AUDIT SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN

Mengapa Audit? Audit lingkungan adalah instrumen berharga untuk memverifikasi dan membantu penyempurnaan kinerja lingkungan Audit perlu dilakukan secara berkala, untuk menentukan apakah sistem yang dilaksanakan sudah sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan telah dijalankan dan dipelihara secara benar

Definisi Audit (KLH) Audit Iingkungan hidup diperlukan sebagai suatu proses evaluasi yang dilakukan oleh penanggungjawab usaha dan atau kegiatan untuk menetapkan tingkat ketidakpatuhan terhadap peraturan perundang-undangan di bidang pengelolaan Iingkungan hidup yang terkait dengan kegiatan tersebut.

Definisi Audit (SML ISO/SNI 14010) Suatu proses verifikasi tersistemasi dan terdokumentasi untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara obyektif untuk menentukan apakah SML dari organisasi sesuai dengan kriteria audit SML yang dibuat organisasi, dan untuk mengkomunikasikan hasil proses ini kepada manajemen

Definisi Audit (US-EPA) Suatu pemeriksaan yang sistematis, terdokumentasi, periodic dan obyektif berdasarkan aturan yang tersedia terhadap fasilitas operasi dan praktek yang berkaitan dengan pentaatan kebutuhan lingkungan

TUJUAN Tujuan audit adalah untuk menentukan apakah SML sesuai dengan pengaturan pengelolaan lingkungan yang sudah direncanakan dan apakah SML sudah diterapkan secara benar dan dipelihara - Perolehan jaminan pentaatan - Pertanggungjawaban keuangan - Perlindungan terhadap pertanggungjawaban pegawai - Penemuan fakta dalam hal pendapatan dan pengeluaran - Pengawasan dan pelaporan adanya biaya pentaatan - Pengiriman informasi diantara beberapa unit operasi - Peningkatan kesadaran lingkungan - Pengawasan terhadap tanggungjawab manager

FUNGSI Upaya peningkatan pentaatan terhadap perundang‑undangan lingkungan; Dokumen pelaksanaan standar operasi pengelolaan dan pemantauan lingkungan; Jaminan untuk menghindari perusakan lingkungan; Penyempurnaan AMDAL; Upaya perbaikan penggunaan sumber daya; Upaya untuk meningkatkan sustainabilitas.

KEUNTUNGAN Menimbulkan pentaatan yang lebih baik Early warning system yang baik Mengurangi resiko denda dan gugatan Menimbulkan persepsi yang lebih baik Mengakibatkan penghematan biaya yang potensial Meningkatkan pengalihan informasi Meningkatkan kesadaran lingkungan

KERUGIAN Gambaran pengamatan sepintas sehingga tidak mewakili pengoperasian yang sebenarnya; Belum adanya format yang seragam dalam melaksanakan audit dan sistem penulisan laporan Hasil dari audit lingkungan dapat digunakan untuk menuntut perusahaan, jika ada issue yang kritis atau meresahkan; Perusahaan yang telah membuat laporan audit lingkungan wajib melaksanakan program yang disarankan di dalamnya; Selama proses audit kemungkinan terjadi penghentian sementara pengoperasian pabrik;

JENIS-JENIS AUDIT Audit Sistem Manajemen Lingkungan Audit Due Diligence Audit Ketaatan Audit Proses Audit Limbah Audit Energi Audit Lahan Tercemar Audit Pernyataan Kinerja Lingkungan

Klasifikasi Auditor (EARA) Associate Environmental Auditor Lead EMS Auditor Environmental Auditor EMS Auditor Principal Environmental Auditor

Pelaksanaan Audit Lingkungan Tetapkan tujuan audit lingkungan Persiapan untuk audit Pengumpulan data Melakukan assessment Melaporkan hasil temuan Melaksanakan rekomendasi Memonitor hasilnya dan melanjutkan audit

Prinsip Pelaksanaan Audit (I) Audit Lingkungan (AMDAL) Aspek Manajemen Aspek Produksi Aspek Lingkungan Aspek Sosial Masyarakat

Prinsip Pelaksanaan Audit (II) Audit SML (ISO 14000) Adequacy Audit Preaudit Compliance Audit Surveillance Audit

Prinsip Pelaksanaan Audit (III) Audit Limbah Aktivitas; Identifikasi, observasi, measuring, recording dan analysing Tahapan: Identifikasi proses industri Lingkupan input proses produksi Lingkupan output proses produksi Analisis neraca massa dan air Identifikasi alternatif reduksi limbah Cost Benefit analysis dan action plan

