Matakuliah : F0262/Penganggaran Tahun : 2 0 0 5 PERENCANAAN &PENGENDALIAN Biaya Overhead Pabrik, Biaya Kualitas Produksi, Biaya Penjualan & Administrasi Pertemuan ke-10

Sistem Akuntasi Pertanggungjawaban Pelaksanaan Program PPL Komprehensif memerlukan Sistem Akuntansi Pertanggungjawaban (responsibility accounting system) Setiap Pusat Pertanggungjawaban selalu memiliki sasaran- sasaran dan sumber-sumber budget Setiap pusat pertanggungjawaban merupakan suatu sub-unit perusahaan dan berada dibawah pengawasan seorang manajer Dengan membandingkan realisasi dengan budget, seorang ma najer yang memimpin suatu Pusat Pertanggungjwaban dapat mengetahui apakah sub-unitnya telah mencapai sasaran secara efektip dan telah menggunakan sumber-2 secara efisien

Perilaku Biaya Pemahaman mengenai perilaku biaya sangat diperlukan da - lam penyusunan budget Jika jumlah produksi meningkat, maka biaya bahan baku, bia- ya tenaga kerja langsung dan beberapa biaya lainnya (misal : Biaya pemeliharaan) juga akan meningkat Meskipun demikian, ada beberapa biaya lain (misal : biaya penyusutan, gaji manager pabrik) tidak akan berubah meski - pun volume produksi meningkat Ada 3 kategori biaya yang berbeda dalam hubungannya deng- an perubahan -perubahan output, yaitu : 1. Biaya Tetap 2. Biaya Varariabel 3. Biaya Semi Variabel

1. Biaya Tetap : 2. Biaya Variabel : 3. Biaya Semi Variabel : Adalah biaya yang secara total tidak berubah meskipun tingkat kegi- atan berubah dalam jangkauan kegiatan tertentu Biaya tetap sering disebut biaya kapasitas (capacity cost) karena peru sahaan harus mengeluarkan biaya ini untuk menyediakan kapasitas yang dibutuhkan untuk proses produksi Contoh biaya-biaya tetap a.l sewa gedung, penyusutan, PBB dan gaji para manajer 2. Biaya Variabel : Adalah biaya yang berubah karena perubahan tingkat kegiatan Jumlah biaya variabel meningkat sebanding dengan perubah - an pada volume kegiatan Contoh biaya variabale a.l adalah biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung 3. Biaya Semi Variabel : Biaya Semi Variabel tidak termasuk sebagai biaya tetap maupun se - bagai biaya variabel, karena biaya Semi Variabel memiliki kedua si -fat, baik tetap maupun variabel Perubahan biaya Semi Variabel tidak proporsional dengan perubah - an output

Biaya Terkendali & Tak Terkendali Biaya Terkendali (controrable) : Adalah biaya yang dapat dikendalikan atau dipengaruhi pada suatu tingkat pertanggungjawaban tertentu, Biaya Tak Terkendali (non-controrable) : Adalah biaya yang tidak dapat dikendalikan pada tingkat pertang- gungjawaban tertentu Berdasarkan akuntansi pertanggungjawaban, tidak ada suatu biayapun yang tidak dapat dikendalikan Semua biaya atau semua kegiatan yg menimbulkan biaya ha - rus mendapat otorisasi dari orang-2 yg bertanggungjawab pada kegiatan tersebut Oleh karena itu semua biaya dapat dikendalikan pada tingkat manajemen tertentu dan pada waktu tertentu

Jika suatu biaya tidak dapat dikendalikan pada tingkat mana - jemen tertentu, maka biaya tsb. harus dapat dikendalikan oleh tingkat manajemen yang lebih tinggi Gaji supervisor bagian produksi merupakan biaya tak terken - dali, tetapi menjadi biaya terkendali untuk pimpinan bagian produksi Demikian juga untuk biaya penyusutan, biaya ini dalam jang ka pendek merupakan biaya tak terkendali, namun terkendali untuk jangka panjang. Berdasarkan kebijakan manajemen puncak, penggantian mesin lama dengan mesin baru akan menentukan perubahan besarnya biaya penyusutan

