STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) & INSTRUKSI KERJA (IK) Oleh : Dedy Arfiyanto SE,MM

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENGANTAR Cacuk sudarijanto Tanpa rasa bersalah kita kerap hanya bisa “ menertawakan “ betapa tidak efisisiennya birokrasi . “ kalau kita dibuat susah , apa untungnya dibuat mudah ? “ begitu kira – kira guyonan yang populer diantara kita. Sistem dan Prosedur yang tumpang tindih , berlapis – lapis , dan sering tidak relevan dengan tujuan akhir , adalah kenyataan yang kita temui sehari – hari . “ Cacuk sudarijanto Presiden Direktur PT. Telkom ( 1998 – 1992 )

Lanjutan “ Hampir semua perbaikan kualitas muncul melalui penyederhanaan , entah itu desain , proses manufaktur , tata letak , atau prosedur “ Tom Peters Pakar manajemen dan organisasi

FAKTA PEMBERLAKUAN BIROKRASI PADA ORGANISASI Menurut sebuah esei dari merton dalam melcher ( 1994 : 77 ) birokrasi memberikan tekanan yang konsisten terhadap pegawai untuk metodis , hati – hati , dan disiplin. Untuk tercapainya koordinasi , perilaku individu haruslah sangat dapat diandalkan dan sesuai dengan pola tindakan yang telah ditetapkan.Mereka yang bekerja dalam organisasi birokratis seringkali mengembangkan sentimen yang kuat yang menghasilkan pengabdian pada tugas , dan rasa keterbatasan wewenang , dan keharusan untuk melakukan kegiatan – kegiatan rutin secara metodis. Efek dari ciri – ciri ini adalah peralihan dan tujuan organisasi ke ketaatan pada detil –detil dan aturan – aturan.

AKIBATNYA Banyak ditemukan manajer tidak bisa melakukan kreativitas di dalam melaksanakan tugasnya , karena dibatasi oleh birokrasi panjang dan kaku. Muncul pola prilaku yang stabil dan dapat diramalkan.Pola prilaku itu dipertahankan sebagai suatu budaya yang harus dijalankan , baik sesuai atau tidak dengan saat ini.

Analogi birokrasi sentralisasi Ulat sutera diprogram mengikuti benang sutera yang ditaruh oleh pimpinannya. Jika benang sutera itu ditaruh dalam sebuah lingkaran,ulat sutera itu akan berkeliling terus sampai ambruk dan mati. Bagaimana seharusnya ? Prosedur yang di buat haruslah memberikan peluang keputusan yng fleksibel dan dinamis , dimana alternatif – alternatif dapat diberikan dengan melihat kondisi saat itu, sehingga birokrasi menjadi kendaraan yang menyenangkan.

PRINSIP – PRINSIP PEMBUATAN & PELATIHAN PROSEDUR Prosedur yang dibuat harus dikaji bersama pihak – pihak yang terkait dibawah pengujian, maksud dari pengujian agar prosedur benar – benar efektif dan sistematis ( tidak saling bertentangan ). Setelah disahkan prosedur harus segera : 1) Disebarkan 2 ) Disosialisasikan , sehingga tidak ada keraguan orang untuk melaksanakannya.

APAKAH PROSEDUR DAPAT DIRUBAH ? Prosedur dapat dirubah sesuai kebutuhan melalui tahapan awal kembali , seperti pengujian dan pengesahan dan melihat relevansinya dan harus menghasilkan manfaat yang terbaik.

Pengertian pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses harus dilaksanakan

Tujuan Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau timdalam organisasi atau unit kerja. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait. Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahanadministrasi lainnya. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi

Fungsi Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Jenis-Jenis SOP SOP Berdasarkan Sifat Kegiatan SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan

SOP Berdasarkan Sifat Kegiatan SOP Teknis Merupakan prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain. SOP teknis ini biasanya dilaksanakan oleh satu orang atau satu kesatuan tim kerja. SOP Administratif Merupakan prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan Ciri-cirinya Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparatur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan tunggal. Berisi tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.

SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan SOP Makro SOP Makro mencakup beberapa SOP mikro yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP mikro yang membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut Contohnya SOP pengelolaan surat yang merupakan SOP makro dari SOP penanganan surat masuk, SOP pemberian tanggapan terhadap surat masuk, dan SOP pengiriman surat. SOP Mikro SOP Mikro merupakan bagian dari sebuah SOP (SOP makro) atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP makro yang lebih besar cakupannya. 

SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan SOP Final Merupakan SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final. Contoh: SOP Penyusunan Pedoman merupakan SOP final dari SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman SOP Parsial Merupakan SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirnya. Contoh: SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman yang merupakan bagian (parsial) dari SOP Penyusunan Pedoman.

SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan SOP Generik Merupakan SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di SOP kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaannya Contoh: SOP Pengelolaan Keuangan di Satker A dan SOP pengelolaan Keuangan di Satker B memiliki SOP Generik SOP Spesifik Merupakan SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya rellatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di SOP kan, tahapan kegiatan, aktor(pelaksana), dan tempat SOP tersebut diterapkan.  Contoh: SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji Laboratorium A pada Instansi Z hanya berlaku pada laboratorium A di instansi Z tidak berlaku di laboratorium lainnya.

