REKRUTMEN DAN SELEKSI Pertemuan 14

Pengertian Rekrutmen, Seleksi dan Orientasi Umar , 2004 : suatu kegiatan untuk mencari sebanyak-banyaknya calon tenaga kerja yang sesuai dengan lowongan yang tersedia Gomes, 1995 : merupakan proses mencari, menemukan, dan menarik para pelamar untuk dipekerjakan dalam dan oleh suatu organisasi. Siagian, 1994 : untuk mendapatkan persediaan sebanyak mungkin calon-calon pelamar sehingga organisasi akan mempunyai kesempatan yang lebih besar untuk melakukan pilihan terhadap calon pekerja yang dianggap memenuhi standar dan kualifikasi organisasi.

Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut maka rekrutmen dapat didefinisikan sebagai : “proses mencari, menemukan dan menarik para pelamar untuk dipekerjakan dalam dan oleh suatu organiasi sebagai langkah awal untuk mendapatkan calon karyawan yang setepat-tepatnya untuk menduduki suatu pekerjaan”

Para calon karyawan yang diharapkan mau melamar dalam rekrutmen dapat dicari, antara lain dari : Institusi Pendidikan (sekolah, perguruan Tinggi) Daftar pencari kerja pada Departemen Tenaga Kerja Organisasi2 konsultan Tenaga kerja dari dalam organisasi sendiri Memasang Lowongan Kerja Berdasarkan waktunya, maka proses rekrutmen dibatasi sejak mencari hingga lamaran diajukan oleh pelamar

Karakreristik Lowongan Karakteristik Pelamar Kebijakan Personalia Pilihan pekerjaan Karakreristik Lowongan Karakteristik Pelamar Kebijakan Personalia Perlakuan & Perilaku Perekrut Sumber rekrutmen

Sebab-sebab dilakukan Rekrutmen: Berdirinya organisasi baru Adanya perluasan dan kegiatan organisasi Terciptanya pekerjaan-pekerjaan dan kegiatan-kegiatan baru Adanya pekerja yang berhenti, baik dengan hormat maupun tidak dengan hormat. Adanya pekerja yang berhenti karena pensiun Ada pekerja yang meninggal dunia

Sumber Rekrutmen REKRUTMEN INTERNAL REKRUTMEN EKSTERNAL Keunggulan : Ada peluang maju di perusahaan Karyawan pam betul kondisi perusahan Biaya rekrutmen lebih rendah Meningkatkan motivasi karyawan untuk berprestasi Loyalitas karyawan akan meningkat Karyawan bersaing secara positif (berlomba-lomba dalam mengukir prestasi) Kelemahan : Organisasi tidak mendapatkan suntikan baru dengan wawasan berbeda. Muncul konflik akibat promosi posisi. Ada kecenderungan tidak objektif. Menambah wawasan baru Memerlukan gagasan & pendekatan baru Tidak terkontaminasi dengan kondisi selama ini Tingkat pengetahuan dan keahlian tidak tersedia dalam perusahaan yang sekarang. Menghambat karir “orang lain” Keterbatasan penguasaan kondisi, sehingga sering timbul konflik Karyawan tidak termotivasi Perlu waktu untuk menyesuaikan diri

SELEKSI Seleksi merupakan kegiatan perusahaan untuk memilih calon karyawan yang tepat dan mengeliminasi pelamar yang kurang tepat Beberapa hal yang harus dipertimbangkan dalam proses seleksi adalah: Kompetensi inti perusahaan Rencana pengembangan perusahaan Budaya kerja perusahaan

Prose seleksi merupakan usaha yang sistematis yang dilakukan guna menjamin bahwa mereka diterima adalah dianggap paling tepat. Usaha yang sistematis dapat dilakukan dengan tahap-tahap sebagai berikut : Seleksi dokumen Psikotes Tes Intelegensi Tes Kepribadian Tes Bakat dan kemampuan Tes Kesehatan Wawancara

ORIENTASi Merupakan kegiatan tindak lanjut oleh Perusahaan kepada karyawan baru yang telah lolos dari proses seleksi Menurut Umar, 2004 Proses orientasi dimaksudkan untuk memperkenalkan pegawai baru kepada situasi kerja dan kelompok kerjanya yang baru, sehingga kegiatan ini merupakan bagiandari sosialisasi, yaitu prosespemahaman sikap, standart, nilai dan pola perilaku yang baru.

