MENYUSUN TIM PROYEK Kuliah Ke 9

A. Tim Proyek Adalah semua pihak atau peserta yang berkepentingan dan terlibat dalam penyelenggaraan dan hasil proyek.

Tim Proyek dapat dikelompokkan menjadi : Peserta I : Pemilik proyek, pemakai produk (end user) Peserta II : Organisasi atau perusahaan yang melaksanakan pembangunan proyek. Peserta III : Sub Kontraktor, suplier, konsultan dan lain-lain.

Arus Kerja Antar Anggota Tim Pimpro dengan tim inti Departemen fungsional. Direktur proyek-proyek/Korpel. Pimpinan perusahaan.

1. Pimpro dan tim inti Bertugas mengindentifikasi dan menganalisis lingkup proyek. Mengelompokkan menjadi bagian atau paket kerja untuk dikirimkan kepada departemen fungsional.

1. Pimpro dan tim inti Setiap paket kerja diberi keterangan mengenai : jadwal pelaksanaan, anggaran biaya, batasan mutu atau kriteria. Pimpro dan tim inti sewaktu-waktu mengadakan evaluasi mengenai proses dan kemajuan pelaksanaan.

2. Departemen Fungsional, terdiri dari : Departemen Teknis Manajemen, meliputi bidang-bidang engineering, konstruksi, dan project control. Departemen Fungsional Non Teknis, meliputi bidang-bidang keuangan dan akuntansi, personalia, pengadaan, urusan umum dan lain-lain.

Departemen Teknis Manajemen Menyediakan tenaga ahli untuk tim inti proyek. Mengerjakan paket kerja yang diserahkan kepada departemen ini sesuai dengan lingkup, jadwal, dan biaya yang telah ditentukan pimpro. Memberikan petunjuk perihal standar, kriteria, dan prosedur.

Departemen Fungsional Non Teknis Menyediakan tenaga ahli yang diperlukan tim inti proyek. Memberikan petunjuk mengenai prosedur dan peraturan-peraturan yang diperlukan. Melaksanakan bagian pekerjaan proyek yang diserahkan kepada departemen ini, misalnya pembayaran, audit, keperluan perizinan dan lain-lain.

3. Direktur Proyek-Proyek / Korpel. Memberi petunjuk tentang pokok-pokok kebijakan penyelenggaraan proyek. Menentukan patokan sasaran-sasaran utama (jadwal penyelesaian proyek, total anggaran, dan mutu). Menentukan prioritas proyek dan penggunaan sumber daya.

4. Pimpinan Perusahaan Memberikan wawasan tujuan perusahaan dan strategi untuk mencapainya. Memberikan batasan yang jelas mengenai wewenang dan tanggung jawab proyek serta masing-masing bidang fungsional guna mencapai tujuan proyek. Memberikan kebijakan penggunaan sumber daya perusahaan berupa dana, tenaga ahli dan lain-lain.

B. Ukuran Tim Inti Kriteria yang disarankan. Pengisian personil TIM. Kesulitan yang dihadapi.

1. Kriteria Yang Disarankan Hal-Hal yang perlu dipertimbangkan : Mereka yang berurusan dengan aspek manajemen, perlu selalu dekat dengan manajer lapangan atau pimpro. Mereka yang full time lebih dari 6 bulan. Mereka yang tidak dapat diawasi dengan efektif karena jarak geografis atau pertimbangan organisasi

1. Kriteria Yang Disarankan Organisasi Tim Inti Disarankan Minimal terdiri dari : Manajer Proyek / Pimpro. Ahli Proyek Kontrol. Manager Engineering dan tenaga spesialis dari berbagai disiplin ilmu. Manajer lapangan.

1. Kriteria Yang Disarankan Organisasi Tim Inti Disarankan Minimal terdiri dari : e. Superintenden konstruksi. f. Kepala pengadaan dan staf. g. Personil administrasi, keuangan dan jasa-jasa. h. Inspektor.

2. Pengisian Personil Tim Dalam pengisian personil diperlukan perekrutan anggota. Untuk itu sebelumnya perlu diadakan wawancara yang meliputi : Pendidikan dan pengalaman calon. Kecakapan dan kepandaian calon. Kesediaannya jika ditempatkan pada lokasi tertentu. Alasan calon mau bergabung

3. Kesulitan yang dihadapi Karena keterbatasan waktu. Kurangnya personil yang ahli. Kurangnya semangat dalam mengerjakan tugas.

KEPEMIMPINAN DAN SDM DALAM PROYEK

A. Otoritas Otoritas resmi. Otoritas tidak resmi. Aplikasi dalam proyek Otoritas proyek. Efektivitas otoritas dan pengaruh.

1. Otoritas Resmi (legal authority) Adalah hak untuk memerintah dan dipatuhi, berdasarkan surat keputusan organisasi yang bersangkutan. Otoritas atasan lebih besar dari otoritas bawahan.