Contoh SOP (Peminjaman Kendaraan Perusahaan) Mulai Diajukan (ke Chief Security) Oleh Yang membutuhkan Pengajuan dg mengisi formulir tidak Harus ada persetujuan Oleh Chief Security atau yang mewakilinya (spv) Disetujui Jika Disetujui, maka data/form penggunaan mobil di arsipkan Oleh Driver Formuli di arsipkan Sebelum berangkat, periksa dulu data kendaraan (Killo meter, jam berangkat, lalu cata) Oleh Driver Periksa Data Kendaraan Berangkat sesuai tujuan Oleh Driver Berangkat Selesai Flow chart

INSTRUKSI KERJA (IK)

Pengertian tata cara dalam melakukan satu jenis aktifitas, suatu perintah yang disediakan untuk membantu seseorang dalam melakukan pekerjaan dengan benar atau suatu set instruksi untuk melakukan tugas atau untuk mengikuti prosedur

Contoh Instruksi Kerja Kode unit : PAR.HT02.022.01 Judul Unit : Berkomunikasi Melalui Telepon Deskripsi Unit unit ini berhubungan dengan keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk berkomunikasi secara efektif di telepon. Unit ini dianggap sama dengan keterampilan umum unit berkomunikasi melalui telepon

Contoh Instruksi Kerja ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA 1 Menjawab Telepon Masuk Telepon dijawab secara cepat, jelas dan sopan sesuai dengan standar perusahaan Bantuan yang bersahabat kepada penelpon dan tujuan menelpon ditentukan secara jelas Keterangan rinci diulang pada penelpon untuk konfirmasi Pertanyaan penelpon dijawab atau ditransfer pada lokasi/orang yang tepat Permintaan dicatat secara akurat dan disampaikan pada departemen/orang yang tepat untuk tindak lanjut Bila perlu, ambil kesempatan untuk mepromosikan dan layanan perusahaan Pesan disampaikan secara akurat pada orang yang dimaksud dalam waktu yang sudah ditentukan Panggilan telepon yang bersifat mengancam dan mencurigakan segera dilaporkan kepada orang yang tepat sesuai dengan prosedur perusahaan

Contoh Instruksi Kerja ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA 2 Membuat panggilan telepon Nomor telepon diperoleh secara benar Tujuan pemanggilan dibuat secara jelas sebelum menelpon Perlengkapan digunakan secara benar untuk melakukan hubungan komunikasi Nama-nama perusahaan dan alasan menelpon dikomunikasikan secara jelas Sikap menelpon harus selalu sopan dan baik

PERBEDAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) dengan INSTRUKSI KERJA (IK)

Perbedaan Dilihat dari kompleksitas aktifitasnya SOP menggambarkan pengendalian banyak aktifitas dari suatu proses, misalnya SOP Produksi, sedangkan IK hanya merupakan petunjuk atau tata cara dalam melakukan satu jenis aktifitas,

Perbedaan SOP biasanya menggambarkan flowchart hubungan antar proses/aktifitas, misalnya untuk prosedur produksi, salah satu input dari prosesnya adalah hasil dari proses distribusi barang mentah, dan output dari proses produksi menjadi input dari SOP pengemasan/pengepakan. instruksi kerja menceritakan deskripsi teknis dari suatu  aktifitas misalnya instruksi kerja mesin percetakan dimana instruksi itu menggambarkan urut-urutan, mulai dari menyalakan  tombol sampai mesin itu bekerja sampai dengan selesai atau cara mematikan mesin.

Perbedaan Dalam SDM SOP Recruitment & Selection, dimana disini inputnya adalah kebutuhan karyawan dan keluarannya adalah karyawan yang siap untuk bergabung, Untuk WI yang merupakan turunan dari SOP, misalnya dalam melakukan WI dalam melakukan tes yang berisikan detail satu persatu langkah-langkah yang dilakukan dalam aktifitas tes yang dilakukan tersebut.

Perbedaan SOP merupakan standar kerja yang berhubungan dengan semua orang atau antar departemen dalam suatu perusahaan / instansi. Instruksi Kerja merupakan standard kerja yang sifatnya individual / how to do sehingga IK lebih cocok digunakan oleh perseorangan dalam melaksanakan sesuatu.

PRINSIP – PRINSIP LATIHAN IK Instruksi kerja yang telah disahkan oleh manajemen ,wajib dilakukan pelatihan dengan maksud : Menyamakan persepsi Mengetahui istilah dan maksud dari tulisan Mengetahui posisi instrumen dan alat kendali yang dipraktekkan. Menjadi mahir , jelas dan tidak ada keraguan. Melakukan tindakan evaluasi.

TEKNIK PELATIHAN YANG HARUS DILAKUKAN Mempersiapkan instruksi kerja yang akan dilatihkan. Berada pada lokasi peralatan , jika memungkinkan peralatan tersebut dibawa ketempat pelatihan. Instruktur menjelaskan secara teoritis , setelah itu mempraktekkan langkah – langkah berdasarkan urutan yang ada dalam instruksi kerja. Peserta mencoba dan dibimbing sampai bisa. Mengevaluasi hasil pelatihan. Membuat daftar nama – nama peserta yang lulus pelatihan ( kompeten ) dan yang harus mengikuti ulang.