SESI 4 Registration, Admission & Discharge & Transfere System RADT-s Disusun oleh: dr. Mayang Anggraini Naga Revisi 2009

RADTs Inst. Rawat Inst. Gizi Instal. Farmasi 1. Adm. RM Instal. Diag. Admisi  2. Adm. Keu. RM 3. Inf. Keper. Instal. Radiol. Instal. Lab. O-Room

Kesinambungan Pelayanan Kesehatan BERMUTU/MEMUASKAN R. Medis = bahan dasar Sistem Data Kesehatan Pasien Registrasi Terbentuk R. Medis Masukan Data Laporan/Transkrip R. Medis diproses Pengumpulan: - analisis Pemakai - penyajian Ps Dokter - pengindeksan - R.S/Inst. Pel.Kes - Lembaga Pemerintah Penelitian - Asuransi Asuransi - Hukum & masyarakat luas Bukti legal

FLOW of PATIENT PROCESSING Patient Processing Clinical Data Flow Patient Admission Demographic & registration Financial database Treatment Treatment Test results & & procedures Clinicial database performed Discharge & Completion of medical Disposition of Discharge staff documentation Patient & assigment of final DIAGNOSES

FLOW of PATIENT PROCESSING (Lanjutan) Data Resource Abstract consumption Data Real time Storage Tape/disc. Shared service Retrieval Management REPORTS

FLOW of CLINICAL INFORMATION - Registration - Demographic - Financial CREATION Procedure and Tests results documentation Completion of medical staff documentation & final DIAGNOSES

FLOW of CLINICAL INFORMATION (Lanjutan) Abstract clinical data base elements STORAGE Computer input: - Routine - Batch - Time share Routine management reports RETRIEVAL Special project studies

CLINICAL DATA ELEMENTS for PLANNING & MARKETING Demographic data elements: - Patient age - Zip code - Financial classification - Admission/discharge dates - Attending physician(s)

CLINICAL DATA ELEMENTS for PLANNING & MARKETING (Lanjutan-1) Medical Staff Data: - Treatment ordered/rendered - Procedures performed - Discharge summary - Surgical/radiology/laboratory/pathology reports - Principal and secondary diagnoses - Clinical outcomes - Disposition - Follow-up

CLINICAL DATA ELEMENTS for PLANNING & MARKETING (Lanjutan-2) Program/Service Utilization - ICD-9 CM coding  ICD-10  adapated 2007 - Ancillary resources consumed - Hours of nursing care - Therapy treatments - Length of stay (LOS)

SISTEM INFORMASI (Information System) Tatanan pemrosesan data menjadi informasi berbasis peranti kuat dan lunak komputer untuk memecahkan masalah. SISTEM INFORMASI RUMAH SAKIT (Health/Hospital Information System) Satu grup sistem, yang digunakan di rumah sakit atau enterprise, yang menunjang dan meningkatkan asuhan pasien.

2 (dua) Tipe Utama Sistem Informasi (1) Clinical Information Systems (CISs) - besar - computerized database management systems  dimanfaatkan para klinikus untuk mengakses - data pasien bagi: - perencanaan - mengimplementasi - mengevaluasi asuhan medis

CONTOH: Di antaranya: - Sistem informasi keperawatan - Sistem informasi laboratorium - Sistem informasi farmasi - Sistem informasi radiologi - Sistem informasi medis.

2 (dua) Tipe Utama Sistem Informasi (Lanjutan) (2) Sistem Informasi administratif Ini menunjang asuhan pasien melalui pengelolaan: - sistem informasi finansial - sistem informasi demografik - sistem pelaporan. Termasuk ini manajemen: - pengguna jasa pelayanan - finansial - pengajian - SDM - quality assurance systems

Pemanfaatan Sistem Informasi untuk Mengurangi Eror Medis Sistem otomatik pesanan obat dan farmasi bersama dengan manajemen suplei medikasi bisa digunakan untuk membantu provider asuhan kesehatan mengurangi timbulnya eror medikasi. Sistem ini berinteraksi untuk pengontrolan dan kewaspadaan pada perintah medikasi dan proses admistrasi, sebagai berikut:

Pemanfaatan Sistem Informasi untuk … (Lanjutan-1) Dokter memasukkan perintah medikasi ke order entry system Informasi secara otomatis ditransmisi ke sistem farmasi Sistem farmasi mampu mengecek riwayat sakit pasien dan mengingatkan dokter apabila ada interaksi medikasi atau alergi obat  dokter bisa segera merubah perintah obatnya.