Elemen Penting AL Komitmen Manajemen Obyektivitas Team Audit Kompetensi Profesional Prosedur Sistematik dan Jelas Laporan Tertulis Jaminan Mutu Sistem Audit Follow Up

Audit EMS/SML Sebaiknya mencakup : Kegiatan dan lingkup yang diperhatikan dalam audit Frekuensi audit Metodologi audit dan bagaimana audit dilaksanakan Tanggung jawab yang dikaitkan dengan pengelolaan dan pelaksanaan audit Komunikasi atas hasil audit Kewenangan auditor/assesor untuk melaksanakan audit

Butir-butir yang dimasukkan dalam laporan audit SML Organisasi dan Personel (Nama perusahaan yang diaudit, struktur organisasi, nama personel yang berparsisipasi dalam audit, nama anggota tim audit) Protokol Audit (Lingkup, tujuan dan rencana audit, kriteria audit yang disetujui, jangka waktu audit, daftar distribusi laporan audit) Temuan Audit (Identifikasi kerahasiaan yang berkaitan dengan isi audit, ringkasan proses audit, temuan audit dan kesimpulan atas kesesuaian SML terhadap kriteria audit SML/apakah sistem dapat dilaksanakan dan dipertahankan/ apakah manajemen internal mampu menjamin kesesuaian secara berkelanjutan)

Daftar Periksa Penerapan SML Yang harus diingat ! Teknik keahlian audit dasar dan proses audit serupa dengan metoda mengaudit Sistem Manajemen Mutu, perbedaannya terletak pada penggunaan “aspek lingkungan yang signifikan” yang digunakan sebagai dasar penelusuran temuan.

Pemantauan Operasional AUDIT TRAIL Aspek Tujuan dan Sasaran Pemantauan Operasional Audit dan Review Pelatihan Komunikasi Kontraktor Kebijakan

Mereview Dokumen Yang perlu dikaji setidaknya adalah: Manual SML Rekaman dari Aspek/Dampak lingkungan yang signifikan Rekaman peraturan lingkungan Setiap perijinan, pernyataan dan otorisasi Dalam proses ini setidaknya diperlukan seorang audit yang ahli dalam bidang lingkungan, yang dalam hal ini juga bertindak sebagai auditor atau lead auditor. Mengapa dokumen perlu dikaji? Pentaatan terhadap standar Kelengkapan dan relevansi terhadap rekaman perundangan yang berlaku Kelengkapan dan aplikabilitas terhadap rekaman aspek/dampak

Pengkajian Manual Apakah isi dan rekamannya mencakup semua elemen dalam standar? Apakah semua bukti yang didokumentasi memenuhi persyaratan yang berlaku Apakah terdapat referensinya untuk segala sesuatu yang harus dilaksanakan dalam standar Rekaman Perundangan yang berlaku: Harus dikaji berdasarkan pada jenis perusahaan/organisasi, jenis prosesnya dan isu-isu lingkungannya Harus dikaji apakah semua perundangan yang berlaku untuk perusahaan tersebut telah dimasukkan, termasuk yang berkaitan dengan aspek signifikan baik langsung maupun tidak Harus dikaji apakah kode/penulisan istilah/prisip dari perundangan tersebut sudah dipahami Apabila dilakukan penghilangan terhadap perundangan yang tidak berkaitan, maka penghapusan ini harus dicata dalam rekaman. Dalam mengkaji aspek lingkungan, juga didasarkan pada proses yang digunakan. Aspek langsung maupun tidak harus dichek termasuk juga konsistensinya. Apakah semua aspek aktual dan potensial telah termasuk? Persyaratan peraturan? Adakah penghilangan terhadap aspek? Semua ditulis dalam laporan.

Mengaudit Pentaatan Mengaudit pentaatan (compliance) terhadap peraturan; Surat ijin, ijin pembuangan ? Peraturan khusus lainnya? Aspek lingkungan signifikan mana yang mempunyai persyaratan peraturan? Bagaimana jaminan pentaatannya? Pemeriksaan dilakukan untuk setiap item ataukah hanya sampel yang mewakili? Jika terjadi pelanggaran terhadap peraturan, belum tentu berarti karena tidak taat. Perlu dicek: Apakah terjadi secara kebetulan ataukah disengaja? Apakah pihak yang berwenang diberitahu segera kejadian ini? Apakah yang dilakukan mengatasinya? Apakah yang dilakukan untuk mencegah peristiwa itu terjadi kembali? Jika memang karena ketidakacuhan, maka bisa jadi SML gagal dilaksanakan. Tetapi bila karena accident, maka SML yang baik dapat mengurangi resiko dampak yang ditimbulkannya. Jika pelanggaran tersebut diidentifikasi, dilakukan tindakan untuk perbaikan dan dibuat mekanisme untuk mengurangi resiko di masa yang akan datang, maka berarti SML telah berjalan dengan baik.

