SMK PRUDENT SCHOOL JALAN TUGU KARYA 78, CIPONDOH KOTA TANGERANG 2014 ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN Oleh: Sihabudin, S.Pd. SMK PRUDENT SCHOOL JALAN TUGU KARYA 78, CIPONDOH KOTA TANGERANG 2014

A. Pengertian Administrasi Kepegawaian Felix A. Nigro mengemukakan bahwa administrasi kepegawaian adalah seni memilih pegawai-pegawai baru dan mempekerjakan pegawai-pegawai lama sedemikian rupa sehingga dari pegawai-pegawai itu diperoleh mutu dan jumlah hasil yang maksimum

Arifin Abdulrachman mengatakan bahwa administrasi kepegawaian adalah salah satu cabang dari administrasi Negara yang berkaitan dengan segala persoalan-persoalan mengenai pegawai-pegawai Negara.

Edwin B.Flippo mengatakan bahwa administrasi kepegawaian adalah untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengendalikan pegawai untuk berbagai tujuan.

B. Tujuan Administrasi Kepegawaian Tujuan dari aktivitas manajemen sumber daya manusia tersebut adalah untuk mendapatkan sumber daya manusia yang tepat dan mengembangkan segala potensinya agar dapat memberikan kinerja yang maksimal bagi organisasi dan dapat terpenuhinya keseimbangan hak dan kewajiban pegawai dalam suatu organisasi.

Kegiatan-Kegiatan Administrasi Kepegawaian Perencanaan Pegawai Secara umum proses perencanaan pegawai terbagi dalam dua tahap yaitu prakiraan kebutuhan (need forcasting) dan perencanaan program.

Prakiraan kebutuhan merupakan proses penentuan jumlah pegawai yang dibutuhkan dimasa yang akan datang. Prakiraan kebutuhan diturunkan dari sejumlah informasi seperti hasil tinjauan kondisi eksternal, kemampuan pegawai yang dimiliki saat ini, potensi pegawai, rancangan pekerjaan, anggaran, mutasi, promosi, serta pengurangan pegawai.

Dalam analisis kebutuhan pegawai, selain analisis jabatan juga diperlukan analisis beban kerja dan kebutuhan pegawai. Analisis jabatan mengidentifikasi informasi tentang jabatan itu sendiri, syarat-syarat yang diperlukan untuk memegang jabatan tersebut dengan baik. Syarat tersebut antara lain syarat pendidikan, syarat kesehatan, syarat fisik dan syarat lainnya

Seleksi dan Orientasi Pengadaan ini bisa dilakukan dengan merekrut orang dalam sendiri, atau orang-orang dari luar. Cara perekrutan pun bermacam-macam, misalnya mengontak langsung orang yang dikehendaki, memasang iklan media massa, mencari calon pegawai di kampus-kampus, dan sebagainya.

Dalam banyak kasus, orang yang melamar lebih banyak jumlahnya dari yang kita butuhkan. Karena itu, diperlukan suatu proses seleksi untuk menentukan calon pegawai yang paling baik dan paling cocok dengan kebutuhan kita.

Agar seleksi dapat menghasilkan tenaga yang sesuai dengan kebutuhan maka seleksi harus didasarkan atas rencana kebutuhan pegawai, yang beberapa aspek seperti jenis jabatan yang akan diisi, persyaratan jabatan baik kemampuan atau pengalaman.

Pengembangan Pegawai Pengembangan pegawai meliputi kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan peningkatan kualitas kinerja pegawai dengan cara memperbaiki kualitas pegawai tersebut melalui kegiatan pendidikan dan latihan maupun melalui kegiatan non pendidikan pelatihan.

4. Pengembangan Karier Perencanaan dan pengembangan karier pegawai adalah pekerjaan yang rumit dan sensitif. Disebut rumit sebab dalam proses ini harus dipertimbangkan semua hal yang saling terkait. Misalnya saja, tahun ini perusahaan merencanakan akan mempromosikan sejumlah pegawai ke jenjang yang lebih tinggi.

