PENGELOLAAN SUMBERDAYA MANUSIA Mk. Dasar-dasar Bisnis Departemen Agribisnis FEM IPB Buku: Griffin

The Management Process Planning Organizing Staffing Leading Controlling

Management Process 1. Planning 2. Organizing Goals and standards Rules and procedures Plans and forecasting. 2. Organizing Tasks Departments Delegating Authority and communication Coordinating Planning. Establishing goals and standards; developing rules and procedures; developing plans and forecasting. Organizing. Giving each subordinate a specific task; establishing departments; delegating authority to subordinates; establishing channels of authority and communication; coordinating the work of subordinates

Performance standards Compensation Evaluating performance Counseling 3. Staffing Hiring Recruiting Selecting Performance standards Compensation Evaluating performance Counseling Training and developing Staffing. Determining what type of people should be hired; recruiting prospective employees; selecting employees; setting performance standards; compensating employees; evaluating performance; counseling employees; training and developing employees.

Morale (semangat kerja) Motivation 5. Controlling Setting standards 4. Leading Getting the job done Morale (semangat kerja) Motivation 5. Controlling Setting standards Comparing actual performance to standards Corrective action Leading. Getting others to get the job done; maintaining morale; motivating subordinates. Controlling. Setting standards such as sales quotas, quality standards, or production levels; checking to see how actual performance compares with these standards; taking corrective action as needed.

HRM Function Definition Human Resource Management is the process of acquiring, training, appraising, and compensating employees and attending to their labor relations, health and safety, and fairness concerns. Human resource management is the process of acquiring, training, appraising, and compensating employees, and attending to their labor relations, health and safety, and fairness concerns. The topics we’ll discuss should therefore provide you with the concepts and techniques you need to carry out the “people” or personnel aspects of your management job.

HRM People Functions Include: Job analyses Labor needs Recruit Select candidates Orient and train Wages and salaries Incentives and benefits Performance Communicate Train and develop Employee commitment Equal opportunity Health and safety Grievances/labor relations Pension program Conducting job analyses (determining the nature of each employee’s job) Planning labor needs and recruiting job candidates Selecting job candidates Orienting and training new employees Managing wages and salaries (compensating employees) Providing incentives and benefits Appraising performance Communicating (interviewing, counseling, disciplining) Training and developing managers Building employee commitment And what a manager should know about: Equal opportunity and affirmative action Employee health and safety Handling grievances and labor relations

HRM is Important to all Managers. Don’t Let These Happen to You! The wrong person High turnover Poor results Useless interviews Court actions (pengadilan akibat diskriminative) Safety citations (keselm kerja prak kerja tdk aman) Salaries appear unfair Poor training Unfair labor practices Hire the wrong person for the job Experience high turnover Find your people not doing their best Waste time with useless interviews Have your company taken to court because of discriminatory actions Have your company cited under federal occupational safety laws for unsafe practices Have some employees think their salaries are unfair and inequitable relative to others in the organization Allow a lack of training to undermine your department’s effectiveness Commit any unfair labor practices

Manajemen Sumberdaya Manusia Manajemen SDM: serangkaian aktivitas organisasi yang diarahkan kepada usaha yang menarik, mengembangkan, dan mempertahankan angkatan kerja yang efektif Kepentingan strategis SDM SDM menjadi faktor penentu keberhasilan kerja perusahaan karena SDM merupakan alat meningkatkan produktivitas, dan besarnya biaya yang dikeluarkan untuk SDM

Perencanaan SDM Analisa Pekerjaan: analisa sistematis terhadap pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi Deskripsi pekerjaan: evaluasi sistematis terhadap tugas-tugas, lingkungan kerja, alat, bahan dan perlengkapan yang berkaitan dengan kinerja suatu pekerjaan Spesifikasi pekerjaan: penjabaran keterampilan, kemampuan, dan keterangan-keterangan lain yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan

Meramalkan Permintaan SDM Meramalkan Permintaan SDM. Permintaan SDM ditentukan dengan melihat trend penggunaan SDM di masa lalu, rencana organisasi ke depan dan tren ekonomi umum. Meramalkan Penawaran SDM. Penawaran SDM terdiri dari tugas: Meramalkan penawaran internal: jumlah dan jenis karyawan yang akan berada di perusahaan pada satu waktu tertentu di masa mendatang Meramalkan penawaran eksternal: jumlah dan jenis orang yang akan tersedia bagi proses rekrutmen dari pasar tenaga kerja manapun

