin merupakan jarak antara tepi daerah pengetikan teks dengan tepi halaman kertas. Pengaturan margin akan berlaku untuk seluruh dokumen, kecuali anda telah memilih teks tertentu atau membagi dokumen ke dalam beberapa bagian. Untuk mengatur margin ikuti langkah berikut: 1. Pilih dan klik menu File, Page Setup. Kotak dialog Page Stup akan ditampilkan. 2. Pada kotak dialog Page Setup, klik tab Margins 3. Tentukan jarak dari batas margin yang anda inginkan Top, untuk menentukan batas margin atas. Bottom, untuk menentukan batas margin bawah. Left, unutk menentukan batas margin kiri pengetikan. Right, untuk menentukan batas margin kanan pengetikan. Gutter, akan memberi jarak tambahan pada bagian dalam ( marginn kiri untuk halaman ganjil dan margin kanan untuk halaman genap). Jarak ini biasa dipakai untuk daerah penjilidan jika anda memilih kotak cek Mirror Margins. 4. Pada kotak isian Header, tentukan jarak dari tepi atas kertas ke isi header. Dan pada kotak isisan footer, tentukan jarak dari tepi bawah kertas ke isi footer. 5. Pada kotak daftar pilihan Apply To, pilih dan klik bagian mana dari dokumen yang akan memakai margin baru.

6. Beri tanda atau klik kotak cek Mirror Margin, jika anda ingin ukuran margin kiri pada halaman genap menjadi ukuran margin kanan pada halaman ganjil dan sebaliknya. 7. Dalam mengatur spasi, microsoft word ,memberikan default (aturan standard) untuk spasi adalah satu. Tetapi anda bisa mengubah spasi baris ini dengan perintah sebagai berikut : Sorot Paragraf yang akan diubah spasi barisnya Klik menu Format - Paragraf Klik tab Indents and Spacing Untuk mengubah spasi, tekaanlah panah pada kotak spacing anda bisa memilih single, double atau yang lainnya. 8. Lihat hasilnya pada kotak Preview dan klik OK untuk menutup kotak dialog.

c. Mengatur Format Dokumen Pengaturan format karakter / teks dapat menggunakan salah satu cara sebagai berikut : Ketik teks / dokumen terlebih dahulu, kemudian pilih (blok ) karakter / teks yang akan di format, laku atur formatnya sesuai dengan perintah. Tempatkan kursor pada posisi awal pengetikan teks, atur formatnya, kemudian ketik teks yang diinginkan maka teks / dokumen akan berjalan sesuai dengan format yang telah diatur. d. Mengatur Format Huruf Pengaturan format huruf dapat menggunakan cara sebagai berikut : Mengatur format huruf a. Tempatkan kursor pada posisi awal pengetikan b. Pilih dan klik menu Format, Font, maka akan muncul kotak dialog font c. Pilih Size, kemudian klik ukuran huruf yang diinginkan d. .Klik OK

e. Mengatur Format Paragraph Pengaturan format paragraph dapat menggunakan cara sebagai berikut : 1. Mengatur atau meratakan paragraph pada teks / dokumen a. Tempatkan kursor pada posisi awal pengetikan. b. Pilih dan klik menu Fromat, kemudian pilih Paragraph, maka akan muncul kotak dialog Paragraph. c. Pada kotak dialog klik Indents and Spacing, kemudian pilih Aligment, pilih perataan teks yang diinginkan Left, untuk perataan kiri Centered, untuk perataan Tengah Right, untuk Perataan kanan Justified, untuk perataan kiri dan kanan d. Kemudian klik OK 2. Mengatur spasi paragraph pada teks / dokumen b. Pilih dan klik menu Format, kemudian pilih Paragraph, maka akan muncul kotak dialog. c. Pada kotak dialog klik Indents and Spacing, kemudian pilih Line Spacing, pilih spasi yang diinginkan.

f. Menyimpan Dokument / File Untuk menyimpan dokumen / file dapat mengikuti langkah sebagai berikut : 1. Ketik terlebih dahulu documents / file yang ingin disimpan. 2. Pilih dan klik menu File, Save atau klik tombol toolbar Save, maka akan muncul kotak dialog Save As. 3. Pada tombol daftar pilihan Save In, pilih drive dan folder tempat dokumen / file ingin disimpan. 4. Apabila ingin menyimpan dokumen / file pada komputer, maka dapat dipilih My Documents. 5. Apabila ingin menyimpan dokumen / file pada disket, klik My Documents kemudian pilih 3 ½ Floppy (A:). 6. Pada kotak File Name, ketikkan nama file yang didinginkan agar dapat dengan cepat memproses dalam pembukaan file. 7. Kemudian klik SAVE.