Berdasarkan konsep pengendalian biaya, setiap pos biaya pada suatu departemen atau unit organisasi harus diklasifikasikan dan ditentukan secara jelas sebagai Biaya Terkendali dan Biaya Tak Terkendali pada setiap Pusat Pertanggungjawaban tertentu Penentuan secara tegas ini sangat penting terutama dalam pe - ngendalian biaya untuk Laporan Kinerja/ Pelaksanaan, yang didalamnya membandingkan antara realisasi dengan yang di - budgetkan Laporan tersebut berupa tolok ukur keberhasilan pelaksanaan kerja setiap unit pertangungjawaban dan manajer yang membawahinya.

Pengurangan & Pengendalian Biaya Pengurangan biaya (cost reduction) dan Pengendalian Biaya (cost control) merupakan dua konsep yang perlu mendapat perhatian secara serius Pengurangan Biaya (cost reduction) : Program-2 pengurangan biaya ditujukan pada usaha-2 tertentu untuk mengurangi atau menekan biaya melalui penyempurnaan metoda-2 yg digunakan, pendekatan-2 baru dan pengaturan kerja yg lebih baik agar diperoleh hasil produksi yg bermutu.

Pengendalian Biaya (cost control) : Dalam arti luas cost control meliputi pengurangan biaya. Sedang dalam arti sempit cost control dipandang sebagai usaha manajemen untuk mencapai sasaran biaya dalam lingkup kegiatan tertentu. Pengendalian biaya (cost control) dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya melalui program-2 pengurangan tenaga kerja, peren - canaan biaya dan perhatian yg terus menerus ter hadap keputusan-2 biaya yang diambil dalam kaitannya dengan pengeluaran biaya

Perencanaan Biaya Didalam penyusunan rencana laba taktis, semua biaya pada setiap Pusat pertanggungjawaban harus direncanakan seca- ra cermat Sesuai dengan partisipasi, perencanaan biaya harus melibat kan semua tingkatan manajemen sehingga budget-2 biaya yang realistis dapat disusun untuk masung-2 Pusat Pertanggungjawaban . Dalam perencanaan biaya bagi setiap Pusat Pertanggung - jawaban, output atau kegiatan-2 harus direncanakan lebih dahulu. Misalnya untuk menyusun rencana biaya dari De- partemen Pembangkit Tenaga, besarnya pernintaan tenaga listrik harus diestimasi lebih dahulu

Untuk menyusun Rencana Produksi yang harus dimasukkan keda lam Rencana Laba Jk. Pendek, urutan ini perlu diperhatikan : 1. Budget Bahan Baku dan Budget T.K Langsung. Budget-2 ini disusun setelah Budget Produksi selesai dibuat dan menapat persetujuan tentatif. 2. Budget Overhead Budget ini segera disusun setelah Budget Produksi yang telah mendapat persetujuan tentatif dijabarkan menjadi output untuk setiap departemen produksi dan departemen jasa dalam pabrik 3. Budget Biaya Distribusi . Budget ini disusun bersamaan dengan Budget Penjualan kare - na keduanya saling tergantung 4. Budget Biaya Administrasi. Budget ini disusun setelah Budget Penjualan disetujui dan dija- barkan menjadi kegiatan-2 yang diharapkan

Perencanaan Biaya Overhead Pabrik Setelah Rencana Produksi disusun, budget-2 biaya harus disusun untuk setiap Pusat Pertanggungjawaban. Budget tsb. harus dirinci menurut periode tertentu (bulan-triwulan) dan berdasarkan kategori biaya, yaitu Biaya Ba - han Baku, Biaya TK Langsung dan Biaya Overhead Pabrik Budget-2 biaya pada umumnya disusun secara serentak, ke mudian dikonsolidasikan dalam satu budget yang disebut Budget Biaya Produksi. Bugdet ini membedakan mana yang termasuk biaya langsung dan mana termasuk biaya pembebanan pada masing-2 produk. Biaya Overhead Pabrik merupakan bagian dari keseluruhan biaya produksi yang tidak dapat ditelusuri pada produk atau kegiatan tertentu.