Model yang digunakan penawaran : Bagan penggantian (replacement chart) : daftar setiap posisi manajerial, siapa dan berapa lama menduduki jabatan tersebut sebelum dipindah ke tempat lain dan siapa yang saat ini memenuhi syarat sebagai penggantinya Sistem informasi karyawan dan skill inventories: sistem terkomputerisasi yang mengandung informasi mengenai pendidikan, ketrampilan, pengalaman kerja dan aspirasi kerja masing-masing karyawan sehingga memudahkan penempatan karyawan sesuai kebutuhan

Menyesuaikan Penawaran dan Permintaan SDM: membuat rencana pengelolaan kekurangan atau surplus staf yang telah diprediksikan. Bila kekurangan karyawan, maka bisa memberdayakan karyawan yang sudah ada atau melakukan rekrutmen

Rekrutmen Rekrutmen SDM: proses menarik orang yang memenuhi persyaratan untuk mengajukan lamaran atas pekerjaan yang belum terisi Rekrutmen internal: praktek mempertimbangkan karyawan yang ada sebagai kandidat bagi pekerjaan yang belum diisi Rekrutmen eksternal: praktek menarik orang-orang dari luar organisasi untuk melamar lowongan pekerjaan

Seleksi Tujuan proses seleksi: mengumpulkan informasi yang akan memperkirakan tingkat keberhasilan karja para pelamar dan kemudian mempekerjakan kandidat yang dianggap berpeluang paling berhasil Tahapan: Pengumuman lowongan : internal, eksternal (media), syarat, waktu, gaji, contact Seleksi Formulir aplikasi Tes : TPA, bahasa, psikotest Wawancara : tahap akhir Teknik lain: sesuai dengan kondisi misal tes fisik, tes kesehatan, bebas narkoba, dll

Mengembangkan Karyawan Orientasi: proses memperkenalkan karyawan baru kepada organisasi sehingga mereka dapat lebih cepat menjadi kontributor yang efektif Orientasi yang baik akan memberi kepuasan kerja, kinerja dan retensi karyawan Orientasi yang tidak baik akan menimbulkan kekecewaan, ketidakpuasan, kegelisahan dan keluarnya karyawan

Pelatihan dan Pengembangan Karyawan Teknik dan Metode Work-based programs: teknik pelatihan yang menghubungkan aktifitas pelatihan dan pengembangan langsung kepada kinerja tugas-tugas On-the-job training: karyawan ditempatkan bekerja dalam situasi kerja aktual dan diperlihatkan cara melakukan tugas secara lebih efektif oleh seorang penyelia atau karyawan yang berpengalaman

Vistibule trainings: pelatihan dilaksanakan dalam situasi simulasi pelaksanaan kerja di bawah kondisi yang menyerupai lingkungan sebenarnya Rotasi dan Transfer kerja Sistematis: karyawan secara sistematis di rotasi dan ditransfer dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain sehingga dapat mempelajari berbagai macam tugas dan ketrampilan

Instructional-based programs : pelatihan yang dirancang untuk memberikan pengetahuan dan informasi baru Pendekatan kuliah atau diskusi : pelatih (trainer) memberikan bahan berupa model penjelasan kepada mereka yang menghadiri program pelatihan (trainee) dan melakukan diskusi Computer-assisted instruction : pelatihan atas dasar instruksional yang menyajikan pengetahuan dan informasi melalui komputer

Teknologi Pelatihan Teknologi lama: kertas dan pensil, instruksi individual, reproduksi tugas secara mekanis Video teleconferencing Video interaktif C. Pelatihan pembentukan tim dan Pelatihan Berdasarkan Kelompok Pelatihan di luar ruangan (outbond)

Evaluasi Kinerja Karyawan Penilaian kinerja (perfomance appraisal): evaluasi formal terhadap kinerja seorang karyawan untuk menentukan tingkat keefektifan pelaksanaan pekerjaan karyawan tersebut Proses Penilaian Kinerja: Penyelia seorang karyawan adalah yang bertanggung jawab terhadap penilaian kinerja bawahannya Bila penilaian kinerja sudah dilakukan maka berikutnya adalah memberkan umpan balik berupa pelatihan dan konsultasi