Formulir Lamaran Formulir lamaran dirancang untuk memberikan informasi yang diperlukan untuk mengevaluasi kemampuan, keahlian, pengetahuan,dan kualifikasi kerja lain dari orang yang melamar pekerjaan dalam perusahaan.

Informasi Dicantumkan Nama Pelamar Alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi Jabatan yang diinginkan Pengalaman kerja sebelumnya Pengalaman akademis Pelatihan,keahlian, lisensi, atau sertifikat Jam kerja yang tersedia Apakah pelamar menginginkan kerja full time, part time atau pegawai musiman

Isi formulir lamaran secara detail Informasi kontak, nomor telepon rumah, nomor telepon kantor, alamat, nomor fax, dan email Pengalaman kerja Ringkasan kronologis: tanggal mulai bekerja, nama penyelia, tanggung jawab yang diamban, alasan keluar. Perusahaan sebelumnya dapat dihubungi

Pengalaman kerja lain yang relevan: sukarelawan,freelancer, atau kerja kontrak Pendidikan/pelatihan Riwayat pendidikan, jika perlu nilai dan prestasi khusus yang pernah dicapai. Pengetahuan dan keahlian yang berkaitan dengan pekerjaan, kemampuan mengetik, pengalaman mengajar, keterampilan menggunakan program komputer tertentu, atau keahlian pengawasan

Pemeriksaan Formulir Lamaran Pemeriksaan secara tepat terhadap formulir lamaran yang telah dilengkapi dapat membuat anda waspada terhadap tanda-tanda bahaya. Anda harus memeriksa apakah pelamar: Memiliki riwayat kerja yang berubah-ubah dan tidak teratur, dimana banyak terdapat masa kerja yang pendek atau sering berpindah-pindah kerja. Meninggalkan tenggang waktu yang panjang dari satu pekerjaan ke pekerjaan yang lain Memiliki permintaan gaji yang tidak akan dapat dipenuhi oleh perusahaan anda

d. Sering berpindah tempat kerja e d. Sering berpindah tempat kerja e. Memberi informasi tentang pengalaman dan pendidikan terdahulu yang tidak berkaitan dengan persyaratan yang diminta untuk jabatan yang akan diisi f. Memberi alasan keluar dari perusahaan terdahulu yang mengindikasikan bahwa ia mungkin mengalami suatu masalah g. Memiliki cacat fisik atau masalah kesehatan yang dapat menghalanginya dari pelaksanaan tugas dalam pekerjaan yang akan diisi.

APA YANG HARUS DICARI?? Profit mindness: pelamar menggaris bawahi area- area yang dipengaruhi secara mendasar oleh tugas yang dikerjakannya di jabatan terdahulu Stabilitas dan perkembangan karir: sering berganti pekerjaan tidak selalu berarti buruk. Bila pergantian pekerjaan tersebut terbukti merupakan peningkatan, maka berarti pelamar ini agresif dan berorientasi pada karir. Bila terlihat tidak ada perkembangan, maka stabilitas tersebut justru mengindikasikan rendahnya motivasi.

Penggunaan deskripsi yang spesifik: Hati-hati dengan penjelasan yang bersifat umum. Semakin umum deskripsi yang diberikan oleh pelamar, semakin besar pula kemungkinan bahwa ia membesar-besarkan karier dan prestasi yang telah diraihnya. Ambisi: cari bukti bahwa pelamar adalah seorang pekerja keras, berkeinginan untuk melakukan lebih dari yang diminta. Apakah tanggung jawab keras yang dicantumkan oleh kandidat yang dulunya bekerja tampak melebihi ruang lingkup kerja yang biasanya dimiliki oleh jabatan tersebut? Mungkin merupakan tanda dari kemampuan kandidat untuk bekerja keras dan kemauannya untuk menerima tanggung jawab yang lebih besar

Menyeleksi Keputusan menyeleksi harus didasarkan kriteria objektif yang berkaitan dengan syarat pekerjaan (spesifikasi pekerjaan) dan hal-hal yang tercantum dalam deskripsi pekerjaan

TABEL PENYELEKSIAN Tabel penyeleksian adalah cara yang baik untuk secara objektif membandingkan kualifikasi berbagai kandidat Tabel tersebut harus didasarkan atas kriteria penyeleksian yang telah ditentukan dan lebih dari satu orang yang memberi nilai untuk kandidat, untuk memperkuat objektivitasnya.