Pemanfaatan Sistem Informasi untuk (Lanjutan-2) Robot farmasi akan mengisi pesanan medikasi dengan mencocokan bar-code medikasi pada requisition dengan bar-code pada medikasi. Obat-obat akan ditransportasi ke unit perawatan. Perawat akan men-scan bar-code pada label identitas pasien dengan bar-code pada medikasi dan apabila cocok baru medikasi diberikan kepada pasien.

Pemanfaatan Sistem Informasi untuk … (Lanjutan-3) Perintah pesanan menghasilkan requisition pada farmasi yang mengandung bar-code yang menunjukkan medikasi yang tepat, dan juga bar-code pasien terkait. Perawat mendokumentasikan administrasi medikasi pada rekam administrasi medikasi secara otomatik

Contoh Lain Medical Record/Abstracting systems memfasilitasi mengabstrak (meringkas), coding diagnoses dan bagan proses manajemen. Rekam pasien bisa juga disimpan di optical disk. Operating room system dapat digunakan untuk penjadwalan operasi, memanaje peralatan yang akan digunakan individual dokter, memfasilitasi kontrol inventori dan merinci penagihan pasien. Emergency departemen systems menyediakan akses langsung ke sistem independent di antaranya: sistem kontrol keracunan. Sistem juga bisa mencetak instruksi kekhususan discharge dan follow-up berbasis diagnosis pasiennya.

Penggunaan Sistem Informasi Administratif pada Tatanan Rumah Sakit Mengfasilitasi fungsi akunting, dapat melacak akurasi rincian tagihan. Sistem pengajian bisa melacak jumlah jam kerja pegawai, credential, evaluasi performance, dan informasi kompensasi. Contract manajemen systems dengan pihak ketiga Risiko management systems melacak dan merencanakan prevensi kejadian-kejadian yang umumny timbul atau adanya kecelakaan

Penggunaan Sistem Informasi Administratif pada Tatanan Rumah Sakit (Lanjutan-1) Quality assurance system memonitor outcomes dan menproduksi laporan yang digunakan sebagai petunjuk inisiatif peningkatan kualitas Physician office systems mengsupport registrasi pasien, penjadwalan, dan billing dalam ruang dokter Executive information systems menyediakan kemudahan akses administrator ke ringkasan informasi yang berkaitan dengan finansial dan operasional klinis organisasi. Material management systems memfasilitasi kontrol inventori dan penagihan suplei.

System informasi rumah sakit meliputi system klinis dan administrasi Penggunaan Sistem Informasi Administratif pada Tatanan Rumah Sakit (Lanjutan-2) System informasi rumah sakit meliputi system klinis dan administrasi System informasi yang terdesain baik dapat meningkatkan kualitas asuhan providers Sistem informasi klinis dapat meluaskan kapabilitas provider asuhan kesehatan. Juga menunjang dan penyedia alat pencapaian efektifitas asuhan pasien. Mampu membantu para pengambil keputusan untuk memeriksa kecenderungan dan pilihan yang harus diambil saat ini dalam menghadapi reformasi asuhan kesehatan yang sedang terjadi.

MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS (MIS) OPERATION APPLICATION DBMS/DSS (a,b,c)  Patient Accounting Administrative 2. (a, b, c, d, e, bussiness f, g )  Hospital accounting services, or (f.g.h.i,j)  Hospital finantial, Infancial inf. s. budgeting and planning

OPERATION APPLICATION DBMS/DSS (a, b, c,d,)  ADT, registration MIS (Lanjutan-1) OPERATION APPLICATION DBMS/DSS (a, b, c,d,)  ADT, registration and hosp. inform. Clinical, (d, e, f, g, h, i)  Medical information medical patient (a, b, c, d, e, care f, g, h)  Patient or Inform. S medical support