2. Otoritas Tidak Resmi (Personal Authority) Adalah otoritas yang tidak tertulis dan tidak ditetapkan oleh organisasi, melainkan muncul karena karisma, kepandaian, pengalaman, nilai moral, kepribadian, dan lain-lain.

Ada 2 macam otoritas tidak resmi : Expert Power. Referent Power.

a. Expert Power. Adalah personal authority yang diperoleh seorang pemimpin karena ia dianggap memiliki pengetahuan dan pengalaman luas mengenai disiplin ilmu di bidang yang ia pimpin.

b. Referent Power Adalah personal authority yang diperoleh seorang pemimpin karena ia memiliki daya tarik karisma yang ditunjukkan oleh sikap dan tindakan, sehingga pengikutnya menaruh hormat dan pujian.

3. Aplikasi Dalam Proyek Pimpro hendaknya memahami dengan baik prilaku hubungan antar manusia pada dimensi SDM dalam proyek. Mengadakan komunikasi ekstensif untuk mengetahui pandangan dan menampung pendapat yang mungkin berbeda. Membahas isu atau konflik yang menghambat kelancaran pekerjaan.

4. Otoritas Proyek. Adalah total otoritas yang terdiri dari otoritas resmi dan otoritas tidak resmi yang harus dimiliki oleh pimpro agar dapat menyelenggarakan proyek dengan baik. Otoritas proyek harus disusun dengan mengacu pada pemikiran yang dilandasi oleh upaya menyatukan dan mengkoordinasi semua komponen kegiatan proyek kearah hasil yang effektif dan efisien.

5. Efektivitas Otoritas dan Pengaruh. Pimpro perlu mengetahui dan memilah-milah cara yang dianggap paling efektif untuk mendapatkan dukungan dari mereka.

Tabel sumber pengaruh & nilai yg dapat dipergunakan oleh pimpro. 1. 2. 3. 4. Otoritas Resmi Tantangan Kerja Keahlian (Expertise) Penempatan di Masa Depan 3,0 3,2 3,4 4,6

Tabel sumber pengaruh & nilai yg dapat dipergunakan oleh pimpro. 5. 6. 7. 8. Gaji Promosi Persahabatan Ancaman Penalti 4,6 4,8 6,2 7,8

Catatan : Nilai 1 s/d 8. Makin kecil nilai, makin besar bobot pengaruhnya.

B. Kualifikasi Pimpro Kepemimpinan yang berorientasi kuat pada pencapaian sasaran. Generalis dan spesialis. Kredibilitas teknis. Bergairah menghadapi tantangan. Menguasai aspek sumber daya manusia. Kekuasaan berasal dari expert power dan referent power. Memenuhi persyaratan.

1. Kepemimpinan yang berorientasi kuat pada pencapaian sasaran. Kaya akan inisiatif. Luwes (fleksibel) dalam pendekatan untuk menangani masalah tanpa mengorbankan sasaran pokok. Bersedia memikul tanggung jawab yang lebih besar dibanding otoritas resmi yang diberikan kepadanya.

1. Kepemimpinan yang berorientasi kuat pada pencapaian sasaran. Bersedia mengambil resiko, setelah dianalisis secara matang. Bersifat kritis terhadap tatanan atau prosedur yang berlaku.

2. Generalis dan Spesialis. Mampu merencanakan dan mengendalikan sumber daya perusahaan Mengerti aspek bidang usaha. Memiliki kemauan untuk melatih personil. Menguasai pengertian umum masalah akuntansi, keuangan dan administrasi.

3 Kredibilitas Teknis Memiliki cukup pengetahuan teknis dan latar belakang pengalaman yang diharapkan dapat menangkap dan mengerti aspek-aspek teknis serta operasional kegiatan proyek yang dikelolanya.

4. Bergairah Menghadapai Tantangan. Memiliki sikap yang selalu bersedia dan siap menghadapi segala permasalahan proyek. Dapat meyakinkan tim proyek, bahwa persoalan-persoalan yang timbul adalah wajar dan perlu ditanggapi dengan bergairah. Mampu mencegah sikap yang ingin menunda pekerjaan apalagi menghindarinya atau melemparkan ke pihak lain.

5. Menguasai Aspek SDM. Menguasai dan dapat mempraktekkan sebaik-baiknya teknik hubungan antar manusia. Mampu mengadakan kontak dengan bermacam-macam tingkatan dari lapisan birokrasi dan individu, baik internal maupun eksternal dari perusahaan yang bersangkutan.

6. Kekuasaan Berasal Dari Expert Power dan Referent Power. Pimpinan perusahaan hendaknya memilih seorang pimpro dengan latar belakang dan pengalaman yang diperkirakan mampu menumbuhkan dan mengembangkan kekuasaannya berdasarkan keahlian expert power dan referent power.

7. Memenuhi Persyaratan. Pimpro harus menguasai prinsip dasar manajemen, disamping pengetahuan teknis khusus yang relevan dengan proyek yang sedang dikelola.