Perencanaan Benchmarking PERTEMUAN 7 Perencanaan Benchmarking

Perencanaan Benchmarking Menentukan apa yang akan dibenchmark Tujuannya menentukan ruang lingkup aktivitas benchmarking Penentuan ini tentunya berdasarkan keputusan manajemen yang merupakan hasil diskusi dan juga mempertimbangkan resources yang ada Dalam penentuan ini juga harus mempertimbangkan needs dari customer serta arah perusahaan ke depan ( vision ).

Beberapa area benchmarking Produk Proses Fungsi pendukung Performansi organisasi Strategi

Menentukan jenis benchmarking Tujuannya adalah menentukan jenis benchmarking yang akan dilakukan. Penentuan ini bergantung kepada beberapa hal yaitu apa yang akan dibenchmark / subject benchmark, yaitu yang telah ditentukan pada langkah pertama, sumber daya yang dimiliki perusahaan serta bergantung pada kebijakan perusahaan sendiri untuk menentukan seberapa jauh pelaksanaan benchmarking tersebut.

Jenis benchmarking (1) Internal benchmarking Membandingkan aktivitas di perusahaan kita dengan aktivitas yang sama di departemen, divisi, lokasi atau perusahaan lain di dalam satu group. Keuntungan dari proses ini adalah adanya kemudahan dalam pengambilan data, sehingga hasil yang diperoleh akan maksimal. Kekurangan dari proses ini yaitu keterbatasan improvement hanya pada proses yang sama sehingga tidak mampu mencapai world class university.

Jenis benchmarking (2) Competitive benchmarking Melakukan perbandingan terhadap kompetitor langsung. Keuntungan dari proses ini adalah kemudahan untuk mentranslasikan proses bisnis kompetitor kepada proses bisnis perusahaan kita dikarenakan teknologi maupun prosesnya tidak terlalu berbeda jauh. Sedangkan kekurangannya yaitu adanya keterbatasan data yang diperoleh karena adanya confidentiality yang harus dijaga atar perusahaan.

Jenis benchmarking (3) Functional / Generic Benchmarking Melakukan perbandingan terhadap perusahaan lain yang diakui memiliki keunggulan performansi baik proses, produk maupun jasa. Keuntungannya adalah memungkinkan perusahaan melakukan inovasi-inovasi berdasarkan ide dari perusahaan best practise. Selain itu akses data lebih mudah dan dapat menciptakan network dengan perusahaan tersebut. Kekurangan dari proses ini yaitu kesulitan untuk mentranslasikan proses maupun fungsi dari best practise, yang kemungkinan sedikit berbeda dengan perusahaan kita.

Pembentukan team benchmarking Tujuan dari pembentukan team adalah menentukan personil-personil yang terlibat dalam aktivitas benchmarking, yang mana personil ini yang bertanggung jawab terhadap keberhasilan aktivitas benchmarking di perusahaan.

Team benchmarking Benchmarking Project Manager Data Collector Analysis Bertanggung jawab dalam merencanakan, mengatur, mengarahkan serta mengendalikan project benchmarking. Selain itu juga bertanggung jawab dalam melakukan koordinasi dengan organisasi lain yang terkait. Data Collector Analysis Bertanggung jawab dalam mengembangkan dan menggunakana teknik-teknik benchmarking untuk mengumpulkan, menganalisa dan merepresentasikan data. Benchmarking Project Support Memberikan support kepada benchmarking team jika diperlukan.

Pengumpulan data eksternal Desk research dilakukan untuk mengumpulkan informasi sebanyak mungkin mengenai organisasi / perusahaan yang dapat dibenchmark sehingga kita siap pada saat melakukan kontak maupun visit kepada suatu perusahaan. Data-data yang dibutuhkan dapat diperoleh melalui annual report, database di internet, lembaga penelitian, pusat data bisnis, agen-agen, dsb. Berdasarkan data-data ini maka dapat diketahui perusahaan-perusahaan mana saja yang memiliki performansi terbaik dan layak untuk menjadi tujuan benchmark.

