PROSES PERENCANAAN & PENGENDALIAN LABA (PPL) Pertemuan ke-03 Matakuliah : F0262/Penganggaran Tahun : 2 0 0 5 PROSES PERENCANAAN & PENGENDALIAN LABA (PPL) Pertemuan ke-03

Memberikan perhatian pada proses PPL Bahasan Materi : Memberikan perhatian pada proses PPL Memberikan kerangka fase-fase urutan yang harus dilaksanakan oleh manajemen, mulai dari penyusunan tujuan-tujuan sampai dengan pengendalian, tindakan koreksi dan perencanaan ulang Berkaitan dengan erat dengan usaha-2 yg. ber - orientasi pada laba (profit-making) meski pun PPL dapat digunakan pada organisasi nir-laba I

I n g a t : Tugas manajemen pada dasarnya sama, yaitu mencipta kan dan mempertahankan lingkungan internal sehing - ga individual yang terlibat dapat mencapai prestasi sesuai tujuan perusahaan. Lingkungan harus dapat memberi motivasi kepada se - tiap individual sehingga dapat memberikan kontribusi maksimum kepada perusahaan. Manajemen juga perlu memperhatikan lingkungan eksternal (faktor ekonomi, sosial, politik, teknologi) karena berdampak pada perusahaan

PROSES PPL Proses PPL sangat penting untuk mengintegrasikan antara fungsi Planning, Leading dan Controlling. Progam PPL (Profit Planning & Control Program = PPC) bukan sekedar sebagai Master Budget Dalam pengertian yang lebih luas Program PPL meru- pakan penerapan berbagai konsep manajemen dengan menggunakan berbagai pendekatan, tehnik dan lang - kah-langkah yang urut Secara rinci gambaran umum mengenai Proses PPL yg sekaligus dapat menunjukkan hubungan antar fungsi-2 manajemen, fase-fase urutan dan tanggung jawab utama manajemen adalah sbb. :

Fungsi Fase-Fase Urutan Proses PPL Tangg.jawab Manajem. Utama 1. Variabel-2 relevan eksternal (identifikasi dan evaluasi) 2. Tujuan-2 umum perusahaan (penyusunan dan revisi) Manajemen 3. Sasaran-2 khusus perusahaan (disu- Eksekutif sun sesuai dengan butir 2 diatas) 4. Strategi-2 perusahaan (disusun unt. mencapai tujuan dan strategi perush. Planning 5. Instruksi-2 dari manajer eksekutif (se- bagai pedoman bagi para manajer dan berdasarkan pada butir 1 s/d 4 6. Rencana-2 proyek (disusun dan dieva- luasi untuk setiap proyek Manajemen 7. Rencana Laba strategis jk.panjang (di- tingkat susun untuk 3,5 atau 10 th) Menengah 8. Rencana laba taktis jk.pendek (disusun untuk 1 tahun mendatang)

Fungsi Fase-Fase Urutan Proses PPL Tangg.jawab Manajem. Utama Leading 9. Pelaksana rencana laba Semua tingkatan Manajemen 10. Laporan pelaksanaan (disusun se- suai dengan periode yg diinginkan menurut tanggungjawab Controlling 11.Tindak lanjut (digunakan untuk um- pan balik, koreksi dan perencanaan ulang)

(tujuan,sasaran,strategi) Rencana Keuangan (tujuan,sasaran,strategi) RENCANA LABA TAKTIS PERUSH. NON-MANUFAKTUR Anggaran Penjualan per-pusat tg.jawab - perproduk Anggaran Harga Pokok Anggaran Biaya Angggaran Persediaan menurut produk Biaya Distribusi menurut pusat tg.jawab Anggaran Pembelian menurut produk Biaya Administrasi menurut pusat tg.jawab Laporan Keuangan yang dianggarkan Laporan L/R yang dianggarkan Neraca yang dianggara Laporan Arus Kas yang dianggarkan