Metode Penilaian Kinerja Metode Pengurutan Metode pengurutan sederhana: memberikan peringkat dari yang paling baik sampai yang paling buruk atas setiap anggota kelompok kerja atau departemen tertentu. Ranking 1 sd 20 orang Forced distribution method: mengelompokkan karyawan ke dalam berbagai kategori kinerja berdasarkan pada distribusi yang telah ditentukan sebelumnya. A =10%, B=30%, C=50%, D=10%

Metode Pemeringkatan Graphic rating scale: menggunakan skala menurut urutan angka untuk menilai serangkaian dimensi kinerja karyawan. A (80-100), B(60-79), C(40-59) Critical incident method: berdasarkan pada contoh-contoh yang mencerminakan kinerja yang baik atau yang buruk. Karena si A telah berjasa kpd perusahaan dalam upaya mengaktifkan kembali mesin yang kebakaran, maka kinerja operator tersebut dianggap tinggi.

Kompensasi dan Tunjangan Kompensasi : serangkaian penghargaan yang diberikan oleh suatu organisasi kepada karyawannya sebagai imbalan atas keinginan mereka melakukan berbagai pekerjaan dan tugas Kompensasi meliputi: gaji pokok, insentif, bonus, tunjangan, hadiah, dll

Kompensasi Pokok Kompensasi pokok : tingkat dasar upah dan gaji yang dibayarkan kepada seorang karyawan Upah: kompensasi dalam bentuk uang yang dibayarkan untuk jumlah waktu yang digunakan untuk bekerja, biasanya untuk pekerjaan tingkat rendah Gaji: kompensasi dalam bentuk uang sebagai imbalan atas pelaksanaan tanggung jawab suatu pekerjaan

Menentukan Kompensasi Pokok Survey upah: metode untuk mendapatkan informasi mengenai kompensasi yang dibayarkan kepada karyawan oleh organisasi lain. UMK Evaluasi pekerjaan: metode untuk menentukan nilai atau harga relatif dari suatu pekerjaan agar dapat menentukan tingkat kompensasi Menetapkan struktur upah: menentukan urutan peringkat tingkat kompensasi yang masuk akal dari pekerjaan yang paling berharga sampai yang paling tidak berharga dalam suatu organisasi

MOTIVASI

Overdue (keterlambatan) Job satisfaction motivation Turn over productivity absence Overdue (keterlambatan) demo training

Karyawan bekerja bukan hanya untuk alasan uang, namun juga ingin pekerjaan yang menarik, memuaskan kebutuhan intelektual, sosial dan emosionalnya. Perusahaan juga menginginkan kerja keras dan dedikasi yang baik dari karyawan Karenanya dibutuhkan hubungan antar manusia yang baik yaitu: interaksi antara karyawan dan majikan serta sikap mereka satu dengan yang lainnya

Kontrak Psikologis: serangkaian pengharapan yang dimiliki oleh karyawan sehubungan dengan apa yang akan mereka sumbangkan kepada suatu organisasi (kontribusi) dan apa yang akan organisasi berikan kepada karyawan (perangsang). Terdapat situasi dimana kontrak psikologis berjalan dengan baik. Namun bisa saja terjadi salah satu pihak merasa kontrak yang tidak seimbang dan berusaha mengupayakan perubahan. Bila kontrak psikologis diciptakan, dipertahankan, dan dikelola secara efektif maka kontrak tersebut akan menyebabkan karyawan merasa puas dan termotivasi

Pentingnya Kepuasan dan Moril Kepuasan kerja (job satisfaction): tingkat kenikmatan yang diterima orang dalam mengerjakan pekerjaan mereka Pekerja yang puas lebih mungkin mempunyai semangat atau moril yaitu keseluruhan sikap karyawan terhadap lingkungan kerja mereka Apabila pekerja puas dan morilnya tinggi, perusahaan mendapat berbagai manfaat misalnya karyawan lebih berkomitmen dan setia, bekerja lebih keras, tidak sering mengeluh dan berperilaku negatif Sebaliknya bila karyawan tidak puas dan morilnya rendah akan menyebabkan turn over karyawan tinggi sehingga mengganggu jadwal produksi, biaya pelatihan yang tinggi dan produktivitas berkurang

Motivasi di Lingkungan Kerja Motivasi: serangkaian hal yang menyebabkan orang-orang berlaku dalam cara tertentu Dalam perusahaan ada karyawan yang mempunyai motivasi tinggi ada pula yang rendah