Apa dampak promosi tersebut terhadap kemajuan organisasi ? Beberapa hal penting yang harus dipertimbangkan, antara lain : Apa dampak promosi tersebut terhadap kemajuan organisasi ? Siapa yang akan menggantikan posisi para pejabat yang akan dipromosikan tersebut ? Apa yang harus dilakukan terhadap pejabat lama yang posisinya diisi oleh pejabat baru ?

5. Penilaian Kinerja Penilaian kinerja merupakan suatu cara melakukan evaluasi terhadap kinerja pegawai dengan serangkaian tolok ukur tertentu dan berkaitan dengan tugas seseorang serta dilakukan secara berkala.

Penilaian kinerja pegawai ditunjukkan dengan penggunaan daftar penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) di seluruh instansi pemerintah. Namun DP3 ini belum memberikan manfaat yang optimal bagi pengelolaan kepegawaian, karena anggapan bahwa penilaian kinerja belum dijadikan bahan pertimbangan seperti perencanaan karier, diklat, kompensasi, pemutusan hubungan kerja dan sebagainya.

6. Kompensasi Kompensasi adalah semua pendapatan pegawai yang berbentuk uang atau barang langsung/tidak langsung yang diterima pegawai sebagai imbalan atas jasa yang diberikan kepada organisasi.

Beberapa jenis kompensasi yang diterima kepada pegawai antara lain gaji, tunjangan jabatan, tunjangan rumah, tunjangan kesehatan, pesangon, pensiun, sarana olahraga, asuransi, cuti, pendidikan, dan program sosial lainnya.

Pemilihan dan pemberian jenis kompensasi yang tepat berdampak pada peningkatan kinerja pegawai. Namun masing-masing pegawai memiliki respon yang berbeda terhadap jenis kompensasi. Sebagai misal pegawai yang membutuhkan penghasilan tambahan akan memberikan respon negatif terhadap kompensasi pujian ataupun penghargaan non material.

7. Motivasi Dari semua faktor kinerja pegawai tersebut, “motivasi pegawai” adalah satu dari faktor-faktor yang paling penting. Apapun yang terjadi, jika motivasi kerja pegawai buruk, maka besar kemungkinan kinerja pegawai tersebut akan buruk.

Sebaliknya, jika motivasi kerja baik (tinggi) maka besar kemungkinan kinerja pegawai akan baik pula (meskipun kita harus menyadari bahwa kualitas kinerja pegawai tidak hanya ditentukan oleh motivasi pegawai).

Watch this movie!

8. Pemutusan Hubungan Kerja Karena satu dan lain sebab, perusahaan kadang kala terpaksa harus melakukan pemutusan kerja dengan pegawainya. Sebab-sebab ini mungkin berasal dari pegawai yang bersangkutan (meninggal, pensiun, pindah kerja dan sebagainya) atau pun dari organisasi (bangkrut, meningkatkan efisiensi, rasionalisasi atau alasan lain).

Apapun yang terjadi, pemutusan hubungan kerja harus diatur agar tidak ada pihak yang dirugikan, minimal kerugian tersebut dikurangi secara maksimal.

D. Status Kepegawaian UU no. 8 tahun 1947 tentang pokok-pokok kepegawaian dalam pasal 1 butir a mengemukakan bahwa yang dimaksud dengan pegawai (negeri) adalah orang yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas negara dalam suatu jabatan dan digaji menurut perundang-undangan yang berlaku.

Menurut UU 7/1987 butir d pekerja adalah tenaga kerja yang bekerja pada perusahaan dan menerima upah. Sedangkan pengertian tenaga kerja menurut UU 14/1969 tentang ketentuan-ketentuan pokok mengenai tenaga kerja pasal 1 ialah orang yang mampu melakukan pekerjaan baik di dalam maupun di luar hubungan kerja guna menghasilkan jasa atau barang untuk memenuhi kebutuhan masyarakat.

1. Pegawai Percobaan Status pegawai percobaan disandang selama pegawai yang bersangkutan sedang dalam masa percobaan. Nama status kepegawaian di lembaga pemerintah berbeda dengan status kepegawaian di lembaga swasta.

