Pertemuan 8 MENGGUNAKAN WAKTU DENGAN BAIK Matakuliah: CB142 Tahun: 2008

Bina Nusantara Learning outcome Mahasiswa mampu menggunakan waktu untuk menghayati hidup dengan cara yang lebih efektif, produktif dan baik

Bina Nusantara Materi: Arti waktu Bagi Manusia Manfaat menggunakan waktu dengan baik Membuat perencanaan waktu Membuat prioritas Pendelegasian dan penggunaan waktu Kemampuan lain yang dapat menunjang penggunaan waktu dengan baik

Bina Nusantara 1. Arti waktu bagi manusia 1.1. Waktu sebagai kesempatan Waktu adalah kesempatan kita mengaktualisasikan potensi diri secara sadar dan bertanggung jawab. Dalam kaitan dengan pekerjaan,waktu adalah kesempatan untuk menyelesaikan tugas dan tanggung jawab kita. Kadang-kadang ada begitu banyak pekerjaan yang menjadi tanggung jawab kita. Dalam kodisi seperti ini kita dituntut untuk dapat membagi dan memanfaatkan waktu dengan baik. Montaigne menulis; “nilai hidup…bukan terletak pada panjangnya hari-hari, tetapi dari penggunaan kita atas hari-hari itu. Seseorang bisa saja berumur panjang, tapi hanya sedikit memperoleh dari hidup. Kebahagiaan yang kita peroleh dari hidup, tidak tergantung pada deretan tahun-tahun kita, tap pada kemauan kita.

Bina Nusantara 1.2. Waktu adalah hidup –Secara lebih luas, waktu dapat diartikan sebagai hidup, artinya waktu adalah hidup kita (Time is Life). –Buang-buang waktu berarti buang-buang hidup, dan menyia- nyiakan waktu berarti menyia-nyiakan hidup –Selama kita masih hidup, kita masih punya waktu. Selama kita masih hidup, kita juga masih punya kesempatan –Waktu yang hilang tidak akan dapat ditemukan kembali

Bina Nusantara 2. Manfaat menggunakan waktu dengan baik 2.1. Meyiapkan masa depan dengan baik Seperti apa kita di masa depang, tergantung bagaimana kita sekarang mememanfaatkan waktu dan kesempatan yang ada Mewariskan sesuatu kepada orang lain Setiap manusia memiliki jumlah waktu yang sama yakni 24 jam. Tetapi mengapa ada orang yang lebih sukses? Biografi-biografi orang-orang sukses menunjukan bahwa kesuksesan mereka tergantung pada bagaimana mereka menghayati waktu dan kesempatan yang mereka peroleh. Dengan menggunakan waktu dengan baik, mereka telah mewariskan sesuatu yang berguna bagi kemajuan peradapan manusia. Mereka telah meberi arti bagi hidup mereka dengan menggunakan waktu dengan baik kepada generasi- generasi setelah mereka.

Bina Nusantara 2.3.Manfaat praktis lainnya. Kita dapat melakukan pengurangan dan pengontrolan terhadap jadwal/ pekerjaan/aktivitas yang padat Dapat melakukan sesuatu lebih banyak karena mampu menentukan prioritas. Mempunyai energi yang lebih karena setiap energi yang kita keluarkan sesuai dengan kebutuhan Kesempatan mencapai suatu keberhasilan lebih mudah karena kita mampu melakukan pengaturan kegiatan sesuai dengan tingkat kebutuhan yang kita miliki Kita merasa lebih baik, tidak tegang, bisa relaks, bukan karena kerja menjadi enteng, tapi karena kita sudah mempunyai peta masalah untuk diselesaikan berdasarkan pada waktu yang tersedia

Bina Nusantara 3. Membuat Perencanaan Waktu 3.1. Pentingnya Perencanaan –Perencanaan merupakan fungsi dasar dari managemen. –Perencanaan merupakan kompas tempat semua orang mendasarkan kegiatannya. –Perencanaan juga berfusngsi sebagai peta yang membimbing orang ke arah tertentu sesuai dengan tujuan Prinsip Perencanaan –Perencanaan ditujukan untuk pencapaian tujuan dengan hasil yang optimal. –Perencanaan harus dibuat berdasarkan fakta atau sesuai dengan kenyataan. –Perencanaan harus dibatasi oleh target waktu tertentu Manfaat Perencanaan –Dengan adanya perencanaan, tindakan kita menjadi terarah, teratur, dan efisien. –Kita dapat mendayagunakan sumber-sumber terbatas.

Bina Nusantara 3.4. Pra-perencanaan. Pra-perencanaan berfungsi memberikan input data yang dibutuhkan dalam perencanaan 3.5.Perencanaan jauh dan dekat. 3.6.Daftar “to-do list” dan schedule. Lihat contoh berikut Hari/tanggaljamTo DoPrioritasPenyelesaian Senin, 4 Juli Meeting Laporan bulanan BABA Selesai Tertunda Selasa, 5 Juli 2008 Rabu, 6 Juli 2008 Kamis, 7 Juli 2008

Bina Nusantara 4. Membuat prioritas 4.1. Pentingnya prioritas Pentingnya prioritas disebabkan: Masing-masing kegiatan memiliki bobot yang berbeda Waktu untuk menyelesaikan tugas yang banya terbatas Kita tidak dapat berada di dua tempat sekaligus Prioritas sangat penting untuk produktivitas dan efektivitas pekerjaan 4.2. Kendala yang sering dihadapi Tidak paham bobot kegiatan Ketidaksanggupan melihat tujuan dari suatu kegiatan Kecenderungan menghindari yang sulit

Bina Nusantara 4.3.Efektifitas penggunaan waktu –Prinsip pareto: 20 % kegiatan menyumbang pada 80 % hasil, dan 80 % dari kegiatan hanya menyumbang 20% hasil sisanya –Dengan prinsip itu, maka yang perlu dilakukan adalah bagaimana memiliki waktu khusus sebanyak 20 % untuk melakukan apa yang yang harus kita lakukan, yang mempengaruhi 80 persen sisa waktu kita 4.4. Menentukan skala prioritas

Bina Nusantara 5. Pendelegasian dan Penggunaan Waktu 5.1.Manfaat pendelegasian memungkinkan pengerjaan tugas dengan lebih efektif memungkinkan peningkatan produktivitas Organisasi hanya mungkin karena adanya pendelegasian. 5.2.Cara pendelegasian Meminta orang lain untuk mengerjakan sesuatu sepenuhnya. Meminta orang lain menggantikan posisi kita untuk sementara Meminta orang lain untuk menemui seseorang Meminta orang lain membantu sebagian pekerjaan 5.3.Pembatalan pendelegasian; Kalau waktu dan kualitas sudah tidak cocok sebagaimana diharapkan.

Bina Nusantara 6. Kemampuan lain yang menunjang penggunaan waktu dengan baik 6.1.Membaca dengan cepat pilihlah bacaan yang benar-benar menunjang profesi, Menyeleksi bahan bacaan 6.2.Mengelola kertas kerja 6.3.Menjawab surat kerja dengan efektif. 6.4.Mengelola . Beri hanya kepada pihak yang berkepentingan saja Keluar dari chat group atau milis yang tidak perlu Lakukan cek tiga kali sehari dengan jadwal ketat dan terbatas, misalnya pagi satu jam, siang satu jam, dan sore satu jam. Kemudian hapus (delete) langsung yang tidak perlu.