Tabel Penyeleksian Kandidat Sarjana Jurnalistik Pengalaman Newsletter Desktop Publishing Pengalaman Budgeting Pengalaman Penyeliaan Total Pelamar A * 3 1 2 *9 Pelamar B 4 11 Pelamar C 5 *18 Pelamar D *12 Pelamar E 18

Menggunakan Tabel Penyeleksian untuk Menyusun Wawancara Tabel penyeleksian berisikan pertanyaan wawancara berdasarkan job desc dan job spec membantu menentukan pelamar mana yang paling memenuhi syarat-syarat jabatan tersebut. Sistem tabel juga memberi cara terukur untuk memberi nilai pada setiap pelamar dan membandingkan sesama pelamar

Penggunaan Tabel Penyeleksian untuk penyusunan wawancara Pertanyaan/Respon yang diinginkan Pelamar A Pelamar B Pelamar C Pelamar D Pelamar E Peran dlm pembuatan newsletter (minimal 2 th pengalaman sebagai editor senior, bertanggungjawab atas isi, pengawasan desain&produksi) 3 5 4 2 Pengalaman dalam program xyz Pengalaman dalam produksi cetak (minimal 2 tahun pengalaman dalam pemberian tawaran pencetakan & bekerja langsung dengan percetakan Pengalaman sebagai Penyelia (minimal 3 thn pengalaman dalam pengawasan karyawan&pekerja lepas; pengalaman bekerja dengan penulis & desainer grafis Total 11 18 17 13

Beberapa pertanyaan khusus yang menggali lebih dalam dapat dibuat berdasarkan analisis terhadap resume, catat pertanyaan yang timbul dan area yang perlu ditanyakan pada pelamar sebagai klarifikasi, contoh: Kenapa terdapat kesenjangan waktu riwayat pendidikan/kerja Anda? Apa yang anda kerjakan dalam waktu tersebut Kenapa terdapat perubahan dalam kecenderungan pendidikan anda? Kenapa terdapat perubahan dalam kecenderungan karir anda? Kenapa anda terlalu sering berganti pekerjaan? Kenapa anda membuat perubahan karir sekarang? Kenapa ambisi karir anda sangat berbeda dari prestasi akademis anda? Bila anda mengamati perkembangan karir anda hingga sekarang, kemana menurut anda diri anda akan mengarah?

WAWANCARA Tujuan dari wawancara kerja ada 3 hal: Bagi yang diwawancarai: untuk menerangkan keahlian dan kualifikasi yang dimilikinya, yang berkaitan dengan pekerjaan yang akan diisi. Bagi pewawancara: untuk memberi pelamar informasi tentang pekerjaan dan perusahaan, menentukan apakah pelamar qualified untuk perusahaan tersebut, seberapa jauh pelamar tsb dapat berkembang dalam perusahaan & apakah akan merupakan keuntungan bagi perusahaan bla memperkerjakan orang tersebut. Bagi kedua belah pihak: untuk mengetahui satu sama lain & menilai beberapa aspek yang lebih kualitatif dari hubungan diantara keduanya.

Tahap-tahap dalam wawancara Pembukaan Buat pelamar merasa diterima & nyaman, terapkan sopan santun, perkenalkan diri anda dan mulailah obrolan ringan yang bersifat informal, namun hindari obrolan yang berkaitan dengan hal-hal pribadi yang tidak berkaitan dengan persyaratan kerja. Pertukaran informasi Merupakan inti dari wawancara, mengumpulkan informasi untuk membuat keputusan perekrutan yang beralasan. Ajukan pertanyaan yang tepat, meminta respon yang tepat, sambil terus mengevaluasi ekspresi verbal & non verbal pelamar.