Dalam lingkungan lembaga pemerintah, pegawai dengan status percobaan ini sering disebut Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS). Batas waktu masa percobaan ini berkisar antara satu hingga dua tahun dengan gaji 80% gaji pokok, menurut PP 7/1978.

Dalam lingkungan lembaga swasta, status pegawai percobaan ini sering disebut pekerja atau karyawan percobaan. Menurut UU 12/ 1964 tentang Pemutusan Hubungan Kerja, masa percobaan karyawan swasta tidak boleh lebih dari tiga bulan.

Pegawai dengan status percobaan secara hukum mempunyai kedudukan yang lemah di dalam lembaga pemerintah ataupun di lembaga swasta. Apabila ia melakukan kesalahan, hubungan kerja dengan pihak perusahaan dapat langsung diputuskan tanpa syarat.

Namun apabila dalam masa percobaan itu hasilnya bagus atau memuaskan, maka untuk masa percobaan tiga bulan untuk lembaga swasta dan satu sampai dua tahun untuk lembaga pemerintah masa percobaan yang telah ditentukan akan dihitung sebagai masa kerja.

2. Pegawai Honorer Pegawai honorer adalah seseorang pegawai yang diberikan imbalan sesuai dengan prestasi kerja dan dibayarkan setelah pekerjaan selesai.

3. Pegawai Harian Pegawai harian adalah orang yang bekerja pada suatu instansi baik pada lingkungan lembaga pemerintah maupun lembaga swasta dan diberikan gaji/upah secara harian, dua hari sekali, seminggu sekali, atau dua minggu sekali tergantung kesepakatan awal. Hari libur dan hari sabtu dan minggu tidak diberikan gaji.

4. Pegawai Bulanan Pegawai bulanan adalah orang yang bekerja pada suatu lembaga atau perusahaan, baik negara maupun swasta, dengan menerima upah berdasarkan waktu setiap bulan sekali. Dengan demikian upah pegawai tidak berdasarkan jumlah hari kerja tetapi upah dibayarkan sama yaitu sebulan. Hari sabtu, minggu, dan hari libur tidak ada pengurangan gaji.

5. Pegawai Tetap Pegawai tetap adalah pegawai yang diberikan upah/gaji secara tetap setiap bulan ditambah dengan tunjangan dan fasilitas lainnya sesuai dengan peraturan perusahaan yang berlaku

6. Pegawai Kontrak Pegawai kontrak adalah seseorang pegawai yang bekerja dan dibayar sesuai dengan kondisi yang telah disepakati untuk jangka waktu tertentu. Hak dan kewajiban pegawai tersebut berakhir setalah masa kontrak selesai dan dapat diperpanjang sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.

7. Pegawai Borongan Pegawai borongan ialah yang bekerja pada suatu lembaga atau perusahaan, baik negara maupun swasta, dengan menerima upah berdasarkan hasil kerja yang dicapainya. Jadi, kadang besar upah pegawai ini lebih besar atau lebih kecil dari upah rata-rata yang diterimanya setiap hari.

8. Pegawai Musiman Pegawai musiman ialah orang yang bekerja pada suatu lembaga atau perusahaan, baik negara maupun swasta selama jangka waktu tertentu. Pegawai musiman banyak dijumpai di perusahaan-perusahaan yang kegiatan operasionalnya bersifat musiman, misalnya perusahaan-perusahaan perkebunan, garam dan sebagainya.

E. Sistem Kepegawaian Karena sangat pentingnya pegawai dalam suatu perusahaan, maka untuk ini dapat digunakan berbagai sistem kepegawaian, antara lain sistem kawan, sistem kecakapan, dan sistem karier.

1. Sistem Kawan (Patronage System) Sistem kawan merupakan suatu sistam kepegawaian yang bersifat subyektif, artinya pengangkatan seorang pegawai berdasarkan atas hubungan pribadi antara pihak yang mengangkat dengan yang diangkat. Sistem kepegawaian yang subyektif ini dapat dibedakan antara yang bersifat politis dengan yang bersifat nonpolitis.

