Organisasi Proyek (Modul 5)

Organisasi Proyek Definisi Manajemen Proyek Organisasi Proyek Definisi Mengorganisir berarti : mengatur unsur-unsur sumber daya seperti tenaga kerja, material, dana, dll. dalam suatu gerak langkah yang sinkron untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam organisasi disusun dan diletakkan dasar-dasar pedoman dan petunjuk kegiatan, jalur pelaporan, serta pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian organisasi. Setiap organisasi memiliki tujuan yang berbeda sehingga susunan organisasinya juga berbeda satu dengan yang lainnya. Proses mengorganisir proyek, berturut-turut : 1. Melakukan Identifikasi dan Klasifikasi Pekerjaan Contoh : menyiapkan gambar desain, membeli matrial, konstruksi 2. Mengelompokkan Pekerjaan Contoh : mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan ke dalam unit-unit kerja 3. Menyiapkan Pihak yang Akan Menangani Pekerjaan Contoh : memilih keterampilan dan keahlian sesuai dengan kebutuhan 4. Mengetahui Wewenang dan Tanggung Jawab, serta Melakukan Pekerjaan Penting untuk menghindari tumpang tindih dan duplikasi 5. Menyusun Mekanisme Koordinasi Diperlukan dalam rangka sinkronisasi pekerjaan bramand@bdg.centrin.net.id bramand@bdg.centrin.net.id - Teknik Industri Universitas Pasundan

Organisasi Proyek Struktur Organisasi Manajemen Proyek Organisasi Proyek Struktur Organisasi Struktur Organisasi menggambarkan hubungan formal dalam penyelenggaraan organisasi : 1. Macam pokok-pokok kegiatan organisasi (pemasaran, manufaktur, dll.) 2. Pembagian kelompok atau subsistem 3. Hirarki wewenang dan tanggungjawab bagi kelompok dan pimpinan 4. Pengaturan kerjasama, jalur pelaporan dan komunikasi meliputi jalur vertikal dan horisontal Bentuk struktur formal : 1. Struktur Organisasi Fungsional Disusun berdasarkan fungsi-fungsi yang dibutuhkan, cocok untuk organisasi yang memiliki kegiatan operasional rutin dan stabil. 2. Struktur Organisasi Produk dan Area Pada lapisan pertama disusun berdasarkan setiap jenis produk yang dibuat atau tempat kegiatan (area), dan masing-masing organisasi tersebut juga mempunyai struktur fungsional pada lapisan kedua. 3. Struktur Organisasi Matriks Memungkinkan terbentuknya jalur formal vertikal dan juga horisontal. bramand@bdg.centrin.net.id bramand@bdg.centrin.net.id - Teknik Industri Universitas Pasundan

Organisasi Proyek Struktur Organisasi Proyek Manajemen Proyek Organisasi Proyek Struktur Organisasi Proyek Dalam menyusun organisasi proyek di samping harus memenuhi persyaratan umum sebagaimana layaknya organisasi formal, juga harus memungkinkan diterapkannya konsep manajemen proyek, sehingga harus memperhatikan unsur-unsur berikut : a. arus horisontal di samping vertikal b. penanggungjawab tunggal penyelenggaraan proyek c. pendekatan sistem dalam perencanaan dan implementasi Jenis struktur organisasi proyek yang memenuhi hal-hal di atas : 1. Organisasi Proyek Fungsional (OPF) dan Organisasi Proyek Koordinator (OPK) Pada OPF, lingkup kegiatan proyek diserahkan dan menjadi bagian kegiatan fungsional dari suatu bagian fungsional yang telah ada. Sedangkan pada OPK, selain adanya ‘penitipan’ pekerjaan proyek kepada unit kegiatan fungsional yang ada, ditunjuk pula seorang koordinator proyek. 2. Organisasi Proyek Murni (Task Force/Gugus Tugas) Penanganan proyek ditangani oleh sebuah tim (departemen/divisi) tersendiri yang kedudukannya sejajar dengan departemen atau divisi lain. 3. Organisasi Proyek Matriks Menggabung dua unsur dasar (o. fungsional dan o. proyek), setiap bagian terikat dengan dept. fungsionalnya dan juga terikat dengan Pimpro dalam menangani proyek. bramand@bdg.centrin.net.id bramand@bdg.centrin.net.id - Teknik Industri Universitas Pasundan

