PERENCANAAN KEGIATAN PUBLIC RELATIONS MENYUSUN PROGRAM PUBLIC RELATIONS -10- pengantarpublicrelations-ispawatiasri

Mengapa perlu menyusun program PR ? Untuk menetapkan target-target operasi PR yang nantinya akan menjadi tolok ukur atas segenap hasil yang diperoleh Untuk memperhitungkan jumlah jam kerja dan berbagai biaya yang diperlukan Untuk memilih prioritas-prioritas yang paling penting guna menentukan: jumlah program dan waktu yang diperlukan guna melaksanakan segenap program PR yang telah diprioritaskan tersebut. Untuk menentukan kesiapan atau kelayakan pelaksanaan berbagai upaya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan tertentu sesuai jumlah dan kualitas: personel yang ada, daya dukung dari berbagai peralatan fisik seperti alat-alat kantor mesin cetak, kamera, kendaraan serta anggaran dana yang tersedia.

Model Perencanaan PR PENGENALAN SITUASI Dimana posisi kita sekarang Apa yang sudah diketahui dan yang tidak diketahui oleh masyarakat tentang organisasi Apakah ada kesalahan dalam pandangan atau sikap mereka Apakah ada kesalahpahaman antara organisasi dengan khalayaknya

Model Perencanaan PR Cara mengenali situasi : Survey-survey khusus yang diadakan untuk mengungkapkan pendapat masyarakat, respon/tanggapan atau citra organisasi di mata khalayaknya Pemantauan berita di media massa Tinjauan terhadap grafik penjualan serta menelaah berbagai indikasi yang terkandung di dalam laporan-laporan tahunan. Tinjauan terhadap kondisi persaingan Tinjauan fluktuasi harga-harga saham Situasi hubungan industri Kondisi dan pengaruh cuaca jika itu relevan Frekuensi keluhan masyarakat Diskusi dengan petugas penjualan dan distributor Kajian terhadap berbagai kekuatan pasar (ekonomi, sosial, politik) Sikap tokoh masyarakat yang merupakan pencipta atau pemimpin pendapat umum

Model Perencanaan PR PENETAPAN TUJUAN Agar berhasil mencapai tujuan yakni dengan memperbaiki bobot para calon pegawai baru; dibutuhkan kerjasama yang erat antara manager PR dengan manager personalia---------Personalia: keterangan rinci mengenai kualifikasi pegawai yang cocok dan dibutuhkan-------PR; merancang iklan lowongan kerja sedemikian rupa agar dapat memancing para tenaga terbaik di bursa tenaga kerja untuk melamar. (pola huruf, komposisi tulisan, letak logo perusahaan, rangkaian kalimat menarik, dll)

Model Perencanaan PR DEFINISI KHALAYAK Penting untuk membatasi khalayak Menentukan khalayak yang paling sesuai Khalayak PR lebih bervariasi dari khalayak iklan

Model Perencanaan PR PEMILIHAN MEDIA DAN TEKNIK-TEKNIK PR Perbandingan media Periklanan dengan media PR Kampanye periklanan dan kampanye PR sama-sama dapat menggunakan berbagai macam media. Praktisi PR berhubungan dengan editor, jurnalis, produser TV dan radio, sedangkan praktisi periklanan lebih banyak berhubungan dengan manager iklan Iklan lebih komersial dibandingkan PR Kampanye periklanan terbatas menggunakan media yang diharapkan membuahkan hasil maksimal, kampanye PR dapat menggunakan apa saja asal menjangkau banyak khalayak. Program-program PR memang secara umum tidak terlalu pilih-pilih media seperti iklan, sehingga pemililihan mediapun harus dilakukan secara cermat. Dunia kePRan dapat menggunakan berbagai media khusus, peranan media khusus itu menjadi sangat penting seandainya organisasi yang bersangkutan tidak menyediakan anggaran untuk biaya pemakaian media komersil seperti koran atau majalah.

Model Perencanaan PR PENGATURAN ANGGARAN Perlunya menyusun anggaran Program PR harus disesuaikan dengan anggaran yang tersedia Untuk mengetahui berapa besar anggaran yang diperlukan Anggaran memaksakan disiplin pengeluaran dana sehingga mencegah terjadinya pemborosan. Unsur-unsur anggaran Tenaga kerja Biaya tetap Materi atau peralatan Kas kecil

Model Perencanaan PR PENGATURAN ANGGARAN Kalkulasi anggaran untuk departemen PR Gaji (manager, asisten, editor, jurnal internal, potografer, sekretaris dsb. Biaya tetap (sewa gedung, bunga pinjaman, ongkos listrik, jasa kebersihan, dll) Depresiasi (penyusutan) : alat-alat inventaris seperti mesin ketik, komputer, mesin fotocopi, kendaraan, dll Asuransi (mobil, perjalanan dinas, pensiun dan pengobatan) Resepsi pers (aneka rupa materi, katering, ongkos tenaga ekstra) Jurnal staf dan jurnal eksternal(editing, desain, fotografi, percetakan, distribusi) Presentasi slide (biaya pemeliharaan, naskah, ilustrasi, ongkos produksi, pengadaan) Video (pembuatan, penyimpanan, pemeliharaan)

Model Perencanaan PR PENGATURAN ANGGARAN Kalkulasi anggaran untuk departemen PR News release (riset, penulisan, produksi, pengarsipan, distribusi) Artikel-artikel feature Klipping Jasa informasi Rekaman radio (wawancara) Properti TV Literatur cetak Sponsorship Konferensi dan seminar (pembicara) Kunjungan pihak luar (transportasi, akomodasi, katering, informasi pers) Pameran Kendaraan ATK

Model Perencanaan PR MENGEVALUASI HASIL PR PENGUKURAN HASIL KERJA PR Exposure Kesadaran/pemahaman/perubahan sikap Kontribusi penjualan/laba PENGUKURAN HASIL KERJA PR Evaluasi Monitoring

MENGIMPLEMENTASIKAN RENCANA PR Perlu kehati-hatian dalam menempatkan cerita dalam media. Publisitas membutuhkan perhatian ekstra bila melibatkan tahapan peristiwa spesial : makan malam penghormatan atau kontes nasional. PR membutuhkan otak cemerlang untuk hal-hal rinci dan solusi yang tapat jika ada kesalahan.