g. Mencari Dokumen atau File Untuk mencari dokumen / file yang telah ada, dapat mengikuti langkah sebagai berikut : 1. Pilih dan klik menu File, Open , maka akan muncul kotak dialog Open. 2. Pada tombol daftar Look In, pilih dan klik drive dan folder tempat dimana file tersimpan. A. Apabila ingin membuka file yang tersimpan didalam komputer, pilih My Documents. B.Apabila ingin membuka file yang tersimpan didalam disket, klik My Documents kemudian pilih 3 ½ floppy (A:). C.Kemudian pilih Nama File yang ingin dibuka pada kotak dialog My Documents atau 3 ½ Floppy (A:). D.Klik tombol perintah Open.

h. Pencetakan Documents / File Untuk mencetak documents / file, dapat mengikuti langkah sebagai berikut : 1. Setelah mengetik documents / file, kemudian pilih File, Print. 2.Setelah tampil kotak dialog Print, pilih Page Range kemudian pilih jumlah halaman yang ingin dicetak. All, untuk mencetak semua halaman Currents Pages Pages, menentukan halaman yang ingin dicetak. 3.Kemudian OK.

FOOTNOTE & ENDNOTE Footnote ( catatan kaki) dan Endnote ( catatan akhir ) merupakan informasi tambahan mengenai suatu topik dalam dokumen. Footnote terdiri dari 2 bagian, yaitu nomor footnote yang berada dalam dokumen ( dalam bentuk superscript) dan isi footnote yang berisi keterangan yang ditempatkan pada bagian bwah halaman dan dipisah dengan garis pemisah. Sedangkan Endnote sama dengan Footnote, hanya saja endnote ditempatkan pada halaman terakhir dari dokumen. Cara menggunakan Footnote & Endnote : 1. Tempatkan kursor (titik sisip) pada teks yang diinginkan (Gambar 1.1) 2. Klik menu Insert, dan pilih Footnote ….(Gambar 1.2) 3. Maka akan tampil dialog box Footnote and Endnote (Gambar 1.3) 4. Pada bagian Insert, pilih dan klik tombol pilihan berikut : Footnote, untuk menyisipkan catatan kaki Endnote, untuk menyisipkan catatan akhir 5. Pada bagian Numbering, pilih salah satu dari pilihan berikut: AutoNumber, untuk memberi nomor footnote & endnote dengan menggunakan angka 1,2,3 dst Custom mark, untuk membri tanda selain angka, atau klik pada Symbol untuk memilih symbol yang akan dipakai sebagai tanda dari catatan. 6. Klik OK 7. Maka kini teks telah diberi tanda.Selanjutnya isikan keterangan pada bagian bawah footnote (Gambar 1.4)

Yogyakarta Gambar 1.1

Menu Insert Perintah FootNote Gambar 1.2

Menyisipkan catatan kaki Menyisipkan Catatan Akhir Memberikan penomoran dengan angka Gambar 1.3 Memberikan penomoran dengan tanda lain

Gambar 1.4 1Terkenal juga dengan Gudegnya

HEADER & FOOTER Header dan Footer adalah teks yang akan tercetak disetiap halaman dalam dokumen yang dibuat. Header akan ditempatkan pada bagian atas dokumen, sedangkan footer akan ditempatkan pada bagian bawah dokumen.Header dan Footer selain dapat memperlihatkan nomor halaman, juga berguna untuk menampilkan judul bab, nama penulis, tanggal, nama file, dan informasi lainnya. Cara menggunakan Header & Footer: 1. Klik menu View, dan pilih Header and Footer ( Gambar 2.1) 2. Maka akan muncul daerah penyuntingan header pada halaman yang sedang aktif. (Gambar 2.2). Teks dokumen akan menjadi redup dan juga akan ditampilkan baris toolbar Header and Footer. 3. Untuk berpindah dari daerah penyuntingan header ke daerah penyuntingan footer atau sebaliknya, klik tombol Switch Between Header and Footer yang ada pada toolbar header and footer ( Gambar 2.3) 4. Ketikkan isi header dan isi footer yang diinginkan, dan atur format tampilannya.

Menu View Perintah Header and Footer Gambar 2.1

Header Gambar 2.2 Toolbar Header and Footer

Footer Gambar 2.3

Keluar Menyisipkan Auto Text Menyisipkan Nomor Halaman Menampilkan header & Footer berikutnya Menyisipkan Jumlah Halaman Memformat Nomor Halaman Menyisipkan tanggal Menampilkan header & Footer sebelumnya Menyisipkan Waktu Menampilkan Page Setup Pindah dari header ke footer dan sebaliknya Menampilkan / Menyembunyikan Teks Memberikan aturan yang sama dengan sebelumnya