Organisasi Proyek Struktur Organisasi Proyek Dalam memilih struktur organisasi proyek yang akan diterapkan perlu memperhatikan kemandirian proyek. Untuk menerapkan Struktur Organisasi Proyek Matriks, penentuan status kemandirian suatu proyek sangat tergantung pada faktor obyektif dan subyektif. OP. Fungsional OP. Murni KEMANDIRIAN Kemandirian Proyek dalam Struktur OPM Faktor Obyektif Faktor Subyektif Volume Kegiatan Kompleksitas Kegiatan Jenis Kegiatan Lokasi Kegiatan Ketersediaan SDM & Alat Kebijakan Pimpinan - Strategi Usaha - Spesialisasi - Penyerapan Teknologi Kultur Organisasi bramand@bdg.centrin.net.id

Organisasi Proyek Struktur Organisasi Proyek Kesimpulan : Organisasi Proyek Fungsional sangat terbatas, sehingga alternatif lainnya adalah Organisasi Proyek Murni atau Organisasi Proyek Matriks, tergantung pada sifat-sifat dominan seperti terlihat berikut ini : OPMi OPM Pengelolaan proyek yang secara potensial lebih efektif dalam mencapai sasaran jadwal dan mutu Pengelolaan proyek yang secara potensial lebih efisien dalam penggunaan sumber daya Proyek besar dan terkait erat dengan nama (prestasi) perusahaan Peningkatan kualitas personil Kemampuan menangani multi proyek Pengembangan jenjang karir Identitas tim dan komitmen personil untuk dapat mencapai target Potensi timbulnya konflik antarpeserta maupun antar individu x x x x x x x x Sifat-sifat OP. Murni dan OP. Matriks untuk Berbagai Fenomena bramand@bdg.centrin.net.id

Organisasi Proyek Organisasi Kordinator Pelaksana Multi Proyek Manajemen Proyek Organisasi Proyek Organisasi Kordinator Pelaksana Multi Proyek Jika pada suatu wantu yang bersamaan, sebuah perusahaan Engineering Manufaktur-Konstruksi atau pemilik proyek harus menangani beberapa proyek sekaligus (multiple project), maka masalah yang biasanya timbul adalah alokasi sumber daya yang terbatas, ditinjau dari sisi kepentingan perusahaan secara menyeluruh. Untuk itu diperlukan seorang Koordinator Pelaksana yang fungsi utamanya adalah mengatur penggunaan sumber daya yang dibutuhkan dan diperebutkan oleh proyek-proyek yang sedang berjalan Secara umum tanggung jawab Koordinator Pelaksana adalah : Mengusahakan terpenuhinya kebutuhan sumber daya untuk proyek-proyek yang berada di bawah koordinasinya. Mengatur penggunaan sumber daya tersebut, yang berarti jumlah, jadwal, maupun prioritasnya disesuaikan dengan keperluan masing-masing proyek berdasarkan kepentingan perusahaan. Memantau dan mengawasi pelaksanaan proyek agar di samping memenuhi kontrak EPK (engineering, pengadaan, dan konstruksi), juga sejalan dengan kebijakan perusahaan. Bersama-sama dengan departemen fungsional membina pengembangan dan peningkatan keahlian atau profesi tenaga-tenaga proyek. bramand@bdg.centrin.net.id bramand@bdg.centrin.net.id - Teknik Industri Universitas Pasundan

Tim Proyek Jika ditinjau secara luas, Tim Proyek adalah semua pihak yang berkepentingan dan terlibat dalam penyelenggaraan dan hasil proyek, disebut juga Stake Holder. Pihak III Pihak II Pihak I Pimpinan Perusahaan Subkontraktor Pemilik Bidang Fungsional Pimpro Bidang Fungsional Rekanan Pemakai Konsultan Penyandang Dana Anggota Tim Inti bramand@bdg.centrin.net.id

Tim Proyek Komponen Tim Inti Proyek Terdiri Atas : Manajemen Proyek Tim Proyek Komponen Tim Inti Proyek Terdiri Atas : Manajer proyek sebagai kepala tim inti Tim inti yang bertugas penuh (full time) untuk proyek, biasa disebut staf pimpro atau personil kantor proyek Bidang fungsional hanya sebagai pendukung proyek Pimpro dan Tim Inti Mempunyai Arus Kegiatan : Vertikal ke atas, pelaporan kepada pimpinan perusahan Horisontal, koordinasi dengan bidang-bidang fungsional (intern) dan dengan pihak lain di luar tim inti (pemilik, subkontraktor, konsultan, rekanan, dll.) Vertikal ke bawah, memimpin, memberi petunjuk, dan mengkoordinasi tim inti dalam kegiatan-kegiatan perencanaan, pengendalian, dan implementasi proyek bramand@bdg.centrin.net.id bramand@bdg.centrin.net.id - Teknik Industri Universitas Pasundan