Penjelasan : Identifikasi dan Evaluasi Variabel Eksternal Secara rutin perusahaan harus mengevaluasi variabel relevan (internal dan eksternal) yang mempengaruhi perusahaan dalam jangka pendek maupun panjang Tujuan-tujuan Perusahaan Penyusunannya menjadi tanggung jawaban manaje - men eksekutif . Tujuan harus berisi Misi, Visi dan si- kap etis perusahaan de ngan harapan dapat memperta- hankan identitas perusahaan dan kontinuitas tujuan. Dinyatakan secara tertulis dan disampaikan kepada setiap tingkatan manajemen

Strategi-strategi Perusahaan Sasaran perusahaan Disusun dengan mempertimbangkan berbagai kemung - kinan yg dapat diukur dan sesuai dengan tujuan perusaha an, baik rencana strategis jangka panjang maupun taktis jangka pendek Strategi-strategi Perusahaan Merupakan titik tolak dasar, cara-2dan taktik-2 yg digu - nakan untuk mencapai tujuan dan sasaran perusahaan yg telah ditetapkan jangka pendek maupun panjang Instruksi-instruksi Perusahaan Berfungsi sebagai alat komunikasi dari top manajemen ke tingkat bawah . Menjelaskan tentang tujuan, sasaran dan strategi perusahaan. Instruksi dapat dijadikan pedo- man dalam melaksanakan rencana perusahaan

Rencana-Rencana Proyek Rencana Proyek harus dipersiapkan secara serius dan dievalusi Perlu mempertimbangkan dimensi waktu, karena setiap proyek memiliki waktu yang unik. Rencana proyek harus dijadwalkan didalam rencana laba strategis dan rencana laba taktis Rencana Laba Strategis dan Taktis Rencana Laba Strategis disusun untuk jk. waktu 3, 5 dan 10 tahun berupa data ringkas misalnya Proyeksi Laba/Rugi, Neraca, Arus Kas, Rencana Pengeluaran Modal Biaya, Biaya Karyawan, Penelitian dan Renca - na Penetrasi Pasar. Rencana Laba Taktis meliputi peri ode 1 tahun dan menunjukkan data rinci.

Laporan Pelaksanaan Berfungsi membandingkan realisasi dengan rencana - nya. Perlu dicantumkan varian dan sebab-akibat terja- dinya varian. Laporan dan evaluasi dilakukan secara periodik misal perbulan, perminggu dan apabila diper- lukan manajemen, secara harian Tindak Lanjut (follow up) Merupakan bagian penting dalam pengendalian yang efektif dan bermanfaat untuk memperbaiki sesuatu yang berkaitan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan

Komponen Utama Program PPL Secara lengkap komponen tsb. adalah : A. Rencana Substantif : 1. Tujuan umum perusahaan 2. Sasaran-sasaran khusus perusahaan 3. Strategi-strategi perusahaan 4. Instruksi manajemen eksekutif (landasan perenc) B. Rencana Keuangan : 1. Strategi jk.panjang perencanaan laba a. Proyeksi Penjualan, Biaya dan Laba b. Proyek besar dan penambahan investasi c. Arus Kas dan Pembiayaan d. Persyaratan/kebutuhan SDM

2. Strategi taktis jk.pendek (tahunan) a. Rencana Operasional 1) Rencana Penjualan 2) Rencana Produksi dan Pembelian 3) Anggaran Biaya Administrasi 4) Anggaran Biaya Distribusi 5) Anggaran lainnya (litbang, promosi, iklan) b. Rencana Posisi Keuangan Proyeksi Neraca (Aktiva-Hutang-Modal) c. Rencana Arus Kas C. Anggaran Biaya Variabel Rumus/formula biaya - keluaran

E. Laporan Pelaksanaan/Kinerja Pada setiap akhir periode yang diperlukan F. Tindak lanjut, Koreksi dan Perencanaan Ulang Catatan : Rencana Substantif - dicirikan berisi narasi(kualitatif) dan bukan berisi angka (kuantitatif) rencana; menjadi dasar bagi rencana keuangan Rencana Keuangan - merupakan angka-2 hasil keu - angan yg direncanakan dengan menerapkan tujuan ma- najerial, strategi yang direncanakan, perencanaan dan kebijakan. Rencana pembiayaan kemudian menterje - mahkan tujuan, sasaran dan strategi manajemen keda - lam satuan uang dalam aperiode tertentu

