SISTEM INFORMASI PENJAMINAN MUTU INTERNAL Pengertian Tujuan Fungsi pelayanan Peranan SIPMI dalam SPMI Posisi Bid.SIPMI dalam Struktur KJM SDM (Staf Ahli & Operator) dan Rincian Tugas Website KJM

PENGERTIAN SIPMI: Sistem yang dibangun untuk memberikan kemudahan pelayanan dan komunikasi antara KJM-UGM dengan pemangku kepentingan internal maupun eksternal dalam pelaksanaan penjaminan mutu di UGM.

Tujuan Memberikan informasi tentang kedudukan, tugas dan fungsi KJM di UGM Sarana mensosialisasikan tahapan dalam pelaksanaan SPMI (Standar, palaksanaan, monitoring, evaluasi, audit, koreksi, RTM) Sarana mensosialisasikan hasil pengembangan instrumen-instrumen evaluasi diri (EDPS, EDF, D-EDF). Sarana pengisian instrumen ED secara on line Mengembangkan PLO

Fungsi Pelayanan Memberikan pelayanan pelatihan tentang pelaksanaan SPMI dan AMI kepada civitas akademika UGM Memberikan pelayanan pelatihan tentang pelaksanaan SPMI dan AMI kepada PT lain

Peranan SIPMI dalam SPMI Pelaksanaan SIPMI di UGM agar berjalan lebih efektif dan efisien Kemajuan tahapan pelaksanaan SIPMI di UGM agar dengan mudah dapat diketahui oleh pejabat penentu kebijakan di UGM maupun warga civitas academica lainnya Kualitas SIPMI menjadi parameter penting dalam penilaian pelaksanaan SPMI baik oleh auditor internal maupun eksternal

Struktur Organisasi KJM-UGM

Staf Ahli Memberikan konsultasi tentang perancangan sistem informasi (Website) yang friendly. Memberikan arahan tentang software dan hardware yang dibutuhkan. Membantu mengembangkan SIPMI agar lebih handal dan aman. Membantu mencarikan solusi bila terjadi masalah kemacetan dan kerusakan dalam jaringan.

Tugas administrator SIPMI: Membantu Koordinator Bidang SIPMI dalam: (Referensi: QP-UGM-KJM-SBSI-01) Mengelola website SIPMI Meningkatkan pengoperasian dan pendayagunaan SIPMI Meningkatkan kendali keamanan dan keandalan kinerja jaringan SIPMI

WEBSITE KJM-UGM (SIPMA) http://kjm.ugm.ac.id

Isi website KJM: MAIN MENU Halaman depan  Sejarah KJM, Visi-Misi, Struktur Organisasi, Hubungi Kami AUN-QA  Info AUN-SAR, Contoh Dokumen SAR ISO 9001:2008  Auditor ISO Publikasi  Dok. SPM-PT, Newsletter TQCS, Berita Pendidikan, Artikel Pendidikan Seputar BAN-PT  Asesor BAN-PT UGM, Borang Ban-PT seluruh jenjang, Data BAN-PT seluruh jenjang SPM-PT 2010  EDPS Cetak & Online Download Bantuan  software pendukung Sarana Tukar Data  upload data Saran/ Masukan

Usaha Peningkatan Mutu SIPMA Memperbesar kapasitas webspace Tahun 2005: 70 Mb, (menginduk di PPTIK) Tahun 2007: 200 Mb, (menginduk di PPTIK) Tahun 2008: 500 Mb, (menginduk di PPTIK) Tahun 2010: telah dilakukan pengadaan harddisk berkapasitas 500 Gb (menginduk di KPTU) Mengikuti Pelatihan untuk meningkatkan skill administrator Menjaring bahan tayangan web dari berbagai pihak di UGM

Sejarah Operasional EDPS (cetak dan online) Evaluasi Diri Program Studi Sebagai bahan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) Yang mengisi: Ketua prodi dan auditor AMAI Sudah dilaksanakan di UGM (untuk prodi S-1, 72 prodi) sejak tahun 2004  format: borang tercetak EDPS prodi S-1 UGM (69 prodi) Online sejak 2008 EDPS prodi S-2 UGM (98 prodi) Online sejak 2009 EDPS prodi SV (22 prodi), S-3 (43 prodi) & PP (7 prodi) UGM Online sejak 2010

Operasional EDPS (lanjutan) Khusus EDPS online, tugas staf administrator: mengimplementasikan kriteria (butir) evaluasi diri menjadi instrumen yang dapat diakses secara online Penanganan komplain dan bantuan pengisian EDPS: melalui telepon, HP, e-mail, Yahoo! Messenger (selama jam kerja dan di luar jam kerja)

Hambatan pengisian EDPS Pengisi EDPS yang gaptek ID/PW yang diisikan salah Jaringan internet yang mendadak jadi padat karena pengisian dilaksanakan serentak (1 bulan)  pengisian jadi tersendat Masih ditemukan kesalahan penulisan format borang online  waktu penyiapan borang oleh admin IT yang kurang mencukupi untuk dilakukan pengecekan ulang

Solusi Diadakan sosialisasi awal (pengisian EDPS) bagi kaprodi, administrator dan auditor Mengirim ID/PW yang benar via SMS/ telp /e-mail/ datang langsung ke KJM Saran: pengisian dilakukan secara offline (mencetak borang isian prodi), setelah sepakat maka dapat diisikan di waktu senggang (hari libur) Jika masih kesulitan mengisi sendiri, borang cetakan berisi kesepakatan kaprodi dan auditor dapat diserahkan ke KJM untuk dibantu mengisikan (± 30 menit)

Solusi (lanjutan) Bekerja sama dengan pihak pengada layanan internet di UGM (PPTIK) untuk memperbesar bandwidth website (SIPMA) selama kegiatan pengisian EDPS berlangsung Menyempurnakan sistem yang sudah ada  more user friendly

Kelebihan EDPS Online Dapat diakses prodi secara online di mana saja dan kapan saja KJM dapat memantau pelaksanaan pengisian EDPS dan pelaksanaan AMAI dari jarak jauh Mengurangi penggunaan kertas (bagi yang telah siap melaksanakan PLO) Selain BAN-PT (sebagai standar minimal) maka EDPS telah mengacu standar dari institusi lain (AUN, ISO, QAA, Dll.)  international recognition

Kelemahan EDPS Online Butuh koneksi internet yang stabil (untuk penyimpanan data) Tidak dapat digunakan sambil diskusi berkepanjangan  koneksi sering terputus

Cara Penggunaan EDPS Dijelaskan dalam Instruksi Kerja (IK) Pengisian EDPS 2010

Terima Kasih