MENYUSUN KOMUNIKASI SHIRLEY TAYLOR

LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN KOMUNIKASI BISNIS PENGANTAR (Latar Belakang dan Dasar) RINCIAN (Fakta dan Angka) RESPONS? TINDAKAN? PENUTUP

PENGANTAR Alasan anda menullis. Merujuk pada surat, kontak atau dokumen terdahulu.

RINCIAN Memberi instruksi Meminta informasi Memberikan semua rincian yang relevan Dibagi menjadi beberapa alinea untuk tema berbeda-beda. Memastikan alur yang logis.

RESPONS? TINDAKAN? Tindakan apa yang perlu dilakukan penerima? Tindakan apa yang akan Anda ambil? Kesimpulan

PENUTUP Kerap yang diperlukan adalah kalimat penutup yang sederhana dan relevan.

1. Pembuka atau Perkenalan Alinea pertama menyatakan alasan untuk komunikasi itu yang mungkin: Menunjuk pada korespondensi terdahulu Merujuk pada suatu pertemuan atau kontak Merupakan pengantar untuk permasalah yang dibicarakan.

CONTOH PEMBUKA ATAU PERKENALAN Thank you for your letter of…. It was good to meet you again at least week’s conference. We wish to hold our annual conference at a London hotel in September. Jika memulai kalimat dengan ‘Furhter to your letter of…’ Kelanjutannya harus seperti berikut: Further to your letter of 12 July I am sorry for the delay in attending to this matter.

BAGIAN INTI Bagian utama pesan ini menyajikan semua informasi yang perlu diketahui penerima. Sebagai alternatifnya adalah Anda dapat meminta informasi, kadang keduanya sekaligus. Rincian harus dinyatakan dengan sederhana dan gamblang, dengan menggunakan alinea-alinea terpisah untuk bagian-bagian tersendiri. Bagian ini harus mempunyai alur yang logis untuk sampai pada kesimpulan yang wajar

Kesimpulan Bagian ini mengantarkan pesan untuk sampai pada suatu kesimpulan logis yang mungkin: Menyatakan tindakan yang diharapkan dari penerima. Menyatakan tindakan yang akan Anda ambil sebagai konsekuensi dari rincian yang diberikan.

CONTOH KESIMPULAN Contoh: Please let me have full details of the costs involved together with some sample menus. If payment is not received within seven days this matter will be place in the hands of our solicitor.

Penutup Satu kalimat penutup satu-barislah yang biasanya diperlukan untuk menyimpulkan suatu pesan. Kalimat ini harus relevan dengan isi.

CONTOH PENUTUP Contoh I look forward to meeting you soon. I look forward to seeing you at the next month’s conference. A prompt reply would be appreciated. Please let me know if you need any further information. Hati-hati: penutup yang seperti berikut ini tidak lengkap dan tidak boleh digunakan: Hope to hear from you soon. Looking forward to hearing from you.

CONTOH SURAT