OPERASI BLOK Operasi blok digunakan apabila kita ingin meng-edit sebagian atau seluruh kalimat pada dokumen, tanpa mempengaruhi kalimat yang lainnya. Terdapat bermacam-macam cara dalam operasi blok. Ada yang menggunakan menu pada Word, menggunakan mouse, atau dengan memanfaatkan keyboard. Namun pada dasarnya cara-cara tersebut fungsinya sama. Kalimaat yang telah diblok akan ditampilkan dalam latar warna yang berbeda dengan kalimat yang tidak terblok. Macam - macam Operasi Blok : 1. Memblok seluruh Kalimat dalam Dokumen (Gambar 3.1) a Menggunakan menu Edit ( Gambar 3.2) Klik menu Edit Pilih Select All b. Menggunakan tombol Keyboard: Tempatkan kursor pada dokumen Tekan tombol CTRL + A c. .Menggunakan Mouse : Klik kiri pada awal kalimat dan tahan, kemudian tarik hingga kebagian akhir dokumen Setelah sampai ke bagian akhir dokumen kemudian lepaskan.

2. Memblok Sebagian Kalimat Dalam Dokumen ( Gambar 3.3) a. Menggunakan Tombol Keyboard Tempatkan kursor pada bagian awal kalimat yang hendak diblok Tekan tombol SHIFT dan tahan, geser ke arah yang diinginkan dengan menggunakan tombol arah. B. Menggunakan Mouse Klik kiri pada awal kalimat dan tahan, kemudian tarik hingga kebagian akhir kalimat yang diinginkan. Kemudian lepaskan klik mouse.

Gambar 3.1 Memblok Seluruh isi dokumen

Menu Edit Perintah Select All Gambar 3.2

Gambar 3.3 Memblok Sebagian isi Dokumen

MENCARI & MENGGANTI TEKS Untuk mencari dan mengganti teks yang salah dengan kalimat yang baru, digunakan perintah Find…. Dan Replace….. Perintah Find digunakan untuk mencari / menemukan suatu kata dalam dokumen, sedangkan perintah Replace digunakan untuk mengganti kata yang ditemukan dengan kata yang baru. Cara menggunakan perintah Find : 1. Klik menu Edit, pilih Find …. ( Gambar 4.1) 2. Maka akan muncul menu Find and Replace ( Gambar 4.3) 3. Pilih tab Find. Masukkan kata yang akan dicari pada bagian Find What : 4. Klik Find Next 5. Untuk mengakhiri pilih close (X) Cara Menggunakan perintah Replace : 1. Klik menu Edit, pilih Replace…. ( Gambar 4.2) 3. Pilih tab Replace. Masukkan kata yang akan dicari pada bagian Find What : dan masukkan kata pengganti pada bagian Replace with : 4. Klik Find Next untuk menemukan kata yang dicari. 5. Klik Replace untuk mengganti kata secara satu persatu. 6. Klik Replace All unutk mengganti seluruh kata yang ditemukan. 7. Untuk mengakhiri pilih close (X) Cara singkat menggunakan perintah Find and Replace : Tekan tombol CTRL + F pada keyboard. Selanjutnya akan muncul dialog box seperti gambar 4.1.

Menu Edit Perintah Find Gambar 4.1

Gambar 4.2

Menu Edit Perintah Replace Gambar 4.3

Gambar 4.4

PENOMORAN HALAMAN DAN BULLET Untuk Memberikan penomoran pada halaman digunakan perintah Page Numbers…..sedangkan untuk memberi karakter berbutir (bullet) digunakan perintah Bullets and Numbering…… 1. Memberikan Penomoran Halaman : Klik menu Insert, pilih Page Number…..(Gambar 5.1) Muncul dialog box Page Numbers ( Gambar 5.2) Pilih posisi penomoran pada bagian Positions : Pilih perataan nomor pada bagian Aligment : Klik pada menu Format…. Untuk memperoleh pengaturan yang lebih banyak. Klik OK 2. Menggunakan perintah Bullets and Numbering : Klik menu Format, dan pilih Bullets and Numbering… (Gambar 5.3) Muncul Dialog box Bullets and Numbering ( Gambar 5.4) Pilih Tab Bulleted untuk menggunakan berbagai jenis bullet yang tersedia Pilih tab Numbered untuk menggunakan berbagai jenis format penomoran yang tersedia Pilih tab Outline Numbered untuk memberikan penomoran outline pada dokumen. Catatan : Tombol Customize …. Pada masing – masing tab berfungsi untuk melakukan pengaturan yang lebih lanjut.

Menu Insert Perintah Page Numbers Gambar 5.1

Mengatur Posisi Penomoran Perataan nomor Gambar 5.2

Gambar 5.3 Mengatur Format nomor yang di gunakan Menambahkan nomor bagian Nomor dilanjutkan dari halaman sebelumnya Menentukan awal penomoran Gambar 5.3

Menu Format Perintah Bullets and Numbering Gambar 5.4

Gambar 5.5

Gambar 5.6

Gambar 5.7

Sekian dan Terima Kasih