Mempelajari organisasi sendiri (1) Data-data yang diperoleh harus mencakup : Ukuran performansi atau metrics ( berapa nilai yang dicapai ) Cara untuk mencapai performansi ( bagaimana dan mengapa dapat mencapai nilai performansi tersebut ) Tujuan yang ingin dicapai : Adalah untuk mengidentifikasi Critical Success Factors dari perusahaan dan melakukan pemotretan kondisi perusahaan saat ini untuk mengetahui ukuran performansi dari faktor-faktor tersebut.

Mempelajari organisasi sendiri (2) Langkah-langkah yang dilakukan : Menentukan Critical Success Factor Dalam proses menentukan definisi CSF dan alat ukurnya haruslah serinci mungkin. Hal tersebut dikarenakan : Menentukan kedetilan informasi yang akan diperoleh dari hasil benchmarking Membantu proses perencanaan benchmarking khususnya dalam hal alokasi resources yang ada ( time consumed, people dan effortnya ) Membantu benchmarking partners mengerti data yang kita butuhkan dan menyediakan informasi sesuai keinginan kita.

Mempelajari organisasi sendiri (3) Kerincian CSF dapat dibagi menjadi 3 level, Tingkat 1 Mendefinisikan secara luas area subjek benchmarking, misalnya melibatkan organisasional, departemental atau fungsi. Pengukuran dalam tingkat ini masih secara luas. Tingkat 2 Mendefinisikan subjek menjadi lebih spesifik dibandingkan tingkat 1. Pada tingkat 2 ini pengukuran subjek menjadi lebih mudah dan dibuat kedalam pengukuran agregat.

Mempelajari organisasi sendiri (4) Tingkat 3 Tingkat 3 ini sangat spesifik mendefinisikan subjek, khususnya dalam jenis pengukuran atau deskripsi proses yang memungkinkan benchmark partner untuk menyediakan informasi yang dapat dibandingkan dengan perusahaan kita.

Hal-hal penting menentukan CSF Harus merepresentasikan suatu angka yang menjadi indicator utama Harus jelas dan mudah untuk dimengerti sebagai focus utama yang terukur untuk suatu improvement Harus customer focused Harus sesuai dengan mission statement dan visi perusahaan

Pengukuran performansi (1) Untuk melihat performansi perusahaan berdasarkan CSF yang telah ditentukan sebelumnya, factor-faktor dalam CSF tersebut perlu dijabarkan ke dalam target-target perusahaan baik dalam jangka panjang maupun jangka pendek. Target-target inilah yang menjadi dasar acuan aktivitas dan improvement yang ada di perusahaan.

Pengukuran performansi (2) Untuk itu CSF terlebih dahulu perlu diterjemahkan ke dalam business process perusahaan dan diuraikan menjadi proses-proses yang lebih detil. Hal ini untuk mempermudah analisa dan pengukuran performansinya karena proses-proses tersebut secara langsung berpengaruh pada pencapaian target di perusahaan. Setiap proses memiliki indicator performansinya masing-masing (KPI).

Efektifitas Proses Ketepatan waktu (akurasi) Reliability (kehandalan) Biaya Kualitas Fleksibilitas

Mempelajari Organisasi yang menjadi Target Benchmarking (1) Langkah berikutnya adalah melakukan investigasi atau meneliti organisasi / perusahaan yang akan menjadi target benchmarking, tujuannya adalah : Mengidentifikasi dan memilih organisasi / perusahaan mana yang akan menjadi target proses benchmarking Mencari informasi yang lebih detil dan mendalam mengenai target benchmark. Melakukan kontak dengan target benchmark.

Mempelajari Organisasi yang menjadi Target Benchmarking (2) Aktivitas yang dilakukan untuk mempelajari organisasi target adalah : Mengidentifikasi dan memilih target benchmark Target benchmark dapat diklasifikasikan sebagai berikut : Best in Class / World Class Best Practise Improvement over current practice Parity or Below Current Practice

sumber informasi untuk mengidentifikasi perusahaan target Special awards Media Attention Professional Association Independent Reports Word Of Mouth Consultants

Area yang akan dibenchmark Perusahaan Tempat Benchmark Contoh Benchmarking Area yang akan dibenchmark Perusahaan Tempat Benchmark Manufacturing Operations Motor Manufacturing Manufacturing Safety DuPont Factory Floor Layout PT. Gaya Motor Product RnD Orang Tua Group Distribution Astra International Group Billing n Collection Bank Mandiri Quality Management Epson