MENDESAIN ORGANISASI YANG EFEKTIF

Pokok Bahasan Pengertian Desain Organisasi 5 Pendekatan Teori Organisasi 5 Jenis Koordinasi 5 Bagian Dasar (Pelaku) Organisasi Parameter Desain Faktor Situasional 5 Model Struktur Organisasi Simple Structure Machine Bureaucracy Professional Bureaucracy Divisionalized Form Adhocracy Stephen P. Robins’s Model

Pengertian Desain Organisasi Struktur organisasi ialah cara sebuah organisasi yang membagi pekerja ke dalam tugas-tugas berbeda (division of labor) dan kemudian mengkoordinasikannya (coordination) guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan Bagaimana struktur organisasi didesain? Adakah cara terbaik mendesainnya? Untuk menentukan desain organisasi (configuration) yang baik, hendaknya dipertimbangkan: konsistensi internal (design parameter) dan faktor situasional (situational factor)

5 Pendekatan Teori Organisasi Formal Authority (aliran kekuasaan formal ke bawah membentuk hierarki – organigram) Regulated Flows (aliran proses produksi dari SA – ML – OC beserta umpan balik) Informal Communication (komunikasi informal, yang menekankan peran kerja sama saling menguntungkan dalam proses koordinasi) Work Constellations (pengelompokan (cluster) orang tanpa melihat hubungan hierarki) Ad Hoc Decision Process (proses pengambilan keputusan tanpa melihat hubungan hierarki)

Variabel Utama Desain Organisasi Mekanisme Koordinasi Pelaku Utama Desain Parameter Faktor Situasional

5 Jenis Mekanisme Koordinasi Mutual Adjustment (pengendalian kerja dilakukan secara informal, misalnya dua orang saling bekerjasama dalam sebuah sampan) Direct Supervision (seseorang mengambil tanggungjawab pekerjaan lain, memberikan instruksi kepada mereka dan memonitor kegiatan mereka) Work in Processes Standardization (ketika proses kerja bersifat khusus atau terprogram) Output Standardization (ketika hasil kerja – misalnya, dimensi produk atau kinerja – bersifat khusus. Bagaimana pekerja menjalankan tugas itu urusan mereka) Skill (and Knowledge) Standardization (ini menyangkut pelatihan pekerja khusus sebelum mereka bertugas)

Operator Manager Mutual Adjusment A O M Analyst

M Direct Supervision O A

WORK PROCESSES OUTPUTS STANDARDIZATION INPUTS SKILL M A O

5 Bagian Dasar (Pelaku) Organisasi The Operating Core (OC) (anggota organisasi – operator – yang mengerjakan tugas secara langsung berkaitan dengan proses produksi barang dan jasa) The Strategic Apex (SA) (orang-orang yang bertanggungjawab secara menyeluruh dalam organisasi – CEO) The Middle Line (ML) (manajer lini, yang menghubungkan antara OC dan SA) The Technostructure (TS) (analis dan staf administrasi yang mendukung kegiatan kerja bagian lain – mereka mungkin mendesain, merencanakan, merevisi proses kerja, atau melatih pekerja) The Support Staff (SS) (pendukung organisasi secara tidak langsung dan di luar aliran kerja operasi)

Parameter Desain Organisasi Specialization (tingkat keluasan (horisontal) dan kedalaman (vertikal) sebuah pekerjaan) Training (pelatihan kerja) Indoctrination (proses pekerja baru mempelajari sistem nilai, norma, perilaku secara formal) Formalization (standarisasi terhadap isi pekerjaan, baik dalam job description, work flow, maupun peraturan-peraturan) Grouping (pengelompokan untuk memudahkan koordinasi kerja, melalui skill, work process, time, output, client, place grouping) Unit size (rentang kendali untuk pengawasan langsung) Planning and Control System (sistem perencanaan dan pengendalian) Decentralization (wewenang pengambilan keputusan)

Faktor Situsional Age & size (umur organisasi & ukuran besar organisasi) dilihat dari jumlah pekerja,tugas dan aturan Technical System (faktor penggunaan teknologi dalam (operating core) organisasi Environment (lingkungan yang stabil, rumit,pasar tersebar, tidak pasti) Power ( kehadiran pengendalian dari luar organisasi. Misal: kekuasaan norma sosial)

5 Struktur Dasar Organisasi Simple structure, didasarkan pada direct supervision, SA sebagai bagian utama. Machine bureucracy, didasarkan pada standardization of work, TS sebagai bagian utama. Profesional bureaucracy, didasarkan pada standardization of skill, OC sebagai bagian utama Divionalized form, didasarkan pada standardization of outputs. ML sebagai bagian utama Adhocracy, didasarkan pada mutual adjustment, SS (kadangkala OC) sebagai bagian utama.

Simple Structure Mekanisme Koordinasi Utama: Direct Supervision Bagian Utama Organisasi: Strategic Apex Parameter Desain Utama: Centralization, Organic Structure Faktor Situasional: muda, kecil, operasi sederhana, lingkungan dinamik ,Top Manager orang kuat.

Machine Bureaucracy Mekanisme koordinasi utama : Standardization Of Work Processes Bagian utama organisasi : Technostructure Parameter desain utama : Behavior formalization, biasanya Functional Grouping, ukuran organisasi besar, Vertical Centralization, Action Planning Faktor situsional : tua, besar, penuh aturan, lingkungan stabil, pengendalian internal.

Professional Bureaucracy Mekanisme koordinasi utama: Standardization Of Skill Bagian utama organisasi: Operating Core Parameter desain utama: pelatihan, horizontal specialization, vertical & horizontal decentralization. Faktor situsional: rumit, lingkungan stabil, peraturan sedikit, operasi teknis sederhana, fashionable.

Divisionalized Form Mekanisme koordinasi utama: Standardization Of Output. Bagian utama organisasi: Middle Line Parameter desain utama: market grouping, performance control system, limited vertical decentralization. Faktor situasional: pasar terdiversifikasi, tua, besar, kekuasaan di tangan middle manager, fashionable.

Adhocracy Mekanisme koordinasi utama: Mutual Adjustment Bagian utama organisasi: Support Staff atau Operating Core Parameter desain utama: Organic Stucture, selective decentralization, training. Faktor situasional: rumit, dinamis, muda, fashionable

Stephen P. Robbins’s Model Employee Performance & Satisfaction Causes Strategy; Power Control Size; Environment Technology Structure Complexity Formalization centralization Mechanistic Structure Functional Divisional Organic design Simple Matrix; Task Force Network