Mengaudit Dokumen Yang diperlukan: Program/Rencana Audit Laporan Review Dokumen Laporan Kunjungan Awal Laporan Audit Awal dan Non-compliance Jadwal Audit yang Periodik Bukti obyektif yang didapat ketika dilakukan audit

Program Audit Termasuk didalamnya: Tanggal dan waktu audit Nama dan alamat klien Identifikasi team yang datang Area yang akan dikunjungi dan perkiraan waktunya Waktu untuk masing-masing auditor bertemu

Laporan Review Dokumen Termasuk didalamnya: Identifikasi dokumen yang dikaji dan status setiap isu-nya Identifikasi para pengkaji Tanggal Identifikasi klien Laporan harus termasuk; Indikasi kekurangan dalam dokumentasi sistem terhadap yang disyaratkan oleh standar Indikasi kakurangan dalam peraturan/perundangan

Laporan Kunjungan Awal Nama dan alamat klien Identifikasi tim audit Tanggal audit Referensi terhadap Laporan Review Dokumen Referensi terhadap dokumentasi yang telah diperiksa dan status isu-nya Termasuk di dalamnya: Diskusi audit internal Diskusi sebagai dasar identifikasi dan evaluasi aspek yang signifikan Diskusi bidang utama standar dengan kekurangan yang dijumpai Rekomendasi untuk audit awal

Laporan Audit Awal Harus termasuk: Nama dan alamat klien Identifikasi tim audit Tanggal audit Referensi terhadap Laporan Kunjungan Awal Harus termasuk di dalamnya: Referensi terhadap dokumentasi yang diperiksa dan status isu Diskusi SML secara menyeluruh Detail ketidaksesuasian dan observasi Rekomendasi untuk sertifikasi Tanggal kapan ketidaksesuaian harus diperbaiki

Jadwal Audit Periodik Harus termasuk: Nama dan alamat klien Tanggal audit surveillance (biasanya 6 bulanan/ satu tahunan) Lokasi/elemen yang diperiksa setiap saat Lokasi/elemen yang diperiksa pada waktu yang berbeda

Proses Audit Menguji Efektivitas dari EMS Apakah direncana, diimplementasikan dan berjalan baik? Memilih “Aspect Trails”, apakah aspek2 mewakili? Siapa bertanggungjawab? Apakah ditunjang pemahaman dan pelatihan yang sesuai? Kalibrasi? Komunikasi? Housekeeping? Agenda pengkajian manajemen? Jadwal audit internal, laporan? Bukti tindakan perbaikan? Bukti perbandingan kemajuan terhadap tujuan/sasaran?

Proses Audit Mencatat Ketidaksesuaian (Non-Conformities) Didasarkan pada bukti autentik Requirement – Failing – Evidence Mencatat ketidaksesuaian major Mencatat ketidasesuaian minor Jenis-jenis ketidaksesuaian major adalah: Gagal memenuhi semua elemen alam standar Gagal menyediakan pelatihan awareness pada semua personel Gagal melakukan training kepada personel kunci Tindakan perbaikan tidak dilakukan pada ketidaksesuaian major Tidak ada pelaporan kinerja untuk aspek signifikan Pengkajian manajemen tidak dilakukan Pelanggaran peraturan yang tidak ditangani oleh SML Sedangkan ketidaksesuaian minor adalah: Pelatihan tidak diupdate Penghilangan data bukti obyektif pada laporan audit internal Kalibrasi yang kadaluarsa Kontraktor diberi tindasan kebijakan SML tetapi tidak menyadari persyaratan spesifik SML-nya Observasi dapat menjadi ketidasesuaian apabila tidak terekam

Mencegah Duplikasi Untuk mencegah duplikasi fungsi audit internal: Periksa audit internal Penetapan kompetensi audit, program audit, metodologi/protokol, dan pelaporan dan tindakan koreksi Periksa ketidaksesuaian dan konsentrasi pada bagian dimana organisasi telah mengidentifikasi ketidaksesuaian