Biaya Overhead Pabrik terdiri dari Bahan Pembantu, TK Tak Langsung (misal : gaji) dan biaya -2 produksi lainnya (misal : PBB, premi asuransi , penyusuatan , pemeliharaan dll.) Berkaitan dengan penyusunan budget dan Perhitungan Harga Pokok Produksi, ternyata Baiya Overhead Pabrik menimbul kan masalah ganda sbb. : 1. Pengendalian Biaya Overhead Pabrik 2. Pembebanan Biaya Overhead Pabrik pada setiap produk

Penyusunan Budget Overhead Pabrik Penyusunan Budget Overhead Pabrik melalui beberapa tahap - an yang akan djelaskan dengan contoh Diasumsikan bahwa Rencana Produksi, Budget Bahan Baku dan Budget TK. Langsung telah dibuat oleh PT. Utama Rencana Produksi yang telah disetujui secara tentatif adalah sbb. : P r o d u k Rencana Produksi A 7.000 ton B 4.000 ton Masalah yang dihadapi adalah penyusunan Budget Overhead setiap Departemen Perusahaan ini mempunyai satu departemen jasa (repair dan pemeliharaan) dan dua departemn produksi (Dept. 1 dan 2) Departemen Produksi 1 hanya memproses produk A dan De partemen Produk 2 memproses Produk A dan Produk B

Activity Base yang telah disetuji untuk dipilih adalah sbb. : Departemen Activity Base 1 Unit Produk A 2 Direct machine Haours (DMH) Jasa (R & P) Direct Repair Hours (DRH) Langkah pertama penyusunan Budget Overhead Pabrik adalah menjabarkan kebutuhan-2 yang dirinci dalam Rencana Produk si menjadi output kegiatan pada setiap Departemen. Dua input telah dibuat untuk tujuan : 1. Standar DMH per unit pada Dept. 2 untuk Produk A adalah 4 DMH dan untuk Produk B adalah 3 DMH 2. Standar DRH pada Dept. 1 adalah 0,20 DRH untuk setiap Produk A dan pada Dept. 2 adalah 0,07 DRH untuk setiap DMH

Dengan data tsb. diatas dapat dihitung volume kegiatan yang di- direncanakan untuk setiap Departemen sbb. : Rencana Kegiatan Departemen Depart. Perhitungan Activy Base Kuantitas 1. Diambil dari Rencna produksi Unit Produk A 7.000 ton 2. Prod. A : 7.000 x 4 DMH = 28.000 Prod. B : 4.000 x 3 DMH = 12.000 DMH 40.000 ton R & P Dept. 1 : 7.000 x 0,20 = 1.400 Dept. 2 : 4.000 x 0,07 = 2.800 DRH 4.200 ton Setelah setiap Manajer Departemen mengetahui rencana volume kegiatan depertemen masing-2, mereka dapat menyusun Biaya Overhead untuk se- tiap departemen sbb. : Rencana Volume Rencana Biaya-Biaya Departemen Kegiatan Overhead 1 7.000 unit A Rp 26.000 2 40.000 DMH 16.000 R & P 4.200 DRH 6.000

Dengan data tsb. diatas, selanjut dapat dihitung tarif Biaya Overhead pabrik setiap Departemen sbb. : Dept.Prod. 1 Dept.Prod. 2 Rencana Biaya Overhead Departemen Rp 26.000 Rp 16.000 Alokasi Biaya R & P berdasarkan DRH : (1.400 : 4.200) x Rp 6.000 2.000 (2.800 : 4.200) x Rp 6.000 4.000 Jumlah Biaya Overhead yang dialokasikan Rp 28.000 Rp 20.000 Rencana output (activy base) : Dept. Produksi 1 adalah unit produk A 7.000 Dept. Produksi 2 adalah DMH 40.000 Tarif Overhead : Dept. Produksi 1 per-unit produk A Rp 4,00 Dept. Produksi 2 per DMH Rp 0.50

