M0414 Analisa Sistem Informasi PERANCANGAN PROSEDUR DATA ENTRI 01 Feb 2005

PERANCANGAN PROSEDUR DATA ENTRI Tujuan : Memastikan bahwa data yang dimasukkan ke dalam sistem adalah akurat Dicapai dengan Pengkodean yang efektif dan efisien Penangkapan dan pemasukan data yang efektif dan efisien Menjamin kualitas melalui validasi 01 Feb 2005

Pengkodean yang efektif Tujuan Pengkodean : Memelihara suatu urutan Simple Sequence Code Alphabetic Derivation Code Mengklasifikasi informasi Classification Code Block Sequence Code Menyamarkan / menjadikan informasi Cipher Code Mengungkapkan informasi Significant-Digit Subset Code Mnemonic Code Meminta aksi yang tepat Function Code 01 Feb 2005

Pedoman Umum Pengkodean Ringkas Stabil Unik Dapat diurutkan (sortable) Hindari kode yang membingungkan Seragam Dapat dimodifikasi Mempunyai arti 01 Feb 2005

Simple Sequence Code Pemberian nomor urut Tidak ada hubungan antara nomor urut dengan data yang diberi nomor tsb Lebih baik dari pengkodean acak Eliminasi pemberian kode yang sama Dapat memperkirakan item yang sudah diinput 01 Feb 2005

Alphabetic Derivation Code Mengurangi kesalahan dibandingkan dengan simple sequence code Menggunakan huruf atau dikombinasikan dengan angka Biasanya digunakan sebagai nomor account Contoh : 01 Feb 2005

Classification Code Digunakan untuk membedakan kelompok data Menggunakan karakter tunggal ( huruf atau angka ) Sebagai cara singkat untuk mewakili suatu : orang, tempat, benda dll Masalah timbul bila ada beberapa item memiliki code yang sama, diatasi dengan menggunakan lebih dari satu karakter Contoh : 01 Feb 2005

Block Sequence Code Pengembangan dari sequnce code Data dikelompokkan berdasarkan karakteristik yang sama Contoh : 01 Feb 2005

Cipher code Mengganti huruf dengan huruf , atau angka dengan dengan angka, atau huruf dengan angka Contoh : Code B L E A C H M I N D Arti 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 Code BIMC Arti $ 18.75 01 Feb 2005

Significant - Digit Subset Code Maknanya tersembunyi bagi orang awam tapi dimengerti oleh orang internal Berupa suatu bilangan dengan banyak angka Contoh : 01 Feb 2005

Mnemonic Code Digunakan untuk membantu pengingatan Kombinasi huruf dan simbol Contoh: Code Arti JKT Jakarta BKK Bangkok BSB Bandar seri Begawan DPS Denpasar 01 Feb 2005

Function Code Misalnya digunakan untuk mengkode fungsi yang harus dilakukan komputer Sebagai pengganti input yang terlalu panjang Contoh : Digunakan untuk meng updating inventory Code Function 1 Delivered 2 Sold 3 Spoiled 4 Lost or Stolen 5 Returned 6 Transferred Out 7 Transferred In 8 Journal Entry (add) 9 Journal Entry (subtract) 01 Feb 2005

Penangkapan Data yang Efektif dan Efisien Menjamin kualitas pemasukan data ke dalam sistem, Memutuskan apa yang ditangkap Menghemat pemasukan data jika komputer dapat mengerjakannya Menghindari langkah ekstra Menilai dengan sebuah form yang baik Memilih metode pemasukan data Key to storage + key to tape + key to disk Optical character recognition (OCR) Magnetic Ink Caracter Recognition (MICR) Mark-sense form (seperti pada pengisian KRS) Punch-out form Bar code (seperti pada kartu mahasiswa) 01 Feb 2005

Menjamin kualitas data dengan Validasi Validasi Transaksi Masukan Disertakan pada program aplikasi Analis sistem harus mengetahui apa yang bisa menyebabkan transaksi tidak valid Data yang dimasukkan salah Data yang dimasukkan oleh orang yang tidak absah (unauthorized) Meminta sistem melakukan fungsi yang tidak bisa dilaksanakan Validasi Data Masukan Mengetes data yang kurang (tidak di key in) Mengetes panjang isian (mis. Kode Pos harus 5 karakter ) Mengetes susunan data (Class,Composition) Mengetes batas nilai masukan (range) Mengetes data invalid Mengetes kesesuaian data masukan dengan data pada file (NIM yang di key in harus ada pada File Mahasiswa) 01 Feb 2005

Self Validation dengan Check Digits Menambahkan satu angka pada akhir kode asli Cara pembentukan 01 Feb 2005

Cek digit dapat meng-validasi kesalahan key in Contoh : Kode asli 5 3 4 1 1 Check digit 8 Kode baru 5 3 4 1 1 8 Salah ketik satu angka 5 4 4 1 1 Check digit 5 Kode baru 5 4 4 1 1 5 Salah ketik transposisi 5 4 3 1 1 Check digit 6 Kode baru 5 4 3 1 1 6 01 Feb 2005