Pelaksanaan Rencana Laba Pelaksanaan rencana yang telah dikembangkan dan di- setujui dalam proses perencanaan, melibatkan fungsi manajemen yaitu pengarahan bawahan dalam menca - pai tujuan dan sasasan perusahaan Manajemen yang efektip disemua tingkat mengharus - kan agar tujuan, sasaran, strategi dan kebijaksanaan perusahaan dikomunikasikan dan dimengerti oleh ba - wahannya

Penggunaan Laporan Kinerja Periodik Selama rencana laba diimplementasikan sesuai waktu yang dinyatakan dalam rencana taktis , maka diperlu - kan laporan kinerja periodik Laporan ini dibuat oleh bagian akuntansi setiap bulan atau periode tertentu yang dibutuhkan manajemen Laporan kinerja memuat : a. Membandingkan kinerja yang aktual dengan yang direncanakan b. Memperlhatkan setiap perbedaan/varian sebagai va - riasi kinerja yang menguntungkan(favourable) atau tidak menguntungan (unfavourable)

Penggunaan Anggaran Biaya Fleksibel Anggaran Fleksibel = anggaran variabel = anggaran skala perhitungan = anggaran formula, yaitu anggaran yang dikembangkan dengan memakai jumlah pendapat an atau biaya yang dianggarkan, yang disesuaikan (di - fleksibelkan) terhadap tingkat aktual yang dicapai atau yang diperkirakan dicapai selama periode tertentu (Horngren) Anggaran fleksibel memberi informasi realistis menge nai biaya yg dapat digunakan untuk menghitung jum - lah anggaran untuk berbagai macam volume keluaran atau tingkat aktivitas dalam setiap pusat tangg. Jawab.

Rumus tsb. memberi hubungan dari setiap biaya terha - dap keluaran (volume kerja) Setiap rumus mencakup faktor biaya yang konstan dan tarif biaya variable Dalam kasus biaya tetap, tarif variabel adalah nol; dalam kasus biaya variabel, faktor konstan adalah nol; dan dalam kasus biaya semi-variabel, ada nilai untuk faktor konstan dan tarif variable Untuk menggunakan konsep ini dalam suatu departe - men, setiap biaya harus diklasifikasikan kedalam satu dari tiga kategori, yaitu :

- Biaya tetap - yang tidak berubah dalam jangka pen - dek, tanpa memperhatikan perubahan dalam keluaran atau volume aktivitas - Biaya Variabel - yang berubah-ubah secara langsung dengan perubahan keluaran - Biaya semi-variabel - yang bukan merupakan tetap atau variabel tetapi mempunyai komponen tetap dan variabel.

Pemilihan Waktu Proses Perencanaan : Perencanaan Laba Strategis, umumnya 5 tahun Perencanaan Laba Taktis, umumnya 1 tahun Perencanaan Laba Berkesinambungan. Rencana Laba Berkesinambungan dipergunakan bagi perusahaan yang tidak memungkinkan untuk merencanakan terlalu jauh kede pan. Pendekatan ini memerlukan perencanaan dan perencanaan kembali, karena perubahan/dinamika lingkungan atau teknologi Bila rencana laba ini digunakan, maka renca laba tahunan dapat dipersiapkan, diperbaiki dan direncanakan kembali setiap bulan (atau triwulan) dengan mengeluarkan satu bulan/tiga bulan yang berlalu dan menambahkan periode yang sama dimasa datang

Tanggung Jawab Lini dan Staf Kepala eksekutif mempunyai tanggung jawab utama atas PPL. Tanggung jawab utama eksekutif lini : Memasukkan keputusan operasional kedalam rencana Mengimplementasikan Pengendalian Tanggung jawab staf dalam Progra PPL meliputi : Merancang dan memperbaiki sistem Mengawasi dan mengkoordinasi pengoperasian sistem Memberikan bantuan tehnik, analisis dan saran kepada manajer lini Mengembangkan dan mendistribusikan laporan kinerja