RINCIAN OPERATIONS 1. a. Inpatient billing b. Outpatient billing Patient c. Credit and collections accounting (accounts receivable)

RINCIAN OPERATIONS (Lanjutan-1) 2. a. Account payable b. Inventory management c. Payroll, personnel d. Time & attendance Hospital e. Fixed asset accounting accounting f. General ledger g. Financial & Statistical Hospital reporting financial, h. Departmental statements budgeting i. Budget preparation & planning j. Simulation, planning

RINCIAN OPERATIONS (Lanjutan-2) 3. a. Admmision, discharge, transfer. b. Inpatient registration ADT, registration c. Outpatient registration and hospital d. Patient index information e. Distributive charge entry f. Order/entry communication g. Results reporting Medical h. MEDICAL RECORDS information i. Scheduling

RINCIAN OPERATIONS (Lanjutan-3) a. Perpetual inventory b. Pharmacy c. Laboratory (equipment interfaces) d. Respiratory therapy Patient or e. IV therapy Medical f. Radiology (equipment support interface) g. Nursing h. Dietary (Adapated from David. A. Munich et al. “Information Systems: Audit is First Step in Planning” Hospitals, Vol. 56, No: 1)

From A Control Perspective, MIS should: Provide information that meets specific needs of managers, so they can monitor activities at the input, process and/or output points; Provide each level of management with specific reports relative to its area of responsibility that contain accurate, relevant and timely information to improve decisions on control (intervention or change); and Extract and pinpoint critical and high priority items requiring management’s analysis.

INFORMATION IS THE RAW MATERIAL OF MANAGEMENT “Effective planning, problem solving and control can occur only when managers have: - appropriate - accurate - and timely information - in proper format. To ensure that necessary and appropriate information is collected and disseminated on regular basis, formal communication mechanisms are established. MIS is one such mechanism.

MIS USES 1. Medical Quality Assurance 2. Cost Control and Productivity 3. Utilization Analysis and Demand Estimation

Identias pasien  sistem penamaan, sistem penomoran UHDDS (Keseragaman perangkat data pasien discharge (pulang) rumah sakit) Identias pasien  sistem penamaan, sistem penomoran 2. Usia/tgl. Lahir  kekhususan indiv. & pelayan. 3. Kelamin, agama  idem dito 4. a. warga negara  perundang-undangan. b. ethnic pola penyakit

5. Tempat tinggal  demografi wilayah epidemiologi UHDDS (Lanjutan-1) 5. Tempat tinggal  demografi wilayah epidemiologi sistem rujukan pelay. Identitas RS  legal, bukti lokasi, izin resmi 7.8. Tgl masuk/keluar RS  hari rawat, LOS, ratio okupansi tempat tidur = Rupiah  (1) 9. 10. Identitas para dokter, paramedis  kekhususan hasil, tingkat produktivitas

= Bukti pemberian segenap pelayanan, tindakan. UHDDS (Lanjutan-2) 11. 12. DIAGNOSES &  Kode ICD TINDAKAN medis/ bedah + tanggal rawat = Bukti pemberian segenap pelayanan, tindakan. = Paparan justifikasi dari: administrasi utilisasi sarana fasilitas jenis pelayanan, kekhussuan medis terapi dan tindakan medis-bedah. = Rupiah  (2) (a) yang dikeluarkan RS (b) yang dibayar kembali pasien/asuransi

Cara pasien keluar:  kualitas produk pel. utilisasi fasilitas pel. UHDDS (Lanjutan-2) Harus bisa menjawab: Apakah: (a) = (b)  tidak untung (a) > (b) ?  rugi? (a) < (b) ? + untung Cara pasien keluar:  kualitas produk pel. utilisasi fasilitas pel. penunj. non medis = Rupiah  (3)

Cara pembayaran  Kredit/tunai ? Kualitas pelayanan medis? UHDDS (Lanjutan-3) Cara pembayaran  Kredit/tunai ? Kualitas pelayanan medis? Akuntabilitas biaya? Relevansi tindakan ><diagnoses Diagnoses ><biaya  DRGs-CaseMix dst.  apakah sistem pelayanan fasilitas profitable?  apakah perlu Pengembangan ?