Sistem yang bersifat politis dikenal dengan istilah spoil system, diambil dari ucapan senator Wiliam L. Mercy dari New York: To the victor belongs the spoil of war (semua rampasan perang menjadi milik yang menang). Menurut sisitem ini pengangkatan seseorang didasarkan atas jasanya terhadap kemenangan partai.

Sistem kepegawaian yang bersifat nonpolitis biasa dikenal dengan istilah “nepotisme”. Kata nepotisme berasal dari bahasa Inggris nepotism, yang akar katanya nepos atau kemenakan.

2. Sistem Kecakapan (Merit System) Berbeda dengan sistem kawan, sistem kecakapan bersifat obyektif. Pengangkatan seorang pegawai didasarkan pada kecakapan yang dimiliki. Ukuran awal untuk mengetahui kecakapan seorang calon pegawai antara lain adalah ijazah yang dimiliki atau hasil tes yang dicapainya.

Dalam praktek kepegawaian, sistem ini bukan saja dipergunakan pada pengangkatan pertama seorang pegawai, tetapi juga pada proses kepegawaian berikutnya, antara lain untuk menentukan kenaikan gaji, kenaikan tingkat, dan sebagainya

3. Sistem Karier (Career System) Menurut sistem karier ini seseorang diterima menjadi pegawai karena pertimbangan kecakapan. Kesempatan untuk mengembangkan bakat serta kecakapan terbuka selama pegawai mampu bekerja.

Selain dapat mengembangkan bakat, pangkat pegawai pun dapat dinaikkan setinggi mungkin. Sistem ini merupakan konsekuensi logis dari sistem kepegawaian yang berdasarkan kecakapan.

F. Sistem Penggajian Upah atau Gaji Kata gaji dan upah sesungguhnya berbeda, tetapi bagi seorang pegawai mempunyai arti yang sama, karena kedua kata itu menunjukkan nilai yang sama, yaitu imbalan atas hasil pekerjaan yang telah dilakukannya untuk orang lain.

Perbedaan penggunaan istilah upah atau gaji banyak ditentukan oleh status lembaga atau perusahaan yang bersangkutan. Istilah gaji dipergunakan di lingkungan lembaga pemerintah atau perusahaan negara, sedangkan istilah upah banyak dipergunakan di lingkungan perusahaan swasta.

Upah adalah jumlah seluruh uang yang ditetapkan dan diterima seseorang sebagai pengganti jasa yang telah dikeluarkan oleh tenaga kerja selama jangka waktu tertentu dan dengan syarat tertentu.

Sedangkan yang dimaksud dengan gaji ialah suatu jumlah uang yang ditetapkan dan diterimakan sebagai pengganti jasa bagi pemanfaatan tenaga kerja dengan tugas-tugas yang sifatnya lebih konstan.

2. Bentuk dan Komposisi Upah atau Gaji Dalam bentuk uang Upah atau gaji dalam bentuk uang selain mempunyai kelebihan juga mempunyai kekurangan. Kelebihan dari uang ialah mudah ditukar-tukar dengan materi lain dan mudah dibawa kemana-mana. Sedangkan kekurangannya tampak pada saat terjadinya inflasi, yaitu nilai real dari upah itu merosot

b. Upah dalam bentuk barang Upah dalam bentuk barang biasanya banyak dijumpai di daerah pedesaan. Biasanya upah ini berbentuk barang kebutuhan pokok atau kebutuhan sehari-hari. Biasanya dalam bentuk makanan.

c. Dalam Bentuk Uang Dan Barang Pengupahan dalam bentuk ini biasanya dilakukan diperusahan-perusahaan perkebunan. Hal ini dimaksudkan untuk membantu para pekerja dalam memperoleh barang-barang perkebunan tersebut, karena barang-barang itu tidak dapat di beli di daerah perkebunan.

Dalam Bentuk Kesempatan Untuk Menikmati Suatu Faktor Produksi Upah ini biasanya dijumpai di daerah-daerah pedesaan. Biasanya pamong desa mendapat upah seperti ini, yaitu berupa tanah garapan. Tetap, sesuai dengan perkembangan sistem pemerintahan dan demi pembangunan nasional dewasa ini berangsur-angsur ditiadakan.