Etika & Komunikasi Bisnis Manajemen Bisnis

Pertemuan ke 5 PERENCANAAN PESAN BISNIS, membahas : (1) Proses penyusunan pesan bisnis (2) Menentukan tujuan pesan bisnis (3) Melakukan analisis audiens (4) Menentukan ide pokok (5) Memilih saluran dan media

Semua kegiatan komunikasi dlm penyampaian pesan bisnis, saling bersaing u/ m’peroleh perhatian penerima O.k.i, pesan bisnis diupayakan selalu lbh menarik dibandingkan yg lain a/ lbh baik dibandingkan sebelumnya

Menyusun pesan bisnis yg menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas Pesan bisnis yg dibuat hendaknya tetap fokus pada penerima dan memiliki tujuan yg jelas

Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman thdp proses penyusunan pesan bisnis Proses penyusunan pesan bisnis bersifat fleksibel Proses penyusunan pesan bisnis, umumnya dgn 3 tahap sederhana

Tiga tahap proses penyusunan pesan bisnis (1) Perencanaan pesan (2) Penyusunan pesan (3) Revisi pesan

Perencanaan pesan Penentuan tujuan Analisis audiens Penentuan ide pokok Pemilihan saluran dan media

Penyusunan pesan Ide / gagasan dituangkan ke dlm pesan tertulis Pengorganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari penyusunan kata-2, kalimat, paragraf, serta memilih ilustrasi yg akan digunakan u/ mendukung ide / gagasan

Dua kegiatan pada tahap penyusunan pesan (1) mengorganisasikan pesan (2) memformulasikan pesan

Revisi pesan Pesan yg telah disusun dikaji ulang u/ memastikan apakah ide / gagasan yg diungkapkan telah memadai Pemeriksaan lbh detail atas format penulisan, tanda baca dan tata bahasa

Beberapa kegiatan pada tahap revisi pesan (1) menyunting pesan (2) menulis ulang (3) memproduksi pesan (4) mencetak pesan

Perkiraan pembagian waktu yg dialokasikan pada masing-2 tahap proses penyusunan pesan bisnis adalah merencanakan pesan 40 % ; menyusun draft dasar 20 % ; dan merevisi 40 % dari total waktu yg dibutuhkan

Penentuan tujuan pesan bisnis Pesan bisnis hrs dpt menciptakan nilai tambah bagi perush. Pesan bisnis hrs mampu menjaga & meningkatkan citra perush. Pesan bisnis hrs memiliki tujuan yg jelas & tdk berttgan dgn tujuan perush. (ciptakan good will)

Tujuan Umum Komunikasi Bisnis Memberi informasi Membujuk / persuasi Melakukan kerjasama / kolaborasi

Analisis Audiens Sasaran / target utama komunikasi adalah penerima / audiens (individu/organisasi) Audiens memiliki pamahaman yg berbeda-beda atas pesan yg mereka terima, shg perlu analisis thdp audiens

Analisis Audiens Mengembangkan profil audiens Mengenali penerima primer Jumlah dan komposisi audiens Mengukur tingkat & pemahaman Audiens Memperkirakan reaksi penerima

Analisis Audiens Mengembangkan profil audiens Audiens yg sdh dikenal tdk perlu dianalisa lagi, krn pd umumnya reaksi atas pesan yg dikirim kpd orang yg tlh kita kenal, sudah bisa diperkirakan Bila audiens baru / belum dikenal, petunjuk analisa : siapa pihak penerima pesan, pria/wanita, umur, tingkat pendidikan

Analisis Audiens Mengenali penerima primer Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, maka perlu dikenal orang-2 terpenting yang berpengaruh yang bertindak sebagai pengambil keputusan

Analisis Audiens Jumlah dan komposisi audiens Pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang, cenderung lebih formal dalam gaya penulisan, format dan bahasa pesan bisnis

Analisis Audiens Mengukur tingkat pemahaman audiens Apabila penerima pesan memiliki latar belakang yang berbeda dengan komunikator , maka pengirim harus siap untuk memberikan penjelasan-2 tanpa rasa bosan agar tdk terjadi kekeliruan interpretasi

Analisis Audiens Memperkirakan reaksi penerima Untuk menghindari kritik / perdebatan, maka pesan bisnis harus dilengkapi dengan argumen yang didukung dengan bukti-2 yang cukup dan penjelasan yang memadai, serta diakhiri dengan simpulan dan rekomendasi

Pesan bisnis gagal, karena : Menyajikan informasi yang tidak diperlukan Alasan yang dikemukakan tidak rasional Pesan terlalu panjang & tidak menarik

Untuk mencapai tujuan komunikasi bisnis, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional dan format menarik

Penentuan Ide Pokok Pesan bisnis terdiri dari : (1) ide pokok (isi & tujuan topik) ; topik # ide pokok ; topik = merupakan suatu subyek pesan yang luas (2) ide penunjang

Penentuan Ide Pokok Dalam menentukan ide pokok diperlukan pengalaman dan kreativitas Ada 3 teknik u/ menentukan ide pokok : (1) brainstorming ; (2) petunjuk atasan ; (3) kebiasaan

Penentuan Ide Pokok berdasarkan “kebiasaan” Topik : Iuran Anggota Asosiasi Ide pokok : Iuran anggota mrpk sumber dana asosiasi (u/ seminar, news letter gratis, bebas menggunakan fasilitas asosiasi) Ide pendukung : . . . . .

Penentuan Ide Pokok berdasarkan “kebiasaan” Ide pendukung : (1) manfaat yang diterima lebih banyak dari pada uang yang dikeluarkan ; (2) iuran tidak memberatkan & merepotkan anggota

Pemilihan Saluran & Media Pilihan saluran dan media komunikasi sangat tergantung pada : sifat pesan, waktu, formalitas dan harapan penerima Saluran komunikasi terdiri atas (1) saluran komunikasi lisan dan (2) saluran komunikasi tertulis

Pemilihan Saluran & Media Masing-2 saluran komunikasi memiliki beberapa jenis media Media yg dimaksud di sini adalah alat a/ sarana yg digunakan u/ memindahkan pesan dari pengirim kpd penerima

Saluran komunikasi lisan dpt digunakan apabila : Diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti Tidak memerlukan catatan permanen Penerima dpt dikumpulkan dgn mudah & ekonomis Interaksi langsung u/ pemecahan masalah dan pengambilan keputusan

Saluran komunikasi tertulis dpt digunakan apabila : Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima Pesan terinci dan kompleks Memerlukan catatan permanen Penerima dalam jumlah banyak Penerima sulit dijangkau krn tersebar secara geografis Ingin meminimalkan peluang distorsi

Media pada saluran lisan Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi) Telepon, voice mail Radio, televisi Teleconference Video conference

Media pada saluran tertulis Surat, memo, laporan, proposal E-mail Telex Faks Pos biasa dan khusus