Tahap-tahap dalam wawancara (2) Dalam area riwayat kerja, perlu digali: Tugas & tanggung jawab spesifik dalam pekerjaannya terdahulu Prestasi dalam pekerjaannya terdahulu Perkembangan dalam hal promosi, kenaikan gaji/penambahan tanggungjawab Kegagalan dan bagaimana ditanggulangi Apa yang disukai & tidak disukai oleh pelamar dari masing- masing pekerjaan yang pernah dilakukannya Alasan meninggalkan pekerjaan terdahulu

Tahap-tahap dalam wawancara (3) Ketika menggali area latar belakang pendidikan, perlu diketahui: Pendidikan pasca SMU yang dimiliki pelamar, dimana dan kapan gelar tsb diraih Seberapa sukses ia disekolah Bidang pelajaran terbaik dan terburuk Kegiatan ekstrakurikuler yang dikerjakan pelamar Salah satu aspek penting dalam wawancara adalah menentukan tujuan pribadi & profesional dari pelamar, yang perlu diketahui: Apa yang pelamar anggap sebagai prestasi menonjol dari dirinya Apa tujuan karir jangka panjang pelamar Untuk menghasilkan info yang lebih valid tentang kinerja di masa datang, yaitu dengan menanyakan kandidat cara menangani situasi sebelumnya yang mungkin terjadi lagi di pekerjaan barunya, juga saat-saat dimana kandidat gagal dan cara menangani kegagalan tersebut.

Tahap-tahap dalam wawancara (4) PENUTUP WAWANCARA Beritahu pelamar kapan keputusan akan diambil & bagaimana ia akan dihubungi. Apakah akan diberikan wawancara kedua atau berikutnya? Apakah akan menghubungi pemberi rekomendasi pelamar? Jelaskan seluruh langkah yang akan diambil untuk membuat pelamar merasa nyaman tentang masa tunggu setelah wawancara. Para pelamar harus dievaluasi secara konsisten, sejauh mana memenuhi kriteria dan dibandingkan dengan pelamar lain. Harus berhati-hati untuk tidak mengatakan sesuatu yang dapat diartikan sebagai tawaran pekerjaan/janji untuk memperkerjakan, tunggu hingga seluruh pelamar selesai diwawancara. Lalu isi formulir ringkasan wawancara untuk setiap kandidat, beri nilai berdasarklan kriteria & pilih yang besar kemungkinannya dapat melaksanakan pekerjaan dengan lebih baik.

Simulasi Tips Resume profesional Photo diri Permintaan gaji : sesuaikan dengan standar perusahaan

Surat lamaran dibuang tanpa dibuka??? Data HRD: 80% lamaran kerja sudah dibuang sebelum sempat dibuka amplopnya ----- lamaran via PO BOX jumlahnya karungan, makin besar iklannya makin besar persaingannya. ----- Baca iklan lowongan dan segera kirimkan. Warna amplop dan kertas surat sewarna, elegan tampil beda, kreatif dan inovatif, etika bahasa * Proses di HRD : terbatas, HRD dan mudahkan tim HRD (bayangkan jadi HR, muatan isi jangan melelahkan mata)

Resume Profesional Diawali dengan orientasi/tujuan karir yang jelas Memperlihatkan kompetensi anda Informasi (pengalaman kerja/pelatihan kursus, organisasi, dll) masih relevan: Setiap lamaran berbeda untuk setiap lowongan. Informasi penunjang memberi nilai tambah: IPK, Kampus, Tesis. Susunan terstruktur, mudah diserap, menjual potensi Acuan dasarnya adalah info lowongan

RESUME PROFESIONAL Usahakan 1 lembar, dan jangan dilipat, gunakan klip dan bukan stepler Gunakan kepala surat yang elegan, lay out isi menonjol Data alamat lengkap, nomor telepon & HP yang bisa dihubungi Photo Copy tidak dianjurkan Tanda khusus: Bold, cetak miring

PHOTO DIRI Berwarna, ukuran standar Tampil optimis & yang terbaik Beri identitas dan dikemas (plastik) Menyatu dengan resume Penampilan mempengaruhi penilaian