Teori Motivasi Teori Klasik: para pekerja hanya termotivasi semata-mata karena uang. Frederick Taylor (1911) melakukan pendekatan manajemen ilmiah (scientific management) menyatakan apabila pekerja termotivasi oleh uang maka membayar mereka lebih banyak akan mendorong mereka berproduksi lebih banyak. Perusahaan melakukan time and motion studies yaitu teknik-teknik rekayasa industri yang diaplikasikan pada tiap-tiap aspek atau bagian pekerjaan agar dapat menentukan cara melakukan pekerjaan lebih efisien

Teori Perilaku (Behaviour Theory): Penelitian Hawthorne effect Menyimpulkan adanya gejala Hawthorne yaitu kecenderungan meningkatnya produktivitas apabila pekerja yakin mereka menerima perhatian khusus dari manajemen

Model Sumber Daya Manusia: Teori X dan Y McGregor Teori X: teori motivasi yang menyatakan bahwa orang-orang sesungguhnya malas dan tidak mau bekerja sama Teori Y: teori motivasi yang menyatakan bahwa orang-orang sesungguhnya energik, berorienstasi pada perkembangan, memotivasi diri sendiri, dan tertarik untuk menjadi produktif

3. Hirarki Kebutuhan Maslow (Maslow’s Hierarchy of Need) Maslow percaya untuk memahami motivasi kerja diperlukan pemahaman terhadap motivasi manusia secara umum yang lahir dari kebutuhan Manusia akan termotivasi untuk memuaskan kebutuhan yang belum terpenuhi, kebutuhan yang sudah terpenuhi tidak lagi memotivasi Kebutuhan manusia dapat ditempatkan dalam hirarki kebutuhan

Self-actualization needs Esteem needs Social needs Safety needs Physiological needs

Physiological needs: Kebutuhan dasar untuk bertahan hidup, contoh makanan, minuman, sandang, papan Safety needs: Kebutuhan untuk merasa aman dari rasa takut dimanapun berada Social needs: Kebutuhan untuk merasa dicintai, diterima, dan menjadi bagian dari kelompok Esteem needs: kebutuhan untuk diakui, kepercayaan diri dan status Self-actualization needs: Kebutuhan untuk mencapai tujuan dan mengembangkan potensi diri

Ketika satu kebutuhan sudah terpenuhi, kebutuhan di level yang lebih tinggi akan memotivasi orang untuk memenuhinya Kebutuhan yang sudah terpenuhi tidak akan menjadi motivator lagi ?? Penerapan teori dalam perusahaan: Perusahaan harus memahami kebutuhan yang berbeda antar karyawan (contoh buruh dan manager tentu berbeda kebutuhannya) dan berusaha merancang program yang mampu menumbuhkan motivasi diri karyawan berdasarkan masing-masing tingkatan kebutuhannya.

Teori Dua Faktor Herzberg: menyatakan bahwa kepuasan kerja bergantung pada dua macam faktor yaitu faktor higienis dan motivasi Faktor Motivasi adalah faktor yang bisa meningkatkan kepuasan kerja karyawan, meliputi: pencapaian, penghargaan, pekerjaan itu sendiri, tanggung jawab, kemajuan dan pertumbuhan Faktor Higienis adalah faktor yang bisa menghilangkan ketidakpuasan kerja, meliputi: penyelia, kondisi kerja, hubungan interpersonal, upah dan keamanan, kebijakan dan administrasi perusahaan Penerapan: manajer harus memenuhi faktor higienis untuk menghilangkan ketidakpuasan karyawan, baru kemudian menawarkan faktor motivasi

Strategi Meningkatkan Motivasi Reinforcement: teori bahwa perilaku dapat didorong atau dikurangi dengan cara memberikan secara berturut-turut, rewads dan hukuman Management by Objectives(MBO): sistem penetapan sasaran secara bersama-sama dari atas sampai bawah organisasi Manajemen Partisipatif dan Pemberdayaan: memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memberikan suara dalam manajeman pekerjaan dan perusahaannya Job enrichment dan job enlargement : menambah satu atau lebih faktor motivasi ke dalam kegiatan kerja Jadwal kerja yang dimodifikasi: pendekatan berbeda mengenai jam kerja. Flexitime, flexiplace

Terima Kasih