Prod. A (7.000 ton) Prod. B (4.000 ton) Selanjutnya dapat dihitung Harga Pokok produksi sbb. : Prod. A (7.000 ton) Prod. B (4.000 ton) Perhitungan Jumlah Biaya Jumlah Biaya Biaya per-unit Biaya per-unit Biaya Bahan Baku (rencana) Rp 70.000 Rp 10,00 Rp 60.000 Rp 15,00 Biaya TK Langsung (rencana) 35.000 5,00 14.000 3,50 Jumlah Biaya Langsung Rp 105.000 Rp 15,00 Rp 74.000 Rp 18,50 Produk A : Dept. 1 : 7.000 x Rp 4,00 = Rp 28.000 Dept. 2 : 7.000 x 4 DHM x Rp 0,50 = Rp 14.000 42.000 6,00 Produk B : Dept. 2 : 4.000 x 3 DMH x Rp 0,50 = 6.000 1,50 Rencana Harga Pokok Produksi Rp 147.000 Rp 21,00 Rp 80.000 Rp 20,00

Perencanaan Biaya Distribusi (Penjualan) Biaya Distribusi (penjualan) bukan merupakan bagian dari Harga Pokok Produksi. Oleh karena itu, biaya distribusi (pen- jualan) tidak dibebankan pada Harga Pokok Produk. Biaya Distribusi terdiri dari semua biaya yang berhubungan dengan penjualan, distribusi dan pengiriman produk kepada konsumen. Pada beberapa perusahaan, jumlah Biaya Distribusi cukup besar jika dihitung dari keseluruhan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan. Perencanaan Biaya Distribusi yang dilakukan secara cermat akan berpengaruh besar pada potensi laba perusahaan

Dua aspek utama dalam perenecanaan Biaya Distribusi sbb. : 1. Aspek Perencanaan & Koordinasi : Dalam penyusunan Rencana Laba Taktis, fungsi perencanaan dan koordinasi sangat penting untuk mencapai keseimbangan ekonomis antara usaha-2 penjualan (expense) dengan hasil-2 penjualan (revenue) 2. Aspek Pengendalian Biaya-2 Distribusi : Selain perencanaan, pengendalian Biaya Dsitribusi juga perlu mendapat perhatian. Pengendalian dianggap penting, karena : a. Biaya Distribusi seringkali merupakan jumlah yang sangat besar dari seluruh biaya. b. Manajemen dan personalia penjualan cenderung meremeh- kan biaya-biaya ini, misalnya biaya untuk entertainment Pengendalian Biaya Distribusi meliputi prinsip-2 yang ssma dengan prinsip -2 pada pengendalian Biaya Overhead Pabrik. Pengendalian harus dilakukan dengan konsep Pusat-2 Pertang gungjawaban dan tujuan-2 biaya

Perencanaan Biaya Administrasi Biaya Adminsitrasi meliputi biaya-2 operasional yg bukan merupakan Biaya Produksi atau Biaya Distribusi Pada umumnya Biaya Administrasi dikeluarkan dalam rang ka pengawasan dan pemberian jasa kepada semua fungsi utama perusahaan dan bukan dalam rangka pelaksanaan salah satu fungsi tertentu. Oleh karena itu, sebagain besar Biaya Administrasi merupa kan Biaya Tetap dan bukan Variabel, sehingga dikatakan bahwa Biaya Administrasi tidak dapat dikendalikan (non - controllable) Biaya Administrasi harus dikaitkan secara langsung dengan suatu Pusat Pertanggungjawaban tertentu, sehingga manajer ybs. bertanggungjawab atas perencanaan dan pengendalian Biaya Adminsitrasi tersebut.

Dasar pengendalian seperti itu sangat penting karena adanya kecenderungan yang kuat untuk tidak menunjukkan secara jelas siapa yang bertanggungjawab atas biaya yang sebagian besar dikeluarkan oleh pucuk pimpinan perusa - haan Berdasarkan alasan tersebut, banyak perusahaan mengang- gap perlunya membuat klasifikasi Biaya Administrasi sebagai Biaya Tetap dan Biaya Variable. Biaya ini cenderung menekankan, bahwa jika volume pen- jualan turun, biaya Administrasi juga turun.